摘要：文章從農(nóng)業(yè)科研檔案在科研管理中的重要意義出發(fā)，分析農(nóng)業(yè)科研檔案管理的現(xiàn)狀和存在問題，并提出應(yīng)加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)的收集，將檔案管理納入績效考核，并利用信息化的手段，提高檔案的利用效率和保障檔案的安全來提高農(nóng)業(yè)科研檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：科研檔案；信息化管理

農(nóng)業(yè)科研檔案是科研檔案之一，它詳細(xì)記錄了農(nóng)業(yè)科研人員科研活動(dòng)中的資料和信息，是科學(xué)技術(shù)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，是一項(xiàng)重要的信息資源。農(nóng)業(yè)科研檔案管理是現(xiàn)代科研管理工作的重要組成部分，也是農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，無論是科研管理中的項(xiàng)目管理，還是成果管理、人才管理、科研儀器管理等，都與檔案管理密切聯(lián)系。建立完整的農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科研管理規(guī)范化、科學(xué)化、信息化的重要標(biāo)志，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理，能直接提高農(nóng)業(yè)科研管理工作的效率，進(jìn)而提高農(nóng)業(yè)科研院所的學(xué)術(shù)水平，對(duì)農(nóng)業(yè)科研單位的科技創(chuàng)新能力和可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義。

一、農(nóng)業(yè)科研檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

（一）農(nóng)業(yè)科研檔案管理水平低，檔案收集保存不全

大部分農(nóng)業(yè)科研單位都沒有完整地收集到應(yīng)保存的科研檔案，這一方面是科研人員普遍存在科研檔案意識(shí)淡薄的現(xiàn)象，沒有認(rèn)識(shí)到科研檔案工作的重要性，有些科研人員還將自己科研成果視為個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，許多珍貴資料，如獲獎(jiǎng)證書、專利證書論著等材料不愿上交或推遲上交；另一方面是科研管理人員素質(zhì)不高，檔案意識(shí)不強(qiáng)，缺少檔案管理的專業(yè)知識(shí)，對(duì)應(yīng)該歸檔的檔案不清楚，檔案歸類不明等現(xiàn)象，使一些科研檔案沒有及時(shí)收檔。

（二）檔案收集重視結(jié)果型檔案，忽視了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集和管理

農(nóng)業(yè)科研檔案的形成不同于一般文件檔案，由于研究對(duì)象是農(nóng)作物，所以它具有收集周期長、形成時(shí)間分散、收集范圍廣和成果性強(qiáng)等特點(diǎn)。很多科研單位在檔案管理中重視的是最終形成的論文，成果和專利等形式的檔案和資料，卻沒有將農(nóng)作物大田中觀測的數(shù)據(jù)，實(shí)驗(yàn)中的記錄數(shù)據(jù)作為應(yīng)該歸檔的檔案，導(dǎo)致這一部分重要檔案隨著人員的流動(dòng)而流失。

（三）農(nóng)業(yè)科研檔案管理落后，檔案利用率低

農(nóng)業(yè)科研檔案大部分還是以紙質(zhì)的形式歸檔，紙質(zhì)資源收上來之后，一旦歸檔往往就被束之高閣、無人問津。導(dǎo)致一方面是檔案束之高閣，一方面是科研人員查不到相關(guān)資源，導(dǎo)致了科研實(shí)驗(yàn)和工作的重復(fù)，也導(dǎo)致了資源和時(shí)間的浪費(fèi)。檔案管理重收集，輕利用導(dǎo)致無法發(fā)揮科技檔案為后續(xù)科研人員參考和提供有價(jià)值信息的作用，也嚴(yán)重阻礙了科技創(chuàng)新力的發(fā)揮。

（四）忽視科研檔案的安全性

科研檔案的管理自從網(wǎng)絡(luò)化以后就面臨安全性等新問題。隨著社會(huì)的電子化和信息化的發(fā)展，科研檔案溶入電子化的潮流，大家習(xí)慣用網(wǎng)絡(luò)傳遞信息，將一部分科研資料在網(wǎng)上利用郵箱發(fā)送，QQ上傳，轉(zhuǎn)發(fā)或直接傳到網(wǎng)盤，導(dǎo)致有些保密性資料泄漏，或者被國外的媒體所轉(zhuǎn)載等等。

二、提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）普及檔案教育，將檔案收集和管理納入績效管理

各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分意識(shí)到檔案工作的重要性，高度重視農(nóng)業(yè)科研檔案的教育和管理，將檔案收集和管理工作納入績效考核中來。一是要加強(qiáng)和普及檔案知識(shí)的培訓(xùn)和宣傳，教育科研人員作為一線的檔案收集的人員，要重視檔案的收集和管理，明白檔案的重要意義，主動(dòng)加入檔案工作中來，他們能否按時(shí)并完整地提交科研檔案，是加強(qiáng)檔案管理的第一步。二是要加強(qiáng)科研管理人員在檔案等相關(guān)業(yè)務(wù)上的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，科研檔案管理人員要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重大意義和所承擔(dān)的重任，及時(shí)督促科研人員歸檔。此外，最關(guān)鍵的是要將檔案收集和管理納入科研人員和管理人員的績效管理中來，檔案收集和管理作為科研管理的重要方面，也應(yīng)是績效考核的一個(gè)必不可少的因素，科研單位要制訂和完善科研檔案管理的辦法，并將這個(gè)辦法的執(zhí)行與績效考核掛鉤，使科研人員和管理人員依照辦法執(zhí)行，并嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，這樣才能保證檔案收集的數(shù)量和質(zhì)量。

（二）重視對(duì)農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)過程中基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息的收集和歸檔

農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)是一項(xiàng)長期性的探索過程，這個(gè)過程是非常珍貴的，有些農(nóng)作物的研究要花科研人員幾年或幾十年的過程才能探索和弄清楚某一方面的問題，正因?yàn)樽魑锏闹芷谛蕴L，從事這一方面的科研人員也許一輩子都無法重復(fù)同一個(gè)實(shí)驗(yàn)，因此，這種科研人員的探索的過程是一筆珍貴的財(cái)富，應(yīng)將科研探索活動(dòng)中記錄的數(shù)據(jù)和信息作為一項(xiàng)重要的檔案來記載和歸檔。國家近幾年已經(jīng)充分意識(shí)到這個(gè)問題的存在，并在國家層面上支持了一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集和上傳的工作，作為一個(gè)科研單位，也要與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)到這些數(shù)據(jù)的重要性，高度重視這類檔案主要是實(shí)驗(yàn)記錄本形式存在的科研檔案的收集和整理，將這些珍貴的資料保存起來，給后續(xù)科研人員參考和利用。

（三）加強(qiáng)檔案的信息化管理，提高科研檔案的利用率

利用現(xiàn)代技術(shù)和高科技手段規(guī)范科研檔案管理，要在做好保密工作和保護(hù)好知識(shí)產(chǎn)權(quán)的前提下，有步驟、分批次、循序漸進(jìn)地推進(jìn)科研檔案目錄數(shù)字化、全文電子化，建立科研檔案管理電子通道，實(shí)現(xiàn)資料和信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸、接收與篩選，不僅可以提高檔案管理的工作效率，還可以提高農(nóng)業(yè)科研檔案的管理水平?？蒲袡n案利用率低是普遍存在的問題，主要方面是科研檔案很多是紙質(zhì)形式保存，保存下來后，除了檔案管理員和以前使用過的科研人員外，別的科研人員根本就不知道有這個(gè)資料可以查閱，這是造成檔案利用率低的主要原因。因此要改革現(xiàn)有的情況，將檔案分成紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)保存。沒有電子檔的資料，檔案管理人員應(yīng)通過掃描等方式進(jìn)行檔案電子化管理，使每一份檔案都同時(shí)具有紙質(zhì)和電子版本兩種形式。做好紙質(zhì)和電子檔案的分類和歸檔，對(duì)非保密性的文檔歸檔后要及時(shí)在本單位公布?xì)w檔目錄，條件好的單位應(yīng)建立檔案管理系統(tǒng)，在單位內(nèi)部方便科研人員及時(shí)查詢和參考。

（四）重視農(nóng)業(yè)科研檔案的安全性問題

隨著現(xiàn)代辦公信息化、網(wǎng)絡(luò)化和無紙辦公的要求，必然會(huì)帶來農(nóng)業(yè)科研檔案管理的安全性問題。大家在不知不覺中使用網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)，常常也會(huì)導(dǎo)致信息的外泄。因此一定要做好檔案安全和保密知識(shí)的培訓(xùn)和宣傳，樹立安全性的意識(shí)，提高檔案的安全防范意識(shí)，從思想上來抓檔案的安全性問題。一方面要防止網(wǎng)絡(luò)中的不安全因素，防止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊和嚴(yán)密防控電腦病毒，所有資料都要做好備份存儲(chǔ)工作；另一方面，加強(qiáng)科研人員教育和培訓(xùn)，讓科研人員明白哪些資料是應(yīng)該保密的，對(duì)保密性資源，在傳送過程中不能使用網(wǎng)絡(luò)形式傳遞，應(yīng)該放在專門的保密電腦中，使用光盤的方式郵寄。此外，科研人員在查閱科研檔案時(shí)要嚴(yán)格按檔案管理的規(guī)定使用資料，一般只在單位內(nèi)部使用，并且不外傳相關(guān)資料。

農(nóng)業(yè)科研檔案的管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，也是全體科研人員共同努力的結(jié)果，作為一種直接記錄科研工作者從事科技活動(dòng)的最直接的原始信息材料，這是一筆珍貴的資料，不僅可以為科技信息資源的開發(fā)和利用提供重要的資料和信息，而且對(duì)科技成果的開發(fā)推廣、轉(zhuǎn)讓以及進(jìn)一步的研究具有重大意義。我們要通過做好檔案管理工作，提高檔案使用效率，通過對(duì)科研檔案信息資源的尋覓、存儲(chǔ)、揭示、分析、歸納綜合加工和深化，來挖掘檔案中的信息和資源，最大限度地開發(fā)科研檔案信息資源，充分發(fā)揮其潛在價(jià)值，為后期的科研活動(dòng)提供參考，同時(shí)避免重復(fù)研究，提高科技創(chuàng)新力，加快科技成果轉(zhuǎn)化。

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（作者單位：中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院熱帶生物技術(shù)研究所）