蔣貞慧

(陜西省商洛學(xué)院 陜西商洛 726000)

論高校檔案信息化管理的有效策略

蔣貞慧

(陜西省商洛學(xué)院 陜西商洛 726000)

高校檔案的信息化建設(shè)，就是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案在資料獲取、處理、傳輸以及使用方面的高效性與可靠性，實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)化、信息化管理，為使用者提供更多的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。本文對高校檔案信息化建設(shè)的意義及面臨的困難進(jìn)行了分析，同時(shí)對高校檔案信息建設(shè)的對策進(jìn)行了探討。

高校檔案；信息化管理；有效策略

進(jìn)入二十一世紀(jì)以后，人類社會的發(fā)展模式發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)成為時(shí)代發(fā)展的主流。在高校檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)信息化管理也成為高校建設(shè)管理不斷努力與探索的方向。但是從目前的情況來看，高校檔案管理的信息化建設(shè)，仍然處于起步階段，仍然有許多問題需要解決，這就要求我們對檔案管理的信息建設(shè)問題進(jìn)行更加系統(tǒng)而周密的分析，盡快找到有效的建設(shè)對策，以期為高校檔案管理水平的進(jìn)一步提高提供支持。

一、高校檔案信息化管理的意義

1.高校檔案管理模式改革的趨勢

傳統(tǒng)的高校檔案通常是一種相對封閉的內(nèi)部資源，很少會為公眾提供使用服務(wù)，在檔案管理模式方面也只是原始而簡單的進(jìn)行保管。隨著我國高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校檔案的作用也日益突顯。高校檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，改變了以往單純的手工管理方法，充分利用了檔案自動化、智能化的管理方法，工作內(nèi)容從單純的“存、管”式管理過渡到“存、管、用”的靈活性管理，檔案服務(wù)利用方式也由過去的分散、孤立與被動，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的系統(tǒng)、集中、統(tǒng)一而主動式服務(wù)方式。

2.提升了檔案管理的效率

高校檔案信息化管理后，使檔案管理具有了一定的時(shí)效性。信息化管理后，管理人員可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案資料的錄入、檢索以及利用，對電子檔案進(jìn)行收集，數(shù)據(jù)一次錄入可多次利用，并可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享；在檔案錄入電腦后，對檔案信息進(jìn)行加工，不僅可以減少二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，也可快速地出版二次文獻(xiàn)，大大提升了檔案管理的工作效率，檔案管理的整體過程便可實(shí)現(xiàn)自動化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化管理；檔案的信息化管理，還可以提高檔案調(diào)閱檢索效率。

3.實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享

檔案信息化建設(shè)的核心就是資源建設(shè)，其目的就是利用信息技術(shù)來提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化以后，不僅可以提升信息利用率，也可拓寬檔案的服務(wù)范圍；檔案資料的信息化管理，可以使校內(nèi)科研人員的利用與開發(fā)更加方便，進(jìn)一步提升檔案信息資源的利用空間。

二、高校檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

1.資金投入較大、籌集較為困難

資金籌集困難已經(jīng)成為現(xiàn)代高校檔案信息化管理的一大難題。高校要想做好信息化建設(shè)工作，首先就應(yīng)該購置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等信息化設(shè)備。同時(shí)，還需要相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及安全系統(tǒng)作為支持，這些都需要大量的經(jīng)費(fèi)投入。另外，加上電子產(chǎn)品更新?lián)Q代較快，生命周期也較短，后續(xù)的維修、更換以及升級費(fèi)用都比較高，需要進(jìn)行長期不間斷的投入。

2.建設(shè)任務(wù)重，見效難

檔案信息化管理過程中，需要對現(xiàn)在檔案資料進(jìn)行錄入整理，通過掃描縮微等手段，來將各類文書、音像、照片、書籍等載體轉(zhuǎn)換為電子文檔。還需要按照要求利用文檔處理軟件將各類數(shù)據(jù)進(jìn)行整理規(guī)范，以方便使用者進(jìn)行檢索；另外，信息化管理也需要對客戶提供網(wǎng)上資源共享平臺，做好遠(yuǎn)程信息服務(wù)工作，以及網(wǎng)絡(luò)安全等工作，這些工作不僅工作量大，而且對工作質(zhì)量也要求較高，要想全面做好這些必然需要經(jīng)歷長期的系統(tǒng)建設(shè)與完善，如果在經(jīng)費(fèi)、技術(shù)及人員等方面無法保障，便很難看到明顯的成效。

3.管理隊(duì)伍要求高，人才吸收難

檔案信息化建設(shè)對檔案人員的思想觀念、專業(yè)技能以及計(jì)算機(jī)操作水平等都提出了更高的要求。檔案管理人員不僅需要熟練的操作計(jì)算機(jī)，也需要具有較高的信息判斷及運(yùn)用能力，同時(shí)又能夠精通檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。但是受傳統(tǒng)高校檔案管理用人制度的影響，檔案管理人員的待遇較低，崗位管理松散，很難吸引并留住一些優(yōu)秀的管理人才，直接導(dǎo)致檔案部門人員老化，工作方法老套，進(jìn)步慢，缺乏創(chuàng)新精神。

4.環(huán)境變化快，服務(wù)方式轉(zhuǎn)變難

以往的高校檔案部門工作觀念比較落后，再加上高校檔案管理部門也不存在什么競爭壓力，所以管理人員普遍存在應(yīng)變能力差，缺乏競爭意識的問題。在實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理后，檔案管理的服務(wù)范圍更加廣泛、服務(wù)方式也更加透明公開，這要求檔案管理部門及時(shí)更新服務(wù)理念，轉(zhuǎn)變工作態(tài)度與方式，不斷拓寬業(yè)務(wù)領(lǐng)域、提升服務(wù)質(zhì)量，以保證檔案信息化管理工作的整體水平。這一點(diǎn)對長期從事傳統(tǒng)檔案管理工作的人員來說，無疑是一種挑戰(zhàn)。

三、高校檔案信息化管理的有效對策

1.加強(qiáng)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高檔應(yīng)該將檔案信息化建設(shè)納入到總體發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，在投入資金及政策方面做好保障，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。提高檔案管理部門及人員的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用水平，以充分發(fā)揮檔案信息化系統(tǒng)的功能及作用。另外，高校還應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與其它辦公網(wǎng)絡(luò)的對接，以實(shí)現(xiàn)各單位及部門向校檔案管理部門的遠(yuǎn)程歸檔工作，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程。

2.創(chuàng)新檔案信息化的管理制度

對檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，是保障檔案信息化建設(shè)的根本。高校應(yīng)該根據(jù)自身發(fā)展與建設(shè)的需要，對內(nèi)部、外部關(guān)系進(jìn)行重新調(diào)整，對上級與下級的關(guān)系、部門與部門之間的關(guān)系也進(jìn)行重新調(diào)整，保證信息化的檔案管理制度體系能夠成為高校管理工作的重要組成部分。利用制度來規(guī)范及約束高校檔案管理的方式及工程流程，使檔案管理工作成為高校其它工程的有力支撐。另外，高校檔案管理部門還應(yīng)加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)信息安全及保密工作的研究，進(jìn)一步提升檔案管理系統(tǒng)的安全系數(shù)。

3.創(chuàng)新管理理念，提升服務(wù)質(zhì)量

高校檔案的信息化管理，必須充分結(jié)合自身的發(fā)展需要，積極借鑒國內(nèi)外的先進(jìn)管理技術(shù)與管理理念。但是要切忌死搬硬套，缺乏創(chuàng)新。檔案的信息化建設(shè)應(yīng)避免重復(fù)建設(shè)，也不能只重視檔案管理系統(tǒng)軟件與服務(wù)器的建設(shè)，而要結(jié)合自身的檔案工作實(shí)際情況，同時(shí)還要兼顧信息技術(shù)發(fā)展與更新的趨勢，對檔案管理的信息化進(jìn)行創(chuàng)新管理。進(jìn)一步加大檔案管理軟件的應(yīng)用宣傳，提高檔案信息化技術(shù)應(yīng)用及管理水平，為實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息共享創(chuàng)造有利條件，全面保證檔案信息化的管理質(zhì)量。

4.強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

相對于其它工作來說，檔案管理工作比較枯燥，無法激發(fā)工作人員的熱情。在檔案信息化建設(shè)過程中，高校必須注重對檔案管理工作的重視，采取積極有效的措施來穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍。高校不僅要做好管理隊(duì)伍的思想政治教育，還要在工作條件及待遇方面給予適當(dāng)?shù)恼疹?，使檔案管理人員的工作熱情得以激發(fā)。另外，高校還應(yīng)該做好相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，從檔案管理知識及信息技術(shù)等方面入手，有計(jì)劃、有目的的培養(yǎng)一些既懂得檔案管理又能夠靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。高?？梢杂薪M織地吸收和培養(yǎng)一些業(yè)務(wù)骨干，利用這些骨干的模范帶頭作用，來挖掘檔案管理隊(duì)伍的工作潛能，全面提升高校檔案管理的整體水平。

四、結(jié)論

檔案管理的信息化建議，可有效發(fā)揮計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)功能，通過檔案管理軟硬件、檔案數(shù)據(jù)庫等管理系統(tǒng)的建設(shè)，來實(shí)現(xiàn)檔案錄入、文件保存與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享?？傊?，高校實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，不僅改善了以往檔案管理效率低，檔案資源利用不充分、不及時(shí)的問題，也提升高校檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，對高校各項(xiàng)工作改革與發(fā)展具有重要意義。

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蔣貞慧(1977-)，女，青海西寧人，館員，研究方向：圖書檔案管理。