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        如何提高總監(jiān)的投標答辯水平

        2014-04-15 13:28:30湯博安張善國
        建設監(jiān)理 2014年3期
        關鍵詞:總監(jiān)投標監(jiān)理

        湯博安,張善國

        (北京帕克國際工程咨詢有限公司, 北京 100022)

        如何提高總監(jiān)的投標答辯水平

        湯博安,張善國

        (北京帕克國際工程咨詢有限公司, 北京 100022)

        監(jiān)理公司要想在激烈的市場競爭中奪關斬將、脫穎而出,就必須有一支業(yè)務過硬、口才雄辯、能征善戰(zhàn)的總監(jiān)理工程師隊伍。那么,如何提高總監(jiān)投標答辯的水平就提到了公司管理的議事日程,通過采取一些措施,力求使總監(jiān)答辯的水平有所提高。

        監(jiān)理;總監(jiān);投標答辯

        在監(jiān)理投標過程中,總監(jiān)理工程師(以下簡稱為總監(jiān))面試答辯是一個非常重要的環(huán)節(jié)。總監(jiān)在投標答辯中的表現(xiàn),往往可以決定整個投標工作的成敗。招標單位經(jīng)過多年與監(jiān)理單位接觸,充分了解到總監(jiān)在整個監(jiān)理工作中的重要作用。他們不僅要求監(jiān)理公司要有與眾不同的管理亮點,要有強大的技術實力來加大對監(jiān)理項目工作的支持力度,更要求監(jiān)理機構人員的總體素質要達到一定的高度。特別是重點強調(diào)總監(jiān)的能力水平以及能夠投入到本項目中的精力。即使是在項目進行中更換總監(jiān)時,他們也免不了要采取面試的方式挑選總監(jiān),并積累了一套如何挑選總監(jiān)的方法和考試題目。

        總監(jiān)怎樣進行投標答辯,有沒有方法和規(guī)律可循呢?在此筆者談談自己的見解。

        1 完美的自我介紹會給招標單位留下良好的初步印象

        監(jiān)理投標答辯的第一個環(huán)節(jié)就是總監(jiān)的自我介紹。介紹內(nèi)容一般包括姓名、學歷、職稱、專業(yè)、工作簡歷、工程業(yè)績、獲獎情況、論文發(fā)表等。在諸多的內(nèi)容中如何展現(xiàn)自己的優(yōu)勢非常重要。有如下幾點應該注意。

        (1)要盡量突出自己的優(yōu)勢。如果每一項內(nèi)容都可以定量打分,比如職稱情況:高級工程師得 5 分、工程師得 4 分,那么得分高的就應該重點介紹,得分低的內(nèi)容就可以簡單介紹。

        (2)能夠體現(xiàn)個人水平、展示個人優(yōu)勢的證據(jù)要準備充分。比如曾經(jīng)發(fā)表過論文的雜志;曾經(jīng)參加編寫過的規(guī)范、規(guī)程及書籍;曾經(jīng)監(jiān)理過的工程獲獎的證書;本人被評為優(yōu)秀總監(jiān)或其他獎勵的獲獎證書;參加編寫的公司管理制度、手冊等。

        (3)如果沒有以上所提到的證據(jù),自己在以往監(jiān)理工程中組織編寫的監(jiān)理規(guī)劃、質量評估報告等也可以。

        (4)裝幀精美的書面證據(jù)會提高招標單位的興趣,能使他們更認真地傾聽總監(jiān)的答辯內(nèi)容,對答辯總監(jiān)的個人形象也會有加分。

        2 闡述開展本項目監(jiān)理工作要條理清楚、重點突出

        開展在本項目的監(jiān)理工作,是反映總監(jiān)業(yè)務水平的重要內(nèi)容。如何敘述清楚,既有條理,又重點突出且不煩瑣,是非常重要的。

        敘述監(jiān)理的基本工作一般都有套路可循,分解套路、理清思路,是最好的敘述方法。

        在國家制定的《建設工程監(jiān)理規(guī)范》中,對監(jiān)理工作的內(nèi)容、方法和程序都已經(jīng)形成了系統(tǒng)??偙O(jiān)能否闡述清楚,關鍵在于對規(guī)程、規(guī)范的掌握是否扎實,運用是否自如。對規(guī)程、規(guī)范扎實掌握的基本功需要在日常多下工夫。監(jiān)理進場初期的交底會需要比較全面地介紹監(jiān)理工作的內(nèi)容、方法和程序,而投標答辯應該是根據(jù)招標的興趣到位地進行重點敘述。

        總監(jiān)在平時要把監(jiān)理規(guī)范和監(jiān)理規(guī)程作為工具書時常閱讀以加深理解,當需要時能拿出就用。為了記憶和敘述方便,可以把監(jiān)理規(guī)范、規(guī)程的基本內(nèi)容進行如下分解。

        (1)按照監(jiān)理的基本工作,可以劃分為質量控制、進度控制、造價控制、合同管理、信息管理、協(xié)調(diào)各方關系、履行建設工程安全生產(chǎn)管理法定職責等七大塊。

        (2)按照開展監(jiān)理工作的時間順序,可以分為事前、事中、事后三大塊。

        (3)按照影響監(jiān)理工作成果的因素,可以分為人、機、料、法、環(huán)等五大項。

        (4)按照監(jiān)理工作的方法和措施,可以分為巡視、旁站、驗收、見證取樣、平行檢驗、審核審查等多個方面。

        總監(jiān)在答辯時,按照分塊敘述的思路,可以保證論述的完整、齊全、有條理;然后再針對具體工程的基本情況,找出有實用性的內(nèi)容重點介紹就可以了。

        3 做好投標答辯前的充分準備

        總監(jiān)投標答辯時要突出闡述問題的針對性,這有賴于其對工程具體內(nèi)容的了解程度。下列信息是非常重要的內(nèi)容,應提前準備。

        (1)盡可能地熟悉工程概況(工程規(guī)模、建筑高度、工期目標、總投資)。

        (2)要仔細勘察施工現(xiàn)場,了解現(xiàn)場周邊的環(huán)境(地理位置、環(huán)境特點)。

        (3)準備好自己的業(yè)績資料(同類工程的相關資料)。

        (4)準備好發(fā)言提綱(根據(jù)自己的角色,準備好發(fā)言的演示稿)。

        不了解工程情況就可能在投標答辯中出現(xiàn)錯誤。曾經(jīng)有一位總監(jiān)在答辯前,由于對工程情況掌握得不準確,答辯時提到由于工程所在位置為鬧市區(qū),所以要做好防止擾民的工作。此時,招標單位打斷了他的發(fā)言,強調(diào)說工程所在地是在一個科技園區(qū)內(nèi),沒有擾民的問題。當出現(xiàn)了這種情況,后續(xù)的答辯內(nèi)容就再也難以進行了。

        4 對工程重點、難點的分析要全面客觀

        對工程重點、難點的分析是招標單位非常關注的,也是顯示總監(jiān)業(yè)務水平的核心內(nèi)容。但是由于多種原因,對重點、難點的分析往往是總監(jiān)答辯的弱項,尤其是不常參加答辯的總監(jiān)從內(nèi)心就發(fā)憷,找不到感覺。

        對工程重點、難點的分析大概有如下規(guī)律和特點。

        (1)對工程重點、難點的分析沒有標準答案。仁者見仁、智者見智,難者不會、會者不難。不同的人就會有不同的分析。因此不要怕自己分析錯了,要根據(jù)自己的理解,發(fā)揮自己的特長就可以。

        (2)工程的重點、難點與項目風險有關。它不僅限于工程的質量和安全方面,在工程的進度控制、造價控制、合同管理等方面同樣也存在重點、難點的問題。比如對工程分包單位和專業(yè)承包單位的管理等也不能忽略,也應該進行分析。

        (3)工程的重點、難點具有普遍性。每個工程的重點、難點與其他工程總有很多的相似之處,可以按照分部分項工程進行分析,把具有普遍性的重點、難點找出來,按照基礎工程、主體結構、裝飾裝修、水暖電氣等分部工程的順序逐一分析。

        (4)對自己熟悉的工藝過程進行分析,往往可以發(fā)揮自身的優(yōu)勢,應該作為重點內(nèi)容來敘述。將自己的親身經(jīng)歷結合起來談體會,可以講得更生動具體。

        (5)對特定工程的重點、難點的分析,需要平時的技術積累。多接觸一些技術論文,多接觸一些新的技術規(guī)范,可以提高自己的見識。俗話說“書到用時方恨少”,平時多學習,對提高答辯水平是非常重要的。

        5 沉著應對招標單位的現(xiàn)場即興提問

        現(xiàn)場即興提問的應答是有一定難度的。因為沒有準備,且對方問題的涉及面可能比較寬泛。如果對方提出的問題是自己所熟悉的,回答則比較容易一些;如果問題是自己不熟悉的,就可能會不知所措。

        歸納即興提問的問題,一般可以分為兩大類。一類屬于管理方面的,另一類屬于技術方面的。在應答即興提問時應注意以下幾點。

        (1)應答提問切忌出現(xiàn)冷場,如果冷場就意味著你水平不夠、答不上來,你們公司的投標就可能就此失敗。

        (2)不論招標單位的問題是什么,不論問題屬于管理類還是技術類,你都可以根據(jù)自己所擅長的知識來回答。技術問題你可以用管理措施來解決,管理問題你也可以采取技術手段來處理??傊?,解決問題的措施和手段是沒有唯一標準答案的。

        (3)招標單位對提出的問題往往希望能夠得到解決的結果。但事實上,很多問題可以有若干種解決手段,結果如何是未知的。影響結果的因素太多了。大家只能通過主觀的判斷來分析你的措施是否可行,是否能夠解決問題。因此,你的答辯就是要提出一個大家經(jīng)過主觀判斷認為可行的措施。重點在于要將解決問題的過程、手段講得越清楚越好。

        (4)應答問題時冷靜從容非常重要。要做到冷靜從容,需要在一定規(guī)模的場合下經(jīng)常鍛煉,需要在日常的會議發(fā)言中訓練自己的語言表達能力和邏輯思維習慣。如果你具有較高的業(yè)務素質,在總監(jiān)答辯時你就會有一個比較強大的氣場,使你的發(fā)言得到多數(shù)與會者的支持和贊同。

        6 采取有效措施,加強答辯能力訓練

        筆者公司為了提高各項目總監(jiān)和各專業(yè)監(jiān)理人員的綜合素質,經(jīng)常訓練大家在掌握監(jiān)理法規(guī)方面的快速反應能力、靈活運用能力和語言表達能力,檢驗全體員工日常學習監(jiān)理法規(guī)的效果和業(yè)務水平。公司舉辦了監(jiān)理知識辯論賽,由總監(jiān)帶領本項目部人員組隊參賽。每兩個隊進行辯論,得分低者被淘汰,得分高者進入下一輪。通過預賽、復賽、決賽等3 輪比賽,選拔出一等獎、二等獎、三等獎和最佳辯手獎 1名。比賽評分規(guī)則包括:論點是否符合有關法律、法規(guī);闡述觀點和總結觀點是否超時或不足;回答提問是否及時;辯手表達的邏輯是否有誤;辯手的回答是否巧妙,反映是否迅速、語言是否流暢。通過辯論賽的訓練,提高了總監(jiān)答辯的水平和自信。

        7 結 語

        總監(jiān)的答辯水平僅僅通過培訓和訓練是無法達到理想的效果的。一切都要靠總監(jiān)平時日常的積累和鍛煉。

        監(jiān)理企業(yè)的發(fā)展需要一大批高素質的總監(jiān),需要他們熱愛監(jiān)理行業(yè),熱愛監(jiān)理工作,熱愛自己所在的企業(yè)。因此,我們要重視對總監(jiān)的培養(yǎng),尊重總監(jiān)的意見,支持總監(jiān)的工作,從而把我們所承接的每一項監(jiān)理工程做好,讓建設單位滿意,讓我們的監(jiān)理事業(yè)蓬勃發(fā)展。

        通信地址:北京市朝陽區(qū)建國門外大街永安里甲3號 通用國際中心1號樓A座2層。

        F407.9

        B

        1007-4104(2014)03-0020-03

        2013-12-13

        湯博安,高級工程師,注冊監(jiān)理工程師,北京帕克國際工程咨詢有限公司高級培訓總監(jiān);張善國,高級工程師,注冊監(jiān)理工程師,北京帕克國際工程咨詢有限公司技術總監(jiān)。

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