摘要：本文通過(guò)介紹OA系統(tǒng)任務(wù)管理功能在設(shè)計(jì)院計(jì)劃管理方面的應(yīng)用實(shí)例，闡述如何運(yùn)用該系統(tǒng)任務(wù)管理功能開展項(xiàng)目計(jì)劃管理工作，從而實(shí)現(xiàn)協(xié)同管理、降本增效和綠色辦公。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；任務(wù)管理；計(jì)劃管理；綠色辦公

中圖分類號(hào)：F272.2文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

Application of OA in PROJECT PLAN MANAGEMENT

YAN Hansong

( Guangzhou Marine Engineering Corporation,Guangzhou 510250 )

Abstract: This paper describes how it works in planning management by way of introducing OA system task control function in GUMECO planning control applications for the purpose of realizing the increase of efficiency and reduction of costs as well as no-paper-work office.

Key words: OA;task management;planing management;no-paper-work office

1 引言

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡(jiǎn)稱OA）是現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合的一種新型辦公方式，可以優(yōu)化現(xiàn)有管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最終實(shí)現(xiàn)提高決策效能的目的。一般的OA系統(tǒng)都具備流程管理、信息傳遞、日程管理、任務(wù)管理、會(huì)議管理、公文管理、設(shè)備預(yù)約、資產(chǎn)管理、人力資源管理等功能，其中任務(wù)管理是最容易被人忽略的功能，往往被當(dāng)作日程預(yù)約來(lái)使用。本文通過(guò)作者在設(shè)計(jì)院計(jì)劃管理方面的應(yīng)用實(shí)例，向大家展現(xiàn)OA系統(tǒng)中任務(wù)管理功能在計(jì)劃管理方面的應(yīng)用價(jià)值。

2 應(yīng)用實(shí)例

2.1 創(chuàng)建任務(wù)

（1）根據(jù)設(shè)計(jì)院具體的項(xiàng)目管理組織形式（如圖1），確定任務(wù)層次和計(jì)劃管理對(duì)應(yīng)關(guān)系，如表1所列；

圖1項(xiàng)目管理組織形式

表1OA任務(wù)與計(jì)劃管理對(duì)應(yīng)關(guān)系

（2）由經(jīng)營(yíng)計(jì)劃處根據(jù)以上對(duì)應(yīng)關(guān)系，及時(shí)創(chuàng)建主任務(wù)和一、二級(jí)子任務(wù)（如圖2所示）,形成年度計(jì)劃管理框架（如圖3所示）；

圖2創(chuàng)建任務(wù)窗口

（3）完善各任務(wù)基本信息中的各項(xiàng)內(nèi)容，包括任務(wù)主題、任務(wù)編號(hào)、任務(wù)對(duì)象，任務(wù)類型、承辦部門、起始日期和優(yōu)先級(jí)等，以便日后管理。

圖3任務(wù)管理明細(xì)

2.2啟動(dòng)任務(wù)

啟動(dòng)任務(wù)是按設(shè)計(jì)院項(xiàng)目管理制度，將各級(jí)計(jì)劃管理工作落實(shí)到人，如表2所列。

表2管理角色設(shè)置

2.3執(zhí)行任務(wù)

任務(wù)啟動(dòng)后，各級(jí)計(jì)劃管理人員按設(shè)計(jì)院管理制度各司其職，充分利用OA系統(tǒng)中的流程管理、傳閱信息、會(huì)議管理、日程管理等常用功能，在任務(wù)管理的平臺(tái)上開展管理工作。

3 應(yīng)用效果

在應(yīng)用OA系統(tǒng)的任務(wù)管理功能后，計(jì)劃管理工作與以往比較有以下明顯優(yōu)勢(shì)：

（1）改變了各自為政的局面，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目計(jì)劃協(xié)同管理

以往各級(jí)管理均為一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，計(jì)劃處只能通過(guò)設(shè)計(jì)部定期匯報(bào)或者項(xiàng)目出現(xiàn)較嚴(yán)重問(wèn)題時(shí)，才能了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，很難進(jìn)行整體督促和統(tǒng)籌，無(wú)法進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)和防范。在應(yīng)用OA系統(tǒng)任務(wù)管理功能后，計(jì)劃管理工作在統(tǒng)一的平臺(tái)進(jìn)行，各級(jí)管理之間通過(guò)子任務(wù)有效銜接，層次更清晰；通過(guò)對(duì)管理人員角色分工，明確了各人的工作，落實(shí)更到位，反饋更及時(shí)，信息更準(zhǔn)確。

（2）減少了資源消耗和辦公成本，實(shí)現(xiàn)綠色辦公

各單位計(jì)劃文件種類多、發(fā)布數(shù)量大，以往無(wú)論是過(guò)程文件還是正式文件都通過(guò)紙質(zhì)傳遞，辦公成本和資源消耗大。在應(yīng)用OA系統(tǒng)任務(wù)管理功能后，過(guò)程文件通過(guò)傳閱或流程進(jìn)行處理，正式文件蓋章和掃描后發(fā)布。經(jīng)初步統(tǒng)計(jì)，僅計(jì)劃處日常辦公一項(xiàng)，油墨和紙張消耗就減至以往的1/10，打印、復(fù)印、文件收發(fā)和文件管理等工時(shí)消耗降至以往的1/6。

（3）優(yōu)化了計(jì)劃管理模式，實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化

OA系統(tǒng)任務(wù)管理功能高度集成了常用功能，很好地解決了傳統(tǒng)管理中電話多、郵件多、文件亂、會(huì)議多、找人難和找領(lǐng)導(dǎo)更難等普遍存在的問(wèn)題。任務(wù)啟動(dòng)后，每個(gè)人的職責(zé)權(quán)限都已明確，界面清晰，無(wú)法推諉。各管理人員通過(guò)工作界面中的任務(wù)管理窗口對(duì)自己承擔(dān)的工作和工期要求一目了然，通過(guò)詳細(xì)任務(wù)管理界面就可以查閱與自己相關(guān)的所有任務(wù)，操作簡(jiǎn)單，可視化程度高。

傳統(tǒng)計(jì)劃管理中，通常通過(guò)電話或EMAIL聯(lián)系業(yè)務(wù)。在應(yīng)用OA系統(tǒng)任務(wù)管理功能后，出差和休假時(shí)，管理人員可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)登錄OA系統(tǒng)開展工作，也可以通過(guò)變更或委托其他人員進(jìn)行管理，無(wú)需繁雜的交接手續(xù)，新管理人員容易接手。

（4）與其他重要管理功能有銜接，可逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)劃管理精細(xì)化和持續(xù)化發(fā)展

OA系統(tǒng)任務(wù)管理功能中可填寫任務(wù)優(yōu)先級(jí)、任務(wù)比重、預(yù)算費(fèi)用、總工時(shí)和實(shí)動(dòng)工時(shí)等，這些內(nèi)容是企業(yè)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的基本元素。其中，任務(wù)比重可計(jì)入進(jìn)度核算，工時(shí)統(tǒng)計(jì)可計(jì)入績(jī)效管理，預(yù)算可與財(cái)務(wù)系統(tǒng)銜接。

4結(jié)束語(yǔ)

運(yùn)用OA系統(tǒng)任務(wù)管理功能開展計(jì)劃管理，不僅實(shí)現(xiàn)了降本增效和綠色辦公，還迅速提高了各級(jí)管理人員的能力和水平。在應(yīng)用過(guò)程中，設(shè)計(jì)院各部門也開拓了思維，成功運(yùn)用該功能進(jìn)行經(jīng)營(yíng)信息管理、合同及收付款管理和出圖管理等，成效顯著。本文對(duì)已經(jīng)應(yīng)用OA系統(tǒng)的單位開展計(jì)劃管理有一定參考價(jià)值，各單位可依據(jù)項(xiàng)目管理組織形式，調(diào)整任務(wù)管理構(gòu)架來(lái)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃協(xié)同管理。同時(shí)，本文對(duì)軟件管理部門也提供了思路，軟件部門可通過(guò)二次開發(fā)優(yōu)化工作界面，增加報(bào)表統(tǒng)計(jì)等功能，進(jìn)一步提高該功能的自動(dòng)化程度和應(yīng)用價(jià)值。

作者簡(jiǎn)介：嚴(yán)寒松（1979-），男，工程師。主要從事船舶和海洋工程總體設(shè)計(jì)以及項(xiàng)目計(jì)劃管理工作。

收稿日期：2013-10-17