王雅南

(四川建筑職業(yè)技術學院，四川德陽618000)

1 特殊載體檔案資源建設的必要性

中華人民共和國教育部令第27 號《高等學校檔案管理辦法》中指出:“第二條高等學校檔案(以下簡稱高校檔案)，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。第三條高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃?！庇纱藳Q定了高校檔案工作的重要性與檔案資源體系的多樣性［1］。

高校檔案從其載體上劃分，有普通檔案和特殊載體檔案，普通檔案一般指紙質載體檔案，特殊載體檔案通常指除紙質載體以外的其它載體的檔案，如照片、膠片、磁盤、磁帶、光盤、軟盤及實物。高校常見的特殊載體檔案主要有:照片檔案、視頻檔案、聲像檔案、光盤檔案、口述檔案、實物檔案等。它是高校檔案資源體系不可缺或的組成部分。

特殊載體檔案是高校檔案的一個重要組成部分，它同樣具有原始記錄性這一檔案的本質屬性。它具有客觀、形象和真實的特點，能生動、具體地再現(xiàn)學校教學、科研及各方面工作成果，真實記錄學校各個時期的發(fā)展面貌，具有重要的查證作用和歷史參考價值。然而目前，包括四川建筑職業(yè)技術學院在內的許多高校，對普通檔案的收集、整理、保管、利用及數字化建設有了很大的成效，但是對于特殊載體檔案的管理非常薄弱，如四川建院，對此基本上沒有涉及。因此，必須進行照片檔案、視頻檔案、聲像檔案、光盤檔案、口述檔案、實物檔案等特殊載體檔案的收集、整理，加工，建立各類特殊載體檔案數據庫，才能使學院檔案館館藏資源建設得以完善。由于檔案的原始屬性、收集歸檔的及時性、資源建設的全面性、連續(xù)性與完整性，確定了特殊載體檔案資源數據庫建設的緊迫性與必要性。

2 特殊載體檔案資源建設目標與原則

2.1 特殊載體檔案資源建設目標

通過對各類特殊載體檔案的征集、整理，加工，著錄，建立起六個數據庫:照片檔案數據庫;視頻檔案數據庫;聲像檔案數據庫;光盤檔案數據庫;口述檔案數據庫;實物檔案數據庫。

2.2 合法性規(guī)范性原則

首先特殊載體檔案資源建設，必須符合國家檔案管理相關法律法規(guī);其次，行為規(guī)范，要有標準可依。如，中化人民共和國國家標準、國家檔案行業(yè)標準、本館根據國家相關標準制定的技術規(guī)范及管理實施細則等，如《四川建筑職業(yè)技術學院特殊載體檔案管理實施辦法》。各種特殊載體的檔案嚴格按照檔案行政主管部門及行業(yè)主管部門制定的相關業(yè)務規(guī)范標準進行規(guī)范管理，如，國家標準:照片檔案管理規(guī)范(GB/T 11821 －2002 代替GBT11821 －1989)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894—2002;中華人民共和國檔案行業(yè)標準:磁性載體檔案管理與保護規(guī)范 DA/T15 －1995、檔案縮微品保管規(guī)范DA/T 21 －1999，確保檔案質量。使檔案資源建設科學化、標準化、規(guī)范化進行。

2.3 主動性開發(fā)原則

照片檔案、視頻檔案、聲像檔案、光盤檔案、口述檔案、實物檔案這些特殊載體檔案，在高校各系部的年度歸檔中往往被忽視，兼職檔案員不會主動將其移交到檔案館，這類檔案依靠接收是不夠的，主要還是靠征集，這就需要檔案館主動到系部去收集歸檔范圍的特殊載體檔案，到離退休老同志住所去征集歷史照片、實物檔案等，甚至是拍攝照片、錄音、錄像。

2.4 類型多樣性原則

一個重大事件如學院新系的成立，建院大慶活動，學院歷屆黨代會的召開，有影響的教學、科研成果的嘉獎、教學、科研基地的掛牌，等等，其過程中產生的檔案遠遠不止傳統(tǒng)的紙質檔案，還包括了各種載體的特殊檔案，如實物、照片、視頻、光盤等?？谑鰴n案在彌補校史檔案空白中，起著重要的作用。

2.5 系統(tǒng)化原則

只有能全面反映學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，才是系統(tǒng)化的檔案資源，才能夠在若干年后，真實地還原當時的事件。試想，幾十年甚至上百年后，過眼云煙，斯人已去，靠什么來還原當年的事件，當然是這些完整準確，系統(tǒng)化的檔案了。

2.6 安全維護原則

特殊載體檔案要有特殊的保護環(huán)境，如磁性載體檔案要進入防磁柜，要進行檢測和維護，實物檔案需要養(yǎng)護維修等，要嚴格執(zhí)行各類載體的保管條件，凡不能備份的檔案，都是“孤本”，一旦人為或自然損毀都是不可挽回的損失。

2.7 效益性原則

在充分調研的基礎上，選擇最優(yōu)化的特殊載體檔案資源建設方案，包括選擇最優(yōu)的工作流程、最科學的技術手段、最規(guī)范的整理加工行為和最合理的設施設備等。

3 特殊載體檔案資源建設內容

3.1 制定技術規(guī)范

為了規(guī)范、科學、合理、與時俱進地進行特殊載體檔案資源建設，檔案館要結合本館實際，參照國家標準或檔案行業(yè)標準，制訂出本單位檔案館的特殊載體檔案資源建設技術規(guī)范或管理辦法。如，《四川建筑職業(yè)技術學院特殊載體檔案管理實施辦法》《四川建筑職業(yè)技術學院電子檔案管理實施辦法》。

3.2 配備必需的設施設備

特殊載體檔案資源建設必備的軟件、硬件設備是其前提條件。軟件主要包括網絡、電腦等自動化、網絡化的操作系統(tǒng)軟件、防毒、殺毒軟件、檔案管理系統(tǒng)軟件、磁性檔案檢測軟件等;必備的硬件主要包括:服務器、工作站、數字化檔案存儲設備、照片掃描儀器、照相儀器、攝像儀器、打印儀器等。如:自動化網絡化信息化管理的檔案管理系統(tǒng)服務器、數據庫服務器、計算機、磁盤、移動硬盤、平板彩色高速掃描儀，錄音筆、高清數碼攝像機、高清數碼照相機、彩色打印機等，保障特殊載體檔案資源建設和數據庫的正常運行［2］。

3.3 基本內容與流程

特殊載體檔案資源建設的內容與主要工作環(huán)節(jié)有:①照片檔案的征收、拍攝制作、修復、翻拍、整理、掃描、加工、錄入數據、構建數據庫。②視頻檔案的征收、攝像制作、檢測、整理、加工、錄入數據、構建數據庫。③聲像檔案的征收、檢測、整理、加工、錄入數據、構建數據庫。④光盤檔案的收集、檢測、整理、加工、錄入數據、構建數據庫。⑤口述檔案的錄制、收集、檢測、整理、加工、錄入數據、構建數據庫。⑥實物檔案的征收、修復、仿品制作、整理、加工、錄入數據、構建數據庫。

4 特殊載體檔案資源建設階段劃分與進度

4.1 第一階段

調研、設備購置階段。是特殊載體檔案資源建設的前提和基礎，包括特殊載體檔案資源建設必須的軟件、硬件設施設備的調研和采購，要落到實處，按采購程序和規(guī)章辦事，根據實際情況確定完成期限。

4.2 第二階段

調研、征集階段。是特殊載體檔案資源建設的難點，實地調查研究，接收、征集、制作照片檔案、視頻檔案、聲像檔案、光盤檔案、口述檔案、實物檔案等特殊載體檔案資源。由于這類檔案學院現(xiàn)存的極少，需要進行大量的調研與征收，甚至通過拍照(如基建檔案)、攝影(如重大活動檔案)、錄制(如口述檔案)來獲取檔案資源。接收、征集，是特殊載體資源建設的一個長期、日常性的工作，根據實際情況確定階段性的完成期限。

4.3 第三階段

加工整理階段。是特殊載體檔案資源建設的主要環(huán)節(jié)和任務。主要是修復(如破舊的實物檔案)、翻拍(如模糊的老照片)、制作贗品(如需珍藏的實物檔案)以及對磁性載體檔案即電子照片、視頻檔案、聲像檔案、光盤檔案進行檢測，認證其是否達到歸檔要求。然后歸類整理歸檔。

4.4 第四階段

構建數據庫階段。從特殊載體檔案的分類整理，錄入信息、目錄建庫，數據掛接、建立索引、入庫驗收到檢索利用，各個環(huán)節(jié)落實到人頭，專人負責，分工協(xié)作，行為規(guī)范，遵守技術規(guī)則，保證數據的數量與質量符合要求。人頭管理，規(guī)定完成的數量、質量與時間。

4.5 第五階段

數據庫數據核查、驗收階段，是特殊載體檔案資源建設的重點和關鍵。對數據的錄入、著錄、掛接、關聯(lián)等進行認真仔細的校對、檢查和驗收、審核，層層把關，對不合格的數據進行修改、補充或重錄，確保紙質檔案與數字化檔案的一致性、完整性、準確性、關聯(lián)性、合法性、規(guī)范性、安全性。根據實際情況確定完成期限。

4.6 第六階段

資源建設成果管理、利用階段，加強系統(tǒng)化的特殊載體檔案的維護和管理，經驗收合格的完整數據及時進行多套備份，異地保存。確保特殊載體實體和數據的安全、完整和長期可用;特殊載體檔案信息資源數據庫，是其資源系統(tǒng)建設的目的，也是高效利用及檔案信息服務的起點。

［1］教育部，國家檔案局. 高等學校檔案管理辦法［Z］.中華人民共和國教育部令第 27 號. 2008.8.20

［2］王雅南.抓住機遇，以評促建，以評促改，以評促管——以四川建院檔案工作規(guī)范化管理為例［J］. 科技視界，2013(36):219，257.