侯若菲

(國家圖書館中文采編部，北京100081)

報紙具有出版周期短、信息傳播速度快、信息容量大、覆蓋面廣和連續(xù)性強等特點。報紙新聞實效性強、觀點新穎突出，深受社會各界的關(guān)注與喜愛。做好報紙管理與服務(wù)，使其能夠更有效地實現(xiàn)圖書館的資源共享與信息傳播的作用，是圖書館的一項重要任務(wù)。報紙記到是報紙管理工作中的一個必要環(huán)節(jié)，該項工作完成的好壞直接影響到報紙的采訪、編目，直接影響到報紙的典藏、排架、流通和裝訂等各項工作能否順利進行。因此，報紙記到工作是圖書館管理工作不容忽視的一個工作環(huán)節(jié)。

1 圖書館報紙記到工作

1.1 報紙記到工作的程序

記到是連續(xù)出版物特有的一種驗收方式。報紙到館后，為了保證連續(xù)出版物的完整性，及時發(fā)現(xiàn)缺期報紙并及時補缺，采用記到的管理方法。日常的報紙記到驗收，是由專門的工作人員對各種渠道送來的報紙進行再分配、記到上架、分流上架，以最終入庫收藏。每日報紙記到驗收的主要工作內(nèi)容有:(1)簽收當(dāng)日報紙。通過郵局發(fā)到館內(nèi)收發(fā)室的報紙是二次分配報紙，尤其是報社掛號郵遞的報紙需要準(zhǔn)確投遞到相應(yīng)部門，為了避免二次投遞的差錯，工作人員必須按照掛號的條碼進行核對登記，避免遺漏或者錯收。(2)拆包核對報紙。核對當(dāng)日送來報紙的刊名、期數(shù)、份數(shù)、版數(shù)等相關(guān)信息，如果發(fā)現(xiàn)有報名、開本等變化，要及時通知編目人員，以便及時更改報紙編目相關(guān)信息;記錄當(dāng)日報紙缺失信息，以便及時聯(lián)系郵局報社出版發(fā)行公司進行補報;報紙驗收時應(yīng)采用即時驗收法，即報紙一經(jīng)送到就立即開展驗收工作，核對相關(guān)信息，確認(rèn)無誤后簽收。報紙記到工作是圖書館報紙采訪工作的一個重要環(huán)節(jié)，是對到館報紙進行驗收的第一個關(guān)口。

1.2 報紙記到方式

1.2.1 手工記到

工作人員核對每一種報紙實體，將每一期報紙的期號以卡片列出的月日表格形式，采取手工逐日記到。手工記到工作人員，必須全面掌握每種報紙的出版規(guī)律，熟悉卡片目錄的采訪信息。報紙的手工記到采用手工卡片操作，工作人員要對每種報紙進行逐種登記驗收，可及時發(fā)現(xiàn)缺漏報紙的情況，及時督促郵局和報社盡快補齊所缺報紙。記到的工作做得細(xì)致，直接關(guān)系到報紙完整性收藏和讀者利用。工作人員核對報紙與卡片，容易在第一時間發(fā)現(xiàn)報紙的變化情況，例如報名的變更、出版頻率的變化以及出版周期的變化。手工記到人員要時時注意頻率變化。一旦發(fā)現(xiàn)變化，要提交采編人員對書目數(shù)據(jù)進行維護更改。

1.2.2 計算機記到

計算機記到，是指將報紙采訪數(shù)據(jù)和編目數(shù)據(jù)存放在專門的數(shù)據(jù)庫中，軟件中有專門的記到、編目、裝訂模塊?？梢詫γ咳請蠹堖M行登記記到，還可以對合訂本報紙和入庫的報紙進行記到，關(guān)鍵是館藏記錄的掛接。工作人員按照裝訂的要求規(guī)則，將需要長期保存的報紙，在日記到的基礎(chǔ)上，將指定卷期合并成一個整體，形成館藏單位進行典藏。報紙裝訂合訂本要根據(jù)報紙開本大小和年卷期號順序整理，并按照一定厚度分合訂本，并貼條碼，然后進行計算機數(shù)據(jù)掛接。對缺期的報紙、缺頁、破損的報紙，在送裝訂前都要進行處理，標(biāo)明。對裝訂的合訂本中，將多個單冊混裝在一起的要進行拆裝，按照書目數(shù)據(jù)信息進行單冊整理掛接，只有全面完成整理、符合裝訂要求時，報紙才能下架送裝。報社郵寄來的合訂本要根據(jù)年度出版量以及報紙的版面數(shù)量進行驗收，并在確定裝訂本的厚度后進行合訂本的數(shù)據(jù)掛接。報紙的書目數(shù)據(jù)在裝訂前，采用臨時記到條碼代替館藏標(biāo)志，裝訂后的合訂本作為正式館藏。因此報紙的合訂本的信息作為唯一的條碼號，要連接書目數(shù)據(jù)，在報紙書目數(shù)據(jù)上著錄合訂本的年卷期，以此作為送裝訂的唯一信息。

1.3 報紙記到中的相關(guān)問題

報紙記到工作中，我們可以在第一時間發(fā)現(xiàn)報紙外在的變化，比如報紙開本大小的變化、報名的變化、報紙增刊的情況以及報紙出版頻率的變化，也可隨時發(fā)現(xiàn)報紙缺期缺版。這些都成為我們及時與采訪、編目人員溝通的主要內(nèi)容。以下根據(jù)日常工作時間，舉例說明幾種報紙的這類情況。

例如，《北京科技報》經(jīng)歷了多次的更變，直至徹底?？?。該報最早的前身是1954－1966年出版的《科學(xué)小報》。1978年3至6月出版了6期作為試刊，1976－1989年，更名為《北京科技情報》。該報分前后兩個階段1978至2007年12月31日為前階段;2008年1月7日至2011年6月27日為后階段。該報的開本是1978至1988年的38cm;到1989至2007年9月，開本更改為56cm。通過總期號的記到，發(fā)現(xiàn)自2007年開始，《北京科技報》與《北京科技報·新廣播》交替使用總期號。該報的出版頻率還一直在變:1978－1980年，每周二期;1981－1984年，每周三期;1985－1987年又改回每周二期，1988－1998年，再度改回每周三期，到2003－2011年6月27日?？埃兂芍軋??！侗本┛萍紙蟆返母笨搽S著時間改變而改變。1981－1984年，出版的是《北京科技報·中學(xué)版》;1985－1987年為《北京科技報·初中版》《北京科技報·高中版》。

這些變更毫無征兆，有的可以在報紙一角看到更版更名啟示，而大多數(shù)是沒有特別聲明的。記到人員要以高度的認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度和責(zé)任心，在第一時間發(fā)現(xiàn)，在第一時間解決。對于報名更改和報紙頻率的變化，要及時通知編目人員進行數(shù)據(jù)更新;對于報紙的缺藏，應(yīng)及時與郵局、報社溝通，催補。

2 報紙記到工作與其他管理工作的關(guān)系

2.1 記到工作和采訪工作的關(guān)系

報紙的記到工作與報紙的采訪與編目工作的密不可分。報名更變、郵發(fā)代號、報紙開本變化，記到工作人員要有詳細(xì)記錄，并要及時反饋給編目與采訪人員，以便采訪也編目人員可以及時地訂購。同時，采訪人員在訂購報紙的時候，能夠發(fā)現(xiàn)報紙來源渠道的變化。一些報社因為原來的郵購方式改變或其他原因，為了薄利多銷，更改為自辦發(fā)行。這類報紙需要由報社直訂，采訪人員應(yīng)及時將這一信息傳達給記到工作人員，這樣記到工作人員在發(fā)現(xiàn)報紙缺藏時，就可以與報社直接聯(lián)系，進行補報。

2.2 記到工作和編目工作的關(guān)系

報紙屬于連續(xù)性出版物，需要對編目數(shù)據(jù)維護。報紙編目數(shù)據(jù)維護的許多信息來源是報紙的記到工作。記到人員將發(fā)現(xiàn)報紙的更名、改版、出版頻率變化以及創(chuàng)刊、?？⒃隹却罅坑袃r值信息反饋給編目人員，由編目員在與報社取得聯(lián)系確認(rèn)后，對該報紙數(shù)據(jù)進行維護更新。同時，編目人員在發(fā)現(xiàn)報紙創(chuàng)刊、?？?、更名、出版頻率變化時，要在第一時間通知相關(guān)的記到工作人員，讓記到人員心中有數(shù)，密切關(guān)注報紙的變化，在記到卡上做出標(biāo)記。

總之，要根據(jù)實際情況，不斷地更改、維護采訪數(shù)據(jù)、編目數(shù)據(jù)、館藏數(shù)據(jù)，保證報紙數(shù)據(jù)的完整性，以便于讀者服務(wù)和館藏管理。

3 記到工作與讀者服務(wù)的關(guān)系

3.1 讀者的需求

傳統(tǒng)意義上圖書館的管理，工作重心是在“藏”，而在信息時代的今天，圖書館工作的重心不再僅僅是“藏”，圖書館要以服務(wù)為主導(dǎo)。從采訪到編目，從基礎(chǔ)的記到上架典藏的工作，都是為讀者的閱覽服務(wù)。讀者查閱報紙，首先要知道圖書館是否有此種報紙，其次要知道所需要的年、期、卷、日的報紙是否到館。在手工條件下，無法讓讀者看到報紙在加工流程中的情況，而在計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，通過服務(wù)平臺，能夠讓讀者看到圖書館文獻加工過程的情況，便于讀者使用。

3.2 記到工作是讀者服務(wù)的保證

圖書館的采編工作采用計算機管理后，讀者可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺看到書刊報的登到信息，例如報紙卷期冊數(shù)、報紙的典藏、開本大小、報紙的缺期情況等。工作人員準(zhǔn)確無誤地將報紙的卷期、缺期情況都在書目記錄中反映出來，讀者在報紙進入流通環(huán)節(jié)前獲得相關(guān)信息，更好地把握使用的時間。采用計算機管理和記到管理后，方便了讀者閱讀以及內(nèi)部管理工作，但對質(zhì)量的要求更高，一旦發(fā)生錯誤，錯誤信息的傳播要比手工錯誤信息的傳播造成的危害大得多。因此書目信息的準(zhǔn)確性是關(guān)鍵，工作人員必須確保每一個業(yè)務(wù)流程的準(zhǔn)確、快捷，保證讀者的檢索和使用。

3.3 讀者如何利用記到信息

圖書館按照讀者閱覽需要，將所收藏的報紙進行分類編目。報紙記到是將每日、隔日、每周、定期的報紙登記在冊，以便讀者使用。讀者查閱報紙記到信息有幾種方式:(1)讀者可以通過圖書館的OPAC檢索系統(tǒng)，直接查閱每種報紙的書目信息，并通過書目信息看到記到信息。(2)許多圖書館有電子觸摸屏報紙閱讀器，凡圖書館訂購的報紙，每日可以直接收到當(dāng)日的新報紙。因此，讀者習(xí)慣使用電子屏報紙閱讀器，可以每天直接在電子屏報紙閱讀系統(tǒng)的目錄中，查看記到信息。此記到信息，一般是由軟件系統(tǒng)自動生成的，一般不需要人工干預(yù)。(3)圖書館具有各種類型的報紙數(shù)據(jù)庫供讀者使用。這些網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，一般情況下是通過遠程或者鏡像方式向讀者提供服務(wù)，如果是聯(lián)機的報紙數(shù)據(jù)庫，讀者要根據(jù)數(shù)據(jù)庫的目錄系統(tǒng)查閱報紙的記到信息。讀者查閱報紙信息要通過三個或三個以上渠道查閱報紙記到信息，還是不夠方便。為方便讀者，圖書館應(yīng)實現(xiàn)所有目錄信息一站式服務(wù)。以國家圖書館文津搜索為例，已經(jīng)把館藏所有書目信息、數(shù)據(jù)庫信息的書目全部整合，讀者可以做到一次性檢索，獲得所有目錄信息。

總而言之，圖書館的各項業(yè)務(wù)工作都是以滿足讀者需求為目的的，記到工作看似平凡簡單，卻直接影響到讀者閱讀需要。

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［2］范曉珍.期刊驗收記到工作中出現(xiàn)的問題及對策［J］.晉圖學(xué)刊，2010(4):63－66.

［3］翟雪芬.淺談期刊記到工作［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2010，20(17):118－119.