孫慶萍

（鎮(zhèn)江市房產(chǎn)登記管理中心，江蘇鎮(zhèn)江 212000）

0 引言

房產(chǎn)檔案的數(shù)字化掃描工作千頭萬緒，比較繁瑣。有時(shí)幾件工作需要同時(shí)集中處理，如果每項(xiàng)工作沒有一定的規(guī)范性，那么就比較容易在具體操作時(shí)變得混亂、沒有頭緒。通過對(duì)最近提出的有關(guān)規(guī)范化工作流程的思考，筆者將平常的工作歸納總結(jié)為以下幾點(diǎn)。

1 掛失和查封等資料的接收與掃描

（1）掛失和注銷掛失的資料是由接待部移交的。其中掛失資料需要掃描，注銷掛失的資料一般情況下不掃描，只有特殊情況（如有遺失補(bǔ)證異議申請(qǐng)書等等）才掃描。掃描掛失資料時(shí)要做到3點(diǎn)：①要仔細(xì)核對(duì)被掛失房屋的丘權(quán)號(hào)、產(chǎn)權(quán)人姓名及所有權(quán)證號(hào)這些基本信息；②在掃描時(shí)要保證資料的完整性和圖像的清晰準(zhǔn)確；③有部分掛失房屋的檔案是比較老的案子，這些老案子在過去掃描中，由于客觀原因會(huì)出現(xiàn)電子檔案丟失的情況，發(fā)生這種情況要及時(shí)補(bǔ)掃描。接收的掛失和注銷掛失資料都要進(jìn)行記錄，以便于以后的查詢和檢查。（2）查封、解封、協(xié)助執(zhí)行通知書及注銷權(quán)證的資料，是由法規(guī)科移交過來的。這些不同的資料都有不同的操作規(guī)范，在工作中要注意總結(jié)歸納。掃描時(shí)要嚴(yán)格按照規(guī)范的要求來執(zhí)行。筆者將其歸納為4點(diǎn)：①所有的資料在掃描時(shí)都要核對(duì)房屋的產(chǎn)權(quán)人姓名、所有權(quán)證號(hào)及房屋坐落四項(xiàng)信息，確保掃描的準(zhǔn)確無誤及完整清晰。②有關(guān)法院行政判決書的規(guī)定，這些資料的除了要掃描存檔，還要在審核表（一）上加蓋銷字章，進(jìn)行電子檔案的覆蓋。③先查封許可證，后允許發(fā)證。解封是產(chǎn)權(quán)案的，把相關(guān)資料掃描至產(chǎn)權(quán)案。裝訂時(shí)，要裝在許可證內(nèi)，并在產(chǎn)權(quán)案中注明。④和掛失一樣，如果在查封中發(fā)現(xiàn)沒有圖像的檔案要及時(shí)補(bǔ)掃描。法院查封、解封及協(xié)助執(zhí)行的資料相當(dāng)重要，對(duì)于其在掃描和裝檔的過程中要仔細(xì)核對(duì)，按照上面的規(guī)范認(rèn)真地去完成。

2 修改案的接收與掃描規(guī)范

已經(jīng)歸檔的檔案，在一般情況下是不能修改的。但由于房產(chǎn)檔案的復(fù)雜性，在前期的各個(gè)環(huán)節(jié)中難免會(huì)出現(xiàn)一些問題。這就涉及到可能會(huì)對(duì)已歸檔的案子進(jìn)行修改。為了保證檔案管理的嚴(yán)格性和保密性，對(duì)檔案修改這塊進(jìn)行了規(guī)范化的要求。

檔案的修改在方式上分為2類：一種是只在原檔案基礎(chǔ)上進(jìn)行修改，這種修改是對(duì)電子檔案進(jìn)行覆蓋；另一種是對(duì)原檔案進(jìn)行替換、添加和抽出等操作，就需要對(duì)電子檔案與實(shí)物檔案都進(jìn)行修改。

針對(duì)上述的2種情況，鎮(zhèn)江市房產(chǎn)登記管理中心專門設(shè)計(jì)了檔案信息維護(hù)聯(lián)系單，內(nèi)容包括各業(yè)務(wù)科室對(duì)某些檔案資料信息的修改，和對(duì)資料的添加以及替換等（見表1）。采用規(guī)范化的工作要求，對(duì)修改檔案的原因與時(shí)間可以有直觀的了解。有利于提高工作效率，也有利于發(fā)現(xiàn)工作中的問題，通過不斷的總結(jié)和歸納，減少及避免問題，保證工作在規(guī)范化的流程中有序的進(jìn)行。

表1 聯(lián)系單示例

3 工作中的疑難問題，用規(guī)范化方式解決

每項(xiàng)工作中都會(huì)出現(xiàn)棘手的問題，這些疑難問題需要工作人員憑經(jīng)驗(yàn)去分析，找到解決的方法。當(dāng)然，解決問題也是需要一套規(guī)范化的方法，有步驟的進(jìn)行。而不是毫無章法的胡亂去想，那樣既解決不了問題，還耽誤了時(shí)間，影響了工作。

在工作中筆者發(fā)現(xiàn)，少數(shù)案子會(huì)出現(xiàn)調(diào)閱不到電子檔案的情況。而這些案子可按掃描時(shí)間分為2類：一類是掃描時(shí)間在2004年以前的；另一類是2004年以后的掃描的。2004年以前的是還未分戶立卷的檔案，稱為老案子。老案子出現(xiàn)沒有電子檔案的情況較多，因?yàn)楫?dāng)時(shí)的掃描采用的是自己錄入的方式，難免會(huì)出現(xiàn)缺失的情況，對(duì)于這些老案子只要補(bǔ)掃描就行了。2004年后分戶立卷的新案子是通過點(diǎn)擊信息條目進(jìn)行掃描的，出現(xiàn)這種情況的較少。但只要發(fā)現(xiàn)了問題，都應(yīng)該不斷分析總結(jié)，用規(guī)范化的方式解決問題。

通過對(duì)新案子沒有電子檔案的情況進(jìn)行分析，總結(jié)出以下幾種可能：（1）電子信息條目有誤，造成檔案無信息的現(xiàn)象。有些信息的權(quán)證號(hào)會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，從而調(diào)不到電子檔案，可以用坐落或產(chǎn)權(quán)人姓名進(jìn)行調(diào)閱，并把錯(cuò)誤的丘權(quán)號(hào)改正過來既可。（2）如果用坐落和姓名仍未調(diào)閱到信息，就在掃描的流程中檢查該信息是否沒被點(diǎn)擊，就是未對(duì)信息條目進(jìn)行保存，也會(huì)造成調(diào)不到電子信息。這種情況只要將此信息條目進(jìn)行點(diǎn)擊保存就行了。（3）信息丟失現(xiàn)象，致使無法調(diào)閱電子檔，這是由系統(tǒng)原因造成的，目前由向信息中心提供此類檔案的案件編號(hào)、丘號(hào)等相關(guān)內(nèi)容，由信息中心查明原因，從根本上解決這類問題。（4）信息被移到拆除系統(tǒng)中，此情況是近期才發(fā)現(xiàn)的。對(duì)沒有電子檔案的，都會(huì)調(diào)閱實(shí)物檔案查看，發(fā)現(xiàn)整幢樓房中某一戶的電子信息發(fā)生丟失，最有可能被移到拆除庫中。會(huì)與其他部門進(jìn)行溝通，確認(rèn)此房屋是否已被拆除，如果沒有就需從拆除庫中恢復(fù)。用規(guī)范化的方法解決工作中的問題，條分縷析、既有利于發(fā)現(xiàn)新的情況，也能對(duì)工作有全面性的了解，增加了解決問題的能力。

4 權(quán)限使用的規(guī)范化管理

工作權(quán)限的使用，需要嚴(yán)格的規(guī)范化管理。房產(chǎn)檔案不同于其他檔案，是一項(xiàng)保密性很強(qiáng)的檔案。在檔案中心工作會(huì)經(jīng)常接觸到檔案，不管是電子檔案還是實(shí)物檔案，在利用時(shí)都要做到合法、合理。

每個(gè)人的電腦都要設(shè)置用戶名和密碼，個(gè)人的權(quán)限、工號(hào)和密碼都要自己保管好，不要隨意泄露。房產(chǎn)檔案是重要的資料，對(duì)產(chǎn)權(quán)人而言也具有隱私性，所以在工作中一定要對(duì)每一份案子負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按規(guī)定操作。在掃描時(shí)，要保證每份檔案資料的完整性，不遺留一張紙片在手上。在調(diào)閱檔案時(shí)要有相應(yīng)的記錄，誰在何時(shí)調(diào)閱了那一份檔案，都要有詳細(xì)的記錄，并且能夠查的到。

同時(shí)，要提高自身的覺悟。工作時(shí)打開的程序和系統(tǒng)，當(dāng)人離開電腦時(shí)一定要隨時(shí)關(guān)閉。自覺主動(dòng)的遵守權(quán)限使用的規(guī)定，在有效地利用檔案的同時(shí)，做好檔案的保密工作。

上面提到的幾點(diǎn)，是在工作中采用規(guī)范化方法的部分總結(jié)。當(dāng)然，還有很多方面沒有提到。必須認(rèn)識(shí)到，工作中如果沒有一套規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)比較容易混亂，不便于管理。規(guī)范化的工作流程，可以使各項(xiàng)工作條理分明，大大提高了工作效率，減少錯(cuò)誤的發(fā)生。