摘 要 文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，它記錄了一個(gè)組織的各種管理活動(dòng)歷程。本文對(duì)文書檔案實(shí)施辦公自動(dòng)化管理的必要性，管理優(yōu)勢(shì)以及在實(shí)施過程中的便捷與隱患、高效與安全的平衡等問題進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞 檔案 信息化 便捷 隱患

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，在當(dāng)前機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中，辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡稱OA）有效地實(shí)現(xiàn)文書檔案的綜合管理。人們?cè)讷@得高效便捷的同時(shí)，也產(chǎn)生了一系列隱患矛盾。如何利用OA系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)特性，將傳統(tǒng)文書檔案管理有效、完整無誤地過渡到OA管理，來提高文書檔案管理的信息化水平，是文書檔案工作亟待解決的問題之一。

一、文書檔案實(shí)施OA系統(tǒng)管理的必要性

目前，隨著電子信息技術(shù)的成熟，OA系統(tǒng)在各單位日常辦公中已普及應(yīng)用，現(xiàn)代電子化文書檔案管理模式，在很多領(lǐng)域取代了文書檔案的傳統(tǒng)模式。相比較而言，傳統(tǒng)文書檔案管理存在著一些問題：

1、文檔調(diào)閱及時(shí)性較差。傳統(tǒng)模式下，借閱實(shí)體文書檔案，必須到檔案室，消耗長時(shí)間尋找文檔。

2、傳統(tǒng)文書檔案不易保管。傳統(tǒng)文書檔案大多是以紙質(zhì)形式進(jìn)行保管，經(jīng)歷較長時(shí)間后，會(huì)因檔案材料自身物理與化學(xué)性質(zhì)的改變，外力損傷等因素產(chǎn)生毀損，如潮濕、溫度非正常因素和調(diào)閱時(shí)磨損等正常因素。對(duì)周邊環(huán)境安全、場地等需求量有逐漸增大的自然趨勢(shì)，造成管理成本的不斷攀升。這些因素都對(duì)傳統(tǒng)模式的管理非常不利。

3、傳統(tǒng)文書檔案的管理較為復(fù)雜。文書檔案的制作和使用涉及到眾多部門，傳統(tǒng)文書檔案管理需要工作人員進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和使用等六個(gè)環(huán)節(jié)。文書處理部門從了解每份文件的來龍去脈，文件資料的形成到立卷歸檔，要有一套完善的規(guī)章制度。

二、文書檔案實(shí)施OA系統(tǒng)管理的優(yōu)勢(shì)

1、大幅提高辦公效率。其一，將文書檔案與OA系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，利用網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫所具有的強(qiáng)大信息檢索、分類、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)功能，使文書檔案按件隨即整理歸檔，做到管理即時(shí)、完整，分類準(zhǔn)確，減少實(shí)體文件的收集、搬運(yùn)、傳遞、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，減輕檔案工作者的勞動(dòng)量，提高了文書檔案管理的效率。其二，由于傳統(tǒng)模式通常是在封閉、半封閉狀態(tài)下運(yùn)行，通過外部監(jiān)督提高效率通常不可操作。運(yùn)用OA系統(tǒng)后，監(jiān)督者可以隨時(shí)調(diào)閱、查詢文書檔案的制作進(jìn)度，有效掌握制作周期。其三，在傳統(tǒng)文書檔案管理中，文書歸檔整理后若要進(jìn)行修改處理，就必須對(duì)已整理的文書檔案進(jìn)行拆卷重做，而實(shí)施OA系統(tǒng)進(jìn)行文書檔案管理就不會(huì)出現(xiàn)該問題，文件的修改只需通過鍵盤操作就可以，顯得方便快捷。文件資料收集、搬運(yùn)、傳遞、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都會(huì)變得簡單高效。

2、資源隨時(shí)可供檢索，信息充分共享。在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，受客觀條件限制，難以做到信息眾人共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用OA系統(tǒng)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理，使紙質(zhì)的文書檔案轉(zhuǎn)變成電子文獻(xiàn)信息，加上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用使文書檔案資源隨時(shí)可供檢索，從而極大的提高文書檔案利用工作的質(zhì)量和效率，這些都是傳統(tǒng)管理方式無法實(shí)現(xiàn)的。運(yùn)用OA系統(tǒng)對(duì)文書檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為多途徑體系化管理，由對(duì)檔案部分特征，如目錄管理到全部特征，如目錄和內(nèi)容的全程管理。同時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，可以及時(shí)了解、學(xué)習(xí)、借鑒其它檔案工作部門概況、工作重點(diǎn)以及檔案管理信息動(dòng)態(tài)，徹底從封閉和半封閉的狀態(tài)中走出來，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共建共享。

3、長久可靠的保存。在文書檔案實(shí)際保存中，文件的耐久性在很多方面會(huì)給工作人員帶來很大困難。跟紙質(zhì)檔案相比，電子文件的壽命要長得多。電子文件內(nèi)容由于其可無損復(fù)制等特性，保存壽命可以說無限制。唯一值得注意的就是，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步，文件的存儲(chǔ)技術(shù)日趨完善，存儲(chǔ)這些數(shù)據(jù)的載體可以根據(jù)需要選擇不同的電子載體和方法保存，如硬盤備份、磁盤陣列存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)云技術(shù)存儲(chǔ)等。所以只要做好備份工作就不受貯存時(shí)間地點(diǎn)限制，受外部環(huán)境影響小，不易損壞丟失，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4、綠色環(huán)保成本低?，F(xiàn)代社會(huì)的環(huán)保問題已是從事任何社會(huì)活動(dòng)中無法回避的熱議話題，亦成為民眾關(guān)注的焦點(diǎn)，早有專家呼吁盡快制定“低碳發(fā)展國家行動(dòng)方案”，并有多種形式宣傳“節(jié)約用紙，珍惜樹木”等理念，形成全社會(huì)在最小的環(huán)境代價(jià)下，實(shí)現(xiàn)社會(huì)活動(dòng)的繁榮進(jìn)步。在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，紙質(zhì)檔案的案卷內(nèi)的其中一份文件或同一問題的幾份文件，使用大量紙張。運(yùn)用OA系統(tǒng)管理就有助于替代紙張，從而在根本上實(shí)現(xiàn)綠色環(huán)保?？梢院敛豢鋸埖卣f，一臺(tái)電腦可以節(jié)省的紙，不僅僅是一米高。

三、文書檔案實(shí)施OA系統(tǒng)管理的隱患

1、電子文件的保密性。文書檔案在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用中，有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來說，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。電子文件的內(nèi)容不僅容易變化，并且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件容易修改并且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改動(dòng)其內(nèi)容，但是產(chǎn)生改動(dòng)的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，這就使得人們感到保持其原來內(nèi)容的困難。隨著網(wǎng)上的非法侵入、黑客技術(shù)的泛濫，對(duì)電子文件的安全性、權(quán)威性和保密性提出嚴(yán)峻的考驗(yàn)，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

2、電子文件的保存。對(duì)于電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理是一項(xiàng)技術(shù)性、機(jī)密性、原則性很強(qiáng)的工作。既要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案方面的法律、法規(guī)，又要遵循電子文書檔案自身的工作特點(diǎn)和規(guī)律性。隨著信息化技術(shù)的增強(qiáng)，電腦病毒成為電子文件防不勝防的侵襲者。僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員同樣如此。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，首先對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出了更高的要求，管理人員要有較高的知識(shí)層次和技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平。在傳統(tǒng)檔案管理人員中，缺乏信息技術(shù)人才，其中能夠兩方面都具備的檔案信息處理復(fù)合型人才就更加稀缺。

3、電子文件對(duì)單一媒介的過度依賴。電子文件完全改變了傳統(tǒng)的辦文程序，文件的修改、復(fù)制、粘貼、移動(dòng)變得非常便捷。電子文件的起草修改、定稿、收發(fā)、傳遞都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，電子文件的制作、處理以及歸檔后的全部活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，這就形成了對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、運(yùn)行設(shè)備甚至電力等的高度依賴性。

四、文書檔案實(shí)施OA系統(tǒng)管理高效與安全的平衡

1、制定電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)。OA系統(tǒng)在日常辦公的各個(gè)領(lǐng)域應(yīng)用，隨著電子文件的不斷產(chǎn)生使工作效率以及社會(huì)效益有了明顯的提高，同樣也涉及到了許多問題。這就需要盡快制定電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)，如電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護(hù)、安全、密級(jí)以及專利維護(hù)等標(biāo)準(zhǔn)，逐步完善電子文件的全過程管理制度，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理人員去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。

2、制定電子文件的歸檔條件，嚴(yán)格實(shí)行歸檔檢測(cè)制度。規(guī)定歸檔范圍是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，檔案管理人員在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，首先要對(duì)經(jīng)過整理的電子文件確定屬性，即完成文書處理程序后再歸檔保存；其次，要檢查電子文件是否齊全完整。對(duì)于收發(fā)文來說，必須是全文信息，從文件設(shè)計(jì)、修改和形成階段開始，使電子文件格式與環(huán)節(jié)互相匹配。確保電子文件的歸檔質(zhì)量，認(rèn)真檢查電子文件內(nèi)容是否完整、真實(shí)、有效，是否感染電子病毒。從計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存貯器上拷貝或刻錄到可移動(dòng)的磁盤或光盤等載體以便長期保存。嚴(yán)格按照不同的保管期限，分別歸檔，分盒排列，分柜保管。

3、制定電子文件的歸檔管理質(zhì)量，依法管理電子文件。由于多種因素，電子文件的法律效力目前還有不明確和漏洞存在，由于沒有固定的載體，還沒有完全杜絕偽造、刪除、修改和抵制病毒的有效辦法。這些都要求我們?cè)诠ぷ髦行纬梢惶淄暾碾娮游募芾眢w系，經(jīng)常與形成電子文件的各部門加強(qiáng)聯(lián)系，提前介入，充分利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理創(chuàng)新，OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫選擇一定要選用一個(gè)安全可靠的架構(gòu)，OA系統(tǒng)運(yùn)行過程中要充分做好網(wǎng)絡(luò)安全防范，防病毒、防網(wǎng)絡(luò)攻擊等并做好數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)異地備份，選擇一套電子簽章驗(yàn)證系統(tǒng)，設(shè)立風(fēng)控專員，增加審核鑒定，確保每條數(shù)據(jù)的唯一性，不可更改性。雖然現(xiàn)在信息化的發(fā)展使電子文件管理也越來越先進(jìn)，但實(shí)體文件所具有的可靠性仍然十分重要，所以實(shí)體檔案原件還需要一段時(shí)間的同步保存。

總之，文書檔案的信息化徹底改變了人們對(duì)檔案管理利用的傳統(tǒng)思路，是發(fā)展的必然方向。

參考文獻(xiàn)：

[1]華林.檔案管理學(xué)新論[M].北京：中國社會(huì)科學(xué)出版社，2010.

[2]常景麗.對(duì)文書檔案以件管理的認(rèn)識(shí)與思考[J].甘肅科技，2012，（07）：78-79.

[3]何琴.淺談高校文書與檔案管理工作[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2013，（03）：57.