○杜迎春
(河南財政稅務(wù)高等??茖W校 河南 鄭州 451464)
由于社會環(huán)境的不斷變化,以及高校內(nèi)部會計控制制度的不健全、不嚴格,高校經(jīng)濟犯罪頻頻發(fā)生,這些問題嚴重影響了高校的聲譽,并給國家造成了一定的經(jīng)濟損失,高校內(nèi)部會計控制薄弱是造成高校經(jīng)濟案件的重要原因,特別是經(jīng)費支出的控制,是造成高校經(jīng)濟案件的主要原因,本文以C高校為例,列出高校經(jīng)費支出內(nèi)部控制方面存在的問題,并結(jié)合高校實際情況,提出一些具體措施。
2011年之前,C高校教材費采取預(yù)收制度,每學年開始預(yù)收教材費,學校預(yù)收學生教材費,記入“代管款項—教材費”科目,學校購買教材時按一定折扣和書商結(jié)算,而與學生結(jié)算時按全價結(jié)算,這樣就產(chǎn)生了一部分教材折扣款,教材折扣款的20%用于教師用書和教材的報廢損耗,教材折扣款的80%用于學校設(shè)置的陽光救助基金,對一些經(jīng)濟困難家庭學生進行救助,而截止到2010年底,“代管款項—教材費”科目余額為285萬元,而庫存教材余額368萬元,教材折扣款余額69萬元,這樣,庫存教材余額比教材費和折扣款余額多出14萬元,造成差額的原因是教務(wù)處沒有及時盤點庫存教材,沒有及時和財務(wù)處對賬。
C高校專項支出按照財政部門的要求進行項目管理,但在具體執(zhí)行過程中,出現(xiàn)了一些問題。比如C高校在2008年度爭取到了兩筆中央專項資金,其中一項是太陽能光伏發(fā)電項目,項目資金800萬元,一項是地熱能源項目,項目資金500萬元;而在項目執(zhí)行過程中,地熱能源項目先期投入較大,2008年就投入535萬元,而太陽能光伏發(fā)電項目先期投入才300萬元,而為了解決地熱能源項目資金問題,就先使用了其他項目資金35萬元,到2009年地熱能源項目資金到賬后,把使用其他項目的資金補齊,這就不符合??顚S玫脑瓌t,同時,對這兩項中央專項資金費用的管理也沒有進行嚴格控制,一些管理費,如辦公費等比例較高。
所謂“三公”經(jīng)費是指招待費、車輛費和出國費。2012年之前,C高校招待費實行的是部門包干制度,只要部門有業(yè)務(wù)招待費,不超過部門全年預(yù)算標準,就可以使用,財務(wù)人員對合理不合理不予審查,只要形式要件符合財務(wù)程序,只管進行業(yè)務(wù)處理。造成上述情況的原因是招待費沒有納入學校統(tǒng)一管理,每個部門都可以支出招待費,接待標準和該不該接待沒有統(tǒng)一標準,只要部門有預(yù)算就可以報銷。C高校車輛費實行的是有車部門都可以報銷車輛費制度,辦公室作為車輛主管部門,實行的是實報實銷制度,對于車輛使用是否合理而沒有一個相關(guān)約束制度,這樣車輛費就不好控制。C高校最近幾年來加大了中外合作辦學力度,招收了一些中外合作辦學的學生,所以每年都有一些出國費用,學校對于出國費用沒有標準,導(dǎo)致出國費用較高。
目前C高校差旅費開支范圍包括城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內(nèi)交通費。城市間交通費和住宿費按照《省直機關(guān)和事業(yè)單位差旅費管理辦法》執(zhí)行,在規(guī)定標準內(nèi)據(jù)實報銷,伙食補助費和市內(nèi)交通費實行定額包干。但在差旅費具體報銷過程中,對于乘坐交通工具控制不嚴,有些路途不遠的或出差任務(wù)不緊急的也有乘坐飛機的現(xiàn)象。
C高校作為一個正在發(fā)展中的高校,各個系部每年都有一定量的學術(shù)會議,使得會議費的控制嚴重失調(diào)。因會議費用實行實報實銷制度,只要憑會議通知就能報銷,因此,財務(wù)部門無法判斷會議是否真實舉行,可能會有個別人員利用參加會議之名外出旅游現(xiàn)象。
C高校水電費實行后勤公司統(tǒng)一管理制度。但后勤公司對于使用水電費并沒有嚴格管理,比如有些部門個別人員下班不關(guān)電腦和電源,有些教室在白天燈仍然亮著,學生宿舍有個別學生沒有及時關(guān)閉水龍頭,家屬院水電費仍采取先有學校墊付,后從教職工工資扣除的制度。這說明后勤公司在管理上還需要加大力度。
C高校實行公務(wù)卡報銷制度,對于科研經(jīng)費的報銷嚴格按照《科研經(jīng)費管理暫行辦法》進行報銷,但學校有些人員,特別是一些平時沒有報銷過的專職教師,因?qū)ω攧?wù)法律法規(guī)和規(guī)章制度不了解,對于嚴格經(jīng)費管理及合理使用經(jīng)費的認識還不夠,認為自己爭取到的科研經(jīng)費就應(yīng)當完全由自己支配,有的教職工去購買虛假發(fā)票來報銷科研經(jīng)費,還有個別教師將個人日常消費也在科研經(jīng)費中報銷,不服從財務(wù)部門的監(jiān)督和管理。
根據(jù)國家教育部、財政部的最新相關(guān)規(guī)定,高校代收學生教材費,要據(jù)實和學生結(jié)算,不允許有折扣款,如果學校預(yù)收學生教材費,要至少每年和學生結(jié)算一次,多退少補,所以C高校的教材費,從2011年開始,由學校牽頭,根據(jù)學生課程安排情況,組織進行教材招標,由學生直接按照中標價和書商結(jié)算。同時,對于以前年度的教材費,要及時和教材科核對,找出庫存教材和代管款項—教材費有差異的原因,對于該報廢的教材和損耗教材及時作出處理。
對于專項支出,做到??顚S?,并要有專人負責,要按照有關(guān)項目的進度控制支出,實行績效評價,不能超預(yù)算安排專項支出。對于專項支出的一些管理費用問題,要按照國家的有關(guān)規(guī)定,堅決不能超標。對于年初已安排預(yù)算,在預(yù)算執(zhí)行過程中由于各種原因而發(fā)生用途改變的項目,要嚴格申報程序,經(jīng)過充分論證,并報上級主管部門批準才可以改變,學校各部門都不能擅自改變專項資金用途,財務(wù)人員在支付專項支出款項時,要嚴格審核支出是否符合有關(guān)要求。
(1)車輛費支出控制。全校除了辦公室之外,其他部門一律不準報銷車輛費。對于車輛費的管理,首先要從嚴控制車輛購置,原則上學校不再購置新車輛;其次,車輛維修實行定點維修,學校憑維修單和維修單位定期結(jié)算,維修單要有司機、學校車輛負責人及維修人共同簽字才能報銷;再有就是燃油費,燃油費實行油票制度,油票由辦公室統(tǒng)一管理,每次油票上有司機簽名確認使用事由,報銷時憑發(fā)票和油票單報銷。
(2)出國費支出控制。在制定年初預(yù)算時,對出國經(jīng)費從嚴控制,除一些正常和必要的對外交流和學習外,出國經(jīng)費不予安排;對于出國交流和學習,經(jīng)費額度從嚴控制,嚴禁利用出國學習外出旅游,對于超出正常經(jīng)費額度的支出,堅決不予報銷。
(3)招待費支出的控制。對于全校的業(yè)務(wù)招待費,在上一年的基礎(chǔ)上減少20%,同時,要實行統(tǒng)一管理,禁止學校下屬各個部門報銷招待費。對于每次招待費用,要列明招待人員,招待標準、結(jié)賬明細單等;對于能在學校食堂招待的,要盡量在學校食堂就餐;實行招待費公開制度,公開各部門的招待費,讓廣大教師工和學生進行監(jiān)督,這樣招待費就會明顯減少。
(4)差旅費、會議費支出控制。學校要健全出差審批管理制度,嚴格控制出差人數(shù)和天數(shù)。對于一些非必要的出差從嚴控制,行政部門人員出差,首先要向部門領(lǐng)導(dǎo)提出申請,說明出差地點、出差天數(shù)、出差目的,待部門領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方能出差。對于出差乘坐交通工具從嚴控制,任務(wù)比較緊急或路途較遠的可以乘坐飛機,但要經(jīng)校長審批。對于出差人員借款從嚴控制,C高校實行公務(wù)卡報銷制度,原則上對于出差人員不借現(xiàn)金,除火車票外,其他差旅支出一律使用公務(wù)卡,對于住宿費等能刷卡而沒有刷卡的支出不予報銷。
學校要對會議數(shù)量和會議支出從嚴控制。對于一些學術(shù)性不高的學術(shù)會議不予參加。對于校內(nèi)召開的各種總結(jié)會議和座談會議從嚴控制支出,按照勤儉節(jié)約的原則,充分利用學校資源,盡量在校內(nèi)召開,就餐在學校食堂就餐。對于金額超過1萬元的會議支出先由部門提出申請,經(jīng)主管校長批準后方可召開,報銷會議支出時要有校長審批才能報銷。
(5)水電費支出控制。水電費支出要由學校財務(wù)處會同后勤公司共同控制。在年初制定預(yù)算時,財務(wù)處對后勤公司管理的水電費實行定額制度,對于學校全年水電費超出預(yù)算時,用后勤公司的收入予以彌補,對于節(jié)省的水電費,增加后勤公司的管理費。對于C高校來說,水電費支出主要在辦公樓、教學樓、學生宿舍、實驗樓、圖書館、學校家屬院,要想減少水電費支出,要從以下幾方面努力。
第一,加強對學校辦公樓水電費支出控制。對于全體教職工加大宣傳教育力度,除晚上加班或者天氣不好時需要開燈外,白天一律不準開燈,下班之前要確認電腦和電源關(guān)閉才能離開辦公室,辦公樓洗手間水管用過之后要及時關(guān)閉,對于浪費水電的教職工和控制不好的部門予以通報批評,必要時還要有一些懲罰措施。
第二,嚴格教學樓水電費的管理。晚上學生上晚自習,教室原則上開放三層,對于晚上教室沒有學生的要及時關(guān)燈,教室衛(wèi)生間要有負責衛(wèi)生打掃的人員及時檢查,確認水龍頭及時關(guān)閉。
第三,加強對學生宿舍水電費的控制。學生宿舍用電采取定額限時制度,晚上11點之后宿舍用電統(tǒng)一關(guān)閉,白天實行定額制度,每個宿舍用電在定額以內(nèi)的免費,超過定額的按照國家有關(guān)規(guī)定收費,對于走廊用燈,采用聲控開關(guān)進行控制;對于有單獨衛(wèi)生間的學生宿舍用水,核定每月用水量,超過部門由學生個人承擔,對于有公共衛(wèi)生間的學生宿舍用水,安裝插卡取水設(shè)備,核定每個學生每月的用水量,超過部分有學生個人購買水卡。
第四,嚴格控制實驗樓、圖書館、家屬樓用電。實驗樓、圖書館要有專人負責,實驗室做完試驗后要及時關(guān)閉相關(guān)設(shè)備,圖書館在白天不影響學生閱讀的情況下盡量不要開燈。對于學校家屬院用電要推向社會,不在實施教職工工資里扣水電費制度。
(6)科研經(jīng)費支出控制。首先要完善《科研經(jīng)費管理暫行辦法》,對于招待費支出從嚴控制,招待費報銷金額不能超過科研經(jīng)費報銷總額的5%。其次,完善科研經(jīng)費的報銷程序,原則上科研經(jīng)費的報銷不能由別人代理,教職工在報銷科研經(jīng)費時首先到科研處簽字確認,確認后到財務(wù)處審核予以報銷。
(注:本文屬2013年河南省科技廳軟科學研究計劃項目《我省高校內(nèi)部會計控制調(diào)查分析》階段性研究成果 (課題編號:132400410111)。 )
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