常偉丹

（吉林農(nóng)業(yè)科技學(xué)院，吉林 吉林132000）

高校學(xué)院行政秘書是輔助高校學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行高校行政工作的關(guān)鍵崗位，是高校學(xué)院管理層級最基礎(chǔ)的工作人員，由于高校學(xué)院行政秘書負(fù)責(zé)內(nèi)外的溝通和聯(lián)系，上下層級的下達(dá)和上傳，左右的協(xié)同和調(diào)整，是非常重要、不可或缺的特殊群體。

1 高校學(xué)院行政秘書工作的基本特點

高校學(xué)院行政秘書工作給外界以點多面廣的共識，文檔、接待、人士、經(jīng)費、財務(wù)、安全、宣傳、后勤等高校學(xué)院各方面行政性工作都需要行政秘書積極地參與，這樣才能利用高校學(xué)院行政秘書專業(yè)的優(yōu)勢，使高校學(xué)院行政工作得到規(guī)范化和科學(xué)化。

1.1 高校學(xué)院行政秘書工作的輔助性

高校學(xué)院行政秘書工作應(yīng)在學(xué)院和各級管理者的領(lǐng)導(dǎo)下有序地開展，高校學(xué)院行政秘書本身沒有決定權(quán)，但是對高校學(xué)院行政事務(wù)有參謀和權(quán)衡的職責(zé)。由于高校學(xué)院行政秘書熟悉學(xué)院的各類資源，懂得高校、教育、行政等各方面政策，能夠積極傾聽教師與學(xué)生的呼聲。因此，高校學(xué)院行政秘書可以為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和管理者提供建議和計劃，成為高校學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的助手，這是高校學(xué)院行政秘書工作的根本特點。

1.2 高校學(xué)院行政秘書工作的技能性

高校學(xué)院行政秘書日常工作可以說是包羅萬象，教師、學(xué)生、學(xué)院每天都會出現(xiàn)大量的行政事務(wù)性工作，如果不具有高校學(xué)院行政秘書的專業(yè)特長和能力，則會被繁重的工作壓垮。因此，需要高校學(xué)院行政秘書具有專業(yè)技能，文檔處理技能、辦公設(shè)備操作能力、行政事務(wù)常識、后勤支持業(yè)務(wù)。

1.3 高校學(xué)院行政秘書工作的創(chuàng)造性

高校學(xué)院行政秘書不只是對日常性工作的簡單重復(fù)，而是應(yīng)該在日常工作中發(fā)揮個人優(yōu)勢，以主動的態(tài)度對高校學(xué)院行政秘書工作進(jìn)行開發(fā)和挖潛，通過創(chuàng)造性地開展行政秘書工作，做到對高校學(xué)院行政秘書工作新理念的創(chuàng)新和實踐，以更為新穎的方式和更為合理的手段處理高校學(xué)院行政秘書工作中遇到的各類問題。

2 高校學(xué)院行政秘書工作的基本現(xiàn)狀

2.1 高校學(xué)院行政秘書付出和回報不成正比

高校學(xué)院行政秘書工作涉及高校、學(xué)院、教師、學(xué)生的方方面面，經(jīng)常出現(xiàn)加班加點的顯現(xiàn)，而高校學(xué)院一般將政策傾斜于教學(xué)和科研，導(dǎo)致高校學(xué)院行政秘書長期低于其他工作人員，這造成高校學(xué)院行政秘書工作主動性不高。

2.2 高校學(xué)院行政秘書被重視程度低

高校學(xué)院在行政秘書人員的配備上隨意性較大，造成行政秘書隊伍結(jié)構(gòu)不合理，同時一些高校學(xué)院行政秘書對角色定位模糊、職業(yè)發(fā)展前景不明，導(dǎo)致高校學(xué)院行政秘書較難長期安心、深入工作。

2.3 高校學(xué)院行政秘書整體業(yè)務(wù)素質(zhì)低

很多高校學(xué)院行政秘書未經(jīng)歷過秘書學(xué)、教育學(xué)、管理學(xué)等相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí)，每天忙于日常煩瑣事務(wù)中，業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、技能培訓(xùn)的時間被擠占，相當(dāng)一部分人專業(yè)知識缺乏、業(yè)務(wù)技能得不到提升，行政秘書隊伍的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。

3 加強高校學(xué)院行政秘書工作的措施

3.1 樹立高校學(xué)院行政秘書工作的服務(wù)意識

高校學(xué)院行政管理工作的宗旨就是服務(wù)于教學(xué)，行政秘書的每一項工作都關(guān)乎人才培養(yǎng)、科學(xué)研究的順利開展，應(yīng)樹立“以人為本”的現(xiàn)代服務(wù)理念，做好服務(wù)各級領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)廣大師生的工作。

3.2 提升高校學(xué)院行政秘書的業(yè)務(wù)水平

要學(xué)習(xí)基本的政治理論知識，提高思想政治素養(yǎng)和政治敏感度。要學(xué)習(xí)行政秘書的相關(guān)專業(yè)知識，掌握基本業(yè)務(wù)技能。高校學(xué)院行政秘書應(yīng)該了解本校、本院系的專業(yè)、學(xué)科建設(shè)現(xiàn)狀及特色，熟記各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；熟練運用各類辦公軟件，做好數(shù)據(jù)、信息處理工作。

3.3 培養(yǎng)高校學(xué)院行政秘書的協(xié)作精神

要分清事務(wù)的輕重緩急，做好統(tǒng)籌安排。做好整體部署和統(tǒng)籌安排，先處理緊急事務(wù)，同時又不遺漏常規(guī)工作，有條不紊地處理各項工作。要做好工作計劃，善于總結(jié)和反思。擬定學(xué)年度工作計劃，對重點、中心工作，要全面規(guī)劃，做到目標(biāo)明確，思路清晰；做好上一年度的工作總結(jié)，善于發(fā)現(xiàn)工作中的規(guī)律，反思工作中的不足，為下一年的工作提供可借鑒的經(jīng)驗。

3.4 加強對高校學(xué)院行政秘書的人文關(guān)懷

高校學(xué)院要加強對行政秘書的人文關(guān)懷，充分肯定其地位和作用。學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動關(guān)心幫助行政秘書，在工作中給予具體的指導(dǎo)和必要的贊揚，在生活中給予熱情的關(guān)照。建立科學(xué)合理的評價機(jī)制，提供職務(wù)晉升和職稱評聘公平環(huán)境。制定出一套相對合理的量化考核指標(biāo)體系，建立科學(xué)的激勵機(jī)制，對于工作業(yè)績突出、業(yè)務(wù)水平高、責(zé)任心強的行政秘書，給予一定的物質(zhì)獎勵和精神激勵。

［1］ 劉云飛.高校院系行政秘書主觀幸福感的影響因素及其增進(jìn)策略［J］.商業(yè)文化（學(xué)術(shù)版）,2010,（06）:56.

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［3］袁彩君,楊金田.高校二級學(xué)院行政秘書工作探討［J］.湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2008,（03）:61-62.

［4］楊帆.提高高校行政秘書人員信息素質(zhì)的對策［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2009,（08）:43-44.

［5］ 肖榮英.淺析高校二級學(xué)院行政秘書工作的特點和現(xiàn)狀［J］.中國校外教育,2010,（16）:64.