●楊立順 殷文演 盤曉華

探析銀行票據(jù)使用管理存在的問題及解決方案

●楊立順 殷文演 盤曉華

如何能夠?qū)︺y行票據(jù)實(shí)行有效管理，減少財(cái)務(wù)人員工作量，確保賬戶資金安全，降低手工填制票據(jù)帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)內(nèi)人士普遍認(rèn)為，除加強(qiáng)內(nèi)控制度落實(shí)外，使用票據(jù)打印管理軟件，是比較理想的解決方案之一。文章對(duì)廣州軍區(qū)聯(lián)勤部財(cái)務(wù)部經(jīng)過調(diào)研論證，成功研發(fā)出的“銀行票據(jù)管理系統(tǒng)”進(jìn)行了分析、探討，指出這是實(shí)現(xiàn)票據(jù)書寫規(guī)范化、票據(jù)打印普通化、票據(jù)管理信息化、票據(jù)查詢簡單化等要求，實(shí)時(shí)記錄開票信息，對(duì)銀行票據(jù)實(shí)行有效監(jiān)管，使辦公電腦和打印設(shè)備與銀行票據(jù)打印達(dá)到完美結(jié)合的良策。

銀行票據(jù) 票據(jù)打印管理軟件 電腦 打印設(shè)備 完美結(jié)合

銀行票據(jù)有支票（現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票）、銀行本票（定額本票、不定額本票）和匯票（銀行匯票、商業(yè)匯票），結(jié)算憑證包括匯兌（信匯、電匯）、托收承付和委托收款。傳統(tǒng)銀行轉(zhuǎn)賬支付以紙質(zhì)為載體進(jìn)行傳遞、清算，其填制方法多為手工填寫。為堵塞漏洞，預(yù)防經(jīng)濟(jì)犯罪，銀行對(duì)票據(jù)書寫要求越來越嚴(yán)格規(guī)范，舊的填制習(xí)慣已經(jīng)不適應(yīng)實(shí)際工作需求。下面，筆者主要就銀行票據(jù)使用管理存在問題及解決方案進(jìn)行探析。

一、存在的問題

一是效率慢。現(xiàn)行財(cái)務(wù)規(guī)定，付款多要求通過銀行或在規(guī)定限額內(nèi)用公務(wù)卡結(jié)算，POS機(jī)使用不普遍的地區(qū)，多采用支票轉(zhuǎn)賬方式結(jié)算。手工填制銀行票據(jù)，效率慢，對(duì)于銀行業(yè)務(wù)較多的單位，就會(huì)占用財(cái)務(wù)人員大量時(shí)間，工作效率不高。二是易出錯(cuò)。央行規(guī)定，填制銀行票據(jù)一定要用正楷字體書寫，但在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)人員多采用自己熟悉的字體書寫，字跡潦草，難辨認(rèn)，給銀行工作帶來了不便，而票面一旦出現(xiàn)涂改、擦寫等印記，銀行也一律拒付，既降低了效率，又浪費(fèi)了資源。三是存隱患?，F(xiàn)行財(cái)務(wù)規(guī)定，填制銀行票據(jù)，收款人、用途、票據(jù)存根等要素要據(jù)實(shí)填寫，而在實(shí)際工作中，有些財(cái)務(wù)人員往往除了填寫金額外，其它要素都“忽略”了。資金被“背書轉(zhuǎn)讓”，資金被挪用的現(xiàn)象也偶有發(fā)生，給資金安全造成巨大威脅。四是難查詢。手工填制的銀行票據(jù)，開票信息無登記，如有所需，查詢起來非常不方便，尤其是查詢金額相同或支付時(shí)間較久的業(yè)務(wù)。有的單位對(duì)銀行票據(jù)往往輕于管理，財(cái)務(wù)部門從銀行購買的銀行票據(jù)大多沒有登記，已用數(shù)量、作廢數(shù)量及明細(xì)往往是一筆籠統(tǒng)賬，銀行票據(jù)管理存在安全漏洞。

二、對(duì)策研究

如何能夠?qū)︺y行票據(jù)實(shí)行有效管理，減少財(cái)務(wù)人員工作量，確保賬戶資金安全，降低手工填制票據(jù)帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)內(nèi)人士普遍認(rèn)為，除加強(qiáng)內(nèi)控制度落實(shí)外，使用票據(jù)打印管理軟件，是比較理想的解決方案之一。

目前，國內(nèi)市場上各種類型的票據(jù)打印機(jī)，型號(hào)各不相同、質(zhì)量參差不一。普通票據(jù)打印機(jī)功能有限，只能填寫支票的大寫日期和大小寫金額等，無法完成支票的賬號(hào)、收款人、存根及背書的填寫；軟件和打印設(shè)備對(duì)票據(jù)不能一次定位，操作不便。專業(yè)票據(jù)打印機(jī)功能相對(duì)較全，但配套軟件要付費(fèi)才能使用，且需不斷更新升級(jí)，一旦損壞要專業(yè)人員才能維護(hù)，成本較高。2012年，廣州軍區(qū)聯(lián)勤部財(cái)務(wù)部經(jīng)過調(diào)研論證，成功研發(fā)了“銀行票據(jù)管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)了票據(jù)書寫規(guī)范化、票據(jù)打印普通化、票據(jù)管理信息化、票據(jù)查詢簡單化等要求，實(shí)時(shí)記錄開票信息，對(duì)銀行票據(jù)實(shí)行有效監(jiān)管，使辦公電腦和打印設(shè)備與銀行票據(jù)打印達(dá)到完美結(jié)合，降低成本。

三、功能簡介

銀行票據(jù)管理系統(tǒng)主要由票據(jù)設(shè)計(jì)、票據(jù)填寫、票據(jù)打印以及票據(jù)管理四大功能模塊構(gòu)成。

票據(jù)設(shè)計(jì)：用戶可根據(jù)需求，自行設(shè)計(jì)所需要的任何票據(jù)模板。對(duì)票據(jù)模板進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，只需將支票進(jìn)行掃描，獲取掃描文件后，導(dǎo)入系統(tǒng)，添加組件后保存，幾分鐘之內(nèi)就能完成。再次打印同一式樣票據(jù)時(shí)，即可使用模板進(jìn)行打印，不需重新設(shè)計(jì)。使用其他式樣票據(jù)時(shí)，按此方法操作即可。初始系統(tǒng)中，已對(duì)常用的幾種票據(jù)模板進(jìn)行了設(shè)計(jì)，財(cái)務(wù)人員不需重新設(shè)計(jì)，直接使用即可。

票據(jù)填寫：導(dǎo)入票據(jù)模板后，系統(tǒng)中即可顯示與現(xiàn)實(shí)支票相同的界面，用戶在界面上采用選擇填寫的方式填寫所需的票面信息，系統(tǒng)在填寫過程中嚴(yán)格審核，自動(dòng)提示輸入有誤的項(xiàng)目。用戶不需一一填寫所有票據(jù)信息，有關(guān)聯(lián)的信息項(xiàng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成。如金額項(xiàng)，只需在大寫金額欄填入所需的金額小寫，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)化成大寫金額，并在小寫金額欄與存根欄自動(dòng)填列。

票據(jù)打?。合到y(tǒng)以A4紙作為打印模板，實(shí)現(xiàn)了自適應(yīng)模板打印技術(shù)，根據(jù)打印機(jī)實(shí)際參數(shù)自動(dòng)調(diào)整票據(jù)內(nèi)容的打印坐標(biāo)，使其始終位于A4紙中央靠進(jìn)紙邊位置，不管用戶使用何種打印機(jī)，只需將票據(jù)放置在打印機(jī)進(jìn)紙口中央位置即可。系統(tǒng)還采用了智能排版技術(shù)，可自動(dòng)獲取打印機(jī)的硬件參數(shù)，根據(jù)可打印范圍和頁邊距計(jì)算出坐標(biāo)偏移量，逐一調(diào)整票據(jù)組件的打印坐標(biāo)，根據(jù)內(nèi)容調(diào)整字體大小，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)銀行票據(jù)的精確打印。

票據(jù)管理：系統(tǒng)可實(shí)時(shí)記錄所有銀行票據(jù)打印信息，通過此功能，可及時(shí)對(duì)開票信息進(jìn)行查詢、統(tǒng)計(jì)，查看已打印票據(jù)圖像，有效管理作廢票據(jù)。系統(tǒng)采用無驅(qū)數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，無需進(jìn)行額外安裝；采用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行加密，數(shù)據(jù)安全可靠；開票信息按年度進(jìn)行管理，便于備份、恢復(fù)及查詢統(tǒng)計(jì)。

四、系統(tǒng)優(yōu)勢

相對(duì)于手工填寫及使用傳統(tǒng)票據(jù)打印系統(tǒng)，使用銀行票據(jù)管理系統(tǒng)具有四大優(yōu)勢:一是系統(tǒng)操作更簡便。系統(tǒng)簡單易用，打印效果所見即所得。設(shè)計(jì)票據(jù)時(shí)，用戶只需提供票據(jù)掃描圖，簡單設(shè)定后即可完成票據(jù)模板的設(shè)計(jì)；打印票據(jù)時(shí)，系統(tǒng)以實(shí)際的票據(jù)樣式為基本界面，用戶如同在正式票據(jù)上填寫內(nèi)容，只需簡單的幾步填寫，數(shù)秒內(nèi)即可完成打印。二是業(yè)務(wù)辦理更高效。系統(tǒng)為填寫人提供科學(xué)性輔助，可實(shí)現(xiàn)存根和主票自動(dòng)關(guān)聯(lián)、自動(dòng)審查填寫內(nèi)容、自動(dòng)調(diào)整文字大小、自動(dòng)完成時(shí)間和金額的大小寫轉(zhuǎn)換，節(jié)省業(yè)務(wù)辦理時(shí)間，達(dá)到事半功倍的效果。同時(shí)系統(tǒng)具備記錄、統(tǒng)計(jì)、查詢、作廢等管理功能，便于財(cái)務(wù)部門及時(shí)對(duì)銀行票據(jù)實(shí)施監(jiān)管。三是適用范圍更廣泛。系統(tǒng)支持模板自定義，適應(yīng)于所有套打票據(jù)和文件。使用單位也可自行設(shè)計(jì)相應(yīng)的票據(jù)模板，有效消除銀行票據(jù)樣式的地區(qū)性差異所帶來的不通用難題。四是經(jīng)濟(jì)成本更低廉。系統(tǒng)無需專業(yè)票據(jù)打印機(jī)，采用自適應(yīng)票據(jù)打印技術(shù)，只需普通打印機(jī)即可達(dá)到專業(yè)級(jí)的打印效果。同時(shí)，擺脫了配套軟件需不斷收費(fèi)維護(hù)的限制，節(jié)省了設(shè)備購置和維護(hù)費(fèi)用，極大地降低了經(jīng)濟(jì)成本。

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五、應(yīng)用前景

從推廣應(yīng)用層面來看，系統(tǒng)集票據(jù)打印、模板設(shè)計(jì)、信息管理等功能于一身，支持在普通打印機(jī)上進(jìn)行打印，界面簡潔易懂，操作簡便易行，過程簡單易用，稍懂電腦常識(shí)的人就能操作，不需專門組織培訓(xùn)。

根據(jù)試點(diǎn)單位試用反饋，該系統(tǒng)通用性強(qiáng)，操作簡單，易于上手；界面友好美觀，功能完備，自主性好，可兼容各家銀行票據(jù)；系統(tǒng)性能穩(wěn)定，設(shè)計(jì)嚴(yán)密，使用方便，可極大地提高財(cái)務(wù)人員的工作效率，易于在各級(jí)財(cái)務(wù)部門推廣使用。

從經(jīng)濟(jì)效益層面來看，目前國內(nèi)市場上所使用的配置方案主要有三種，將各種方案的成本開銷、功能支持及系統(tǒng)性能共13項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行對(duì)比分析后可得到如下結(jié)果：

從上表可以看出，使用普通打印機(jī)和本系統(tǒng)相結(jié)合作為配置方案最為實(shí)用。相對(duì)其他配置方案，本方案具有較高的精確性與保密性、較強(qiáng)的操作性和擴(kuò)展性，支持模板設(shè)計(jì)和系統(tǒng)定制，容錯(cuò)能力好，且成本最低。以五年為計(jì)算基數(shù)，其他方案開銷需萬元以上，而本方案則利用現(xiàn)有辦公設(shè)備無需投入。若推廣使用，經(jīng)濟(jì)效益十分可觀。

（作者單位：廣州軍區(qū)聯(lián)勤部財(cái)務(wù)部 廣東廣州 510000；廣西百色軍分區(qū) 廣西百色 533000）

（責(zé)編：若佳）

F830.4

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1004-4914（2014）02-165-02