李倚天

[摘 要]會計電算化是一種大趨勢，是企業(yè)內(nèi)部管理的一次重大變革。但是由于電算化自身的特點，再加上自古流傳下來的會計傳統(tǒng)和幾十年來的人工習(xí)慣，會計電算化必將面臨一系列的問題。尤其是對企業(yè)內(nèi)部控制方面有著巨大的影響。本文就企業(yè)會計電算化管理過程中的內(nèi)部控制問題進(jìn)行探討，對企業(yè)內(nèi)部控制的完善提出建議。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)；會計電算化；內(nèi)部控制

[中圖分類號]F232 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）35-0062-02

企業(yè)管理中的內(nèi)部控制很重要，它決定著企業(yè)發(fā)展過程是否健康，風(fēng)險是否適當(dāng)，收益是否能夠最大化。傳統(tǒng)的會計手段在企業(yè)內(nèi)部控制中發(fā)揮著重要作用，它用經(jīng)濟(jì)這雙看不見的手去調(diào)控企業(yè)的運行，確保了企業(yè)各項經(jīng)濟(jì)資源合理配置，共同推進(jìn)企業(yè)向前發(fā)展。隨著電算化的普及，會計電算化淘汰傳統(tǒng)的會計已經(jīng)是大勢所趨。隨著制度變革，企業(yè)內(nèi)部控制方面也出現(xiàn)了一些問題。因此，企業(yè)必須要研究電算化管理對企業(yè)內(nèi)控的重要作用，才能建立并改進(jìn)完善電算化會計管理制度。

1 會計的作用及傳統(tǒng)會計的局限

會計在企業(yè)運行中發(fā)揮著無可替代的作用。它將企業(yè)的運行和發(fā)展?fàn)顩r具體為一個又一個的數(shù)字，直觀地顯示企業(yè)盈利或者虧損。它以數(shù)字形式對企業(yè)上一階段的運營狀況進(jìn)行總結(jié)，給出決策者下階段經(jīng)濟(jì)決策的建議，使企業(yè)的發(fā)展更符合企業(yè)實際和經(jīng)濟(jì)規(guī)律。同時，它對企業(yè)內(nèi)部的控制起到一定的作用。它能夠及時地發(fā)現(xiàn)企業(yè)中具體部門出現(xiàn)的問題，能夠保證企業(yè)資產(chǎn)的安全，利用經(jīng)濟(jì)手段使企業(yè)中各部門相互監(jiān)督、協(xié)調(diào)、促進(jìn)。

傳統(tǒng)的會計管理有其局限性，突出表現(xiàn)在：依賴于會計人員本身的記載，一旦會計人員作假，不易察覺，所以企業(yè)要加大對該部分的控制；人工可能出現(xiàn)錯誤，這些錯誤將會給企業(yè)帶來問題，給企業(yè)的決策和管理都帶來負(fù)面影響；人工會計需要耗費一定的時間，會使企業(yè)依據(jù)財務(wù)情況所作出的決策存在一定的滯后；在信息化時代，沿用傳統(tǒng)的方式不利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2 電算化對企業(yè)內(nèi)控的影響

2.1 迫使企業(yè)內(nèi)部控制的手段和理念進(jìn)行更新

由于電算化大大解放了會計人員，人工記賬成為歷史。隨著人力資源的解放，舊控制手段也失去了效用。傳統(tǒng)企業(yè)的內(nèi)部控制其中一部分是針對會計人員本身的管理，由于計算機(jī)本身的特點，舊方法的控制力已經(jīng)大大減弱。對人工會計活動整體的管理也簡化為僅僅對輸入環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督。雖然對人的控制程序簡化了，但是卻要加強(qiáng)對計算機(jī)程序方面的控制。也就是說，在控制手段上，企業(yè)必須由之前單一的對人控制轉(zhuǎn)化為對人機(jī)的雙重控制，甚至結(jié)合其他情況的多重控制。

2.2 出現(xiàn)新的內(nèi)控內(nèi)容

電算化帶來的可以說是一場大變革。它首先要求計算機(jī)系統(tǒng)本身的維護(hù)和使用。這就要求企業(yè)內(nèi)部必須設(shè)置專門的計算機(jī)技術(shù)維護(hù)管理部門，以維護(hù)計算機(jī)本身能夠正常運行，同時還要注意防止病毒、木馬等的侵襲。會計系統(tǒng)本身的維護(hù)、更新可以由計算機(jī)技術(shù)人員來完成，但是具體數(shù)據(jù)上的錄入和分析必須要專職的會計人員來操作。所以，電算化給企業(yè)內(nèi)部控制帶來的另外的變化就是會計人員必須要熟悉基本的計算機(jī)操作，熟練掌握各種程序做出的數(shù)據(jù)分析，這又要求企業(yè)對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。

2.3 崗位的調(diào)整和崗位職能權(quán)限擴(kuò)大

電算化必將帶來企業(yè)內(nèi)部崗位的調(diào)整。舊的會計崗位和計算機(jī)崗位各司其職，基本不存在交叉和交流。而電算化時代，會計人員和計算機(jī)人員必須有很好的配合，在會計部門計算機(jī)崗位的作用提升，人員配備也需要增加。同時，由于整個電算化過程中最重要的是原始數(shù)據(jù)的錄入，涉及該部門的內(nèi)部控制自然會得到空前的加強(qiáng)，內(nèi)部管理需要針對的重點發(fā)生變化。

2.4 減少了人工失誤造成的問題，但加大了控制各種不法行為的難度

由于計算機(jī)本身是嚴(yán)格地按照既定程序進(jìn)行工作，它只需要數(shù)據(jù)輸入一項操作，就可以依據(jù)其內(nèi)部固有程序進(jìn)行數(shù)據(jù)的整合、分析。所以由于會計人員疏忽大意或者其他情況造成的錯誤這一問題在電算化過程中會基本得到解決。但與此同時，想要以傳統(tǒng)方式控制不法行為也加大了難度，這是由計算機(jī)本身的機(jī)械屬性決定的。計算機(jī)只接受指令，那么無權(quán)限或者盜用權(quán)限的人可以輕松進(jìn)入程序中篡改、盜取數(shù)據(jù)，這種不法行為往往非常隱蔽，不易被發(fā)覺。

3 電算化下企業(yè)內(nèi)控存在的問題

3.1 過分依賴于機(jī)器出現(xiàn)的問題

電算化節(jié)省了很多的人力，但是它倚重于原始數(shù)據(jù)的錄入。對其他環(huán)節(jié)的監(jiān)督控制比較容易，但是對原始數(shù)據(jù)的核對仍然沒有達(dá)到應(yīng)有的程度。而且在傳統(tǒng)的紙質(zhì)的原始憑證上進(jìn)行篡改難度很大，很容易被核查出。而在電算化中，對原始憑證的控制不能達(dá)到一種完美的程度。

同時，由于計算機(jī)是電算化的載體，計算機(jī)的安全問題將直接威脅到企業(yè)的安全。首先是硬件，由于會計數(shù)據(jù)都存儲在硬盤中，硬盤一旦出現(xiàn)問題，被惡意消除或者更改，對企業(yè)的打擊將是巨大的。其次是軟件，各種病毒、木馬等的侵襲也使企業(yè)經(jīng)濟(jì)狀況的封閉性、機(jī)密性變得沒有保障。最后，由于數(shù)據(jù)被壓縮在很小的一塊介質(zhì)上，盜取一塊硬盤就可以獲得全部的資料，比起盜取全部的企業(yè)賬簿要容易得多。

3.2 人為方面的問題

上文所說，電算化的優(yōu)勢之一是計算機(jī)計算免去了人工計算的環(huán)節(jié)，減少了人工失誤造成的問題。但是一旦數(shù)據(jù)錄入的過程中由于會計人員操作不當(dāng)輸入數(shù)據(jù)錯誤，會影響整個賬目的正確性，而且這個錯誤本身不易被發(fā)覺，需要從頭逐項核對，這種情況下，既加大了工作量，又使會計信息不能準(zhǔn)確發(fā)揮其作用。另外，由于電算化節(jié)省了傳統(tǒng)會計活動中的很多環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)環(huán)節(jié)中的制約變得名存實亡，對操作人員的控制也明顯不足。

3.3 電算化本身帶來的問題

電算化本身是一種進(jìn)步，解放人力，計算迅速，更加規(guī)范和直觀。但是計算機(jī)本身沒有人的思維，很難像人一樣對數(shù)據(jù)進(jìn)行識別和分析。在數(shù)據(jù)錄入活動中，計算機(jī)很難對一些明顯不符合邏輯的數(shù)字進(jìn)行有效識別和預(yù)警。

現(xiàn)在相關(guān)管理部門并沒有統(tǒng)一規(guī)定企業(yè)電算化的標(biāo)準(zhǔn)軟件，各企業(yè)使用的軟件都不一樣。在一些大企業(yè)，其不同部門、不同分支機(jī)構(gòu)使用的軟件甚至都不一樣。這樣給企業(yè)的內(nèi)部管理帶來了很大麻煩。不同軟件的不兼容或者是相同軟件的不同版本不兼容造成企業(yè)決策者無法宏觀地從整體上把握企業(yè)的運行狀況。各個部門的會計人員想要從其他部門調(diào)取數(shù)據(jù)或者是數(shù)據(jù)的相互傳輸都會出現(xiàn)一些問題。

4 電算化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)控的建議

4.1 企業(yè)內(nèi)部管理體系的重建

由于電算化是一種新生事物，并且是一種必將取代傳統(tǒng)的新生事物，所以企業(yè)必須針對以往的內(nèi)部管理體系進(jìn)行重建。在組織管理上，將部門重新整合，將會計部門與計算機(jī)部門作為整合的重點，并且在會計部門形成一種相互制約的有效機(jī)制，避免舞弊的可能性。崗位設(shè)置要根據(jù)實際情況進(jìn)行變革。設(shè)置會計人員、核對人員、軟件維護(hù)人員、硬件維護(hù)人員、數(shù)據(jù)分析人員等崗位的專職人員，對這些專職人員的職責(zé)進(jìn)行明確的劃分和制約。

4.2 加強(qiáng)各方面風(fēng)險的控制

（1）要加強(qiáng)風(fēng)險意識。要成立風(fēng)險評估部門和突發(fā)狀況處理部門，對電算化管理過程中可能出現(xiàn)的任何新問題進(jìn)行研究。要能及時地發(fā)現(xiàn)風(fēng)險，對風(fēng)險進(jìn)行評估，并且妥善地解決，將問題出現(xiàn)造成的損失降到最低。風(fēng)險相關(guān)部門也應(yīng)與會計部門經(jīng)常溝通，及時掌握各種新信息。會計部門內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)有風(fēng)險評估制度，做好各種風(fēng)險預(yù)警。

（2）計算機(jī)安全風(fēng)險控制。放在首位的是要試運行。即軟件購置回來以后要先做一次模擬，時間最好是1～3個月。在這個周期之內(nèi)仍沿用舊的會計方式，計算機(jī)同時運行，兩者相互對比，相互印證，以保證系統(tǒng)本身的安全和正確性，也可以讓操作人員盡快熟悉系統(tǒng)程序，為企業(yè)全面電算化打下基礎(chǔ)。

運營正常以后要設(shè)置專職的軟硬件維護(hù)人員定期對計算機(jī)本身的軟件和硬件進(jìn)行維護(hù)管理，保證計算機(jī)本身能夠正常運行。

（3）程序操作風(fēng)險控制。建立健全企業(yè)電算化管理的相關(guān)規(guī)章制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，使執(zhí)行與處罰有制度上的保障，從而最大程度上杜絕制度漏洞造成的風(fēng)險。制定標(biāo)準(zhǔn)可以最大程度上將會計電算化管理規(guī)范化，使企業(yè)內(nèi)部管理更加高效。當(dāng)然，制定的標(biāo)準(zhǔn)必須在國家相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范范圍內(nèi)進(jìn)行拓展，操作規(guī)范應(yīng)當(dāng)具體細(xì)化。

4.3 做好內(nèi)部監(jiān)督與檔案的管理工作

做好內(nèi)部監(jiān)督是指要明確職責(zé)，非會計人員及決策層不得接觸會計資料，決策層在調(diào)取會計資料的時候要完善手續(xù)。系統(tǒng)權(quán)限方面要設(shè)置不同級別，大部分級別不能接觸、調(diào)取、查閱、拷貝會計資料。企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督還可以進(jìn)行內(nèi)部審計，利用審計手段對企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行二次管理。要實行問責(zé)制度，哪一部分出現(xiàn)問題，追究哪一部分負(fù)責(zé)人的責(zé)任，保證企業(yè)管理中的內(nèi)部控制力。

在資料輸入的時候要保證錄入時身邊沒有無關(guān)人員的干擾，保證資料的安全性；錄入數(shù)據(jù)時要經(jīng)過嚴(yán)格的既定程序，輸入以后要保證原始數(shù)據(jù)的保留；資料錄入過程要持續(xù)進(jìn)行，非特殊情況不得中斷。在錄入環(huán)節(jié)進(jìn)行相對嚴(yán)格的控制，將可能出現(xiàn)的問題扼殺在萌芽之中。

所有的會計資料應(yīng)該及時歸檔，做好備份。具體來說，就是在企業(yè)內(nèi)設(shè)置專門的檔案管理部門，主管數(shù)據(jù)的備份、調(diào)取、拷貝等。檔案管理部門應(yīng)要求會計部門及時提交資料，將資料所存儲的硬盤妥善保存，防火防盜。要定期地對硬盤中的資料進(jìn)行檢測掃描，在保證不致泄露機(jī)密的情況下保證資料的完整性。

5 結(jié) 論

會計電算化管理是一個大趨勢，未來企業(yè)的會計部門會全面普及電算化。就現(xiàn)階段來講，會計的內(nèi)部控制一直屬于企業(yè)管理中的薄弱點。所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)盡快地適應(yīng)電算化這一趨勢，與先進(jìn)的管理模式進(jìn)行對接，根據(jù)企業(yè)自身情況加強(qiáng)對其內(nèi)部的控制，主要是加強(qiáng)對人與計算機(jī)的控制，協(xié)調(diào)好二者的關(guān)系，從而提高工作效率，提升企業(yè)效益，使企業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展，既能提高自身在市場中的競爭力，又為社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。

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