譚春霞

摘要：學籍檔案管理是高校檔案管理工作的重要內容，真實記錄了學生在大學期間的表現(xiàn)和成長歷程，對于學校人才培養(yǎng)，提高高校辦學質量都具有極其重要的現(xiàn)實意義。本文主要分析了當前高校學籍檔案管理工作中存在的主要問題，并且提出了相應的解決對策。

關鍵詞：高校;學籍檔案管理;問題;解決對策近年來，我國高等教育不斷實現(xiàn)大眾化，教學體制也在不斷發(fā)生改革，高校招生人數(shù)不斷增多，這種發(fā)展大大增加高校管理的難度，高校學籍檔案管理工作難度也有所提高。高校學籍檔案主要是指學生獲取正式學籍后從進入大學一直到畢業(yè)之前整個大學期間產(chǎn)生的相關材料，是學生大學生活的真實反映，學籍檔案具有動態(tài)擴充性、復雜性、數(shù)量多等特點，在高校管理中的利用率很高，不僅是評價高校辦學水平，調整招生計劃及人才培養(yǎng)模式的重要參考依據(jù)，同時也是用人單位選用、聘用人才的重要參考。由此可見，高校學籍檔案管理的重要性。但是目前很多高校學籍檔案管理工作仍然存在很多問題，對于學籍檔案信息資源并沒有合理的開發(fā)、利用，如何進一步加強高校學籍檔案管理工作值得引起相關人員的思考。

1.當前高校學籍檔案管理工作中存在的主要問題

1.1學籍檔案管理觀念陳舊

鑒于歷史因素的影響，一直以來高校對于黨政管理類檔案管理重視度較高，但是對于學籍檔案管理工作認識并不全面，不管是學校領導，還是院系主任、輔導員，對于學籍檔案管理的認識都存在一些偏差。有的學校領導者認為學籍檔案主要負責記載學生的相關信息，但是學生一旦畢業(yè)后，這些信息基本上沒有很大意義，對于教學并沒有很大的輔助性作用，因此對于學籍檔案管理抱著“無所謂”的態(tài)度。有的高校認為，在當前市場經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境下，社會看重的是文憑以及人才的綜合實力，很少會關心檔案。正是由于這些錯誤的觀念，導致學籍檔案管理嚴肅性慢慢褪去。

1.2缺乏規(guī)范、完善的管理制度

雖然國家近年來先后出臺了《高等學校檔案管理辦法》、《普通高等學校學生管理規(guī)定》、《高等學校學生行為準則》等相關文件，但是并沒有制定專門的學籍檔案管理規(guī)定。不同的高校關于學籍檔案管理模式各不相同，很難統(tǒng)一，學籍檔案管理混亂，缺乏規(guī)范性。比如，時間編排較為混亂、檔案組卷及裝訂缺乏規(guī)范性等。而且，很多高校并沒有安排專門的人員負責學籍檔案管理，主要是由學校各部門人員兼職擔任管理工作。高校學籍檔案收集、整理工作涉及到學校很多部門，比如招生就業(yè)處、學生工作處、教務處、各教學院系等，這種多渠道管理的方式導致高校學籍檔案管理局面比較混亂，收集相關的材料也比較分散，在收集、整理、分類、匯總這些材料的過程當中很容易出現(xiàn)差錯，或者遺漏某一個環(huán)節(jié)，從而使學籍檔案缺乏完整性、準確性。不利于學籍檔案管理工作的順利開展。

1.3管理方式較為落后

目前，很多高校學籍檔案管理仍然采用的是手工操作，在收集檔案后，由工作人員整理、立卷、編寫目錄，不僅費時，也費人工，尤其是隨著高校的擴招，工作人員的工作量只會越來越大，工作效率低下，并不能為檔案利用者提供高效、及時的服務，檔案利用率低下。

2.進一步完善高校學籍檔案管理的建議

2.1應提高對學籍檔案管理的認識

高校領導者應充分意識到學籍檔案管理的重要性及必要性，將學籍檔案管理工作融入學校日常管理工作中，對于管理工作中出現(xiàn)的問題應及時解決。學校領導者以及檔案管理人員應主動學習關于《檔案法》的法律法規(guī)知識，并且向學生們宣傳檔案法規(guī)的內容，切實提高相關人員對于學籍檔案管理的了解和認識，提高對學籍檔案的重視度。

2.2進一步完善學籍檔案管理規(guī)章制度

科學、完善的學籍檔案管理制度是確保高校學籍檔案管理工作順利開展的重要保障，為了解決學籍檔案多渠道管理的問題，相關部門應及時將學生的學籍檔案轉交給學校檔案管理部門進行統(tǒng)一管理，同時學校管理部門應結合學校學生的基本特點以及學校當前發(fā)展的實際需要，建立一套健全的管理規(guī)章制度，明確規(guī)定學籍檔案收集、整理、審核、歸檔、保存等工作標準。其次，應做好部門的協(xié)調、配合工作，確保高校學籍檔案管理工作的規(guī)范化、有序化，盡量提高學籍檔案管理的效率。

2.3實現(xiàn)學籍檔案管理的信息化建設

隨著各種信息技術的高速發(fā)展，人們對于信息的需求程度越來越高，高校學籍檔案管理工作中也應該積極引入現(xiàn)代化先進的信息技術手段，將檔案信息系統(tǒng)操作代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工操作，提高學籍檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。實現(xiàn)高校學籍檔案管理的信息化建設，相對于傳統(tǒng)紙質檔案管理方式而言，不僅可有效節(jié)省檔案存儲的空間，也可以大大減輕工作人員的工作量，減少人為差錯，提高學籍檔案管理工作效率和服務質量。高?？梢愿鶕?jù)自身發(fā)展實際選擇最合適的學籍檔案管理軟件。學籍檔案管理者應利用計算機網(wǎng)絡技術最大限度的開發(fā)、利用學籍檔案，盡可能滿足不同層次人群對于學籍檔案信息查詢的需求，真正體現(xiàn)學籍檔案的價值。其次，在建設學籍檔案信息化管理過程中，需要注意安全保密問題，一定保護個人的私密信息，可以通過訪問權限設置的辦法，對用戶規(guī)定訪問權限，明確劃分用戶對檔案信息的使用程度，從而確保學籍檔案信息的安全。

綜上所述，高校學籍檔案管理工作的作用越來越突出，高校領導者應提高對學籍檔案管理工作的認識，明確學籍檔案管理的重要性，制定科學、統(tǒng)一的管理制度，提高學籍檔案管理的規(guī)范化、科學化，同時應加強學籍檔案管理的信息化建設，提高學籍檔案管理的信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化，全面加強高校學籍檔案管理工作，使其為高校教學工作以及社會提供最優(yōu)質的服務。（作者單位：長春工程學院檔案館）

參考文獻：

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