■熊水斌
河海大學(xué)期刊部《水利水電科技進(jìn)展》編輯部,江蘇省南京市西康路1號(hào) 210098,E-mail:kkbxsb@hhu.edu.cn
目前,利用網(wǎng)絡(luò)采用PDF電子文檔實(shí)現(xiàn)期刊論文的遠(yuǎn)程校對(duì)已是期刊編輯部普遍采用的校對(duì)方式。相比傳統(tǒng)的郵寄紙質(zhì)校樣方式,利用網(wǎng)絡(luò)傳送電子校樣不僅效率高,還節(jié)省郵寄費(fèi)用,更重要的是節(jié)能環(huán)保,符合當(dāng)今綠色辦刊理念。國(guó)內(nèi)期刊特別是科技期刊大多采用北大方正書版系統(tǒng)排版,該系統(tǒng)采用的電子文檔格式缺乏通用性,如何將排版結(jié)果轉(zhuǎn)換為PDF文檔一直是期刊編輯部實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程校對(duì)討論的熱點(diǎn)問題[1-9]。北大方正在2008年推出了書版2008,有不少編輯部已采用或升級(jí)到該版本。書版2008可直接將排版結(jié)果輸出為PDF格式文檔,免去了編輯部將方正書版格式轉(zhuǎn)換為PDF格式的麻煩,可大大提高校對(duì)工作效率。馬云彤[10]專門探討了基于書版2008和Adobe Acrobat Perofessional生成可注釋PDF文檔用于遠(yuǎn)程校對(duì)的方法,但該方法涉及大型共享專業(yè)軟件Adobe Acrobat Perofessional,要專門針對(duì)Adobe Reader開啟PDF的注釋權(quán)限,使用較為煩瑣。本文介紹一種基于書版2008生成的PDF文檔、采用免費(fèi)軟件Foxit Reader實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程校對(duì)的簡(jiǎn)單方法。
方正書版2008是繼書版10.x之后,運(yùn)行于Windows 2000/XP/Vista平臺(tái)上采用32位批處理排版方式的全新書刊組版軟件,該版本具備了直接將排版結(jié)果輸出為PDF文檔的功能,編輯部不必再費(fèi)心考慮如何將排版結(jié)果轉(zhuǎn)換為PDF文檔,到作者校對(duì)環(huán)節(jié),可以根據(jù)需要直接將校樣輸出為PDF格式文檔。
書版2008輸出PDF文檔有兩種方式,一是在“工具”菜單欄中選“選擇大樣文件輸出PDF(Q)”,二是在打開小樣文件的情況下在“排版”菜單欄中選“正文直接輸出PDF(A)”,都會(huì)彈出如圖1所示的對(duì)話框,點(diǎn)“確定”按鈕即可得到所需的PDF文檔。通過在對(duì)話框中點(diǎn)選“全部”或“頁碼范圍”可選擇將排版文件全部生成PDF文檔或?qū)⑵渲械哪承╉摯a生成PDF文檔。
圖1 輸出PDF文檔
一般來說,給作者的校樣中要進(jìn)行相關(guān)的注釋,將稿件編輯加工過程中遺留的問題、編輯部在校對(duì)過程中新發(fā)現(xiàn)的問題、需提請(qǐng)作者核對(duì)或著重注意的內(nèi)容等在文檔中加以標(biāo)注??砷喿x、注釋、打印PDF文檔的軟件有多種[11-16],常用的有Adobe Acrobat[11,14]、 Adobe Reader[12,14]、 Apabi Reader[13-14]、Foxit Reader(福昕閱讀器)[14-16]等,其中Foxit Reader以其軟件小巧(Foxit Reader3.3版只有11M)、綠色、免費(fèi)、運(yùn)行速度快、注釋功能強(qiáng)、通用性好等特點(diǎn),相比其他軟件,更適合方便快捷地給PDF校樣添加注釋。本文以Foxit Reader3.3版為例進(jìn)行說明。
Foxit Reader3.3版是一款免費(fèi)、綠色軟件,只有一個(gè)可執(zhí)行文件,復(fù)制到計(jì)算機(jī)中就可以使用。
為方便使用Foxit Reader,應(yīng)將Foxit Reader設(shè)置為PDF文檔的默認(rèn)閱讀器,這樣用鼠標(biāo)雙擊PDF文檔,系統(tǒng)就會(huì)使用Foxit Reader打開該文檔。將Foxit Reader設(shè)置為PDF文檔默認(rèn)閱讀器的方法有兩種:一是在系統(tǒng)中設(shè)定,二是在Foxit Reader軟件中設(shè)定。
(1)在系統(tǒng)中設(shè)定
用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊任一PDF文檔,在彈出的下拉菜單中選“打開方式→選擇程序”,會(huì)彈出如圖2所示的對(duì)話框,如果對(duì)話框中有“福昕閱讀器……”選項(xiàng)(如圖2中“推薦的程序”第二條),選中該選項(xiàng),并點(diǎn)擊“始終使用選擇的程序打開這種文件(A)”前的方框,在方框中打上勾,然后點(diǎn)“確定”按鈕即可;如果對(duì)話框中沒有“福昕閱讀器……”選項(xiàng),則點(diǎn)擊“瀏覽”按鈕,在彈出的對(duì)話框中找到 Foxit Reader軟件所在的文件夾,選中Foxit Reader可執(zhí)行文件,點(diǎn)“打開”按鈕,就會(huì)回到圖2所示的對(duì)話框,再點(diǎn)“確定”按鈕即可完成PDF文檔默認(rèn)閱讀器的設(shè)置。
圖2 打開方式對(duì)話框
(2)在Foxit Reader軟件中設(shè)定
點(diǎn)擊Foxit Reader菜單欄中的“幫助”菜單命令,會(huì)彈出如圖3所示的下拉菜單,在“設(shè)為默認(rèn)的PDF閱讀器”前點(diǎn)擊打上勾即可。
圖3 Foxit Reader“幫助”下拉菜單
Foxit Reader采用標(biāo)準(zhǔn)化的視窗界面,操作簡(jiǎn)便,具有豐富的注釋工具。其注釋工具主要包括附注工具、文本注釋工具、圖形標(biāo)注工具和打字機(jī)工具4類(圖4),完全能滿足編輯標(biāo)注及作者校對(duì)的需要。可采用文本工具中的高亮、下劃線、波浪線等工具對(duì)要提請(qǐng)作者校對(duì)時(shí)著重注意的內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注,采用文本工具中的替換工具可以標(biāo)注需要替換掉的內(nèi)容,插入工具可以標(biāo)注需插入的內(nèi)容;采用附注工具、不同的圖形標(biāo)注工具和打字機(jī)工具則可在校樣中將需要標(biāo)注的內(nèi)容、存在的問題、請(qǐng)作者核改的內(nèi)容加以注釋,將編輯的意圖、要提的問題和修改意見等標(biāo)注在校樣相應(yīng)的地方。有關(guān)Foxit Reader注釋工具在校樣注釋中的具體使用方法可參見文獻(xiàn)[15-16],此處不再贅述。圖5為校樣注釋實(shí)例,使用了文本高亮工具、文本刪除線工具、附注工具及打字機(jī)工具注釋校樣。
圖4 Foxit Reade注釋工具
圖5 PDF校樣注釋實(shí)例
由于作者年齡、知識(shí)結(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)使用能力等差異很大,有的作者不一定具備使用PDF工具軟件對(duì)校樣進(jìn)行修改和批注的能力,編輯部也不應(yīng)強(qiáng)求作者因?yàn)樾?duì)一篇論文而去學(xué)習(xí)和使用一款相關(guān)的軟件,因此應(yīng)允許作者采用不同的方式完成校對(duì)工作。編輯部可根據(jù)具體情況,規(guī)定幾種校對(duì)方式供作者選擇,在給作者發(fā)送PDF校樣郵件時(shí),在郵件中附上校對(duì)要求,并對(duì)作者可選用的校對(duì)方式作一簡(jiǎn)要說明。一般來說,編輯部可提供以下方式供作者選擇:
對(duì)于具備使用PDF工具軟件能力的作者,可使用PDF工具軟件直接在PDF校樣上修改,校對(duì)完成后附上電子簽名,然后通過E-mail返回編輯部,如有不能在PDF校樣上直接修改的問題,可在E-mail郵件中或附加Word文檔說明。
編輯部使用Foxit Reader注釋PDF校樣,作者也使用Foxit Reader或其他PDF工具軟件在PDF校樣上直接修改,這是最標(biāo)準(zhǔn)的電子遠(yuǎn)程校對(duì)方式。編輯部將需作者修改或校核的問題標(biāo)注在PDF校樣上,作者直接在PDF校樣上回復(fù)校對(duì)意見或?qū)π舆M(jìn)行修改,一目了然,便于編輯核改,可充分發(fā)揮電子文檔校對(duì)的優(yōu)勢(shì),是最佳的遠(yuǎn)程校對(duì)方式。圖6為作者回復(fù)的校對(duì)實(shí)例,該作者使用了文本刪除線工具、文本插入工具和打字機(jī)工具中的標(biāo)注工具對(duì)校樣進(jìn)行修改和標(biāo)注,并附上了電子簽名。
圖6 采用PDF工具軟件校對(duì)實(shí)例
對(duì)于不習(xí)慣或不熟悉PDF工具軟件使用的作者,在收到PDF校樣后,可將其打印出來,按傳統(tǒng)的校對(duì)方式在紙質(zhì)校樣上校對(duì)修改,校完后按編輯部要求簽字后將校樣返回編輯部。可選擇傳真或數(shù)碼轉(zhuǎn)換的方式將校對(duì)結(jié)果快速返回編輯部,從而實(shí)現(xiàn)快速遠(yuǎn)程校對(duì)。
(1)傳真
電話傳真目前仍是現(xiàn)實(shí)中普遍采用的一種傳輸信息的方式,其實(shí)質(zhì)是將原件復(fù)印后通過電話線路發(fā)送到接收方,其優(yōu)點(diǎn)是即時(shí),缺點(diǎn)是需要編輯部和作者雙方都配備傳真機(jī),且傳真效果和編輯部接收傳真后的打印方式有關(guān)。目前大部分傳真機(jī)采用激光打印方式,一般來說都能滿足校樣的打印要求。
(2)掃描或數(shù)碼拍照
掃描儀和數(shù)碼相機(jī)已是使用非常普遍的數(shù)碼產(chǎn)品,將校對(duì)好的紙質(zhì)校樣通過掃描儀掃描或數(shù)碼相機(jī)拍照的方式轉(zhuǎn)為電子圖片文件,壓縮打包后通過E-mail返回編輯部,效果和PDF工具軟件注釋方式基本相同。該方法的優(yōu)點(diǎn)是使用簡(jiǎn)單,只需使用普通的數(shù)碼產(chǎn)品就可將傳統(tǒng)紙質(zhì)校樣轉(zhuǎn)換為電子文檔,缺點(diǎn)是生成的圖片文件一般都比較大,占用存儲(chǔ)空間,效果也不如PDF文檔或紙質(zhì)校樣清晰。
這兩種方式和PDF工具軟件注釋方式從遠(yuǎn)程校對(duì)角度區(qū)別不大,都能滿足快速遠(yuǎn)程校對(duì)的需要。對(duì)于作者來說,直接使用PDF工具軟件注釋方式最方便快捷,在計(jì)算機(jī)上就可完成校對(duì)的所有工作,但前提是作者熟悉相關(guān)軟件的使用。打印后校對(duì)再傳真或生成電子文檔相對(duì)要煩瑣一些,還需要有相關(guān)的硬件(打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等)支撐,好在現(xiàn)在數(shù)碼產(chǎn)品已十分普及,滿足其中一項(xiàng)要求一般不難。圖7為作者采用數(shù)碼拍照方式返回的校樣實(shí)例。
一般來說,絕大多數(shù)作者都能通過上述兩類方式完成校對(duì)工作,從而實(shí)現(xiàn)編輯部期望的遠(yuǎn)程快速校對(duì)。對(duì)于少數(shù)不具備使用PDF工具軟件能力又不能將打印后的紙質(zhì)校樣轉(zhuǎn)換為電子文檔的作者,也可采取傳統(tǒng)的方式將紙質(zhì)校樣寄回編輯部。郵寄方式和遠(yuǎn)程快速校對(duì)理念不相吻合,但對(duì)于不具備采用電子方式完成遠(yuǎn)程校對(duì)的作者來說,不失為一種按編輯部要求完成校對(duì)工作的有益補(bǔ)充方式,而且相比于傳統(tǒng)的郵寄,目前普遍采用的快遞方式在時(shí)效上也完全能滿足遠(yuǎn)程快速校對(duì)的要求。
(1)PDF文檔的制作
遠(yuǎn)程校對(duì)首先需要制作PDF清樣文檔,基于書版2008的遠(yuǎn)程校對(duì),可直接從書版2008得到PDF清樣文檔,為遠(yuǎn)程校對(duì)提供了極大的方便。
圖7 數(shù)碼拍照校樣實(shí)例
(2)PDF校樣的注釋
幾款常用PDF工具軟件中,Adobe Acrobat功能強(qiáng)大,但作為一款大型共享軟件,臃腫龐大,系統(tǒng)資源占用多;Adobe Reader雖然是免費(fèi)軟件,但也體積龐大,且只能對(duì)開啟了注釋權(quán)限的PDF文檔進(jìn)行標(biāo)注[12,14];而 Apabi Reader注釋的 PDF文檔只能用Apabi Reader來查看注釋,通用性較差[13-14]。相比而言,用Foxit Reader注釋PDF文檔有較大的優(yōu)勢(shì):軟件小巧、綠色、免費(fèi)、運(yùn)行速度快、注釋功能強(qiáng)、通用性好。
(3)作者校對(duì)方式
一般采用PDF遠(yuǎn)程校對(duì)的編輯部都要求作者采用PDF工具軟件完成校對(duì)工作[10-12,15],不少還要求作者和編輯部使用相同的軟件[10-11,15],有的在給作者發(fā)送PDF校樣的同時(shí)還將PDF工具軟件一同發(fā)送給作者[10],甚至給作者提供軟件使用說明[17]。由于采用PDF工具軟件注釋PDF文檔并不是大多數(shù)人都會(huì)的簡(jiǎn)單技能,而臨時(shí)學(xué)習(xí)且要用好一款軟件也不是很容易的事情,編輯部強(qiáng)勢(shì)要求作者采用PDF工具軟件完成校對(duì)任務(wù),甚至指定校對(duì)使用的軟件都是不合適的,這種做法方便了編輯部的工作但沒有考慮作者具體情況,會(huì)給作者增加負(fù)擔(dān)甚至造成麻煩,不符合以作者為本的精神。本文所述遠(yuǎn)程校對(duì)方法在作者校對(duì)環(huán)節(jié)提供多種方式供作者根據(jù)自身情況選擇,體現(xiàn)了編輯部的服務(wù)意識(shí)和人性化服務(wù)的精神。就筆者工作經(jīng)驗(yàn)而言,采用PDF工具軟件校對(duì)回復(fù)的比例很低,以打印校對(duì)后采用數(shù)碼相機(jī)拍照或掃描最為普遍。大多數(shù)作者并不采用PDF工具軟件注釋校樣這種最佳的遠(yuǎn)程校對(duì)方式,從側(cè)面說明能熟練應(yīng)用PDF工具軟件的作者不多,也證明了給作者提供多種校對(duì)方式選擇更符合實(shí)際情況。
書版2008直接輸出PDF文檔的功能為編輯部實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程校對(duì)提供了極大的便利條件,編輯部可采用免費(fèi)軟件Foxit Reader注釋PDF校樣,通過E-mail發(fā)給作者,作者在收到PDF校樣后,既可使用PDF工具軟件直接在PDF校樣上修改,也可打印出紙質(zhì)校樣按傳統(tǒng)方式校對(duì),然后再轉(zhuǎn)為電子文檔(掃描或數(shù)碼拍照)發(fā)回編輯部,或采用傳真和快遞返回編輯部,從而實(shí)現(xiàn)快速遠(yuǎn)程校對(duì)。隨著書版2008使用的普及,相信會(huì)有越來越多的期刊編輯部采用此種校對(duì)工作模式來實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程快速校對(duì),從而提高編校對(duì)工作的效率。
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