鄧曉霞

摘 要：作為醫(yī)院整體管理工作中的基礎，檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展過程中發(fā)揮著不容小覷的作用。本文先對醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及其中的問題進行分析，然后針對各項問題提出相應的創(chuàng)新解決措施，以望能為相關人士提供有價值的參考。

關鍵字：醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新

檔案是醫(yī)院開展各項管理的重要參考依據(jù)之一，也是醫(yī)院發(fā)展的重要財富，更是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的基礎。所以，不斷加強檔案管理對醫(yī)院的現(xiàn)代化建設來說至關重要。社會主義模式下的市場經(jīng)濟格局不斷發(fā)生著變革，醫(yī)院要適應這種變化就必須要從基礎性的檔案管理入手，積極建立現(xiàn)代化的檔案管理制度，并將制度的執(zhí)行落實到位。此外，相關工作人員必須及時發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的問題，并針對問題采取有效的解決措施，從而保證醫(yī)院在市場變動中保持穩(wěn)定的發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 相關制度不健全

隨著社會的快速發(fā)展，科技技術日新月異，檔案的外延及內涵都在隨之發(fā)生變化，但是，通過對醫(yī)院進行走訪，發(fā)現(xiàn)大多數(shù)醫(yī)院對于內部檔案管理的內容沒有一套統(tǒng)一的標準及模式，各個醫(yī)院基本上都是按照自身的實踐及理解來進行檔案管理，這就促使一些應該進行管理的檔案沒有得到及時的管理。此外，醫(yī)院檔案管理基本都由各個科室進行分散管理，檔案分類不明、檔案保存重復等現(xiàn)象時有發(fā)生，這樣的分散式管理大大降低了檔案的利用率，更使得檔案缺乏安全性和完整性?？傊狈y(tǒng)一管理制度的檔案管理模式讓部分珍貴材料的收集和管理得不到足夠重視，使得檔案管理與信息管理的嚴重脫節(jié)，造成缺乏檔案管理的完整性和醫(yī)院信息資源的整合性。

1.2 缺乏專業(yè)管理人員

當前，多數(shù)醫(yī)院在發(fā)展過程中都只對醫(yī)療技術人員專業(yè)技能及素質的提升予以關注，而檔案管理人員的管理能力和素質涵養(yǎng)尚未被納入人員培養(yǎng)的要求和計劃當中，所以部分醫(yī)院的檔案管理人員并非專業(yè)出身，學歷相對偏低，自身所掌握的知識層面也較為狹窄。此外，醫(yī)院檔案管理人員少有進修機會，系統(tǒng)化的相關培訓也比較匱乏，這就造成多數(shù)檔案管理人員的管理水平和職業(yè)素養(yǎng)與時代發(fā)展的需求相脫節(jié)，缺乏時代所需的活力與開拓創(chuàng)新。

1.3 現(xiàn)代化檔案設施匱乏

信息時代的來臨迫切要求醫(yī)院進行檔案管理的信息化建設。但是，當前許多醫(yī)院尤其是中小型醫(yī)院的檔案管理設施過于陳舊，難以滿足時代對檔案管理提出的新要求。對于檔案管理，計算機、掃描儀、復印機、防磁柜、刻錄機、空調、加濕機及滅火器等各種硬件設施必須要具備，且檔案的存放保管必須科學合理。此外，醫(yī)療用房不足、檔案用房狹窄及管理技術落后等也是當前醫(yī)院檔案管理設施方面存在的主要問題，許多醫(yī)院甚至還在利用手工進行檔案收集和檢索。這種陳舊落后的管理方式對檔案的收集、運用及調研來說非常不利，更為檔案管理的發(fā)展帶來了很大程度的限制。

2 醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新點

2.1 建立完善的管理制度，規(guī)范管理行為

檔案管理工作具有很強的條理性，通過建立健全的管理制度可以改善當前檔案管理隨意性較為嚴重的局面，確保檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù)《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》、《檔案法》等相關法律法規(guī)，結合單位自身的實際情況逐步進行檔案的收集、保管、借閱、保密、移交及銷毀等規(guī)章制度的完善，嚴格管理檔案庫房，保證檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，有章可循。此外，還要對醫(yī)院不同載體及不同門類的檔案進行統(tǒng)一管理與考核，使得檔案管理能夠同步于醫(yī)療業(yè)務的考核評價及發(fā)展。

2.2 明確收集方式和范圍，科學進行檔案分類

一切能夠反映醫(yī)院發(fā)展的重要事項和活動、具有利用及研究價值的聲像與影視制品、圖片、文檔和電子信息等資源以及醫(yī)院涉及經(jīng)營的各項記錄都屬于歸檔內容。歸檔的聲像與影視制品、圖片要保證足夠清晰完整，文字檔案要保證內容書寫工整清晰。醫(yī)院可將日常收集、定期收集及年終收集三種收集方式相結合進行檔案資料的采集。為了進一步確保檔案的完整性，醫(yī)院要在年終時進行各個科室資料文件的統(tǒng)一清查和整理。

按照內容可將檔案分為文書檔案、財務檔案、業(yè)務檔案、實物、聲像及電子檔案、基建檔案、特體檔案及科技檔案等；按照保存期限可將檔案分為定期檔案和永久檔案；按照檔案性質可將檔案分為業(yè)務檔案、綜合檔案及政工檔案等。檔案管理工作人員要熟知檔案的各種分類方式，以保證醫(yī)院能夠對檔案資料予以有效利用，從而展現(xiàn)出檔案管理的重要性。

2.3 配備專業(yè)管理人員，加強人員培訓

檔案管理人員的專業(yè)技能及綜合素養(yǎng)是檔案管理順利進行及持續(xù)發(fā)展的重要保障，醫(yī)院必須要選擇德才兼?zhèn)涞娜瞬胚M行檔案管理。檔案管理人員要懷著一顆負責任的心來對待工作，落實檔案管理的每一個環(huán)節(jié)和每一個細節(jié)。檔案管理工作具有一定的復雜性和條理性，這就需要管理人員在具有強烈的責任感的前提下還具備一定程度的基本技能和專業(yè)水平。所以，醫(yī)院檔案管理水平與人才培養(yǎng)及提升檔案管理人員的綜合素質等方面密切相關。當前醫(yī)院要做的就是將檔案管理人才的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃當中，通過讓檔案管理人員參加交流學習、專業(yè)培訓及進修等方式來提升其業(yè)務水平。此外，檔案管理人員還要自覺進行自我學習，不斷提升自身能力，全面投身于檔案管理工作，從而促進檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

2.4 抓好檔案網(wǎng)絡化，加強管理信息化

隨著網(wǎng)絡化、信息管理及辦公自動化的快速普及，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)無法滿足新時代提出的嶄新的管理要求。這些科技技術的發(fā)展，在一定程度上使得檔案的內涵得以延伸。一方面，醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務相對繁忙，所產生的檔案多而復雜，每年的影像資料及數(shù)萬份病案等都需要進行歸檔，傳統(tǒng)的檔案儲存方式將會占用很大的空間，甚至可能加深醫(yī)療用房的緊張程度。這種時候，將檔案資料通過計算機存入電腦或刻成光盤，大大節(jié)省了檔案的存儲空間。另一方面，傳統(tǒng)的檔案存儲工作量相對較大，既浪費時間又浪費人力，也不利于使用者進行檔案查閱。實現(xiàn)檔案信息化管理之后，在很大程度上提升了檔案存儲的工作效率，減少了人力資源的浪費，使用者也能夠通過計算機快速準確的找到所需檔案資料，從而順利開展各項工作。總之，實施檔案的網(wǎng)絡化管理，實現(xiàn)信息資源的共享，這樣不僅能更加方便地保存信息更可以減少存檔空間。醫(yī)院必須實現(xiàn)檔案領域的計算機化，將辦公自動化、數(shù)字化及信息化貫穿于檔案的起草、修改、檢索、打印、登記及匯總統(tǒng)計等每一個管理環(huán)節(jié)，只有這樣才能讓檔案管理保持與時俱進的腳步。

3 結束語

檔案管理是自古以來就一直在進行的一項工作，社會的快速發(fā)展將紙質化的檔案管理轉變?yōu)橐噪娮幼鳛檩d體的管理模式。雖然無論在模式還是在意識上，無論從工作流程還是從手段上，檔案管理工作還在不斷地涌現(xiàn)出創(chuàng)新和改革，但是，信息化時代的來臨及社會標準化的不斷完善迫使醫(yī)院的發(fā)展面臨著更大的機遇和挑戰(zhàn)。醫(yī)院必須看清當前社會的發(fā)展形式，對醫(yī)院現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題予以調查和關注，同時提出有價值的解決措施，以全面促進醫(yī)院的現(xiàn)代化建設。

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