王祎 董智勇

摘要：根據(jù)大學(xué)教務(wù)工作需求，應(yīng)用工作流模式和C#語言開發(fā)了教務(wù)管理輔助應(yīng)用程序，實(shí)現(xiàn)了以時(shí)間軸為基礎(chǔ)對涉及到的人員、任務(wù)和數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，一鍵發(fā)送Excel表格中的內(nèi)容到電子郵件、辦公OA和短信等外部應(yīng)用程序。軟件克服了不同信息系統(tǒng)中的“孤島”現(xiàn)象，優(yōu)化了傳統(tǒng)教學(xué)管理中的工作流程，實(shí)現(xiàn)多種渠道的信息公開和傳達(dá)，提升了教務(wù)工作效率，減少了教學(xué)事故發(fā)生。

關(guān)鍵詞：教務(wù)管理；工作流；Excel AddIn；SendKeys

一、背景概述

大學(xué)教學(xué)管理日常工作量大，涉及人員和事務(wù)復(fù)雜。以考務(wù)組織為例，對學(xué)期末的多門課程排考后，教學(xué)秘書需要根據(jù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，查看開課課表、教務(wù)通知等多個(gè)單獨(dú)文檔或表格，在不同管理系統(tǒng)中切換錄入和修改數(shù)據(jù)，并及時(shí)通知相關(guān)主考和監(jiān)考教師，發(fā)布提醒信息，手工操作工作效率低，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

目前教務(wù)管理、辦公OA和電子郵件等信息系統(tǒng)中普遍存在“信息孤島”現(xiàn)象 [1，2 ]，各種系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)只能手工輸入和遷移。本文根據(jù)實(shí)際工作需求，以日常使用最為頻繁的Excel軟件為基礎(chǔ)，應(yīng)用工作流模式和C#語言開發(fā)加載項(xiàng)（AddIn）插件，實(shí)現(xiàn)一鍵發(fā)送內(nèi)容到電子郵件、辦公OA、短信和微信界面。

二、軟件架構(gòu)

工作流（Workflow），就是“業(yè)務(wù)過程的部分或整體在計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下的自動化”，它主要解決的是“使在多個(gè)參與者之間按照某種預(yù)定義的規(guī)則傳遞文檔、信息或任務(wù)的過程自動進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)某個(gè)預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)，或者促使此目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)” [3 ]。經(jīng)分析調(diào)研，大學(xué)教務(wù)管理工作一般都有嚴(yán)格的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，例如監(jiān)考組織，涉及確認(rèn)考試時(shí)間地點(diǎn)、提前通知主考教師和學(xué)生時(shí)間、提前通知監(jiān)考教師時(shí)間等，因此，擬開發(fā)“教務(wù)助手”輔助應(yīng)用程序，以時(shí)間軸為主線將各項(xiàng)工作從不同的系統(tǒng)中導(dǎo)出，整合到日常辦公平臺中，其架構(gòu)如圖1：

三、主要實(shí)現(xiàn)方法

在微軟Visual Studio.Net 2010平臺上，新建一個(gè)Excel 2010外接程序（Excel AddIn） [4 ]，這是一種托管代碼外接程序，用戶安裝發(fā)布后的軟件后，會自動在Excel軟件上增加加載項(xiàng)菜單 [5 ]，在使用Excel軟件過程中隨時(shí)點(diǎn)擊菜單項(xiàng)，即可執(zhí)行相應(yīng)功能，調(diào)取工作簿內(nèi)容，并啟動其他應(yīng)用程序，實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作。

本軟件命名為“教務(wù)助手”，主要功能有“發(fā)OA”“發(fā)郵件”“發(fā)短信”等3種，并且可以在同一架構(gòu)下自由擴(kuò)展。用戶在使用Excel時(shí)，可以隨時(shí)點(diǎn)擊菜單欄的“加載項(xiàng)”，調(diào)出“教務(wù)助手”的子菜單（圖2）。

1.在Excel中創(chuàng)建菜單并響應(yīng)用戶操作的核心代碼（有刪減）：

private void ThisAddIn_Startup（object sender， System.EventArgs e）{menuCreateMail = commandBarPopupTmp.Controls.Add（Office.MsoControlType.msoControlButton， Type.Missing， Type.Missing， 1， true）； menuCreateMail.Caption = “發(fā)OA”；}

2.查找并控制其它Windows窗體的核心代碼（有刪減）：

【DllImport（“user32.dll”， EntryPoint = “FindWindow”， SetLastError = true）】

private static extern IntPtr FindWindow（string lpClassName， string lpWindowName）；

IntPtr hwndCalc = FindWindow（null， “工作任務(wù) —— 新建任務(wù)—— 網(wǎng)頁對話框”）；

3.發(fā)送字符串和自動填充表單的核心代碼（有刪減）：

if （hwndCalc ！= IntPtr.Zero）{ SetForegroundWindow（hwndCalc）；

Clipboard.SetText（“監(jiān)考通知”）； SendKeys.SendWait（“^v”）；SendKeys.SendWait（“{Tab}”）； }

四、應(yīng)用效果

在安裝該軟件后，教務(wù)工作人員如果需要批量通知幾十名監(jiān)考教師，只須點(diǎn)擊相應(yīng)菜單，軟件即可自動逐行復(fù)制Excel工作簿中的單元格文本，自動匹配人員，獲取手機(jī)號碼、Email地址或OA用戶名，使用SendKeys功能，發(fā)送文本信息到相關(guān)程序或網(wǎng)頁，填寫表單 [6 ]，經(jīng)操作人員手工確認(rèn)或修改后，執(zhí)行發(fā)送功能，實(shí)現(xiàn)半自動的信息批量發(fā)送，可大幅節(jié)省工作量，并防止手工錄入錯(cuò)誤。圖2顯示了軟件讀取數(shù)據(jù)，控制用友致遠(yuǎn)A8 辦公系統(tǒng)發(fā)送監(jiān)考通知的過程。

五、總結(jié)

教務(wù)管理輔助應(yīng)用程序優(yōu)化了傳統(tǒng)教學(xué)管理中的工作流程，以時(shí)間軸為基礎(chǔ)，對涉及到的多個(gè)信息系統(tǒng)中的人員、任務(wù)和數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)多種渠道的信息公開和傳達(dá)，提升了教務(wù)工作效率，減少了教學(xué)事故發(fā)生。

參考文獻(xiàn)：

[1]張珍義.高校數(shù)字化校園建設(shè)中“信息孤島”現(xiàn)象的探討[J].中國教育信息化，2008（13）.

[2]涂振宇.數(shù)字化校園建設(shè)存在的問題與對策研究[J].信息與電腦（理論版），2014（4）.

[3]曹風(fēng)華. 基于工作流技術(shù)的學(xué)生評語生成系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J]. 現(xiàn)代計(jì)算機(jī)（專業(yè)版），2011（10）.

[4]苑青，孔捷，冷靜. 利用VSTO和.NET的Office開發(fā)技術(shù)[J]. 電腦編程技巧與維護(hù)，2009（6）.

[5]王海波，王兆華.Excel查找擴(kuò)展組件SearchPro4Excel的開發(fā)和應(yīng)用[J].計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化，2013（1）.

[6]張濤.校園網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].軟件導(dǎo)刊，2011（11）.

■ 編輯∕岳 鳳