侯志東

（南通師范高等專科學(xué)校，江蘇 南通 226000）

高等師范學(xué)校系部教學(xué)檔案管理工作的幾點思考

侯志東

（南通師范高等?？茖W(xué)校，江蘇 南通 226000）

系部教學(xué)檔案管理是高等院校檔案工作的重要組成部分，是交流教學(xué)、科研經(jīng)驗與成果的重要工具。本文對當(dāng)前形勢下高等師范學(xué)校系部教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀做了分析，并談?wù)剬θ绾渭訌?qiáng)教學(xué)檔案管理工作的思考。

高等師范學(xué)校 系部 教學(xué)檔案管理

教學(xué)檔案管理是高等師范學(xué)校（以下簡稱高師）檔案工作的重中之重，是學(xué)校教學(xué)工作中積累起來的重要歷史資料。因其師范學(xué)校自身特殊的特點，其教學(xué)檔案能豐富地展現(xiàn)出學(xué)校發(fā)展的時間與空間維度，它凝聚著學(xué)校發(fā)展的經(jīng)驗與成就，體現(xiàn)了學(xué)校教學(xué)特色與管理水平。它在指導(dǎo)教學(xué)過程、促進(jìn)教書育人及優(yōu)化信息資源合理配置等諸多方面發(fā)揮著不可替代的作用，而且隨著時間的積淀和辦學(xué)歷史的延續(xù)，它的價值越顯得彌足珍貴。

近幾年，為了更好地發(fā)展，很多高師學(xué)校嘗試改革，實行系校二級管理體制，我校自2010年起也逐步按照高校模式建立黨政職能機(jī)構(gòu)與教學(xué)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)并行的二級管理體制。在二級管理模式下，學(xué)校教學(xué)檔案管理也隨之發(fā)生了根本性變化。一些教學(xué)文件、個性化教學(xué)計劃等制定都由二級系部完成，原本由學(xué)校教務(wù)部門管理的一些文件都已下放至二級院系管理，如課程建設(shè)、教師工作量、學(xué)科建設(shè)等材料。

下面筆者結(jié)合所在學(xué)校工作實踐及省內(nèi)周邊高師學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀，談?wù)勛约旱恼J(rèn)識與思考。

一、系部教學(xué)檔案的重要地位

系部教學(xué)檔案是高師整體教學(xué)檔案的主體、核心和重點。它記載著系部一線教學(xué)活動的全過程和狀況，它往往不經(jīng)加工保持真實原貌，能客觀地反映歷史。這種史實的記載作用是其他資料不可替代的。同時，教師可以通過對教學(xué)檔案的記錄予以分析，總結(jié)經(jīng)驗，改進(jìn)方法，強(qiáng)化教學(xué)效果。學(xué)校管理者亦可以根據(jù)教學(xué)檔案所反映的情況對教學(xué)過程進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，制訂科學(xué)管理方案。對系部教學(xué)檔案的管理直接影響到學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)效益。

二、高師教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識不強(qiáng)，重視不夠。

由于長期以來很多高師院校對教學(xué)檔案管理重要性認(rèn)識不足，再加之二級管理模式下，系部是從事教學(xué)活動的一線教學(xué)單位，承擔(dān)著很重的教學(xué)任務(wù)，從系部領(lǐng)導(dǎo)到教職員工更是始終把教學(xué)工作放在首位，對教學(xué)檔案管理缺乏應(yīng)有重視，僅僅視為教學(xué)管理的附屬工作，常常是檢查時再突擊應(yīng)付。更重要的是，大部分老師沒有檔案意識，對檔案管理知識、法規(guī)知之甚少，他們認(rèn)為只要備好自己的課，教好自己的書，做好自己的科研就是已經(jīng)盡職了。至于對工作中產(chǎn)生的文件材料、教科研文檔等，他們不注意或不愿意將原始教學(xué)檔案資料上交歸集。他們總認(rèn)為是自己的成果，無理由歸檔或根本就不認(rèn)為其為檔案。有的自認(rèn)為有些材料已過時，便隨意丟棄或自行銷毀。以至部分檔案收集不全，白白流失了。

（二）檔案管理制度不健全，專職人員缺失。

由于二級系部的教學(xué)檔案管理工作起步較晚，還處于實踐探索階段，制度還不夠健全，缺少一套完整具體統(tǒng)一的規(guī)章制度，缺少健全的檔案組織機(jī)構(gòu)。有的高師學(xué)校系部還沿用以前教務(wù)部門制定的教學(xué)檔案管理制度，很多陳舊的條文規(guī)定已無法滿足當(dāng)前系部一線教學(xué)檔案管理的需要。加之現(xiàn)在省內(nèi)很多高師學(xué)校優(yōu)化合并，形成了“一校多區(qū)”的辦學(xué)格局，像筆者所在高師就是“一校三區(qū)”，二級系部跨區(qū)進(jìn)行教學(xué)活動成了常態(tài)。這更使教學(xué)檔案管理工作呈現(xiàn)出多元性、復(fù)雜性。在此情形下，更嚴(yán)峻的是大部分系部教學(xué)檔案管理沒有專職甚至兼職的檔案員，檔案管理人員流動性很大，直接影響了檔案工作的穩(wěn)定性、連續(xù)性和規(guī)范性。很多時候都是由部分老師臨時兼做檔案管理工作，他們由于沒有受過檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)，對檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號編目等規(guī)范程序不熟悉，導(dǎo)致教學(xué)檔案資料沒有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，按習(xí)慣存放，各行其是，重復(fù)歸檔或“檔案死角”現(xiàn)象普遍存在。如只注重文件的收集與整理，而不重視部門、系部自己形成的教學(xué)及教學(xué)管理材料的收集，致使一些資料沒能及時保存。

（三）檔案管理信息化程度不夠，檔案利用率低。

檔案利用是檔案管理工作的目的，不管檔案收集得如何漂亮，如果只是束之高閣就沒有任何意義。雖然，當(dāng)今已經(jīng)到了信息化網(wǎng)絡(luò)化的時代，但在檔案管理信息化方面還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有跟上時代步伐。由于受傳統(tǒng)查詢方式的影響，教學(xué)檔案在服務(wù)師生方面作用不明顯，利用率低。由于大部分檔案還依靠手工處理，查準(zhǔn)查全率低。如：經(jīng)常會有人在需要文件時亂翻亂拿，借閱、轉(zhuǎn)閱不登記，自己不妥善保管也不及時歸還，以致無法發(fā)揮應(yīng)有作用。

三、對加強(qiáng)系部教學(xué)檔案管理的幾點思考

（一）強(qiáng)化學(xué)習(xí)，加大宣傳，增強(qiáng)意識。

檔案意識的強(qiáng)弱直接決定了檔案管理工作能否科學(xué)順利地開展下去。要想提高優(yōu)化檔案管理工作，首先要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。隨著教學(xué)改革的日趨深化，教學(xué)形式和教學(xué)模式日益呈現(xiàn)出多樣化和復(fù)雜化的特點，但教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化是教學(xué)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，可以說沒有標(biāo)準(zhǔn)化就沒有教學(xué)檔案工作的現(xiàn)代化。這包括教學(xué)檔案工作業(yè)務(wù)范圍的規(guī)范化，教學(xué)檔案術(shù)語的標(biāo)準(zhǔn)化，教學(xué)檔案工作技術(shù)與設(shè)備的標(biāo)準(zhǔn)化，以及檔案管理方法的標(biāo)準(zhǔn)化。因此，要提高系部教學(xué)檔案管理，首要任務(wù)是對檔案基本專業(yè)知識學(xué)習(xí)和認(rèn)同。

其次，擴(kuò)大宣傳，增強(qiáng)教職工全員檔案意識。為此，學(xué)校應(yīng)制訂翔實的活動方案，可通過講座、展覽等形式切實讓大家了解相關(guān)知識法規(guī)，了解檔案工作的基本內(nèi)容。系部教職工都應(yīng)有該項工作的目標(biāo)，二級系部檔案工作者要正確認(rèn)識檔案工作自身價值，立足本職工作，服務(wù)于學(xué)校建設(shè)，大膽改革和更新一切不適應(yīng)系部發(fā)展的因循守舊的思想局面，使檔案工作將目的性、自覺性、主動性、整體性和服務(wù)性融匯成一種行為規(guī)范。要廢除舊的用人機(jī)制，穩(wěn)定檔案人員管理隊伍，提高工作人員積極性。既要爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視，又要充分發(fā)揮自己的能動性，不斷提升檔案工作水平，把檔案的作用充分發(fā)揮出來，千方百計擴(kuò)大服務(wù)范圍，只有這樣才能增強(qiáng)意識，打開檔案工作的新局面。

（二）健全制度，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，落實責(zé)任。

教學(xué)檔案的歸集整理不是少數(shù)人的事，而是全體人員的責(zé)任。學(xué)校應(yīng)確立校系兩級檔案管理機(jī)制，明確兩極管理權(quán)限與責(zé)任。

建立健全教學(xué)檔案管理工作的各項規(guī)章制度是優(yōu)化教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)。應(yīng)根據(jù)國家的有關(guān)檔案法規(guī)并從本校、系部的實際情況出發(fā)，逐步建立完善二級系部教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度，使檔案管理有規(guī)可循。系部應(yīng)根據(jù)自身實際，對教學(xué)檔案的歸檔范圍、保管期限、立卷歸檔原則及立卷歸檔程序等做出明確規(guī)定，為檔案工作人員提出明確工作目標(biāo)和工作要求。最終使系部檔案管理走出雜亂元序現(xiàn)狀，從而步入系統(tǒng)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式。為了調(diào)動大家的積極性，可以嘗試引入考核激勵機(jī)制，按照考核細(xì)則標(biāo)準(zhǔn)對其工作內(nèi)容、質(zhì)量要求、完成時間等具體項目進(jìn)行評比，在年中和年末，學(xué)校檔案職能部門應(yīng)對各系部的教學(xué)檔案工作進(jìn)行總結(jié)表彰，以此形成程序化、制度化的長效管理機(jī)制。

（三）優(yōu)化服務(wù)，提高利用，擴(kuò)大影響。

“檔案貴在活，而重在用”。做好檔案管理工作其根本就是做好檔案的服務(wù)工作。這是檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點。它對教學(xué)工作會產(chǎn)生檢驗和積極的推動作用。那系部如何在諸多條件限制下最大限度地優(yōu)化利用教學(xué)檔案呢？筆者認(rèn)為只有將“死檔案”變成“活檔案”，將“文字檔案”變成“電子檔案”，在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方面多做文章。我們可以嘗試從以下兩個方面入手：一是建成完備的檔案目錄查詢系統(tǒng)。將所有檔案目錄加以整理并數(shù)字化，方便查詢。二是將所有檔案逐步數(shù)字化，建立完備的電子檔案。在平時收集的過程中盡量搜集電子檔案，對系部在教學(xué)管理過程中產(chǎn)生的電子檔案進(jìn)行整理，建成電子檔案數(shù)據(jù)庫。對利用率高、具有參考價值的重要紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描或錄入，并轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，逐步建成完備的檔案數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫，提高檔案利用率。

［1］柳向江.強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化［J］.蘭臺世界，2005（3）.

［2］錢杏英.淺談高職院校系級教學(xué)檔案管理存在的問題及對策［J］.中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2008（35）.