摘 要：本文從探討新時(shí)期高職院校行政秘書工作的重要意義出發(fā)，詳細(xì)闡述了高職院校行政秘書工作的重要性和重要地位。接著筆者又深入分析了現(xiàn)階段高職院校行政秘書隊(duì)伍建設(shè)的問題所在。最后，結(jié)合自身多年工作研究經(jīng)驗(yàn)，筆者提出了關(guān)于新時(shí)期完善高職院校行政秘書隊(duì)伍建設(shè)的策略分析。

關(guān)鍵詞：高職院校；行政秘書；隊(duì)伍建設(shè)；現(xiàn)狀；問題；完善性策略

[中圖分類號(hào)]： G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139（2014）-03--01

一、新時(shí)期高職院校行政秘書工作的重要意義

高等職業(yè)院校簡稱為高職院校，它是組成高等學(xué)校的重要部分。從世界范疇來看，高等職業(yè)教育是建立在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)之上的一種高等教育，與傳統(tǒng)的高等教育有著本質(zhì)的不同，是一種新型的高等教育，主要是培養(yǎng)具有理論知識(shí)與技能人才，面向生產(chǎn)、服務(wù)與管理第一線的崗位。學(xué)校在不斷的升格，學(xué)校的行政機(jī)構(gòu)也在不斷地完善，分工越來越明確，在院系兩級(jí)管理的推行過程中，二級(jí)機(jī)構(gòu)人員的配置也得到一定的完善。行政秘書對(duì)于二級(jí)機(jī)構(gòu)辦公室而言就是窗口，在高職院校中是不可缺少的崗位，發(fā)揮的作用也是舉足輕重的。高職院校的行政管理工作對(duì)于高等教育與科研活動(dòng)來講具有很大的輔助性，也是高職院校不能缺少的部門。高職院校行政管理不但是為教育與科研工作直接服務(wù)，與師生的切身利益也有著直接的關(guān)系，起著組織、引導(dǎo)、傳達(dá)以及決策的重要作用。在高職院校的行政管理體系中，行政秘書崗位是最能體現(xiàn)高職院校行政管理崗位性質(zhì)的。行政秘書崗位不但體現(xiàn)了高職院校的校級(jí)機(jī)關(guān)層面，還分布在各大院系中，不但是院系行政管理層的助手，也是行政管理層與師生關(guān)系的重要紐帶。我們可以這么理解，在高職這個(gè)社會(huì)體系當(dāng)中，學(xué)生體系和高職行政管理體系是兩個(gè)相互彼此獨(dú)立的體系系統(tǒng)。然而行政管理體系和學(xué)生體系又是相互依存，缺一不可的。這兩者相互結(jié)合互相制約才能構(gòu)成和諧的高職體系。因此，作為院系的行政秘書，一定要做好上傳下達(dá)的工作，把學(xué)院的老師與學(xué)生，還有同事間的關(guān)系處理好。近年來，我國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，人民素質(zhì)不斷提高，隨之而來的高職體系中需要行政秘書發(fā)揮的作用也越來越重要。

二、現(xiàn)階段高職院校行政秘書隊(duì)伍建設(shè)的問題所在

首先，高職院校的行政秘書沒有明確的角色定位。秘書工作最為顯著的特點(diǎn)就是輔助性與服務(wù)性，可是，高職院校的行政秘書到底應(yīng)該為領(lǐng)導(dǎo)做哪些服務(wù)，并沒有明確的規(guī)范，一般都是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需求與秘書自己的理解來做的，這就使得秘書沒有明確的角色定位，導(dǎo)致秘書的工作內(nèi)容比較混亂，工作效率低下。其次，高職院校的行政秘書隊(duì)伍沒有太高的素質(zhì)。主要體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)，一點(diǎn)是較低的業(yè)務(wù)素質(zhì)，主要表現(xiàn)在學(xué)歷方面，很多行政秘書是從其他崗位轉(zhuǎn)過來的，并不是本專業(yè)出身，有的還沒有大學(xué)的學(xué)歷，學(xué)歷出現(xiàn)偏低的現(xiàn)象。再就是在實(shí)踐業(yè)務(wù)上表現(xiàn)出來的，秘書工作的范圍比較廣泛，并且講實(shí)效性，因此，在實(shí)際的操作中需要秘書具備一定的管理學(xué)、檔案學(xué)等知識(shí)，并能熟練使用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)以及復(fù)印機(jī)等工作。但是，現(xiàn)在的行政秘書不是本專業(yè)出身，在上崗之前也沒有進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，更是缺乏實(shí)戰(zhàn)的經(jīng)驗(yàn)，不具備專業(yè)的理論知識(shí)與技能。另外一點(diǎn)就是較低的心理素質(zhì)。這主要表現(xiàn)在不情愿地接受崗位，由于很多行政秘書都是通過領(lǐng)導(dǎo)調(diào)配的，并不是自己喜愛的，為了工作不得已擔(dān)任，因此，有的人就會(huì)對(duì)工作感到不滿，產(chǎn)生厭倦的情緒，在工作中缺乏激情，有混日子的想法，再就是體現(xiàn)在心里的承受能力方面，行政秘書的工作一般比較瑣碎，所以，行政秘書在工作中就會(huì)失去耐心，容易沖動(dòng)，對(duì)于問題有時(shí)不夠冷靜，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)對(duì)老師與同事進(jìn)行指責(zé)的現(xiàn)象，導(dǎo)致人際關(guān)系不太和諧，給工作帶來嚴(yán)重的影響。

三、當(dāng)前高職院校行政秘書隊(duì)伍建設(shè)完善性策略分析

完善行政秘書隊(duì)伍建設(shè)，首要是強(qiáng)化行政秘書綜合素質(zhì)，這對(duì)促進(jìn)和諧校園建設(shè)有著重要的意義，在新的時(shí)代背景下，還應(yīng)提升以下幾個(gè)方面的提升：首先，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高個(gè)人的基本業(yè)務(wù)能力 。行政秘書人員首要具備的基本業(yè)務(wù)能力是語言文字能力。秘書經(jīng)常要和很多文件材料打交道，在起草各類文件時(shí)，既要簡潔明白的傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖又要文字表述準(zhǔn)確，還要注意各類文件的編排，這就要求秘書人員具有扎實(shí)的文字功底；其次要具備良好的表達(dá)能力，要做到口齒伶俐，準(zhǔn)確簡潔，清楚明白；第三作為新時(shí)代的秘書最好能精通一門外語，來適應(yīng)學(xué)校的發(fā)展需求。其次，在管理執(zhí)行方面不斷加強(qiáng)，二級(jí)學(xué)院的行政事務(wù)的管理主要是由行政秘書來負(fù)責(zé)，例如：老師的行政管理、檔案管理以及設(shè)備管理等，因此，對(duì)涉及的事物要進(jìn)行合理的統(tǒng)籌與管理，除此之外，還要代替領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行命令，在管理活動(dòng)過程中要采用合理的應(yīng)對(duì)措施，要敢于承擔(dān)責(zé)任。最后，要不斷強(qiáng)化服務(wù)的意識(shí)。對(duì)高職院校的行政秘書來講，不但要盡職盡責(zé)，周到細(xì)心的完成各項(xiàng)任務(wù)，而且還要主動(dòng)積極地做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，在工作中堅(jiān)持以人為本的服務(wù)宗旨，為廣大師生做好管理服務(wù)工作，同時(shí)，還要不斷加強(qiáng)預(yù)見性，增強(qiáng)主動(dòng)性，對(duì)學(xué)術(shù)群體的創(chuàng)造性以及積極性要加以尊重，服務(wù)于學(xué)術(shù)的發(fā)展，使服務(wù)的質(zhì)量與效率得到有效的提高。除此之外，行政秘書還要堅(jiān)持服務(wù)第一的理念，對(duì)角色定位進(jìn)行轉(zhuǎn)換，對(duì)自己提出更高的標(biāo)準(zhǔn)與要求，不斷提高自己的服務(wù)態(tài)度，以及服務(wù)的質(zhì)量與效率。以一種更加平和的心態(tài)服務(wù)于學(xué)院。

四、結(jié)束語

總而言之，在高職的院校中普遍面臨的一個(gè)問題就是行政秘書的隊(duì)伍建設(shè)問題，在行政管理隊(duì)伍的建設(shè)中主要存在以下問題，對(duì)其重要性沒有足夠的認(rèn)識(shí)，行政管理隊(duì)伍沒有較高的素質(zhì)，行政管理隊(duì)伍的待遇比較低等。所以，要打造出一支穩(wěn)定的行政管理隊(duì)伍，一定要切實(shí)地認(rèn)識(shí)到行政管理工作對(duì)于教學(xué)以及科研的服務(wù)功能，不斷加強(qiáng)對(duì)行政管理隊(duì)伍的培養(yǎng)，把行政管理人員的物質(zhì)以及職稱等待遇落實(shí)下去，讓行政管理人員感受到所受的關(guān)注，感覺到所在崗位的重要性，激發(fā)出行政人員的工作熱情，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。

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