●馬芝芳

對(duì)范本合同在公司經(jīng)營管理中的認(rèn)識(shí)

●馬芝芳

市場經(jīng)濟(jì)是法治經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì)。合同是商品經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，是商品交換的法律表現(xiàn)形式。合同管理是公司經(jīng)營管理的重要手段，也是一項(xiàng)綜合性的工作，涉及到公司經(jīng)營的多層面多方位。范本合同是規(guī)范公司合同管理工作中的重要內(nèi)容之一，文章就如何對(duì)合同實(shí)施有效管理，杜絕或減少公司運(yùn)營中的法律風(fēng)險(xiǎn)，從而提高經(jīng)營管理效率進(jìn)行了探討。

合同管理 風(fēng)險(xiǎn)防范 經(jīng)濟(jì)效益

現(xiàn)代市場體系是由各種相對(duì)獨(dú)立的商品市場和生產(chǎn)要素市場所形成的不可分割的有機(jī)統(tǒng)一體，包括商品市場和要素市場（諸如資金、勞動(dòng)力、房地產(chǎn)、技術(shù)、產(chǎn)權(quán)等）以及市場的運(yùn)作、變化、發(fā)展運(yùn)行機(jī)制和管理調(diào)控機(jī)制。在歷經(jīng)了30多年的改革開放進(jìn)程后，企業(yè)的合同管理工作也經(jīng)歷著從無到有、從初步建立到逐步完善的發(fā)展過程。當(dāng)下市場經(jīng)濟(jì)體制逐步形成，合同管理已經(jīng)成為企業(yè)管理、發(fā)展和壯大的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，企業(yè)通過契約形式互動(dòng)發(fā)展經(jīng)濟(jì)已成為主導(dǎo)。在實(shí)踐中，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的，明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系所簽訂的合同以及通過合同所確立的民事關(guān)系，是一種受法律保護(hù)的民事法律關(guān)系，被社會(huì)各經(jīng)濟(jì)主體廣泛認(rèn)同和接受。同時(shí)，合同管理作為企業(yè)防范法律風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)性措施也成為各企業(yè)常態(tài)化的工作。當(dāng)然，由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)矛盾的客觀存在，合同糾紛也就在所難免，因此，企業(yè)在經(jīng)營過程將合同糾紛作為防范法律風(fēng)險(xiǎn)的重要內(nèi)容是必然的。那么，為規(guī)避和降低企業(yè)可能發(fā)生的潛在經(jīng)濟(jì)損失或其它損害風(fēng)險(xiǎn)，最大可能地防范合同糾紛的出現(xiàn)，建立完善的企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，就必須采取科學(xué)規(guī)范的管理手段，合同范本的推廣和應(yīng)用就應(yīng)運(yùn)而生了。

一、合同管理是企業(yè)管理的核心工作

合同管理是指合同管理機(jī)構(gòu)和管理人員為預(yù)期的管理目標(biāo)，運(yùn)用管理職能和管理方法，對(duì)合同的訂立及履行實(shí)行全過程管理活動(dòng)，合同管理對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營來說至關(guān)重要，是有效防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營性風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)性工作，合同管理的規(guī)范化對(duì)公司的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)以及發(fā)展壯大產(chǎn)生著巨大的推動(dòng)力。

合同管理的內(nèi)涵是指以實(shí)現(xiàn)合同價(jià)值為目的,以合同為管理對(duì)象,依照法律、法規(guī)等規(guī)定,在合同從準(zhǔn)備、談判、訂立、生效、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、爭議解決、終止以及審查、監(jiān)督、控制、直至立卷歸檔全過程的管理行為，它是伴隨著公司的經(jīng)營活動(dòng)同步進(jìn)行的。企業(yè)從最為基礎(chǔ)的生產(chǎn)設(shè)備、材料采購、產(chǎn)品銷售、投資融資以及所有人員的勞動(dòng)合同等諸多方面無一不涉及，合同的管理工作已經(jīng)涉及到了公司經(jīng)濟(jì)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。

二、規(guī)范合同管理對(duì)企業(yè)發(fā)展意義重大

1.規(guī)范的合同，可以樹立良好的企業(yè)形象。在市場經(jīng)濟(jì)主體競爭日益激烈的大環(huán)境下，合同關(guān)系呈現(xiàn)復(fù)雜多樣性，合同的作用越來越廣泛，依法簽約和履行合同，是開展守信活動(dòng)的核心內(nèi)容，它不僅有利于提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益（贏得商家信譽(yù)可以提高物資采購的性價(jià)比），而且會(huì)在合同實(shí)施管理的整個(gè)過程中營造“重合同、守信用”的良好氛圍，是培育和樹立企業(yè)良好信譽(yù)的重要途徑和手段，也是規(guī)范企業(yè)經(jīng)營發(fā)展和守法維法維權(quán)的具體體現(xiàn)，尤其是當(dāng)企業(yè)在發(fā)展中面臨賣方市場的時(shí)候，企業(yè)的信譽(yù)尤顯重要。

2.執(zhí)行規(guī)范的合同范本，有助于提高效率和監(jiān)督管理。執(zhí)行規(guī)范的合同范本，不僅可以有效地防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，也可以從另一個(gè)側(cè)面加強(qiáng)合同履行的監(jiān)督管理及執(zhí)行情況，這也是合同履行中管理的重要環(huán)節(jié)。就企業(yè)的合同管理而言，一份完整有效的合同必須進(jìn)行簽訂前的法律審查，而在企業(yè)某些合同商定的價(jià)格具有相對(duì)保密性，為了實(shí)現(xiàn)防范合同的法律風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生同時(shí)又兼顧合同的保密和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，可以從完善合同范本入手，不僅滿足合同管理的要求，同時(shí)也保證了簽約效率和對(duì)合同主要條款不遺漏。

在合同范本的執(zhí)行過程中，企業(yè)的法務(wù)部門、監(jiān)管部門和合同管理人員對(duì)合同履行狀況實(shí)施全過程跟蹤管理，一則可以督促按質(zhì)按量、全面履行合同義務(wù)，及時(shí)解決履行中遇到的阻力；二則根據(jù)國家和行業(yè)的法律法規(guī)等政策上的調(diào)整變化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修訂完善范本合同，以確保企業(yè)效益的最大實(shí)現(xiàn)，從而避免潛在的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、避免企業(yè)重大損失的發(fā)生。

3.依法簽訂合同，確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的實(shí)現(xiàn)。依法簽約、全面履行合同的義務(wù)，是確保企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益實(shí)現(xiàn)的保證，合同范本的使用起到了不可或缺的作用。簽訂合同不違法，又能反映當(dāng)事人的真實(shí)愿望，達(dá)到當(dāng)事人交易等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的目的是使用合同范本的一個(gè)基本要求。當(dāng)然，合同管理機(jī)制和監(jiān)督機(jī)制，如合同授權(quán)委托、分類管理（按職能部門）、合同的審查、合同審批的權(quán)限、歸口負(fù)責(zé)等制度也是合同管理的重要措施。這些措施總體上形成了企業(yè)對(duì)合同管理的程序和模式，保證了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、合同范本管理的方式和程序

合同范本具有反應(yīng)及時(shí)、貼近工作、最大限度保護(hù)企業(yè)權(quán)益等三大優(yōu)勢。企業(yè)按照市場經(jīng)濟(jì)的類別進(jìn)行歸屬，參照法規(guī)及相應(yīng)的執(zhí)行合同版本，制定出符合經(jīng)濟(jì)活動(dòng)需要的合同范本。在具體實(shí)踐中，可以把企業(yè)的各種合同范本歸類為“防范性(或規(guī)范性)合同”，這類合同是為了便于有約可循、操作規(guī)范、減少或避免爭議、防范合同風(fēng)險(xiǎn)而訂立的。

1.完善合同管理制度，制定常用格式合同。合同管理重在防范是理論研究和實(shí)踐的共識(shí)，也就是說企業(yè)法律顧問應(yīng)該擔(dān)當(dāng)防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的“防火員”，而不該只在風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)產(chǎn)生后充當(dāng)“滅火員”。不過，企業(yè)涉及的合同份數(shù)眾多、種類復(fù)雜，法律顧問人手有限，往往又難以事事參與、款款把關(guān)。

為了解決這一管理效率上的矛盾，首先必須從完善合同管理制度與制定格式合同開始，為企業(yè)建立或完善合同管理規(guī)章制度，發(fā)揮制度的作用，提高格式合同的使用效率。相關(guān)管理制度包括：（1）交易對(duì)象審查制度。從合同相對(duì)主體究竟如何開始，弄清交易相對(duì)方的身份、資質(zhì)、資信等基本信息，做到不談、不訂糊涂合同。（2）高水準(zhǔn)格式合同使用制度。對(duì)于常用、非重大的書面業(yè)務(wù)合同，區(qū)別其性質(zhì)與種類，由企業(yè)法律顧問制定比較規(guī)范的合同格式，供業(yè)務(wù)管理等人員在工作中經(jīng)常使用。（3）合同條款及法律講解、培訓(xùn)制度。定期為業(yè)務(wù)管理人員講解條款、研讀法律，讓他們?cè)谔岣吆贤杉帮L(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的同時(shí)，能夠真正理解有關(guān)條款的具體含義及利害關(guān)系，避免不知其所以然的機(jī)械套用。（4）合同簽訂前的最終把關(guān)制度，明確流程和責(zé)任。（5）已簽合同的企業(yè)法律顧問留存?zhèn)浒钢贫?。?）履行過程中風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)或可能出現(xiàn)時(shí)，對(duì)企業(yè)法律顧問的第一時(shí)間報(bào)告或通報(bào)制度。

2.對(duì)于重大、復(fù)雜的業(yè)務(wù)合同,企業(yè)法律顧問必須從各個(gè)環(huán)節(jié)真正參與其中,必要時(shí)與單位外聘的律師協(xié)同管理。標(biāo)的較大、法務(wù)復(fù)雜、事關(guān)企業(yè)重大利益的合同，從一開始洽談時(shí)就應(yīng)該有企業(yè)法律顧問的全程參與,以便在交易對(duì)象、交易標(biāo)的、結(jié)算方式、品質(zhì)保證、合同擔(dān)保、爭議解決方式、訴訟管轄乃至于適用法律、合同文本等方面從嚴(yán)把關(guān),在合同簽訂、履行、協(xié)商等各個(gè)環(huán)節(jié)，為企業(yè)爭取盡可能多的合法權(quán)益?？紤]到專業(yè)知識(shí)、執(zhí)業(yè)經(jīng)驗(yàn)等方面可能存在的局限，可會(huì)同單位外聘的律師進(jìn)行合同協(xié)同管理，以真正幫助企業(yè)避免法律風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)最大的合法權(quán)益。

3.注意合同簽訂、履行、協(xié)商、聯(lián)絡(luò)等環(huán)節(jié)證據(jù)的留存與收集工作。對(duì)于與合同相關(guān)的票據(jù)、文書、往來業(yè)務(wù)資料認(rèn)真收集，妥善保管；對(duì)于未能順利履行、可能發(fā)生糾紛的合同，相關(guān)往來文書必須由企業(yè)法律顧問起草與經(jīng)企業(yè)法律顧問修改發(fā)出，避免業(yè)務(wù)人員因不諳法律而可能造成的被動(dòng)局面；同時(shí)，又為其后的救濟(jì)性合同管理留下證據(jù)、打好基礎(chǔ)。

4.出現(xiàn)糾紛后，進(jìn)行協(xié)商、調(diào)解解決問題可能性的判斷，并與業(yè)務(wù)人員一道，做好糾紛解決工作?，F(xiàn)實(shí)中，利益的不同與沖突使得合同履行過程中(及履行后)的不同看法、爭議并不少見。如果爭議不可避免，且爭議明顯具備法律性質(zhì)，則企業(yè)法律顧問就不能置身事外，而應(yīng)根據(jù)爭議的具體情況，如爭議產(chǎn)生的原因、涉及企業(yè)利益的大小、對(duì)方態(tài)度與要求等等進(jìn)行綜合判斷，看是否具備協(xié)商、調(diào)解解決問題的可能性；并與業(yè)務(wù)人員一道，制定好解決糾紛的各類具體協(xié)議并參與、監(jiān)督這種救濟(jì)性協(xié)議或合同的實(shí)際履行情況,實(shí)現(xiàn)妥善解決糾紛的合同管理目標(biāo)。

四、規(guī)范使用合同范本應(yīng)注意的六個(gè)環(huán)節(jié)

建立完善公司的法制體系，使公司成為依法經(jīng)營依法維權(quán)的經(jīng)營企業(yè)。規(guī)范的范本合同管理將隨著市場經(jīng)濟(jì)和行業(yè)的發(fā)展壯大而日顯重要，這要求在嚴(yán)格規(guī)范范本合同的訂立程序的同時(shí)，還要加強(qiáng)堅(jiān)持程序和實(shí)體法并重的原則。從工作的實(shí)際出發(fā)，在管理實(shí)踐中重點(diǎn)把握好以下六個(gè)環(huán)節(jié)：

1.強(qiáng)化法律意識(shí)，即強(qiáng)化經(jīng)營者、合同管理人員及合同承辦人的合同法律意識(shí)。通過培訓(xùn)提高企業(yè)經(jīng)營者、合同管理人員和合同承辦業(yè)務(wù)員素質(zhì)是其首要任務(wù)，也是做好合同管理的最大前提。

2.健全管理制度，即建立健全合同管理制度和管理程序，在公司內(nèi)部建立完整的制度體系，形成管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范、協(xié)調(diào)與制衡并存的有效機(jī)制。

3.夯實(shí)基礎(chǔ)工作，即建立健全合同簽訂和履行基礎(chǔ)檔案，實(shí)行合同實(shí)施流程的統(tǒng)一管理和監(jiān)管，防止經(jīng)營活動(dòng)中可能出現(xiàn)的個(gè)人行為，加強(qiáng)公司相關(guān)人員工作調(diào)動(dòng)的交接工作程序及監(jiān)督，減少或杜絕國有資產(chǎn)的流失。

4.嚴(yán)格把關(guān)流程，即把好對(duì)合同實(shí)施有效管理的控制關(guān)，根據(jù)不同種類的合同，采取不同的管理方式和程序，嚴(yán)格工作程序，實(shí)行分類管理。

5.完善監(jiān)督職能，即強(qiáng)化合同的履行監(jiān)督，通過公司的法律機(jī)構(gòu)、監(jiān)察審計(jì)機(jī)構(gòu)和工作目標(biāo)責(zé)任制相結(jié)合的大監(jiān)督模式，全面掌握各類合同的履行情況，及時(shí)排除阻礙，防止違約的發(fā)生和法律風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

6.適時(shí)創(chuàng)新管理，即積極推進(jìn)合同管理的創(chuàng)新，推廣范本合同的廣泛應(yīng)用。隨著國家合同法的頒布和實(shí)施的推進(jìn)，結(jié)合不斷變化著的市場經(jīng)濟(jì)形勢，合同管理作為市場經(jīng)濟(jì)中新型的管理學(xué)科，會(huì)有很多需要在實(shí)踐中不斷認(rèn)識(shí)、不斷探索的新情況、新問題。因此，公司的合同管理工作也需要根據(jù)公司內(nèi)外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化不斷地更新管理觀念和方式，不斷創(chuàng)新合同管理的模式。

隨著市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，要求企業(yè)不斷增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，建立健全法律風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制，規(guī)范企業(yè)合同管理工作，不斷提高公司依法經(jīng)營管理水平。

[1] 李杰利.合同管理[M].中國時(shí)代經(jīng)濟(jì)出版社，2004

[2] 國資委.國有企業(yè)法律顧問管理辦法[Z].2004

（作者單位：三門峽華陽發(fā)電有限責(zé)任公司 河南三門峽 472143）

（責(zé)編：若佳）

D923.6

A

1004-4914（2014）01-097-02