馬榮

[摘要]為了促進預防醫(yī)學事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為我國的疾病預控工作成效奠定堅實的基礎，作為新時期背景下的預防醫(yī)學檔案管理工作人員，必須致力于預防醫(yī)學檔案管理的科學化水平的提升?；诖耍P者將本文命名為“如何促進預防醫(yī)學檔案管理的科學化”。首先對預防醫(yī)學檔案的特點進行了概述；其次就預防醫(yī)學檔案的作用進行了分析；再次就如何促進預防醫(yī)學檔案管理的科學化進行了分析；最后對全文進行了簡單的總結。

[關鍵詞]預防醫(yī)學檔案；檔案管理；科學化

[中圖分類號]G275.9[文獻標識碼]A[文章編號]1005-6432（2014）5-0056-02

1預防醫(yī)學檔案特點的概述

1.1點多面廣

就預防醫(yī)學檔案的內(nèi)容來看，點多面廣是其最主要的特點，例如既有疾病的防治和衛(wèi)生監(jiān)測檢測以及科教培訓、突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處理以及重點業(yè)務活動的記載等。而做好這些工作，有的是長期的，有的是階段性的，有的是周期性的或者中斷后反復開展的工作，尤其是其開展的范圍在涉及本系統(tǒng)的同時還涉及其他相關部門或專業(yè)，在地區(qū)上來看，不僅有本地的，還有相鄰省份、全國和全球性的，由此可見，預防醫(yī)學檔案的內(nèi)容具有點多面廣的特點。

1.2種類繁多

就預防醫(yī)學檔案的內(nèi)容來看，種類繁多是其另外一個特點。這是因為其對社會上出現(xiàn)的各種群體性預防活動進行了真實的記錄，且所制成材料以及存在的形式來看也具有多樣性。例如甲骨文、紙質(zhì)材料、聲像材料、硬盤、光盤、磁帶以及采集的樣品和珍貴的標本。因此預防醫(yī)學檔案的另一個特點就是種類繁多。

1.3形成周期長

人類在同病魔開展斗爭的歷史長河中，使得我們對一些疾病有了一個新的認識，而這個過程十分漫長，尤其是一些對人類健康危害性較大的傳染病，從出現(xiàn)到消滅需要全球人類的共同努力達一個多世紀之久。例如以前最常見的“天花”疾病，雖然目前在我國已經(jīng)消除，但從出現(xiàn)到消除經(jīng)歷了170年之久。由此可見，要形成一套完整的檔案必須經(jīng)過漫長的周期，并非一朝一夕就能完成。

2預防醫(yī)學檔案的作用分析

一是有助于對預防醫(yī)學發(fā)展規(guī)律的研究，從而對疾病進行監(jiān)測和預控，從而為確保人類健康奠定基礎，因而在對預防醫(yī)學研究過程中具有不可或缺和不可替代的作用；二是為預防醫(yī)學試驗的開展提供科學的依據(jù)，在研究預防醫(yī)學過程中，其具有繼承性和可傳遞性以及連續(xù)性較強的學科，因而必須在預防醫(yī)學檔案內(nèi)容里對預防醫(yī)學進行進一步深入的研究；三是為有關衛(wèi)生法規(guī)和標準決策的制定以及預防為主方針貫徹提供有力的依據(jù)，這是由于在這些法規(guī)制定和方針政策實行過程中必須查閱大量的檔案，才能進一步作出技術性和科學性的決策。

3如何促進預防醫(yī)學檔案管理的科學化

3.1常規(guī)性措施

3.1.1致力于檔案管理體系的健全和完善

在意識到完善檔案管理體系在檔案管理中的重要性的基礎上，疾控檔案作為疾病預控、突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處理以及疫情的處理的重要依據(jù)。因而必須致力于檔案管理體系的健全，做到任務分解的同時確保職責得到有效的明確，在疾病預控制度和工作手冊制定過程中，應加強對各檔案室在檔案收集和整理以及歸檔過程中自身職責的所在，并由每個業(yè)務科室選派一位檔案員負責對本科室的業(yè)務工作檔案的收集，并將其移交綜合檔案室，再由綜合檔案室的檔案管理員對其進行收集和整理以及歸檔，且加強與各科室的檔案管理人員的溝通和交流，并加強業(yè)務指導，從而促進管理體系的健全和完善。

3.1.2致力于檔案管理信息化的建設

隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理往往只是采取紙質(zhì)化的方式進行記錄，而這一記錄方式已經(jīng)難以適應時代發(fā)展的需要，因而在經(jīng)濟適用的前提下，加強對現(xiàn)代信息技術與設備的應用，例如設置專業(yè)的計算機用于檔案的管理，并選用相應的檔案管理系統(tǒng)加強檔案的管理，以最佳的查詢方式，確保各種檔案能在第一時間查詢和利用，并在互聯(lián)網(wǎng)平臺下建立局域網(wǎng)，每個業(yè)務科室就能與檔案室實現(xiàn)信息資源的共享，從而更好地滿足疾病預控工作的要求。

3.1.3致力于檔案信息反饋及時性的提升

一旦發(fā)展重大傳染病，不僅會給廣大人民群眾的健康帶來重大的威脅，還會給社會與經(jīng)濟的穩(wěn)定造成難以估量的損失，因而在對其進行處理時形成的文字和光盤以及照片等相關檔案信息，實際就是對這一過程進行真實的記錄，在積累疫情預控經(jīng)驗的同時為科學決策提供合理和科學的依據(jù)，從而為科學研究提供相應的數(shù)據(jù)資料。因此在發(fā)生重大疫情時，作為檔案管理人員必須在整個過程中加強對檔案資料的收集，將收集的數(shù)據(jù)資料進行及時有效的更新，確保反饋的及時性，為疫情的控制提供科學的決策和依據(jù)。

3.1.4致力于自身專業(yè)技術和綜合素質(zhì)水平的提升

隨著時代的發(fā)展，對預防醫(yī)學檔案管理人員的專業(yè)技術和綜合素質(zhì)水平的要求也在不斷的提升，因而作為檔案管理人員必須緊密結合時代發(fā)展的需要，致力于自身專業(yè)技術知識的學習，切實做好在職學習和業(yè)務培訓工作，致力于自身業(yè)務水平和理論素養(yǎng)等綜合水平的提升，成為懂得檔案管理和預防醫(yī)學知識的新型復合人才，并積極參與單位的培訓工作，在強化自身技能的同時做好表率工作，形成良好的檔案管理氛圍。

3.2創(chuàng)新性措施

3.2.1致力于檔案管理意識的創(chuàng)新

良好的檔案管理意識是做好檔案管理的根源。因此，作為領導，首先必須轉變傳統(tǒng)的意識，充分意識到加強檔案管理的重要性，并引導全員加強有關檔案方面的法律法規(guī)的學習，促進全員檔案意識的提升，從而形成從上到下共同努力和支持的檔案工作氛圍，與此同時，作為檔案管理人員必須數(shù)量良好的信息觀、時效觀、協(xié)作觀和競爭觀，致力于自身觀念的提升，充分意識到檔案管理在整個疾病預控工作中的重要性，從傳統(tǒng)的管理型職能轉向服務型職能。從而形成良好的檔案管理意識，以檔案管理意識的創(chuàng)新為檔案管理的科學化的實現(xiàn)注入活力。

3.2.2致力于檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新

雖然檔案管理內(nèi)容較多，但隨著時代的發(fā)展，其涉及的內(nèi)容將會更廣，因而為了更好地適應發(fā)展的需要和管理的科學化，就必須對檔案管理內(nèi)容進行創(chuàng)新。一是對管理制度進行創(chuàng)新，做好制度的創(chuàng)新為檔案管理成效提升奠定基礎，有助于衛(wèi)生疾病的預防和協(xié)調(diào)，并嚴格按照檔案管理要求致力于制度體系的完善，確保整個檔案管理工作井井有條、有法可依，尤其是疾病預控重心應制定相應的檔案接收到銷毀等一系列程序的執(zhí)行制度，促進檔案管理科學化和制度化的實現(xiàn)。二是加強對館藏信息資源的分析和研究，結合預防醫(yī)學的需要，精心編制檢索目錄，從而為檔案查找的準確性和及時性的提升奠定基礎，尤其是在學術論文撰寫的過程中提供重要的依據(jù)，因而必須對檔案館內(nèi)的資料進行分析，找出價值較高的信息內(nèi)容，編制開放利用的檔案資料信息，從而更好地為檔案查詢提供便利，最終為檔案管理的科學化的實現(xiàn)注入活力。

3.2.3致力于檔案管理方式的創(chuàng)新

檔案管理的科學化離不開有效的管理方式，因而為了科學化地管理預防醫(yī)學檔案，就必須致力于管理方式的創(chuàng)新，尤其是在當前網(wǎng)絡信息時代下，因而對檔案管理方式的創(chuàng)新的重要渠道就在于檔案管理的網(wǎng)絡化，因此在檔案管理過程中作為管理人員應利用現(xiàn)代檔案管理方式，加強網(wǎng)絡信息技術的應用，建立檔案的開發(fā)和檢索以及應用的服務系統(tǒng)，在網(wǎng)絡信息技術的支持下創(chuàng)新管理方式和服務理念，從而更好地滿足檔案查閱的需要，最終確保各種疾病得到及時地預防和治理，確保管理的科學化。

3.2.4致力于服務方式的創(chuàng)新

實現(xiàn)檔案管理的科學化的目的就在于利用，因而在做好上述工作的同時，還應加強服務方式及創(chuàng)新。一是要拓寬收集面，防止檔案材料的流失，使檔案更完整、準確地反映出實際情況，為檔案利用打好基礎。二是改變長期以來單一的借閱模式，擴充服務內(nèi)容，更新服務方式，開展多種形式的檔案信息開發(fā)利用工作。改變以往坐等上門的封閉式服務方式，積極主動、熱情為疾病預防控制工作服務，配合研究任務，分工收集、整理有關課題的檔案資料。

3.2.5致力于宣教方式的創(chuàng)新

檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作，應大力開展檔案法律法規(guī)知識宣傳，增強全員檔案意識和檔案法制觀念。預防醫(yī)學檔案還是普及衛(wèi)生防疫知識、開展宣傳、培訓專業(yè)人才的有力工具。利用檔案可以編寫衛(wèi)生科普讀物和教材，繪制衛(wèi)生宣傳圖畫、舉辦各種展覽和講座、編寫衛(wèi)生年鑒等。在宣傳中，不僅要說明檔案的重要性，而且說明其在實際工作中的作用的典型事例加以宣傳，提高領導及預防醫(yī)學專業(yè)技術人員對檔案重要性的認識。

4結論

綜上所述，對如何促進預防醫(yī)學檔案管理的科學化進行探討具有十分重要的意義。作為新時期背景下的預防醫(yī)學檔案管理人員，必須認識到預防醫(yī)學檔案科學化實現(xiàn)的重要性，認真分析預防醫(yī)學檔案特點和作用，致力于檔案管理體系的健全和完善、檔案管理信息化的建設、檔案信息反饋及時性的提升以及自身專業(yè)技術和綜合素質(zhì)水平的提升，并致力于預防醫(yī)學檔案管理意識、管理方式、服務方式、宣教方式的創(chuàng)新，最終實現(xiàn)預防醫(yī)學檔案管理的科學化，以促進我國預防醫(yī)學事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為我國的疾病預控工作成效奠定堅實的基礎。

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