□趙國來 王建順 朱國艷

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理；項(xiàng)目采辦；采辦執(zhí)行；竣工資料；風(fēng)險(xiǎn)控制

項(xiàng)目采辦業(yè)務(wù)精細(xì)化管理初探

□趙國來 王建順 朱國艷

關(guān)鍵詞：精細(xì)化管理；項(xiàng)目采辦；采辦執(zhí)行；竣工資料；風(fēng)險(xiǎn)控制

中石油管道局是以石油工程建設(shè)為主的、具有國際總承包資質(zhì)的建設(shè)企業(yè)。管道局的核心價(jià)值觀是“挑戰(zhàn)、精細(xì)、創(chuàng)新、團(tuán)隊(duì)、和諧”，即緊抓管理精細(xì)化，以創(chuàng)新、和諧的團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)對挑戰(zhàn)。管道局以國際、國內(nèi)事業(yè)部統(tǒng)管國際、國內(nèi)項(xiàng)目，事業(yè)部以項(xiàng)目群管理的方式進(jìn)行項(xiàng)目管理。中油管道物資裝備總公司（以下簡稱物裝公司）作為管道局專業(yè)化的物資采購和物流企業(yè)，負(fù)責(zé)項(xiàng)目物資的采購和物流工作。物裝公司由項(xiàng)目管理委員會指導(dǎo)項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)項(xiàng)目群管理，委派相關(guān)采辦人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目物資的采購管理、物流管理工作，具體采辦業(yè)務(wù)和物流業(yè)務(wù)由相應(yīng)專業(yè)采辦處和物流倉儲處負(fù)責(zé)。筆者主要針對項(xiàng)目采辦各環(huán)節(jié)涉及的業(yè)務(wù)和范圍進(jìn)行精細(xì)化管理的探討。

一、精細(xì)化管理介紹

精細(xì)化管理是一種理念、一種文化，是科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化和個性化管理的一項(xiàng)內(nèi)重要內(nèi)容。

1.精細(xì)化管理的理論來源

在精細(xì)化理論發(fā)展中，科學(xué)管理理論和質(zhì)量管理理論為相關(guān)部門提供了很好的指導(dǎo)。

（1）泰勒的科學(xué)管理理論對精細(xì)化管理的貢獻(xiàn)。一是強(qiáng)調(diào)運(yùn)用科學(xué)而非經(jīng)驗(yàn)的方法來研究企業(yè)管理活動。強(qiáng)調(diào)建立明確、量化的工作規(guī)范，并且將這種規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化。二是強(qiáng)調(diào)根據(jù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，對工人進(jìn)行挑選和培訓(xùn)，提高工人的工作技能，以獲取更好的工作成績。三是強(qiáng)調(diào)管理者應(yīng)該為下屬的工作業(yè)績負(fù)責(zé)，要求管理者做好預(yù)先的計(jì)劃和建立明確的工作規(guī)范，并且為下屬提供相應(yīng)的培訓(xùn)。

（2）戴明的質(zhì)量管理理論對精細(xì)化管理的貢獻(xiàn)。一是強(qiáng)調(diào)目標(biāo)管理和程序設(shè)計(jì)，即PDCA循環(huán)。只有流程和程序正確和精細(xì)，才能精確指導(dǎo)員工行為，保證最終的工作質(zhì)量。二是強(qiáng)調(diào)改進(jìn)生產(chǎn)和服務(wù)系統(tǒng)，體系上存在的問題往往是85%的問題產(chǎn)生的根源，這就要求相關(guān)部門運(yùn)用系統(tǒng)分析法科學(xué)分析解決問題，做到精細(xì)化控制。三是強(qiáng)調(diào)管理者職責(zé)中利用領(lǐng)導(dǎo)力和幫助的重要性，這與精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)的適當(dāng)分權(quán)是一致的。四是強(qiáng)調(diào)對員工的教育和培訓(xùn)，著重于工作崗位所需的技能培訓(xùn)。

2.精細(xì)化管理的概念

很多學(xué)者都給精細(xì)化管理下過定義，其中最具代表性的是汪中求先生的觀點(diǎn)，他認(rèn)為精細(xì)化管理是一種管理理念和管理技術(shù)，是通過規(guī)則的系統(tǒng)化和細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化和信息化的手段，使組織管理的各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行。

精細(xì)化管理是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，以最大限度地減少管理所占用資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式?，F(xiàn)代企業(yè)對精細(xì)化管理的定義是“五精四細(xì)”，即精華、精髓、精品、精通、精密，以及細(xì)分對象、細(xì)分職能和崗位、細(xì)化分解每一項(xiàng)具體工作、細(xì)化管理制度的各個落實(shí)環(huán)節(jié)。精細(xì)不僅要注意細(xì)節(jié)，而且要做好、做實(shí)、做深、做透，培養(yǎng)和樹立追求卓越的精神、求真務(wù)實(shí)的科學(xué)態(tài)度及一絲不茍的工作作風(fēng)和良好的生活習(xí)慣。

二、項(xiàng)目管理及采辦管理介紹

1.項(xiàng)目管理介紹

對于項(xiàng)目管理，主要有兩大研究體系：國際項(xiàng)目管理協(xié)會（IPMA）和美國項(xiàng)目管理協(xié)會（PMI)。項(xiàng)目管理，就是為了滿足甚至超越項(xiàng)目涉及人員對項(xiàng)目的需求和期望而將理論知識、技能、工具和技巧應(yīng)用到項(xiàng)目的活動中去。它包括5個過程組，即啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、管理、控制和關(guān)閉；包含整合管理、范圍管理、時間管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、采購管理、干系人管理等10個知識領(lǐng)域。在項(xiàng)目管理中，最重要的是啟動和規(guī)劃過程組管理，這兩個過程組工作的準(zhǔn)確和精細(xì)程度將直接影響項(xiàng)目管理成功與否。數(shù)據(jù)表明，項(xiàng)目的成功和失敗85%由啟動和規(guī)劃階段的工作決定。在EPC項(xiàng)目管理實(shí)踐中，PMP的管理理念逐漸得到認(rèn)可和推廣。EPC項(xiàng)目管理，一般包括設(shè)計(jì)、采辦和施工管理3個部分。筆者重點(diǎn)討論EPC總包模式下的采辦管理。

2.EPC模式下采辦管理任務(wù)及特點(diǎn)介紹

隨著EPC承包模式的廣泛應(yīng)用，EPC模式下的采辦管理也逐漸程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化和信息化。采辦管理作為EPC項(xiàng)目管理的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，貫穿于項(xiàng)目管理的全過程，銜接設(shè)計(jì)管理和施工管理，是實(shí)現(xiàn)工程實(shí)體質(zhì)量的基礎(chǔ)。采辦管理包括啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、管理、控制和關(guān)閉5個過程，每個過程都是緊密聯(lián)系、循環(huán)進(jìn)行的。其中主要包括根據(jù)招投標(biāo)文件編制采辦章程、識別干系人的采辦啟動階段，編制采辦規(guī)劃，根據(jù)采辦規(guī)劃實(shí)施采購行為，管理和監(jiān)控采辦規(guī)劃和執(zhí)行過程，關(guān)閉采辦工作等幾個部分的工作。采辦的干系人聯(lián)系密切、管理復(fù)雜、環(huán)節(jié)較多，造成采辦精細(xì)化管理工作復(fù)雜多變。

三、項(xiàng)目采辦管理中的精細(xì)化管理要求

1.采辦啟動

采辦啟動過程的精細(xì)化管理要求根據(jù)項(xiàng)目章程編制科學(xué)合理可行的采辦章程，并充分明確采辦管理的干系人。企業(yè)可利用權(quán)利/利益方格、權(quán)利/影響方格、影響/作用方格、凸顯模型、專家判斷、會議討論等方法對采辦干系人進(jìn)行科學(xué)分類并統(tǒng)計(jì)造冊。

項(xiàng)目采辦在項(xiàng)目啟動階段就及時跟進(jìn)，多次組織相關(guān)人員認(rèn)真研讀招投標(biāo)文件，及時與國內(nèi)部相關(guān)部門、分公司、物裝公司、項(xiàng)目經(jīng)理部采辦處等單位相關(guān)干系人進(jìn)行溝通，了解相關(guān)方的工作期望，為制定采辦總體計(jì)劃做準(zhǔn)備。

2.采辦規(guī)劃

采辦規(guī)劃過程的主要工作為制定采購規(guī)劃。采購規(guī)劃的內(nèi)容主要包括收集、定義、創(chuàng)建采辦包（WBS），定義活動、排列活動順序、估算活動資源和持續(xù)時間、制定進(jìn)度計(jì)劃，估算采辦成本、制定預(yù)算，規(guī)劃質(zhì)量管理、規(guī)劃人力資源管理、規(guī)劃溝通管理、規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)管理、識別風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)施定性、定量的風(fēng)險(xiǎn)分析、規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對，規(guī)劃干系人管理等領(lǐng)域。

采辦規(guī)劃管理的精細(xì)化要求采辦規(guī)劃的準(zhǔn)確和精確。準(zhǔn)確，既要求每個采辦包的整合過程、范圍、時間、成本、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)、干系人等方面信息的確定，以消除或降低不確定性，又要求項(xiàng)目人力資源需求的確定；精確，即要求采辦規(guī)劃管理各知識領(lǐng)域管理環(huán)節(jié)間的信息傳遞得到對方核實(shí)確認(rèn)后，控制差錯或變更發(fā)生的概率在1%以內(nèi)。這不是指不允許業(yè)主、設(shè)計(jì)或者施工變更，而是變更發(fā)生經(jīng)過確認(rèn)無誤后，采辦部門在實(shí)施采購行為時對差錯或再變更進(jìn)行控制。此過程中的數(shù)據(jù)和信息傳遞的標(biāo)準(zhǔn)化、程序化和信息化是提高精確性的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。具體信息包括采辦包內(nèi)物資的范圍管理、時間管理、成本管理、質(zhì)量管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、干系人管理無差錯、計(jì)算過程無誤差。

3.采辦執(zhí)行

采辦執(zhí)行主要包含實(shí)施物資質(zhì)量保證措施，組織、建設(shè)、管理采辦團(tuán)隊(duì)，管理溝通，實(shí)施采購，管理干系人參與等相關(guān)領(lǐng)域工作。在實(shí)際工作中，表現(xiàn)為采辦團(tuán)隊(duì)成員在進(jìn)行相關(guān)采購物流業(yè)務(wù)溝通時，保持相關(guān)人員對項(xiàng)目信息的共享充分和準(zhǔn)確。

采辦執(zhí)行過程的精細(xì)化，一是要做到與采辦規(guī)劃過程產(chǎn)生的結(jié)果或文件保持一致，不主觀臆造數(shù)據(jù)。二是保證完整高效的采辦團(tuán)隊(duì)在實(shí)施采購過程中進(jìn)行信息溝通時，相關(guān)信息傳遞的及時性、有效性、準(zhǔn)確性。采辦執(zhí)行過程包括采購文件的編制及發(fā)布、采購行為實(shí)施（招標(biāo)、談判、詢價(jià)等采購行為）、采購結(jié)果審批及發(fā)布、合同簽訂、物資生產(chǎn)及發(fā)運(yùn)等。信息傳遞的及時性要求在每個節(jié)點(diǎn)的信息及時分析、上報(bào)，8小時內(nèi)傳遞至下一個信息采集點(diǎn)；有效性，要求關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的原始數(shù)據(jù)及其分析對相關(guān)信息環(huán)節(jié)的推進(jìn)產(chǎn)生積極影響或構(gòu)成本環(huán)節(jié)信息的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；準(zhǔn)確性，要求階段節(jié)點(diǎn)信息的采集做到科學(xué)、合理、真實(shí)、準(zhǔn)確，運(yùn)用科學(xué)的統(tǒng)計(jì)分析工具可以分析環(huán)節(jié)優(yōu)化改進(jìn)的可行性及規(guī)律性。

4.采辦管理和控制

采辦管理和控制過程主要包括確認(rèn)和控制采辦工作范圍、采購進(jìn)度、采購成本、物資質(zhì)量、溝通、風(fēng)險(xiǎn)和控制干系人參與。在實(shí)際工作中，是指項(xiàng)目采辦根據(jù)采辦總體計(jì)劃和工程實(shí)際需要，以適當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞絽f(xié)調(diào)好各干系人，控制好范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)。對于關(guān)鍵物資的風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)已確定好的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施及時管控。

采辦管理和控制過程貫穿于采辦計(jì)劃和執(zhí)行的各階段，包括計(jì)劃變更控制和執(zhí)行變更控制管理。由于各種風(fēng)險(xiǎn)的影響，計(jì)劃變更和控制變更廣泛存在。在變更控制過程中，要求變更的合理性、必要性和引起的次生風(fēng)險(xiǎn)可控，需要根據(jù)設(shè)計(jì)、工程、運(yùn)行部門的意見進(jìn)行變更。在此，可以設(shè)置變更控制委員會，包括項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)計(jì)管理、工程管理、采辦管理、合同管理等相關(guān)部門的關(guān)鍵人員?？筛鶕?jù)計(jì)劃內(nèi)和計(jì)劃外變更進(jìn)行分類管理。計(jì)劃外變更上報(bào)相應(yīng)業(yè)主單位審批，計(jì)劃內(nèi)變更報(bào)備相關(guān)部門，由EPC項(xiàng)目部自行決定。

5.采辦關(guān)閉

采辦關(guān)閉過程的工作主要包括采購合同的關(guān)閉、采辦竣工資料的移交、提交采辦工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。在這一系列工作中，合同關(guān)閉最重要的是質(zhì)保金解付、索賠清理。所有這些都要求相應(yīng)的過程文件現(xiàn)場反饋等清晰明確并如實(shí)記錄。

采辦竣工的資料移交是取得質(zhì)量保證金和竣工資料保證金的基礎(chǔ)文件?？⒐べY料保證金和質(zhì)量保證金占到總承包金額的15%，是取得項(xiàng)目利潤的關(guān)鍵，這需要竣工資料全面、如實(shí)、詳細(xì)地記錄工程實(shí)施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)?？⒐べY料要隨著工程的進(jìn)度進(jìn)行提交，對于后期采辦竣工資料的提交主要關(guān)注現(xiàn)場調(diào)試服務(wù)和培訓(xùn)服務(wù)，還有質(zhì)保期間產(chǎn)品運(yùn)行情況的資料收集。

項(xiàng)目采辦只有堅(jiān)持做好采辦過程中各個方面和各環(huán)節(jié)的精細(xì)化管理，才能保證項(xiàng)目的效益，發(fā)揮集約化優(yōu)勢。精細(xì)化管理依賴于項(xiàng)目管理規(guī)則的系統(tǒng)化和精細(xì)化，運(yùn)用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化和信息化的手段，使采辦管理的各單元精確、高效、協(xié)同和持續(xù)運(yùn)行。

（作者單位：中油管道物資裝備總公司；天津財(cái)經(jīng)大學(xué)）

10.3963/j.issn.1006-8864.2014.6.014