白 霞

一、秘書工作的含義

1951年我國頒布了《政務(wù)院關(guān)于各級(jí)政府機(jī)關(guān)秘書長和下設(shè)秘書長的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)的決定》(以下簡(jiǎn)稱《決定》)，根據(jù)這個(gè)《決定》并結(jié)合實(shí)際情況，可將秘書工作分為廣義和狹義兩種。狹義的秘書工作是指秘書的事務(wù)工作，而我們所指的一般是廣義的，即秘書部門工作，它主要有12個(gè)方面的內(nèi)容。包括文書管理、文書擬寫、文書制作、檔案管理、會(huì)議管理、調(diào)查研究、信息工作、接待工作、日程安排、事務(wù)工作、印章管理、值班工作等。秘書可以說是“通才”，當(dāng)然并不是每一個(gè)秘書人員都要承擔(dān)以上所有的工作，而是要看機(jī)關(guān)、單位層次高低和秘書部門的大小而定的。例如《決定》，它是專門為秘書長和辦公廳主任而制定的工作任務(wù)，而不是每一個(gè)秘書的工作都相同，但是他們有一個(gè)共同點(diǎn)——都是在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的。決策作為組織管理的中心是領(lǐng)導(dǎo)的主要職責(zé)，自然也成為了秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的中心，也就可以說秘書工作主要是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的，而他們的職能也主要是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。對(duì)秘書的任職條件，借用美國著名的管理學(xué)家R·亞歷克·麥肯齊博士在他有影響的專著《新時(shí)間管理法》中概括為:“她必須具備外交家的機(jī)智、騾子的耐勞、變色龍的隱蔽、推銷員的熱情、太陽的守時(shí)、光的速度、修女的忠誠、犀牛的臉皮、愛因斯坦的頭腦、母親的同情和無止境的忍耐?！倍o佐決策職能是秘書工作的高層次要求，并且在現(xiàn)代社會(huì)中越來越明顯了。

二、秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)決策中的作用

秘書工作高層次的概括而言就是輔佐決策。單說輔助決策職能似乎縮小了秘書工作職能，但深層次研究就會(huì)發(fā)現(xiàn)雖然只有少數(shù)高層級(jí)的秘書才能參與決策，但每一級(jí)秘書的每一項(xiàng)工作都為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了服務(wù)，都是在為領(lǐng)導(dǎo)決策做準(zhǔn)備。決策作為決策學(xué)的科學(xué)概念，有狹義與廣義之分。狹義的決策，是指人們確定未來行動(dòng)，并從兩個(gè)以上實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的可行方案中，選擇一個(gè)最佳方案的分析、判斷過程。廣義的決策，是指人們?yōu)檫_(dá)到一定目標(biāo)而決定行動(dòng)方案并付諸實(shí)施的過程。我們所研究的決策，是廣義上的決策，它既包括決策的制定，又包括決策的實(shí)施。

領(lǐng)導(dǎo)作為個(gè)人，能力畢竟限，需要組織中其他人的幫助，需要組織的合力，確保方向的一致性。領(lǐng)導(dǎo)不可能事事都親歷親為更不可能料事如神，他們也難免會(huì)犯一些錯(cuò)誤，有的甚至影響到?jīng)Q策的形成和效果，這就需要秘書人員的一臂之力。在秘書的日常工作中，許多秘書并不是直接參與領(lǐng)導(dǎo)決策，而只是間接的影響決策。秘書不論是發(fā)揮助手作用、參謀作用、反饋?zhàn)饔茫€是樞紐協(xié)調(diào)作用都是在為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的。當(dāng)然，在這個(gè)全過程中，秘書要充分發(fā)揮輔佐決策的職能是有技巧的，他們要巧干，而不是蠻干，要配合領(lǐng)導(dǎo)決策的準(zhǔn)備階段、形成階段及實(shí)施階段和效果評(píng)價(jià)這三個(gè)階段進(jìn)行。秘書的輔佐決策職能體現(xiàn)在調(diào)查研究，決策咨詢，處理來信來訪，收集處理信息，參與討論起草工作計(jì)劃，適當(dāng)給予意見，監(jiān)督執(zhí)行等具體的實(shí)務(wù)工作中。秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊，他們起著上傳下達(dá)，溝通協(xié)調(diào)的作用，便于領(lǐng)導(dǎo)形成決策意圖，掌握決策依據(jù);他們起著反饋檢驗(yàn)決策執(zhí)行效果，便于領(lǐng)導(dǎo)論證決策，進(jìn)行修改，補(bǔ)充，優(yōu)化。秘書輔助決策是領(lǐng)導(dǎo)決策的有益補(bǔ)充。秘書輔助決策是轉(zhuǎn)變秘書職能的現(xiàn)實(shí)需要。秘書輔助決策是提高秘書綜合素質(zhì)的有效途徑?，F(xiàn)代社會(huì)中，一般公眾對(duì)秘書的角色職能未能有正確的認(rèn)識(shí)，以至于存在種種誤解，將秘書看作領(lǐng)導(dǎo)的附庸，這些都制約著秘書發(fā)揮輔佐決策，協(xié)助管理的職能。因此秘書在領(lǐng)導(dǎo)決策全過程中應(yīng)注意的問題或者說是輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策的技巧特點(diǎn)，就成為了必須研究的課題。這主要分為決策的準(zhǔn)備階段，決策的形成階段，決策的實(shí)施及檢驗(yàn)階段三個(gè)階段，本文主要針對(duì)決策的準(zhǔn)備階段進(jìn)行分析。

三、秘書在決策準(zhǔn)備階段的作用

1.秘書要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息。

第一，收集信息。領(lǐng)導(dǎo)會(huì)因掌握信息不全面而剛愎自用，或因他人混淆視聽而自己則偏聽偏信，造成決策失誤，這是就需要秘書及時(shí)提供信息?！渡袝虻洹分杏涊d舜“設(shè)九官治天下”，又曾任命龍為“納言官”，“納言者，口喉舌之官，聽下言納于上，受上言宣于下”。也就是說“納言官”的職能是上陳民意，向下傳達(dá)舜的命令。所謂“聽下言”，就是要深入民間實(shí)地調(diào)查，收集信息，然后“納于上”，向舜匯報(bào)，供舜決策，雖然并沒有直接的參與決策，卻為決策的形成提供了間接的依據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了時(shí)間和空間，這屬于秘書的一般工作內(nèi)容中的信息工作和調(diào)查研究工作。收集信息的方法有很多，就秘書這一行業(yè)而言，主要涉及以下幾方面:一要加強(qiáng)實(shí)地調(diào)查研究。毛澤東在《反對(duì)本本主義》中說“沒有調(diào)查，沒有發(fā)言權(quán)”。50年代末，毛澤東的秘書田家英同志就曾經(jīng)受毛澤東的委托，在山西、四川、湖北、河北等地圍繞大躍進(jìn)問題進(jìn)行調(diào)查研究。他在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，農(nóng)業(yè)合作社規(guī)模的過大并不像當(dāng)初所設(shè)想的那么美好:生產(chǎn)力得到極大解放，人民過上幸福生活。而是造成了許多極為嚴(yán)重的社會(huì)問題。他及時(shí)向毛澤東同志匯報(bào)了情況。這些情況對(duì)毛澤東下決心糾正左傾錯(cuò)誤起了很大作用。這也教育我們要通過實(shí)地比較得出較好的方案。就拿綠化沙漠來說，綠化是不能盲目的，如果你硬要在缺水的大漠上種植柳樹，是行不通的，必須通過實(shí)地調(diào)查，做到適地適樹。比如，可以在沙漠上種植胡楊樹，沙柳，沙棘，葡萄，杏樹等植物，這些植物不但抗旱，而且還有經(jīng)濟(jì)效益，可以雙受益。而這些信息的得來都必須通過實(shí)地調(diào)查研究，提出可行性方案。當(dāng)然，在這個(gè)全過程中，領(lǐng)導(dǎo)是主心骨，但是秘書人員起關(guān)鍵的作用。領(lǐng)導(dǎo)的事情很多，不同于秘書能隨時(shí)深入下層，這就需要身邊的秘書深入調(diào)查，了解實(shí)地情況，再結(jié)合中央政策形成多個(gè)預(yù)備方案供領(lǐng)導(dǎo)參考。二要加強(qiáng)信訪工作，以便集中民意。收集信息不能偏聽偏信，而應(yīng)該擴(kuò)大群眾的話語權(quán)，形成集民智的“陽光政策”。古時(shí)雖然沒有“信訪”這一概念，但對(duì)民意的重視卻是從始至終都存在的。唐太宗李世民曾經(jīng)說過“水可載舟也可覆舟”，并指出“以人為鏡可以知得失”的見解，曾設(shè)有“登聞鼓院”以納民言，收集民意，還有代天巡查，來收集民意做好考察工作的。雖然這些與現(xiàn)代的信訪工作有著本質(zhì)的區(qū)別，但是都是為了群眾，都是依靠群眾，都是要獲得民意。從群眾中來到群眾中去的路線是收集信息的重要途徑。群眾是同具體的生活事件聯(lián)系最緊密的人，政府所做的一切決策也不過是為群眾謀利益，是“滿足人民群眾日益增長的物質(zhì)文化需求”百姓的需要是出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，民生問題是工作中的重點(diǎn)。信訪工作可以收集群眾的意見，看到文件上看不到的內(nèi)容，聽到會(huì)議上聽不到的東西，它內(nèi)容豐富，是政策形成的重要補(bǔ)充。在《毛澤東點(diǎn)評(píng)歷代名相》中曾經(jīng)引用毛澤東的話:“單獨(dú)一個(gè)諸葛亮總是不安全的，總是有缺失的”。集民智是一種大智慧。秘書具有溝通協(xié)調(diào)的作用，是完成信訪工作的重要執(zhí)行者，群眾的支持和理解對(duì)秘書收集信息有重要的意義，是理論聯(lián)系實(shí)際的基礎(chǔ)，影響著秘書發(fā)揮參謀咨詢的作用，從而間接影響著領(lǐng)導(dǎo)人的決策。因?yàn)?，通過信息工作秘書收集了組織內(nèi)外相關(guān)方面的參謀建議和要求，做好了多元的群體性智能準(zhǔn)備，使得決策建立在多元群體性智能綜合的基礎(chǔ)上，也符合決策的民主化要求，更實(shí)現(xiàn)了決策的科學(xué)化。群眾具有不可低估的力量，他們有無窮的智慧和經(jīng)驗(yàn)，是我們實(shí)際工作是營養(yǎng)和源泉。如果不重視信訪工作，收集的信息很可能脫離實(shí)際，決策也可能不具有可行性，甚至在執(zhí)行過程中會(huì)引起群眾的阻撓，障礙決策的執(zhí)行。得不得群眾的理解，很可能會(huì)發(fā)生群體性事件。通過信訪工作溝通群眾和領(lǐng)導(dǎo)的意見，及時(shí)反饋信息，才能使得決策制定后行文有效。拆房這個(gè)話題一直是一個(gè)熱點(diǎn)，以前許多地方政府實(shí)行“強(qiáng)行拆除”的方法，引起了群眾的不滿，最近黨中央下發(fā)了一個(gè)文件《國有土地上房屋征收和補(bǔ)償條例》，條例寫明“因舊城區(qū)改建需要征收房屋，多數(shù)被征收人認(rèn)為征收補(bǔ)償方案不符合本條例規(guī)定的，市、縣級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)組織由被征收人和公眾代表參加的聽證會(huì)，并根據(jù)聽證會(huì)情況修改方案”，第二十七條“實(shí)施房屋征收應(yīng)當(dāng)先補(bǔ)償、后搬遷”。將以前的“拆遷”改為“征收”，而且要求“先給房后拆房”，使得百姓住房有了保障，而且絕對(duì)不可以強(qiáng)行拆除。第二十七條明確規(guī)定:任何單位和個(gè)人不得采取暴力、威脅或者違反規(guī)定中斷供水、供熱、供氣、供電和道路通行等非法方式迫使被征收人搬遷。禁止建設(shè)單位參與搬遷活動(dòng)。這個(gè)文件從百姓的角度出發(fā)，得到了百姓的支持和擁護(hù)。收集群眾的意見，就需要秘書加強(qiáng)對(duì)信訪工作的利用，視群眾為親朋，急群眾所急，上情下傳，下情上達(dá)。而與群眾相處時(shí)一定要做到謙和，有耐心，要言而有信，要處事公平，要以誠待人，要既熱情接待又有人性化。三是收集信息還有許多其他的方法。秘書管理著檔案工作，可以隨時(shí)對(duì)以前的資料進(jìn)行查閱;同時(shí)對(duì)現(xiàn)實(shí)資料的采集還有許多方法，例如:現(xiàn)場(chǎng)觀察法，個(gè)別調(diào)查，集體座談法，書面問卷，還可以綜合統(tǒng)計(jì)等等。

第二，對(duì)信息進(jìn)行篩選、鑒別、整理。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息量越來越多，因此既要全面及時(shí)的掌握各方面的信息，同時(shí)還要學(xué)會(huì)去偽存真，由表及里的觀察問題。提高自身運(yùn)用信息的能力。秘書為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息，一定要做到切中需要。秘書要理解領(lǐng)導(dǎo)需要進(jìn)行哪類決策或者需要哪方面的情況;然后要針對(duì)具體的決策活動(dòng)鑒別，擇取手中的適量或者稍多的有效信息;還要根據(jù)它們可能切中決策活動(dòng)需求程度的高低，依據(jù)其參考價(jià)值的大小，層次分明的進(jìn)行排列;再提供領(lǐng)導(dǎo)參考使用。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)有許多虛假信息，有的夸大了一件事的作用，有時(shí)縮小了一件事的危害，秘書人員必須時(shí)刻以清新的頭腦加以認(rèn)識(shí)，在綜合運(yùn)用信息收集的基礎(chǔ)上，注重實(shí)地調(diào)查。而針對(duì)信息的有效性，要具有辯證的信息觀，提供絕對(duì)有效的信息是必要的，但是相對(duì)有效的信息，甚至無效的信息，有時(shí)可以用以開闊思路，進(jìn)行反正比較，以達(dá)到?jīng)Q策的全面，正確，周密可行。而針對(duì)信息的時(shí)效性，就要既重視溝通傳達(dá)掌握信息，又要學(xué)會(huì)及時(shí)運(yùn)用，如果信息放著不用，那么信息也就作廢了。要學(xué)會(huì)挖掘信息的深層效用，將信息與實(shí)際決策相聯(lián)系，全面利用信息。

2.秘書要努力學(xué)習(xí)政策。

首先，秘書工作的政策性是很強(qiáng)的。秘書是領(lǐng)導(dǎo)決策的代言人，領(lǐng)導(dǎo)做決策是依據(jù)是政策，因此秘書只有自己首先了解政策的要求和方向才能輔佐領(lǐng)導(dǎo)，才能促使領(lǐng)導(dǎo)決策的方向的正確，才能正確貫徹執(zhí)行各項(xiàng)方針政策，做好工作，才能不觸犯法律。根據(jù)中共中央主席胡錦濤在2007年9月在APEC第15次會(huì)議上指出的“發(fā)展低碳經(jīng)濟(jì)”的規(guī)劃，我國將“低碳”寫入“十二五”規(guī)劃之中，國家也向各級(jí)政府下達(dá)了一定的低碳指標(biāo)。國家這個(gè)政策的目的是好的，它的本質(zhì)是要通過制度創(chuàng)新，技術(shù)管理，來改善并減少對(duì)化石能源排放的生態(tài)文明模式，這種低能耗，低排放，低污染的“低碳經(jīng)濟(jì)”是可持續(xù)發(fā)展的必由之路。各級(jí)政府也為實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)做著各種努力，取得了許多成績(jī)。然而在這一過程中，有些省份因?yàn)閷?duì)政策不明，而犯了錯(cuò)。據(jù)央視2010年11月16日的報(bào)道安徽省全椒縣為完成低碳“十一五”節(jié)能減排目標(biāo)，采取了拉閘限電的做法。這雖然完成了指標(biāo)，但他們不是以民生為主，而是以政績(jī)?yōu)楹诵?，為了達(dá)到目標(biāo)而采取錯(cuò)誤的做法，不但不能完成指標(biāo)，相反損害了百姓的利益，誤解了政策，結(jié)果只能是觸犯了法律。而學(xué)習(xí)各種政策不僅是領(lǐng)導(dǎo)的事，也是秘書的事，作為領(lǐng)導(dǎo)身邊最親近的人，秘書必須收集各方面的方針，政策，法律條款，做好法規(guī)性準(zhǔn)備，使領(lǐng)導(dǎo)的決策符合法律要求。只有學(xué)習(xí)了相關(guān)的政策，才能在收集信息時(shí)做到符合政策規(guī)定，這對(duì)于信息的篩選，整理有一定的影響。

其次，學(xué)習(xí)政策時(shí)要注意具體問題具體分析，將理論聯(lián)系實(shí)際。政策并不是死的，而是活的，學(xué)習(xí)政策也必須要變通。任何政策的下達(dá)不是具體的，而是指導(dǎo)性的，不是要盲目的執(zhí)行。在《反對(duì)本本主義》中，毛澤東曾經(jīng)說過“一味盲目執(zhí)行，這種單純建立在上級(jí)觀念的形式主義態(tài)度是不對(duì)的，要沉下身子?！闭呤窍逻_(dá)了，但各級(jí)政府要根據(jù)自己的不同情況制定不同的實(shí)施方案，否則只會(huì)竹籃打水一場(chǎng)空。秘書絕對(duì)不能搞形式主義，不能上頭說什么就照搬照抄，而需要收集組織各方面的信息，資料，提供信息依據(jù)，并根據(jù)內(nèi)外壞境條件的變化，適時(shí)修改調(diào)整信息，以符合組織運(yùn)轉(zhuǎn)的實(shí)際需要?！度龂尽の褐尽とA陀傳》中記載“府吏倪尋、李延共止，俱頭痛身熱，所苦正同。華佗曰:‘尋當(dāng)下之，延當(dāng)發(fā)汗?！螂y其異，陀曰:‘尋外實(shí)，延內(nèi)實(shí)，故治之宜殊?！锤髋c藥，明旦并起?！本褪钦f有兩個(gè)人倪尋和李延都患頭痛發(fā)熱的病，名醫(yī)華佗為他們?cè)\治時(shí)，卻開出了不同的方子。他給倪尋吃瀉藥，給李延吃發(fā)汗的藥，結(jié)果都治好了。別人問他這是什么道理，華佗回答:“倪尋是傷食，李延是外感，所以治療的方法不能一樣?！彼摹稗q證治療法”不墨守成規(guī)，而是根據(jù)病人的不同情況治療，其實(shí)就是在實(shí)踐的基礎(chǔ)上得出的結(jié)論。具體的情況不同，采取的決策也不同。要做到理論聯(lián)系實(shí)際就必須收集大量切實(shí)可行的信息，以便給決策的形成做參考。特別是現(xiàn)代社會(huì)還需要聯(lián)系市場(chǎng)的情況，了解競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況。這又將收集信息與學(xué)習(xí)政策聯(lián)系到了一起。

總之，秘書為決策提供了必須的信息。決策的制定不是憑空杜撰的，而是以大量的信息為依據(jù)的，而秘書掌管文件材料，便于為決策提供政策依據(jù);秘書深入調(diào)查研究，便于為決策提供可行性信息依據(jù);秘書在各職能部門之間溝通協(xié)調(diào)，并且集民意，重視接待信訪工作，便于為決策提供群體性綜合性的信息依據(jù);秘書部門是組織對(duì)外聯(lián)系的窗口，便于為決策提供環(huán)境狀態(tài)變化時(shí)優(yōu)化決策的依據(jù)。

[1]政務(wù)院關(guān)于各級(jí)政府機(jī)關(guān)秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)的決定[Z].北京:中華人民共和國國務(wù)院令，1951.

[2]R·亞歷克·麥肯齊.新時(shí)間管理法[M].上海:上海翻譯出版社，1988.

[3]尚書·堯典[M].長沙:岳麓書社，2001.

[4]國務(wù)院.國有土地上房屋征收與補(bǔ)償條例.[M].北京:中華人民共和國國務(wù)院令，2011.

[5]陳壽.三國志·魏志·華陀傳[M].鄭州:中州古籍出版社，1996.