蔣海偉

摘 要：當(dāng)前檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，積極主動地為經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。要通過計算機網(wǎng)絡(luò)為用戶提供一般性和定制專屬服務(wù)，并加強各項事務(wù)管理，促使檔案管理現(xiàn)代化、社會化、效益化，提高自身價值。

關(guān)鍵詞：局域網(wǎng)；檔案管理；服務(wù)創(chuàng)新

1 從服務(wù)觀念上轉(zhuǎn)變

人們將檔案作為信息存儲、保管和提供利用，這個過程本身就是為了追求某種效益，所存檔案若不能滿足社會的需求或者保存檔案的付出與滿足的需求相比得不償失，那么保管檔案就變成了無效勞動。同時，現(xiàn)實存在的保管檔案信息所付出的人力、物力和財力是否具有合理性，也是一個不容忽視的問題，因為其論證結(jié)果既能向人們展示檔案管理活動對社會的貢獻，又可為檔案部門的投資提供依據(jù)。特別是在市場經(jīng)濟發(fā)展的今天，在檔案部門財力有限，庫房內(nèi)又存諸多無須保存檔案的狀況下，更需轉(zhuǎn)變原有的只重視社會效益而忽視經(jīng)濟效益的觀念和作法，從總體上考察檔案管理活動在經(jīng)濟上的合理性，重視保管費用因素對效益的影響，切實將其貫徹到鑒定工作中去，這對目前檔案工作中優(yōu)化館藏提高效益具有重要的意義。

2 從服務(wù)成本上降耗

解決大量過期檔案滯留在昂貴的庫房中造成管理困難的一個最有效的方法是建立起經(jīng)常性的檔案專業(yè)鑒定秩序。即完善鑒定組織和方法，在各級檔案機構(gòu)中成立檔案鑒定機構(gòu)，由檔案行政管理機關(guān)、檔案館的鑒定專家以及富有較多實際工作經(jīng)驗的人員組成，專職負(fù)責(zé)檔案鑒定、存留與銷毀問題的研究及經(jīng)常性的檔案銷毀鑒定工作，以保證檔案始終處于被選擇的狀態(tài)中，從而提高管理效益。另外，鑒定的方法也應(yīng)采用定量方法與定性方法相結(jié)合。定性分析法是運用自身特定的概念系統(tǒng)、特定的理性和規(guī)律從抽象思維中概括出來，它有利于對檔案價值社會效益的評價。而定量分析法則是用數(shù)理方法或計量方法來體現(xiàn)成本/效益、功能/費用的關(guān)系，從而有利于檔案價值經(jīng)濟效益的評價。例如對科技檔案或?qū)ｉT檔案的價值的評定用定量分析法比較準(zhǔn)確，當(dāng)評定文書檔案或黨政檔案時用定性分析法。在評價效益的過程中運用定性分析得出的結(jié)論可以指導(dǎo)定量分析，運用定量分析得出的數(shù)量指標(biāo)可以為定性分析提供基礎(chǔ)和進一步的證明，以引起有關(guān)部門和檔案管理部門的重視，從而提高其效益意識，減少投入增加產(chǎn)出。

3 從服務(wù)手段上來革新

借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。建立檔案館（室）網(wǎng)頁，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門充分利用檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔案管理服務(wù)系統(tǒng)聯(lián)上企事業(yè)單位網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶提供更好的服務(wù)。檔案工作者要以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心”。檔案館與企事業(yè)單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件數(shù)據(jù)管理中心”。電子文件數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點是覆蓋面廣，豐富，利用率高。

開展在線服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，社會的全面信息化改變了人們工作、和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

4 從服務(wù)領(lǐng)域上的擴展

信息服務(wù)的多元化?，F(xiàn)在檔案服務(wù)的主體由主要為企事業(yè)單位內(nèi)的對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關(guān)、企事業(yè)單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。當(dāng)今社會，人們從事的科學(xué)和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越加復(fù)雜，越離不開信息服務(wù)。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

興辦服務(wù)實體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。知識檔案館（室）的改革創(chuàng)新方向就是走信息化道路，即建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務(wù)為主要的工作實體。對于檔案信息的開放和開發(fā)，檔案工作者應(yīng)當(dāng)樹立服務(wù)意識和產(chǎn)業(yè)意識，面向經(jīng)濟建設(shè)主戰(zhàn)場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發(fā)信息，幫助引進開發(fā)先進技術(shù)產(chǎn)品；開發(fā)經(jīng)濟信息，為企業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整服務(wù)；開發(fā)市場信息，為企業(yè)提供營銷機會；開發(fā)信息，為企業(yè)維護合法權(quán)益服務(wù)；開發(fā)房地產(chǎn)信息，為城市改造和建設(shè)服務(wù)等。

加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。隨著信息時代的發(fā)展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內(nèi)容之一。

建立聯(lián)合目錄。用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合兩個或兩個以上檔案館、圖書館館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成，實現(xiàn)資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費，并有利于各級各類檔案館、圖書館館藏朝著有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足社會多方面的需要。

當(dāng)前，檔案部門仍然是一個弱勢群體，也是一個弱勢部門。面對檔案部門的“生存”現(xiàn)狀，究其原因，關(guān)鍵在于人才，關(guān)鍵在是否有所作為。只有人才興館強室，才能實現(xiàn)逆境中崛起。因此，要堅持有計劃地培養(yǎng)和引進高學(xué)歷、高層次的檔案服務(wù)創(chuàng)新人才。既不依靠“上帝”的仁愛，也不坐等上級的“恩賜”，必須用改革發(fā)展的思路來解決前進中的困難，努力培養(yǎng)造就一支素質(zhì)較高的人才隊伍是檔案服務(wù)創(chuàng)新的根本保障。