王 燕 劉 少 華 劉 青

(江蘇第二師范學(xué)院生命科學(xué)與化學(xué)化工學(xué)院，江蘇南京 210013)

高校實驗室信息化管理系統(tǒng)的優(yōu)勢與應(yīng)用前景

王 燕 劉 少 華 劉 青

(江蘇第二師范學(xué)院生命科學(xué)與化學(xué)化工學(xué)院，江蘇南京 210013)

信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用是未來高校實驗室管理的發(fā)展趨勢.本文對高校傳統(tǒng)實驗室管理模式存在的問題及信息化管理系統(tǒng)的優(yōu)勢進(jìn)行了分析，并闡述了信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用前景，以期為實驗室的信息化管理建設(shè)提供一定的參考.

高校實驗室；信息化管理；優(yōu)勢

高校實驗室是高等學(xué)校教育的一個重要組成部分,其建設(shè)與管理質(zhì)量直接影響著教學(xué)與科研質(zhì)量.隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校實驗室管理日益趨向信息化.實驗室的信息化管理主要是指利用實驗室信息管理系統(tǒng)通過計算機互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲技術(shù)、快速數(shù)據(jù)處理技術(shù)來對實驗室進(jìn)行全方位管理，通過它實驗室可以達(dá)到信息化管理、自動化運行[1].信息化管理對提高實驗室工作效率和管理水平起到了重要作用；信息化在高校實驗室發(fā)展中能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的實時性、易于實現(xiàn)資源共享、提高儀器設(shè)備的利用率、大大減少了實驗室的管理工作[2].筆者針對高校實驗室信息管理目前存在的問題進(jìn)行分析，并結(jié)合工作實踐探討了實驗室的信息化建設(shè)與管理的優(yōu)勢，為高校的實驗室信息化管理提供參考.

1 實驗室信息化管理的概念

實驗室信息化管理系統(tǒng)是指通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對實驗室的各種實驗數(shù)據(jù)進(jìn)行全面管理的計算機軟硬件系統(tǒng)，管理的內(nèi)容包括對實驗人員的日常管理、教學(xué)管理、儀器設(shè)備的日常管理、對實驗項目的日常管理以及實驗室使用情況的年度統(tǒng)計數(shù)據(jù)上報等模塊[1].實驗室信息化管理系統(tǒng)可以通過互聯(lián)網(wǎng)資源實現(xiàn)全校各院系、各相關(guān)職能部門以及兄弟院校之間實驗數(shù)據(jù)和資源遠(yuǎn)程共享，提高實驗管理部門的工作效率，使實驗室的日常管理從傳統(tǒng)手工化、紙面化管理向科學(xué)化、高效化、網(wǎng)絡(luò)化管理邁進(jìn).

2 傳統(tǒng)高校實驗室管理模式存在的問題

高校實驗室傳統(tǒng)的管理方法是依靠實驗人員手工完成的，費時費力，效率低下，結(jié)果往往不盡如人意.主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

2.1 管理手續(xù)復(fù)雜，工作量大

實驗室設(shè)備信息是依靠手工建立大量的臺賬卡片的方式來進(jìn)行管理的，臺賬等存檔需要占用大量空間，而且儀器檔案的查詢往往耗費大量時間，如果設(shè)備狀態(tài)發(fā)生變化，如借出、歸還、丟失、損壞、閑置時，都需要登記相應(yīng)卡片，造成管理手續(xù)復(fù)雜，工作量巨大的局面.

2.2 實驗室管理效率低

實驗設(shè)備的信息、學(xué)生實驗信息以及課程信息等不能有機地結(jié)合，各種收集和管理都是獨立分散地進(jìn)行，致使各個實驗室之間、老師和實驗室之間缺乏聯(lián)系，造成了實驗信息管理效率低、實驗設(shè)備利用率低及預(yù)約實驗比較繁瑣等問題[3].因而，傳統(tǒng)的書面和人工管理方式對于承擔(dān)大量實驗教學(xué)任務(wù)的實驗室而言，確實存在難度大、工作量大以及工作效率低等問題.

2.3 不利于實驗室數(shù)據(jù)信息查詢及統(tǒng)計

傳統(tǒng)的手工管理方式在實驗室的數(shù)據(jù)統(tǒng)計方面存在很大的缺陷，制約了實驗室的總結(jié)評估工作.特別是在進(jìn)行有關(guān)信息查詢或統(tǒng)計分析時十分不便，無法及時得到精確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，缺少信息交流，形成信息孤島，導(dǎo)致實驗任務(wù)安排欠科學(xué)，實驗室各類數(shù)據(jù)得不到充分發(fā)掘.只能依靠不精確的數(shù)據(jù)進(jìn)行估算和評價，而且過于依賴管理者的個人能力和素質(zhì)，這些情況都極不利于實驗室發(fā)揮最大效能[4].

2.4 實驗信息反饋不及時

由于實驗室管理體制的嚴(yán)重滯后，加上實驗經(jīng)費緊張的緣故，致使低值易耗品審批購買緩慢、儀器維修和維護周期大大延長，陳舊破損設(shè)備更新極為遲緩，造成實驗室管理不延續(xù)、設(shè)備使用壽命短，相關(guān)信息反饋延遲，以致實驗教學(xué)效果極為不理想[5].

2.5 實時監(jiān)控困難

傳統(tǒng)的實驗室管理過程中，對實驗課程教學(xué)情況的監(jiān)控往往采用人工方式進(jìn)行，例如教務(wù)處或者督導(dǎo)組抽查，這樣很難保證每次實驗課程都能保質(zhì)保量地完成.

3 實驗室信息化管理系統(tǒng)的優(yōu)勢

隨著高校教育體制改革、現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展及相應(yīng)的高素質(zhì)創(chuàng)新型拔尖人才的快速培養(yǎng)，對高校實驗室建設(shè)與管理的要求愈來愈苛刻.信息化管理是實現(xiàn)實驗室管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化、高效性、方便性、準(zhǔn)確性、安全性的最有效途徑.與傳統(tǒng)實驗室管理相比，高校實驗室信息化建設(shè)與管理的優(yōu)越性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

3.1 提高實驗資源的利用率

借助互聯(lián)網(wǎng)，信息化實驗室管理方式可以利用學(xué)科平臺共建、實驗室聯(lián)合等方式，將不同單位的實驗資源進(jìn)行整合.借助大實驗室的理念，建立功能相對集中的大規(guī)模的實驗中心，各個實驗室間互通有無，既避免了資源的浪費，又能增加實驗室人員之間的交流，為教學(xué)質(zhì)量的提高提供了強有力的保障[6].

3.2 實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息在線交流反饋

通過網(wǎng)絡(luò)化，實驗室信息化管理可以實現(xiàn)校級職能部門、教學(xué)單位以及各實驗單位網(wǎng)絡(luò)在線交流；可以第一時間實現(xiàn)財務(wù)、人事、教務(wù)、資產(chǎn)等職能部門間的信息交換；教師和學(xué)生對實驗室和儀器設(shè)備的預(yù)約登記及管理員對預(yù)約的批復(fù)，雙方不必同時在線也可完成；全校的實驗室信息、儀器設(shè)備信息、經(jīng)費使用等情況可直接在網(wǎng)上查詢；易耗品購買申報、儀器設(shè)備入庫、領(lǐng)用、維修、歸還、報廢等信息可直接在線登記，相應(yīng)職能部門可以及時處理，縮短周期；同時可以實現(xiàn)全校實驗室管理綜合信息統(tǒng)計工作的網(wǎng)上錄入、自動生成統(tǒng)計上報等便捷功能，大大減輕了實驗管理人員的負(fù)擔(dān)，提高了工作效率.

3.3 實現(xiàn)統(tǒng)一管理、施行開放式管理，提高實驗室管理水平

通過實驗室管理系統(tǒng)統(tǒng)一安排教學(xué)實驗及科研實驗計劃，將人、設(shè)備、實驗任務(wù)等內(nèi)容高度集中起來，統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理、資源共享，最大限度地提高了實驗教學(xué)的管理效率與效益，實現(xiàn)了信息化管理[7].管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)實驗室在時間、資源、管理方式和服務(wù)等方面全方位的開放.通過校園網(wǎng)向全校師生提供開放式的平臺,各級用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時瀏覽實驗室管理系統(tǒng)主頁,查詢實驗室開放情況,并可和實驗管理人員進(jìn)行在線交流.

3.4 電子化管理數(shù)據(jù)更加可靠、便于信息查詢

實驗室管理系統(tǒng)平臺能為管理部門提供各種查詢統(tǒng)計信息，包含實驗室基本信息、實驗室設(shè)備信息、維護信息、實驗室使用情況信息、設(shè)備利用率信息、實驗室建設(shè)信息、學(xué)生和教師教學(xué)信息、實驗室開放信息等數(shù)據(jù).這樣，管理人員可以充分了解需求，及時準(zhǔn)確地提供實驗室運行的各項數(shù)據(jù)，為今后實驗室的規(guī)劃和建設(shè)提供準(zhǔn)確的依據(jù)，可有效利用學(xué)校的建設(shè)資金，避免建設(shè)和管理的脫節(jié)[8].

3.5 可以實時監(jiān)控實驗教學(xué)過程

通過信息化管理，相關(guān)管理人員及教務(wù)處可以通過遠(yuǎn)程監(jiān)控功能對教師的實驗教學(xué)情況和學(xué)生的學(xué)習(xí)情況隨時查看，代替了傳統(tǒng)到現(xiàn)場查看的方式，而且對上課過程可以錄制并保存，方便管理部門以后分析、評估，以此來實現(xiàn)對任課教師及學(xué)生的考勤、上課質(zhì)量監(jiān)控等功能，進(jìn)一步提高了實驗教學(xué)過程的監(jiān)控與管理水平.

4 高校實驗室信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用前景

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化已成為實驗室管理發(fā)展的必然趨勢.信息化管理系統(tǒng)則能有效提高實驗管理部門的工作效率，減少工作量，實現(xiàn)良好的管理[9].信息化管理軟件的開發(fā)應(yīng)用可有效提高實驗室設(shè)備管理的效率、減輕試驗人員的工作強度，實現(xiàn)實驗資源利用的最優(yōu)化和教學(xué)效益的最大化[10].信息交流和資源共享是現(xiàn)代社會的兩大特點，而實驗室資源特別是一些大型精密的科研儀器設(shè)備信息，能夠在各個單位間進(jìn)行共享，不僅提高了儀器的利用率，而且對知識的創(chuàng)新也尤為重要[11].通過信息化管理可以實現(xiàn)實驗信息和資源的共享，同時也需要實驗室的管理水平不斷提高，實驗室的先進(jìn)程度必須與其管理水平相適應(yīng)，而實驗室信息化管理系統(tǒng)的引入會把實驗室管理帶入一個高水平發(fā)展的全新時代.

4.1 實驗室資產(chǎn)的信息化管理

對資產(chǎn)的購入、領(lǐng)用、報廢等常規(guī)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，同時對資產(chǎn)的流動、維修等方面來進(jìn)行過程化管理，提高資產(chǎn)管理員的管理效率.實驗室耗材的信息化管理，耗材的入庫、領(lǐng)用、明細(xì)帳等電子記錄便于不同對象實時查詢各種信息及隨時掌握庫存情況等.

4.2 設(shè)備維護的信息化管理

通過設(shè)備故障的反映、維護等環(huán)節(jié)做到故障隨時發(fā)現(xiàn)、及時處理，提高維護效率，并能對維護情況進(jìn)行各方面的統(tǒng)計以了解設(shè)備的具體維護狀況.

4.3 實驗室工作的信息化管理

通過任務(wù)在線提交、執(zhí)行、檢查、考核等工作的信息化可提高管理人員的管理積極性及實驗室各種問題解決的及時性.

4.4 實驗室使用的信息化管理

教師和學(xué)生可隨時查詢，課表的安排，實驗室的使用情況.實驗室機房需通過學(xué)生登錄才可使用機器，因此可每天對機房的使用情況進(jìn)行整體記錄，如設(shè)備的使用記錄、機房的使用信息等.

4.5 實驗室安全的信息化管理

通過上機的信息和監(jiān)控手段可追查相關(guān)線索，通過對實驗室的全方位監(jiān)控可減少設(shè)備的損失等.

高校實驗室管理信息化是高校實驗室管理發(fā)展的必然趨勢，建立高校實驗室信息化管理體系、實現(xiàn)實驗教學(xué)資源和儀器設(shè)備的共享，將實驗室日常管理工作規(guī)范化，對提高實驗室資源共享程度、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、儀器設(shè)備利用率都有著極大的促進(jìn)作用，還可以提升實驗室管理的工作效率和管理水平，以及學(xué)生的操作水平和實踐能力，增強實驗室的整體競爭力[12].但是實驗室信息化管理是一項長期的系統(tǒng)工程，針對當(dāng)前實驗室的管理現(xiàn)狀，我們應(yīng)當(dāng)在不斷實踐中找尋一條適合高校實驗室發(fā)展的實驗室網(wǎng)絡(luò)信息化管理之路，需要在日常工作中投入大量時間及精力收集資料，總結(jié)后形成一套相對完善的規(guī)范化管理措施，使實驗室人力、物力資源得到充分有效的利用，切實為提高實踐教學(xué)水平服務(wù).

[1]劉民,李昕,鐘偉和.高校開放實驗室信息管理系統(tǒng)[J].遼寧工學(xué)院學(xué)報,2006(1).

[2]盧娜.高校實驗室的信息化管理[J].實驗技術(shù)與管理,2006(10).

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[4]周文峰,權(quán)兆波.實驗室管理系統(tǒng)研究與開發(fā)[J].中國現(xiàn)代教育裝備,2006(11).

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[11]曹龍奎，周睿.論高校實驗室信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用[J].黑龍江科技信息，2009(26).

[12]朱娟蓉.加強高校實驗室建設(shè)與管理的思考[J].實驗科學(xué)與技術(shù),2011(2).

(責(zé)任編輯 印亞靜)

2014-10-08

王 燕，女，河北滄州人，江蘇第二師范學(xué)院生命科學(xué)與化學(xué)化工學(xué)院實習(xí)研究員，碩士.

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1671-1696(2014)11-0077-03