江蘇省郵電規(guī)劃設計院有限責任公司 劉琳 南京供電公司 何智平

通信設計企業(yè)圖檔信息管理系統(tǒng)的建設探索

江蘇省郵電規(guī)劃設計院有限責任公司 劉琳 南京供電公司 何智平

摘要：在剖析圖檔現(xiàn)狀問題的基礎(chǔ)上，結(jié)合通信工程的設計需求和管理模式，建設了通信設計行業(yè)“以電子檔案為主，紙制檔案為輔”的圖檔信息管理系統(tǒng)。該平臺具體目標是：電子打印歸檔、智能整編、百度和淘寶式查詢、圖檔編研，紙質(zhì)文本銷毀管理等，實現(xiàn)通信設計企業(yè)的實物檔案、過程資料、圖書期刊和標準規(guī)范等圖文資源的“可收、可管、可用”，實現(xiàn)設計文件“精準采集、自動歸檔、智能整編、多維檢索”等目標。有效保護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)，提高設計人員和管理人員的工作效率，提升企業(yè)的核心競爭力。

關(guān)鍵詞：電子檔案；條形碼；自動采集；智能整編

1　現(xiàn)狀分析

通信設計企業(yè)每天都在生產(chǎn)出大量的設計產(chǎn)品，有設計文本、設計藍圖、硫酸紙圖、過程資料等，這些文檔是公司的核心資產(chǎn)。目前檔案管理一般采用雙套制工作模式：紙質(zhì)產(chǎn)品存檔于檔案室，實行永久保管；電子文檔上傳于項目管理（PM）系統(tǒng)。隨著公司業(yè)務量的不斷增加，該模式越來越不能滿足生產(chǎn)管理的需要，主要問題有：

1）檔案庫房空間的需求壓力日益加大，空調(diào)、電力等設備費用和運營成本不斷增高；

2）電子檔案是由設計人員手工上傳至PM系統(tǒng)，尤其是硫酸紙圖，無法控制上傳文件的完整性，也無法保證其與出版文件的一致性；

3）項目的查勘紀要、會審紀要和地質(zhì)勘探報告等過程資料歸檔不及時、不完整；

4）紙質(zhì)檔案保管時易損壞，紙張易黃、易粘、易脆；

5）資源未得到充分利用，查詢效率低，多人不能同時調(diào)閱，不利于設計人員對公司優(yōu)秀項目設計理念的參考，影響了企業(yè)知識的傳承。

明確“以電子檔案為主，紙制檔案為輔”的項目文件歸檔機制，建立一套能涵蓋歷史檔案數(shù)字化，貫穿新檔案的出版歸檔、整編、編研、利用和銷毀全過程的管理，同時又基本符合現(xiàn)有實際工作流程的數(shù)字化圖檔信息管理系統(tǒng)，成為通信設計企業(yè)信息化建設的一項重要工作。

2　項目目標

鑒于市場競爭壓力，節(jié)本增效成為企業(yè)在競爭中取得優(yōu)勢的重要因素，圖檔信息管理系統(tǒng)建設的整體目標正是推動公司提高工作質(zhì)量、縮短設計周期、降低生產(chǎn)成本，從而使企業(yè)在市場競爭中處于主導地位。該平臺具體目標是：電子打印歸檔、智能整編、百度和淘寶式查詢、圖檔編研，紙質(zhì)文本銷毀管理等，實現(xiàn)通信設計企業(yè)的實物檔案、過程資料、圖書期刊和標準規(guī)范等圖文資源的“可收、可管、可用”，為今后搭建知識管理平臺創(chuàng)造數(shù)據(jù)條件。

3　系統(tǒng)建設

3.1系統(tǒng)配置

系統(tǒng)新購置2臺服務器，容災方式采用異地主備用，滿足3 000人在線使用的需求，支持500用戶并發(fā)。拓撲結(jié)構(gòu)見圖1。

其中：

1）服務器：主頻2.4 GHz處理器，2 TB的磁盤空間，8 GB內(nèi)存。

操作系統(tǒng)要求：Windows server 2008。

數(shù)據(jù)庫要求：MS SQL（微軟結(jié)構(gòu)化查詢語言）server 2008 R2。

2）防火墻、VPN（虛擬專用網(wǎng)）服務器、防病毒系統(tǒng)等，利舊。

3.2系統(tǒng)功能

系統(tǒng)采用中望CAD（計算機輔助設計）/server及C/S（客戶機/服務器）結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)功能見圖2。

3.2.1基本功能

1）可收：自動采集。

設計人員無需登錄PM上傳成果文件，直接通過在office、CAD里無縫嵌入“電子打印管理”插件，在打印圖檔的同時，系統(tǒng)自動在每套文檔或每張圖紙中加載唯一的條形碼，并將源文件及其關(guān)聯(lián)信息自動上傳至圖檔信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，并具有斷點續(xù)傳的功能，從而實現(xiàn)圖檔資源的“可收”。

2）可管：智能整編。

對于設計文件，檔案人員通過掃描標志型條形碼，每個單項的文件及其字段信息/過程資料會自動按“年份—工程編號—單項編號”歸檔到檔案庫對應的成果文件/過程資料目錄下；

對于圖書期刊，系統(tǒng)支持書刊的封面、扉頁、目次/目錄、正文等按“年份—專業(yè)—標準/圖書/期刊”歸檔到書刊庫對應的目錄下。

后期通過補充錄入，實現(xiàn)電子文檔和紙質(zhì)檔案或紙質(zhì)書刊的有序存儲，實現(xiàn)圖文檔資源的“可管”。

3）可用：靈活使用。

通過權(quán)限管理和搜索集合，保證適當?shù)娜恕⒃谶m當?shù)臅r間、找到適當?shù)馁Y料。其中主要檢索方式有關(guān)鍵字查找、全文索引、擴展查找和邏輯查找等。

另外，做好歷史檔案的數(shù)字化入庫和銷毀工作。

3.2.2附加功能

為了更有效提高生產(chǎn)和管理效率，系統(tǒng)實現(xiàn)5項工具功能：自動生成圖表目錄、多張圖紙的.dwg文件和文件夾的批量打印、標準模板檢查、出版結(jié)算和標準規(guī)范（尤其是強制性文件）按專業(yè)的推送。

4　運作流程

在維持設計查勘、編制、審核、審定、出版、分發(fā)環(huán)節(jié)工作模式基礎(chǔ)上，系統(tǒng)對歸檔工作實施了自動化和信息化，并進一步降低相關(guān)人員的系統(tǒng)入口數(shù)量和減少管理流程內(nèi)容，其中：

1）設計人員在office/CAD軟件平臺中設計出產(chǎn)品后，直接通過“電子打印管理”插件，觸發(fā)成果文件上傳至圖檔管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，再遵照原有的管理流程，登錄PM系統(tǒng)，無需上傳文檔，直接觸發(fā)提交標檢；

2）標檢人員登錄PM系統(tǒng)，在PM中標檢鏈接的成果文件；

3）檔案人員/資料管理員只需登錄圖檔管理系統(tǒng)，實施電子歸檔、實物整編、資料借閱管理；

4）設計人員可以直接在office/CAD或登錄圖檔管理系統(tǒng)，查閱資料；

5）系統(tǒng)管理員登錄圖檔管理系統(tǒng)，定義人員權(quán)限和設置標準模板。

整個系統(tǒng)的主要工作流程見圖3。

1）自動采集：審定修改完成后，設計人員直接在office/CAD軟件中操作，系統(tǒng)“自動采集”完成設計成果文件及其關(guān)聯(lián)信息上傳至圖檔管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，并關(guān)聯(lián)鏈接至PM，供標檢人員電子核定。

2）實物交付：存檔的文件均在公司本部出版，由公司本部出版人員在系統(tǒng)上直接打印文件再出版交至檔案人員。其中：經(jīng)核定的硫酸紙圖打印后，生產(chǎn)部門專人統(tǒng)一實施簽字蓋章工作；允許設計人員此時在硫酸紙圖上做細微修改，要求將經(jīng)審定后的最新版本的資料重新采集至數(shù)據(jù)庫。

3）電子歸檔：檔案人員通過掃描標志性條形碼，先后實現(xiàn)設計成果文件、過程資料（主要是前期資料，如項目查勘紀要等）的電子歸檔，然后系統(tǒng)自動向PM系統(tǒng)返回信息，結(jié)束PM歸檔流程。

4）實物整編。

成果文件：白圖不掃描；檔案人員批量掃描硫酸紙圖（藍圖不存檔），系統(tǒng)自動標記成“出版”后，補充上傳入對應項目的成果文件庫中。

檔案人員將架位信息錄入對應的文件的實物位置字段，對實物打孔/縫邊，上架歸檔。

過程資料：設計人員提交過程資料（主要是后期資料，如項目會審紀要等、允許繼續(xù)補充前期資料）。

電子文件：檔案人員直接上傳至該單項工程的過程資料目錄下。

紙質(zhì)文件：檔案人員按照“電子掃描”“上傳歸檔”、“錄入架位”“實物上架”的步驟實現(xiàn)其歸檔工作。

5　結(jié)束語

通過“圖檔信息管理系統(tǒng)一期工程”的建設，企業(yè)實現(xiàn)設計文件“精準采集、自動歸檔、智能整編、多維檢索”等目標，并增加生產(chǎn)工具助手，切實保證了歸檔文件的完整性和可靠性，有效保護了企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)，充分挖掘提升圖檔的再利用價值，顯著提高著設計人員和管理人員的工作效率，有力提升企業(yè)的核心競爭力。在信息時代的今天，檔案管理模式應從以“檔案實體”向以“檔案信息”為中心的轉(zhuǎn)變，該系統(tǒng)為通信設計企業(yè)的圖檔信息化建設提供了首家成功的范例，起著重要的示范作用，并為今后建立大數(shù)據(jù)環(huán)境下的知識管理平臺奠定下堅實的基礎(chǔ)?！?/p>