吳 珊

（湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院 繼續(xù)教育部，湖南 長(zhǎng)沙 410205）

檔案管理工作，是我國(guó)檔案事業(yè)中最基本的工作內(nèi)容，一般是由檔案室對(duì)檔案實(shí)體、檔案信息等進(jìn)行管理，并為需要檔案內(nèi)容的個(gè)體、團(tuán)體提供利用服務(wù)。因此，從檔案管理工作的性質(zhì)來(lái)看，高校的檔案管理工作必須要充分認(rèn)識(shí)到服務(wù)意識(shí)的重要性，在加強(qiáng)檔案收集與整理工作的同時(shí)，也要完善相應(yīng)的服務(wù)設(shè)施與轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，為需求者提供更加好的工作服務(wù)。但是，目前我國(guó)高校檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際效果并不樂(lè)觀，服務(wù)意識(shí)的落后導(dǎo)致高校師生對(duì)檔案管理工作普遍不滿意；服務(wù)設(shè)施的不齊全，導(dǎo)致師生對(duì)檔案的利用效率普遍較低。出現(xiàn)這些問(wèn)題的原因，具有多面性，首先應(yīng)該從理論研究上針對(duì)這一問(wèn)題來(lái)詳細(xì)討論與制定解決思路，其次便是要通過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)來(lái)落實(shí)高校檔案管理工作，以理論與實(shí)踐相結(jié)合的方式，改善我國(guó)高校檔案管理工作的服務(wù)理念、服務(wù)水平。

一、我國(guó)高校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

高校檔案管理工作的形成，通常是受到了教學(xué)工作、黨政管理工作、各類教學(xué)活動(dòng)等因素的作用后，將這些工作中所創(chuàng)造、出現(xiàn)的具有保存價(jià)值的圖標(biāo)內(nèi)容、文字內(nèi)容、聲音內(nèi)容、視頻內(nèi)容等進(jìn)行記錄和檔案封存，從而成為一種見(jiàn)證高校歷史發(fā)展、便于師生參考利用的高校信息資源。結(jié)合我國(guó)高校檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際情況，筆者認(rèn)為其現(xiàn)狀可以概括為以下四點(diǎn)：第一，高校檔案管理工作是高校成立、發(fā)展過(guò)程中，必不可少的工作內(nèi)容，但是檔案管理工作在高校中的實(shí)際地位卻并不明顯，與教學(xué)工作、學(xué)生管理工作、教師管理工作等相比，高校檔案管理工作無(wú)疑是被忽視的工作內(nèi)容，這就導(dǎo)致了我國(guó)絕大部分高校的檔案管理工作，當(dāng)前仍然只是以檔案信息整理與利用的方式而存在，加之師生對(duì)檔案利用的時(shí)間與內(nèi)容相對(duì)局限，檔案管理工作自然就被忽視了。第二，高校檔案管理工作在近年來(lái)也取得了一定的突破，比如隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的進(jìn)步，高校檔案管理工作在遵循實(shí)體檔案管理保存的同時(shí)，也開(kāi)始嘗試將實(shí)體檔案的信息通過(guò)計(jì)算機(jī)編輯進(jìn)行儲(chǔ)存，并將部分可公開(kāi)的信息上傳到網(wǎng)上，以便他人閱讀。計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)空間可以說(shuō)是無(wú)限大的，實(shí)體檔案保存必然會(huì)占據(jù)一定的空間，隨著時(shí)間的日積月累，高校在發(fā)展過(guò)程中所留下的檔案信息等不斷擴(kuò)展，占據(jù)的檔案室空間也就越大，師生對(duì)實(shí)體檔案的查詢也就更加的麻煩，從這一點(diǎn)上講，計(jì)算機(jī)技術(shù)無(wú)疑可以有效解決這一問(wèn)題，不過(guò)由于檔案管理工作被忽視，對(duì)實(shí)體檔案的信息輸入也需要人員操作，所以導(dǎo)致高校檔案的虛擬化保存始終是以緩慢的速度在開(kāi)展中。第三，目前高校分配到檔案管理工作人員的數(shù)量與專業(yè)性，非常的不合理，往往高校安排的檔案室管理工作人員就只有一個(gè)人，而且相關(guān)工作人員的管理意識(shí)與工作思路并不清晰，對(duì)檔案室的管理就是防止檔案遺失、上檔下檔這些工作，并沒(méi)有對(duì)檔案室內(nèi)的檔案信息進(jìn)行有效的整理，也沒(méi)有對(duì)高校現(xiàn)階段各方面的檔案信息主動(dòng)的進(jìn)行收集與整理，導(dǎo)致檔案管理工作成為可有可無(wú)的工作內(nèi)容，就更加被師生、高校高層所忽視。

二、高校檔案管理工作在服務(wù)方面存在的問(wèn)題和不足之處

（一）高校檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)不足

在服務(wù)意識(shí)上，大部分高校的檔案管理工作，仍然停留在“自己上門，自找自查”的方式上，即需要檔案信息查閱與使用的師生，必須自己跑到學(xué)校的檔案室，然后自己在檔案室眾多的文件中進(jìn)信息查找，根本就沒(méi)有體現(xiàn)出檔案管理工作人員的工作價(jià)值與崗位責(zé)任。出現(xiàn)這一問(wèn)題的原因，筆者認(rèn)為主要受到了三個(gè)方面的影響：一是高校檔案管理工作人員自身工作意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)的不足，沒(méi)有想到為需求者提供什么服務(wù)；二是高校管理層對(duì)高校檔案管理工作的服務(wù)要求不明確，導(dǎo)致檔案室工作人員在服務(wù)上不知道從何下手；三是高校師生對(duì)檔案管理工作的服務(wù)沒(méi)有積極的提出個(gè)人建議，助長(zhǎng)了檔案室管理人員不作為的氣焰。

（二）高校檔案管理工作的服務(wù)管理不到位

服務(wù)管理主要指的是對(duì)高校檔案管理工作人員為檔案信息需求者提供的服務(wù)效率與服務(wù)質(zhì)量的管理，由于高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校檔案管理工作的不重視，高校管理層對(duì)檔案管理工作的服務(wù)管理也就不到位，具體體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是沒(méi)有有針對(duì)性的對(duì)高校檔案管理工作的服務(wù)方式、服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行管理；二是對(duì)高校檔案管理工作的服務(wù)管理過(guò)于形式化，通常就是走個(gè)過(guò)場(chǎng)式的看一下，只有在領(lǐng)導(dǎo)明確要求檢查的時(shí)候，才對(duì)檔案室管理人員作出要求，然后“表演“一下；三是在培訓(xùn)檔案管理工作人員的服務(wù)思路方面的工作不落實(shí)，沒(méi)有具體的對(duì)檔案管理工作的服務(wù)管理作出正確的指導(dǎo)。因此，上述三個(gè)原因?qū)е铝烁咝n案管理工作的服務(wù)管理不到位，導(dǎo)致檔案管理人員不能夠?yàn)閹熒峁└哔|(zhì)量的服務(wù)。

（三）高校檔案管理工作的服務(wù)方式單一

以目前高校檔案管理工作的服務(wù)方式來(lái)看，主要還是以人工服務(wù)為主，一定的計(jì)算機(jī)信息查詢服務(wù)為輔，當(dāng)然，這一情況還是針對(duì)某些已經(jīng)進(jìn)行了檔案信息電腦輸入、檢索服務(wù)的高校而言，一部分根本就沒(méi)有用上計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案管理工作，就只有檔案管理人員的單一指導(dǎo)服務(wù)。檔案管理人員的服務(wù)能力是有限的，由于實(shí)體檔案數(shù)量多，檔案信息量大，所以檔案室管理人員所提供的服務(wù)也比較局限，只能給檔案信息需求者指出一個(gè)大概的查詢范圍，然后由需求者自己去查找；有些將檔案信息輸入到電腦中的高校，在信息的輸入量上也比較有限，主要是重要的檔案文件，且應(yīng)用到的計(jì)算機(jī)技術(shù)，通常只是簡(jiǎn)單的信息輸入、編輯、目錄制定、內(nèi)容檢索的服務(wù)，對(duì)需求者的幫助不大。

（四）高校檔案管理工作的服務(wù)研究工作未開(kāi)展

高校檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)效率始終不能得以提升，在很大程度上，是由于高校檔案管理工作的服務(wù)研究工作沒(méi)有具體落實(shí)，而導(dǎo)致這一情況出現(xiàn)的原因，則是高校管理層對(duì)檔案管理工作不重視，對(duì)檔案管理工作的服務(wù)管理不到位，且檔案管理人員對(duì)服務(wù)存在懶惰心理，自身的工作意識(shí)與責(zé)任意識(shí)不高，不對(duì)師生主動(dòng)積極的提供檔案查閱服務(wù)。高校檔案管理工作的服務(wù)研究，應(yīng)當(dāng)由高校管理層、檔案管理人員、相關(guān)專家共同努力，致力于對(duì)高校檔案管理工作的服務(wù)理念與服務(wù)方式完善，不僅要研究如何提升檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，同時(shí)也要研究如何更好的將信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合到高校檔案管理工作中，為師生提供更加便捷、高效的檔案信息查詢功能。

三、提升服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)高校檔案管理工作的合理策略

（一）加強(qiáng)高校檔案管理工作人員的工作意識(shí)與責(zé)任意識(shí)教育

高校檔案管理工作效率的提升，首先應(yīng)該強(qiáng)化的，就是高校檔案管理工作人員的工作意識(shí)與責(zé)任意識(shí)，只有檔案管理工作人員明確了自身工作任務(wù)的重要性，清晰的認(rèn)識(shí)到了自身所肩負(fù)的責(zé)任，才會(huì)使檔案管理人員在工作上轉(zhuǎn)變懶惰的服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的為師生提供檔案管理服務(wù)，并通過(guò)多種手段來(lái)提高檔案管理工作的效率，不斷的縮短師生查閱檔案信息所需要的時(shí)間，提高師生查閱檔案的效率，在自身工作崗位上發(fā)光發(fā)熱。

（二）完善高校檔案管理工作制度與加強(qiáng)監(jiān)管力度

高校檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)建立起一套完善的工作制度，主要包括檔案的收集模式、檔案的質(zhì)量考評(píng)模式、檔案信息提供的服務(wù)模式，以及檔案管理人員的監(jiān)管模式。通過(guò)高校檔案管理工作制度的不同模式，形成有層次、有順序的檔案管理工作的管理，進(jìn)而提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。另外，還要對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管力度進(jìn)行加強(qiáng)，糾正以往高校管理人員對(duì)檔案管理工作的忽視問(wèn)題，采取正確、合理的管理措施來(lái)推動(dòng)那檔案管理工作的進(jìn)步。

（三）創(chuàng)新高校檔案管理工作的服務(wù)思路與服務(wù)方式

高校檔案管理工作的服務(wù)思路也應(yīng)該不斷完善與創(chuàng)新，一是要加強(qiáng)的檔案管理工作人員對(duì)服務(wù)的理解，二是向檔案管理工作人員展示部分高校先進(jìn)的服務(wù)形式，三是明確提出檔案管理工作人員在服務(wù)方面的改進(jìn)要求，促使檔案管理人員的服務(wù)思路得以完善。其次是要對(duì)檔案管理工作的服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，要擺脫單一的人工查找服務(wù)，多利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，并設(shè)計(jì)與提供檔案資料共享、宣傳教育等服務(wù)，在服務(wù)方式上獲得師生的認(rèn)可和喜愛(ài)。

（四）加深國(guó)內(nèi)外高校的檔案管理工作的服務(wù)經(jīng)驗(yàn)交流與學(xué)習(xí)

國(guó)外高校的檔案管理工作與國(guó)內(nèi)這方面的工作相比，要遠(yuǎn)遠(yuǎn)領(lǐng)先于國(guó)內(nèi)高校，這主要是國(guó)外高校對(duì)檔案管理工作十分看重，因?yàn)樗麄儗W(xué)校的發(fā)展和檔案作為一種榮譽(yù)，鼓勵(lì)師生進(jìn)行檔案查閱與收集提供，不斷豐富了館藏；并且，國(guó)外高校還有充足的管理人員進(jìn)行檔案管理、分類排列、指引查閱，以及信息輸入與資源共享服務(wù)等，這是我國(guó)高校尚無(wú)法達(dá)到的。因此，要加深國(guó)內(nèi)外高校的檔案管理工作的服務(wù)經(jīng)驗(yàn)交流與學(xué)習(xí)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，不斷完善我國(guó)高校的檔案管理工作的服務(wù)思路與創(chuàng)新服務(wù)形式，在人力資源與信息資源上保障檔案信息管理工作的正常有序開(kāi)展。

（五）加大資金投入，提高高校檔案管理工作的硬件水平

當(dāng)然，如果只從理論上談高校檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的提升，沒(méi)有實(shí)際工作的開(kāi)展與對(duì)應(yīng)服務(wù)設(shè)施的完善，就只會(huì)是紙上談兵，根本就不會(huì)對(duì)高校檔案管理工作效率與工作質(zhì)量的提升帶來(lái)有效的動(dòng)力。因此，筆者認(rèn)為應(yīng)該結(jié)合高校自身發(fā)展的實(shí)際情況，合理的加大這方面的資金投入，提高高校檔案管理工作的硬件水平，比如檔案庫(kù)房的建設(shè)與對(duì)檔案資料的消毒保存、檔案室的空氣流通設(shè)施與計(jì)算機(jī)設(shè)備等，只有在硬件條件上得以滿足，才能將理論化的服務(wù)思路加以運(yùn)用出來(lái)，從而為師生提供更好的檔案管理工作服務(wù)。

四、總結(jié)

高校檔案管理工作的提高，需要重點(diǎn)關(guān)注服務(wù)意識(shí)這一方面，通過(guò)對(duì)當(dāng)前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀和服務(wù)方面的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，積極采取改進(jìn)措施，加強(qiáng)高校檔案管理工作人員的工作意識(shí)與責(zé)任意識(shí)教育，完善高校檔案管理工作制度與加強(qiáng)監(jiān)管力度，創(chuàng)新高校檔案管理工作的服務(wù)思路與服務(wù)方式，加深國(guó)內(nèi)外高校的檔案管理工作的服務(wù)經(jīng)驗(yàn)交流與學(xué)習(xí)，加大資金投入，提高高校檔案管理工作的硬件水平，從而實(shí)現(xiàn)我國(guó)高校檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的提升。

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