●王曉陽

基于價值創(chuàng)造視角的檔案管理

●王曉陽

隨著知識經(jīng)濟和信息管理時代的到來，檔案已經(jīng)成為服務(wù)組織戰(zhàn)略發(fā)展需要的價值創(chuàng)造的構(gòu)成部分。文章從檔案知識管理、檔案信息化管理和檔案記憶觀等三類具有價值創(chuàng)造能力的現(xiàn)代化檔案管理理念入手，分析了檔案管理與組織價值創(chuàng)造之間的關(guān)系，并就提升檔案管理價值創(chuàng)造能力的途徑進行了闡述與建議。

檔案管理 價值創(chuàng)造 戰(zhàn)略

一、引言

價值創(chuàng)造是指組織生產(chǎn)、供應(yīng)滿足目標客戶需要的產(chǎn)品或服務(wù)的一系列業(yè)務(wù)活動及其成本結(jié)構(gòu)。知識經(jīng)濟和信息管理時代，價值創(chuàng)造已成為更多組織在制定和明確戰(zhàn)略時所要考量的重要目標。而組織能夠獲取的知識和信息，則成為其具有重要戰(zhàn)略意義的資源。檔案作為知識和信息的有效載體，是組織發(fā)展歷史的關(guān)鍵憑證，更是組織當前活動的重要參考，因此，檔案也是服務(wù)組織戰(zhàn)略發(fā)展需要的價值創(chuàng)造的構(gòu)成部分。檔案創(chuàng)造價值的程度和作用，直接決定了其在組織戰(zhàn)略定位和發(fā)展目標中的地位。隨著現(xiàn)代組織制度的建立與信息化的發(fā)展，檔案工作正在由以手工為手段、以實體為對象的檔案管理向以信息化為手段、以內(nèi)容為對象的檔案管理轉(zhuǎn)變。在這種發(fā)展趨勢下，檔案管理者必須以全新的管理理念駕馭檔案工作的重大變革，用創(chuàng)新的管理模式和工作方法推動檔案工作科學(xué)發(fā)展，形成與之相適應(yīng)的檔案管理體系，真正在組織發(fā)展過程中創(chuàng)造價值。

二、具有價值創(chuàng)造能力的檔案管理理念

1.檔案知識管理。檔案知識管理是一種以知識管理為導(dǎo)向的檔案管理和以檔案管理為基礎(chǔ)的知識管理相結(jié)合的管理模式。檔案知識管理系統(tǒng)構(gòu)建的基本原則是集成原則：一是資源集成。從檔案管理角度，信息化環(huán)境下必須對文件進行前端控制和全過程管理，實現(xiàn)文件、檔案一體化管理和集成管理；從知識管理角度，文件、檔案是組織核心的知識資源，但并不是組織知識資源的全部。因而，檔案知識管理系統(tǒng)應(yīng)該實現(xiàn)以文件、檔案為核心的全部信息、知識資源的集成。二是功能集成。檔案知識管理系統(tǒng)集成檔案管理與知識管理的雙重功能，一方面確保文件資料的真實性、完整性與可靠性，確保檔案的憑證價值、保存價值與長遠價值；另一方面確保知識被有效地積累、組織、評價、傳遞、共享與應(yīng)用。三是系統(tǒng)集成。從檔案管理角度，檔案管理不能獨立于組織各項業(yè)務(wù)活動，否則，文件、檔案就難以被主動捕獲，難以被前端控制、全過程管理與集成管理；從知識管理角度，知識管理不僅是一種先進的技術(shù)方法，更是一種全新的思想理念，應(yīng)該體現(xiàn)于組織的各項業(yè)務(wù)活動之中，應(yīng)該融合于員工的各種工作行為之中，成為員工基本的工作方法和思維方式，使員工在工作過程中自然地應(yīng)用、傳播和創(chuàng)造知識，為客戶提供知識產(chǎn)品或服務(wù)，實現(xiàn)知識的價值。①

2.檔案信息化管理。檔案信息化是在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為組織提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。它使得檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心發(fā)生轉(zhuǎn)變。檔案信息化通過提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力，最大程度地發(fā)揮檔案信息的價值，能夠真正實現(xiàn)檔案信息資源的高效共享。檔案信息化主要由檔案信息網(wǎng)絡(luò)、檔案信息資源、檔案信息人才、信息技術(shù)、信息裝備和規(guī)則環(huán)境等要素構(gòu)成。檔案信息化諸要素并不是簡單的并行排列，而是在一定邏輯關(guān)系中構(gòu)成的一個完整系統(tǒng)，并分為三個層次：檔案信息資源與檔案信息人才構(gòu)成系統(tǒng)的核心層，對目標的實現(xiàn)具有決定性重要影響；檔案網(wǎng)絡(luò)、規(guī)則環(huán)境、信息技術(shù)及裝備是檔案信息化的必須要件，構(gòu)成系統(tǒng)的支撐層；其它各要素，則是實現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)目的、發(fā)揮檔案價值的重要條件，構(gòu)成系統(tǒng)的價值效益實現(xiàn)層或應(yīng)用層。②從目前現(xiàn)狀來看，檔案信息化管理系統(tǒng)主要包括檔案管理軟件的開發(fā)、檔案網(wǎng)站的建立和數(shù)字檔案館建設(shè)。其中，數(shù)字檔案館建設(shè)作為檔案信息化管理理念的重要實踐之一，對于提高檔案管理工作效率和現(xiàn)代化水平，促進檔案服務(wù)能力拓展和實現(xiàn)檔案信息資源的共享，滿足社會、組織及個人對現(xiàn)代信息服務(wù)的現(xiàn)實需求有著積極意義，是進一步發(fā)揮和體現(xiàn)檔案資源價值和檔案工作價值的保證。

3.檔案記憶觀。檔案記憶觀的核心內(nèi)涵是基于對檔案基本屬性——社會記憶屬性的本質(zhì)性認識，把檔案與社會、國家、民族、家庭的歷史記憶聯(lián)結(jié)起來，強調(diào)檔案是一種社會（或歷史、集體）記憶，含有“集體記憶的關(guān)鍵”，檔案館是“記憶的保存場所”或“記憶宮殿”，并從個人乃至民族的根源感、認同感、身份感的高度去看待檔案及其保護的重要性。③檔案記憶觀以一種新的視角和思維方式來透視檔案現(xiàn)象，獲得了對檔案的社會功能、檔案保護的歷史意義等一些新的認識。檔案與社會記憶的關(guān)系是檔案記憶觀研究的基本問題。一般而言，檔案與社會記憶呈現(xiàn)出以下四種關(guān)系：一是載體關(guān)系。這是目前檔案學(xué)界普遍依循的觀點，認為檔案是“社會記憶的載體”、“記憶的工具”，具體描述為“檔案在文化記憶、個人記憶和基因記憶的遺忘、建構(gòu)和恢復(fù)中具有重要的社會功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過去記憶事實真相的重要載體，是知識的存儲器，是保護過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁”。④二是固化關(guān)系。指檔案是社會記憶的物化形態(tài)，是“凍結(jié)”起來的社會記憶，“是固化的記憶”，是社會記憶的客觀對象。三是建構(gòu)關(guān)系。指檔案在社會記憶建構(gòu)中的作用關(guān)系，一方面檔案是建構(gòu)的重要資源，特別是在歷史出現(xiàn)斷裂、歪曲或者需要從歷史中汲取現(xiàn)實的思想動力時，其意義更大；另一方面對檔案管理本身來說，其自身也是在建構(gòu)“過去”。四是控制關(guān)系。指檔案是控制社會記憶的一種手段或工具。檔案的形成、挑選和留存是人類有意識的、自覺活動的產(chǎn)物，這一活動必然是“現(xiàn)實的政治結(jié)構(gòu)和權(quán)利關(guān)系的共謀”，它決定著哪些社會生活將傳遞給后代，什么被記住而什么被忘卻。⑤可以說，檔案是組織活動的記憶，檔案工作是在構(gòu)筑、塑造與維護組織歷史的記憶，檔案記憶是整個檔案工作的根本作用和價值，也是檔案作為一種事物的整體價值。

三、檔案管理與價值創(chuàng)造的關(guān)系

以提高勞動生產(chǎn)率、經(jīng)濟效益和實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標為目的的組織，在各項工作的投入上都會考慮其價值創(chuàng)造。為此，檔案工作必須要引入上述具有價值創(chuàng)造優(yōu)勢的管理理念，創(chuàng)新檔案管理，強化自身建設(shè)，通過為組織創(chuàng)造價值來實現(xiàn)檔案的自我價值。

1.檔案知識管理助力價值創(chuàng)造的動力提供。隨著知識經(jīng)濟的興起，知識成為組織最具戰(zhàn)略意義的資源，是組織核心競爭力的源泉，是價值創(chuàng)造的抽象主體。檔案是組織在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動中真實的歷史記錄，凝結(jié)了組織在從事各項工作中獲得的認識、經(jīng)驗和教訓(xùn)，也記錄著組織在發(fā)展過程中所經(jīng)歷的重大事件、作出的重要決定等，是組織最主要、最核心的顯性知識。檔案既是知識資本的重要組成部分，也是知識顯性化的印證，在知識管理過程中，檔案以其固有的價值始終立于知識的源頭地位，構(gòu)成了知識的核心基礎(chǔ)。檔案知識管理則通過對組織內(nèi)外部的各種信息、知識進行有效識別、全面收集、科學(xué)加工直至充分共享，以此來滿足組織各項活動對知識的需求，在真正發(fā)揮檔案作用的同時，實現(xiàn)知識的增值，從而提高組織的競爭力，為組織價值創(chuàng)造提供了不竭的動力。

2.檔案信息化管理助力價值創(chuàng)造的載體構(gòu)建。信息化是組織價值創(chuàng)造的現(xiàn)實背景與前提條件，而檔案信息化是組織信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和重要組成部分。組織在各項活動中產(chǎn)生的檔案作為組織最有價值的信息資源，記錄著組織的技術(shù)、知識和成長，是技術(shù)和經(jīng)驗的積累與沉淀，貫穿于組織各項活動全過程，起著不可替代的指導(dǎo)、憑證和參鑒作用，是組織重要的知識財富。檔案信息化管理將組織信息資源實現(xiàn)整合和共享，在豐富信息容量、優(yōu)化信息質(zhì)量、節(jié)約信息資源、提高信息傳遞、開發(fā)和利用效率方面影響顯著，為組織發(fā)展決策提供了更加全面、及時、高效的服務(wù)和支撐，在構(gòu)建利于價值創(chuàng)造的信息化載體的過程中發(fā)揮了重要作用。

3.檔案記憶觀助力價值創(chuàng)造的文化傳承。記憶的需要催生了記錄行為，記錄的控制選擇了檔案方式，檔案方式保存了歷史標本，文化的歷史時空系于檔案傳承⑥。檔案陳述的事實最接近于歷史，而檔案作為組織記憶的最好方式，其積累形式以及時間和空間的系統(tǒng)架構(gòu)，總體上符合了文化傳承的需要。檔案記憶建構(gòu)以檔案資源為基礎(chǔ)，整合與傳播組織文化，并維持文化的歷史延續(xù)性，積累、沉淀和傳承文化?？梢哉f，檔案是組織存在和發(fā)展的寫照和縮影，履行著記憶、存儲、傳播和發(fā)展文化的職責(zé)，是組織文化的重要構(gòu)成。從組織自身的發(fā)展來看，檔案記憶是組織發(fā)展史的形象呈現(xiàn)，而這也是組織文化的一種表現(xiàn)。為了立足于激烈的市場競爭，組織會不斷的完善自身的發(fā)展戰(zhàn)略，調(diào)整經(jīng)營方向，轉(zhuǎn)變管理理念，與之相適應(yīng)的是不同階段組織的各項活動呈現(xiàn)出種種變革。檔案管理就要以組織的活動為依據(jù)來開展，真實的記憶是組織立足于激烈的市場競爭中的直接推動力，是組織價值創(chuàng)造的源泉。因此，通過檔案構(gòu)建完整的組織記憶，才能使得組織致力于價值創(chuàng)造的文化得以真實完整的傳承與延續(xù)。此外，組織記憶也是員工認同組織的關(guān)鍵，“認同”作為一種典型的文化現(xiàn)象，是員工對組織產(chǎn)生自豪感、歸屬感的情感之源，是組織發(fā)展的內(nèi)在動力。檔案管理正是通過整合檔案資源，以特有的方式將組織記憶呈現(xiàn)給員工，在潛移默化中實現(xiàn)組織記憶的激活與傳承，以此增強員工對組織的認同感，從而使組織文化得以凝聚和傳遞。

四、提升檔案管理價值創(chuàng)造能力的途徑

1.促進檔案知識管理，提供價值創(chuàng)造的可持續(xù)發(fā)展動力。明確檔案開發(fā)利用在組織工作中的定位，將檔案作為一種重要的戰(zhàn)略資源，樹立以檔案開發(fā)利用為中心、以創(chuàng)造價值為重點的檔案管理理念，堅持檔案管理機制創(chuàng)新，充分發(fā)揮其在推動組織發(fā)展中的重要作用，要將檔案管理視為組織知識管理的重要組成部分，促進檔案知識管理，利用先進的技術(shù)方法，創(chuàng)新拓展檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等活動，強化對檔案知識的綜合開發(fā)利用，為組織創(chuàng)造價值，提供可持續(xù)發(fā)展動力。在這個過程當中，特別強調(diào)兩點：一是要加大對隱性知識的挖掘。隱性知識對組織的發(fā)展、延續(xù)具有決定性的作用，檔案管理要對蘊藏在組織管理流程、文化和頭腦智力中的隱性知識進行積極的分析、識別，要與隱性知識存在的組織和個人建立密切關(guān)系，建立擴大收集知識的渠道，將分散和隱匿的工作經(jīng)驗、技巧和思想及時收集、整理、加工，以知識產(chǎn)品的形式加以提供。二是要推動知識的共享。檔案作為一種重要的知識資源，只有共享才能最大限度地發(fā)揮它的價值，因此，檔案管理方式要從以檔案實體為中心向以利用者為中心進行轉(zhuǎn)變，要以檔案信息資源共享為目標，大力進行檔案信息資源的開發(fā)，為利用者提供多方位、多角度、多途徑的知識服務(wù)，促進知識的共享。

2.推動檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建價值創(chuàng)造的服務(wù)應(yīng)用載體。檔案信息化是組織信息化建設(shè)的重要組成部分，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案工作服務(wù)水平的必由之路。推動檔案信息化建設(shè)，必須站在可持續(xù)發(fā)展的高度，科學(xué)規(guī)劃，穩(wěn)步推進，不斷提高檔案信息資源的開采和利用，建設(shè)具有強大功能的檔案信息共享平臺，為組織價值創(chuàng)造構(gòu)建有效的服務(wù)應(yīng)用載體。首先，檔案管理要著眼點于檔案信息化整個系統(tǒng)管理水平的提高，以數(shù)字檔案館建設(shè)為依托，通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，實現(xiàn)檔案信息資源共享化、服務(wù)對象與需求擴大化。其次，通過制定檔案信息化管理的有關(guān)標準，加強電子文件和電子檔案的管理，促進文檔管理向智能化方向發(fā)展，從單純的文檔管理發(fā)展為檔案信息資源的集約化管理。第三，要傾力開發(fā)檔案信息化建設(shè)所需各類人才資源，注重檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗的傳承，構(gòu)筑檔案信息技術(shù)人才高地。

3.深化檔案記憶建構(gòu)，加強價值創(chuàng)造的文化傳承作用。檔案記憶能夠傳承組織文化，延續(xù)組織記憶。通過檔案記憶建構(gòu)留存組織記憶，并以檔案記憶建構(gòu)成果，將組織記憶很好地進行延續(xù)，有利于價值創(chuàng)造的文化傳承，同時也體現(xiàn)了檔案自身的價值。為此，一方面要加強檔案資源體系建設(shè)，豐富組織記憶。要樹立可持續(xù)發(fā)展的資源取向，站在文化傳承的高度構(gòu)建檔案資源體系。以檔案利用者為本，加強檔案整合管理和服務(wù)意識，理順工作機制，完善檔案館藏結(jié)構(gòu)，加大對具有組織歷史文化價值的史料檔案、反映組織成長生活記憶的民間檔案、有歷史見證價值的影音檔案等的收集，為組織記憶留下更多的鮮活個體和精神范本，讓檔案變成“活資源”，提升檔案資源的聚合力和開發(fā)利用的創(chuàng)造力。另一方面要加強檔案的文化傳承意識，主動激活組織記憶并展現(xiàn)其價值。一是要充分發(fā)揮檔案記憶的累積性、連續(xù)性、注重過程和細節(jié)的特征，有意識地進行多角度的觀察取樣、編研并宣傳，比如加工整合不同階段對組織的經(jīng)營、管理、決策等有重要影響的文檔，展示組織從成立至今的關(guān)于經(jīng)營模式、激勵機制等有價值的關(guān)鍵記錄，或者以組織的重大事件為線，梳理組織發(fā)展脈絡(luò)；二是充分發(fā)揮檔案記憶在文化傳承上的人文資源優(yōu)勢，著力建設(shè)和挖掘與價值創(chuàng)造主體相關(guān)的記錄，形成不同時期、不同專業(yè)、不同層級的人物檔案史料體系架構(gòu)；三是要與時俱進，在建設(shè)和開發(fā)中體現(xiàn)檔案記憶的文化傳承作用對組織各項工作的價值貢獻力；四是加大與其他組織機構(gòu)的合作，逐步實現(xiàn)通過檔案記憶進行文化傳承的組織認知和自我價值。

注釋：

①徐擁軍.檔案知識管理系統(tǒng)構(gòu)建的原則與策略[J].檔案學(xué)通訊，2009（2）：58-62

②匡定發(fā).檔案信息化建設(shè)理論結(jié)構(gòu)模型素描[J].檔案學(xué)通訊，2002（6）：34-36

③丁華東.檔案記憶觀對檔案學(xué)理論的影響探略[J].上海檔案，2009（2）:20-22

④中國城市科學(xué)研究會城建檔案代表團.第十五屆國際檔案大會及其學(xué)術(shù)動向，http://www.gxun.edu.cn

⑤丁華東.檔案記憶觀的興起及其理論影響[J].檔案管理，2009（1）：16-20

⑥曹兆劌.檔案文化建設(shè)是一項“社會健腦工程”[J].浙江檔案，2011（1）：22-25

（作者單位：中國航空工業(yè)集團公司北京長城計量測試技術(shù)研究所 北京 100095）

（責(zé)編：若佳）

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