李萍

[摘 要] 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用工作與人們的日常生活息息相關(guān)，房地產(chǎn)檔案部門應(yīng)積極完善工作以滿足人們的需求。本文分析了在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用工作中存在的工作人員能力不足和檔案管理方式有缺陷等問題，提出了提高工作人員的素質(zhì)和加強(qiáng)權(quán)屬檔案管理的對策。

[關(guān)鍵詞] 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案； 問題； 對策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 06. 052

[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）06- 0086- 02

0 引 言

隨著房地產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)量在猛增，人們對房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的查詢和管理也越來越來頻繁，這對房地產(chǎn)檔案部門的要求就提高了。近年來在房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用工作中存在著不少的問題，影響了人們正常工作生活，改進(jìn)相關(guān)部門的服務(wù)工作已經(jīng)成為了一個不可忽視的問題。

1 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用工作中存在的問題

1.1 檔案服務(wù)觀念有待轉(zhuǎn)變

我國的房地產(chǎn)檔案管理服務(wù)工作，大部分針對的是特定用戶，主要有房地產(chǎn)管理部門和司法部門，其服務(wù)的范圍比較小。而普通的法人和自然人只能對本人的房地產(chǎn)檔案進(jìn)行查詢。若是民眾需對產(chǎn)權(quán)問題進(jìn)行查詢，管理部門一般會以保護(hù)產(chǎn)權(quán)人個人隱私等為由，將其拒絕。并且在所提供的信息服務(wù)工作中，通常應(yīng)用被動的服務(wù)方式，缺乏主動性的工作。但這樣的意識觀念現(xiàn)已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會對房地產(chǎn)信息的應(yīng)用需求。

1.2 房地產(chǎn)檔案的管理方式缺乏時代性

在近幾年來，我國的房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展極為迅速，在每年均有數(shù)以萬計的檔案產(chǎn)生。但就目前而言，少數(shù)房地產(chǎn)管理部門，在檔案管理方面仍然存在一定的滯后性，主要表現(xiàn)為檔案的信息化建設(shè)缺乏效率，并且在數(shù)字化方面的建設(shè)較為落后，更有甚者，部分部門積壓大量的陳年檔案，未及時將其錄入到管理系統(tǒng)中，并且少數(shù)的檔案還需通過手工查詢，制約了檔案的應(yīng)用效率。同時，由于計算機(jī)管理系統(tǒng)的軟件、設(shè)備等處于不斷升級和更新中。為此，導(dǎo)致大量的檔案信息在轉(zhuǎn)換中遺失或是關(guān)系變換。如，雖然切實存在相關(guān)的檔案，但因為主觀原因、技術(shù)原因和客觀原因，致使相關(guān)的信息不能夠被檢索出，甚至找出錯誤的信息。

1.3 檔案的信息質(zhì)量管理不完善

由于我國的房地產(chǎn)信息管理工作是由不完善到完善的過程，在其過程中，造成目前的房地產(chǎn)信息管理存在一定的缺陷，嚴(yán)重影響到檔案的質(zhì)量。主要表現(xiàn)為登記信息不全面和不準(zhǔn)確，例如已被拆除的房屋未得到及時的注銷，以及已建成的房屋信息未進(jìn)行登記管理，并且在檔案信息管理中，也未對其進(jìn)行記載；其次表現(xiàn)為所登記的身份信息不準(zhǔn)確，或是不全面；再次表現(xiàn)為房屋的描述與實際情況不相符；最后表現(xiàn)為因為登記者的姓名中存在生僻字而導(dǎo)致的信息不完整，或是登記中的上下手信息缺乏關(guān)聯(lián)性。

1.4 房地產(chǎn)檔案信息的服務(wù)工作具有狹隘性

在目前的房地產(chǎn)信息服務(wù)工作中，大多的管理部門提供的服務(wù)，大多為復(fù)印或查詢房地產(chǎn)原件，或是通過計算機(jī)查詢，或是為用戶提供相應(yīng)的房地產(chǎn)證明等。但就目前的發(fā)展，其傳統(tǒng)的方式已不能夠滿足如今人們的需求。而應(yīng)當(dāng)多進(jìn)行房地產(chǎn)檔案或史料的匯編，或是結(jié)合房地產(chǎn)的有關(guān)內(nèi)容，進(jìn)行參考資料的編寫，或是開通電話咨詢和網(wǎng)上查詢的業(yè)務(wù)，但由于缺乏這一類的工作，致使大多檔案信息不能夠有效及時地發(fā)揮其應(yīng)用價值。

1.5 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)普遍不高

由于缺乏對房地產(chǎn)檔案管理隊伍的管理和建設(shè)，以及在人員管理中缺乏綜合管理，大多部門較為重視前臺的登記業(yè)務(wù)工作，但往往忽視了對檔案管理工作人員的應(yīng)用管理，致使檔案管理人員大多為學(xué)歷低、年紀(jì)大并且缺乏對計算機(jī)技術(shù)了解的人員，致使檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍較低。通常只能夠完成日常的工作。同時，在一定程度上也造成了房地產(chǎn)檔案管理工作方式單一、服務(wù)內(nèi)容老化等問題。

2 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案利用的優(yōu)化措施

在房地產(chǎn)檔案管理中，首先要求相應(yīng)的管理部門應(yīng)意識到管理工作的重要性，其與人們的生活息息相關(guān)。為此，為滿足社會的發(fā)展需求的，應(yīng)樹立起檔案管理的民生意識。提高人們對檔案需求的認(rèn)識，采用主動服務(wù)的方式，關(guān)注民生。

2.1 促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升并適應(yīng)社會的發(fā)展需求

為促進(jìn)的檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升，需在實踐學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)上，對其進(jìn)行有效的培訓(xùn)，最終達(dá)到全面掌握檔案管理知識的目的，主要內(nèi)容包括檔案保護(hù)技術(shù)、檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識和檔案應(yīng)用理論知識，保證檔案管理人員能夠做好檔案的管理、收集和應(yīng)用工作，并促進(jìn)協(xié)調(diào)組織能力、歸納能力和編輯寫作能力的提升。對于有條件的部門，還可聘請專門的檔案管理人員，充分發(fā)揮其積極性、主動性和創(chuàng)造性，促進(jìn)檔案開發(fā)管理工作的提升。

2.2 促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)并轉(zhuǎn)化檔案管理的工作模式

促進(jìn)房地產(chǎn)的信息化管理，主要包含兩方面的內(nèi)容： ① 檔案原件的管理； ② 檔案數(shù)據(jù)來源的管理。

房地產(chǎn)的檔案原件屬于權(quán)屬登記中的原始資料，具有無法取代的應(yīng)用意義，為房地產(chǎn)權(quán)屬中最具法律效率，以及檔案數(shù)據(jù)的重要來源。就房地產(chǎn)檔案原件的管理而言，可對其進(jìn)行數(shù)字化的處理，結(jié)合掃描技術(shù)或數(shù)碼照相機(jī)實施每一份檔案的處理，同時將其放置到具有有機(jī)聯(lián)系，并應(yīng)用圖片的方式進(jìn)行儲存。在查詢時，可通過計算機(jī)終端進(jìn)行查詢，并且可以對每一個原始檔案的頁面進(jìn)行打印，同時通過對用戶使用權(quán)限的設(shè)置，以滿足不同用戶的不同需求。不但能夠促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理工作的高效運行。并能夠?qū)⒐芾沓杀窘档汀?/p>

因為房地產(chǎn)的信息來自房地產(chǎn)的等級管理信息系統(tǒng)，經(jīng)歸檔和入庫等處理后，得到電子檔案數(shù)據(jù)，其應(yīng)用優(yōu)勢表現(xiàn)為查詢快捷，并具備管理和統(tǒng)計等功能。

2.3 提升房地產(chǎn)檔案信息的提取工作增加信息質(zhì)量和館藏數(shù)量

為提升的房地產(chǎn)檔案的信息質(zhì)量，并加強(qiáng)收集工作，充實檔案信息的數(shù)量，應(yīng)拓寬收集的渠道，進(jìn)而建立其內(nèi)容豐富、門類齊全并且科學(xué)的檔案館藏體系?？膳c建設(shè)管理、城市規(guī)劃和住房保障等部門建立起相應(yīng)的聯(lián)系渠道，確保能夠?qū)⒃谏鲜霾块T中產(chǎn)生的相關(guān)房地產(chǎn)信息納入館藏。同時還需對聲像檔案的收集提高重視。另外，對于典型小區(qū)建設(shè)、舊城區(qū)改造，以及大型建設(shè)項目等，需組織人員對其進(jìn)行實地拍攝、記錄，保留其歷史意義。

為促建信息化的管理，首先應(yīng)注重數(shù)字化的實現(xiàn)。需在登記錄入工作中，并對信息的質(zhì)量進(jìn)行控制。為此，應(yīng)制定相應(yīng)的錄入標(biāo)準(zhǔn)，繼而嚴(yán)格按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，實施錄入工作。例如在房屋位置的描述中，應(yīng)注重完整性，可采用這樣的方式“××路×號”。確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。同時針對固有的檔案，可分批變更和完善，對原有的信息進(jìn)行更正，并補充新的信息，促進(jìn)信息質(zhì)量的改善，提升查詢的效率。

2.4 促進(jìn)服務(wù)方式的多樣化

為促進(jìn)檔案服務(wù)工作的多樣化，要求管理人員把人們的需求進(jìn)行連接，并將其作為服務(wù)的導(dǎo)向，在嚴(yán)格遵守保密規(guī)范的前提下，將其服務(wù)應(yīng)用于社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，并促使房地產(chǎn)檔案的價值得到最大程度的發(fā)揮。

（1） 通過電視和報紙等新聞媒體，對房地產(chǎn)檔案的應(yīng)用實例進(jìn)行宣傳?？赏ㄟ^房地產(chǎn)圖片展覽和實物展覽等形式，對其館藏進(jìn)行宣傳，進(jìn)而提升房地產(chǎn)檔案管理的知名度，增進(jìn)其應(yīng)用效率。為此，可設(shè)置專門的信息咨詢機(jī)構(gòu)，結(jié)合電話咨詢、現(xiàn)場咨詢和網(wǎng)絡(luò)咨詢的方式，為用戶提供具有使用權(quán)限的信息。

（2） 促進(jìn)信息的開發(fā)。在信息開發(fā)中，較為常用的方法為編研，即對檔案信息進(jìn)行提煉、加工和匯集等深層次的開發(fā)，實現(xiàn)原有信息的針對性、指導(dǎo)性、專題性和系統(tǒng)性，促進(jìn)更大經(jīng)濟(jì)效益的產(chǎn)生。如對某一城市的商場房交易情況按照季度或月份進(jìn)行統(tǒng)計，可對其走勢和市場狀況進(jìn)行清晰的了解，在房地產(chǎn)開發(fā)投資和政府部門制定相關(guān)措施中，具有重要的應(yīng)用價值。

（3） 信息聯(lián)網(wǎng)。為實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息管理的信息聯(lián)網(wǎng)，可建立起市級、縣區(qū)等信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并逐步實現(xiàn)全國，甚至全國的房地產(chǎn)檔案信息管理系統(tǒng)，并將其向社會公開，可提供公開服務(wù)的業(yè)務(wù)。同時，還需同規(guī)劃、拆遷、建設(shè)和物業(yè)等實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)。并建立起房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息，或是網(wǎng)站，促進(jìn)更大程度的信息共享。在確保檔案信息安全的前提下，促進(jìn)多元化、全方位網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)模式的建立，促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理工作有效性的提升。

3 結(jié) 語

總而言之，房地產(chǎn)檔案部門要切實提高檔案管理人員的能力素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理工作的完善，積極采用信息化方式建設(shè)，并努力尋求多渠道利用方式以供人們使用。這樣才能更好地體現(xiàn)部門的職能，使檔案管理工作更好地服務(wù)人們，為房地產(chǎn)業(yè)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

主要參考文獻(xiàn)

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