賀 錦

(北京交通大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處，北京 100044)

近年來，大型儀器設(shè)備的數(shù)量在高校儀器設(shè)備中所占的比重不斷增加，這些儀器設(shè)備在實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研等方面的重要性日益凸顯。對(duì)大型儀器設(shè)備需要更加科學(xué)的管理，以充分發(fā)揮設(shè)備效益、提高利用率、提升培養(yǎng)人才質(zhì)量、提高科學(xué)研究水平[1]。但是，現(xiàn)存高校大型儀器設(shè)備管理模式似乎還不能夠充分發(fā)揮儀器設(shè)備的效益，使用效率偏低。為更好地完成人才培養(yǎng)、科學(xué)研究及社會(huì)服務(wù)工作，本文探索結(jié)合信息化管理手段，以信息系統(tǒng)管理平臺(tái)為基礎(chǔ)，建設(shè)集中管理、開放共享的大型儀器設(shè)備管理模式。

1 高校大型儀器設(shè)備管理存在的問題

雖然高校大型儀器設(shè)備的數(shù)量在不斷增加，設(shè)備的先進(jìn)程度不斷提高，但傳統(tǒng)的管理模式卻鮮有變化，使得大型儀器設(shè)備效益的發(fā)揮與效率的提高受到限制。在現(xiàn)有大型儀器設(shè)備管理模式中，主要存在檔案管理不規(guī)范、運(yùn)行數(shù)據(jù)記錄不準(zhǔn)確等問題。

1.1 較少開放共享，設(shè)備使用效益不高

由于大型儀器設(shè)備一般較為貴重，許多高校教師還存在“專管專用”的思想。他們認(rèn)為用課題組科研經(jīng)費(fèi)購置的儀器設(shè)備，只能由課題組進(jìn)行管理和使用，因而使大型儀器設(shè)備的管理處于封閉狀態(tài)，不能開放共享。

有資料顯示，目前世界一些發(fā)達(dá)國家大型儀器設(shè)備的利用率高達(dá)170%～200%，而我國高校大型儀器設(shè)備的利用率卻比較低[2-4]。盡管有些學(xué)校、有些教師希望大型設(shè)備開放共享，但是沒有一個(gè)良好、有效的共享平臺(tái)支撐。在學(xué)?，F(xiàn)行管理體制下，不能科學(xué)、有效地協(xié)調(diào)設(shè)備管理與設(shè)備使用部門之間的關(guān)系，難以有效調(diào)節(jié)設(shè)備使用過程中出現(xiàn)的種種矛盾[5]，所以即便有共享的想法也很難實(shí)施。

總的來說，高校大型儀器設(shè)備管理還屬于較封閉的模式，設(shè)備開放共享率低，設(shè)備使用效益不高。

1.2 缺少專業(yè)技術(shù)人員，設(shè)備使用效率低

高校大型儀器設(shè)備購置完成后，設(shè)備使用單位對(duì)設(shè)備的使用管理隨意性較大，對(duì)儀器設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)未被高度重視，缺少大型儀器設(shè)備專業(yè)技術(shù)管理人員。由于大型儀器設(shè)備經(jīng)常由教師或?qū)W生自己操作，有些師生操作技術(shù)不熟練，往往使設(shè)備故障頻發(fā)，設(shè)備的專業(yè)功能也沒有得到充分發(fā)揮。由于缺少專業(yè)的管理技術(shù)人員，大型儀器設(shè)備的維修、維護(hù)、保養(yǎng)不及時(shí)，還影響到儀器設(shè)備的使用壽命[6]。這些問題都會(huì)降低設(shè)備的使用效率。

1.3 數(shù)據(jù)記錄不準(zhǔn)確，人工統(tǒng)計(jì)工作量大

高校大型儀器設(shè)備是國有資產(chǎn)的一部分。為了更好地掌握大型儀器設(shè)備的基本情況和設(shè)備實(shí)際使用情況，教育部要求高校每年上報(bào)大型儀器設(shè)備的相關(guān)數(shù)據(jù)。但是，有些高校大型儀器設(shè)備管理工作缺乏監(jiān)督機(jī)制，對(duì)于大型儀器設(shè)備數(shù)據(jù)也沒有較完善的管理制度，所上報(bào)的相關(guān)數(shù)據(jù)(例如使用機(jī)時(shí)、培訓(xùn)人數(shù)、所承擔(dān)的實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)等)是根據(jù)現(xiàn)存記錄人工統(tǒng)計(jì)的，易受到人的主觀因素的影響，難免出現(xiàn)差錯(cuò)。另外，數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作多為機(jī)組教師人工完成，增加了機(jī)組教師的工作量。

1.4 檔案管理不規(guī)范

高校大型儀器設(shè)備檔案較一般設(shè)備檔案內(nèi)容更多，主要包括：設(shè)備購置的可行性論證報(bào)告、購置合同、大型精密貴重儀器設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收卡片、使用說明書、出廠合格證、該儀器設(shè)備的使用記錄、維修記錄等[7]。但是在平常使用過程中，由于沒有受過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，存在檔案管理工作不夠規(guī)范等問題，例如設(shè)備管理人員收集檔案不完整，忽略大型儀器設(shè)備的購置計(jì)劃單及領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)文件和可行性論證報(bào)告，不重視設(shè)備使用記錄及維修記錄。由于檔案不規(guī)范，設(shè)備運(yùn)行中出現(xiàn)故障將無法提供全面、詳細(xì)的設(shè)備管理檔案，使維修人員不能及時(shí)判斷故障原因，影響了工作進(jìn)度及設(shè)備的使用壽命。

2 基于信息化管理系統(tǒng)的大型儀器設(shè)備管理模式

針對(duì)大型儀器設(shè)備管理現(xiàn)存的問題，需要開發(fā)建設(shè)一個(gè)大型儀器設(shè)備信息化管理共享平臺(tái)，依靠該平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)大型儀器設(shè)備共享、自動(dòng)記錄設(shè)備運(yùn)行狀況、進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和設(shè)備檔案管理，以提高大型儀器設(shè)備的使用效率和效益。

2.1 建設(shè)信息化管理共享平臺(tái)

大型儀器設(shè)備管理共享平臺(tái)的設(shè)計(jì)思路為：(1)在設(shè)備終端安裝觸發(fā)裝置，將設(shè)備的運(yùn)行使用數(shù)據(jù)上傳到管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)記錄這些數(shù)據(jù)；(2)管理共享系統(tǒng)對(duì)外隨時(shí)公布設(shè)備預(yù)約狀態(tài)，校內(nèi)用戶可通過校內(nèi)賬號(hào)直接登錄，查看設(shè)備運(yùn)行使用狀態(tài)；校外用戶可通過互聯(lián)網(wǎng)注冊(cè)賬戶，審核通過后獲得登錄權(quán)限進(jìn)行瀏覽預(yù)約[8]；(3)系統(tǒng)為每臺(tái)大型儀器設(shè)備建立自己的檔案庫，管理人員可將設(shè)備的所有資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影嫔蟼鞯焦芾硐到y(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)隨時(shí)記錄、隨時(shí)查閱。

大型儀器設(shè)備管理共享平臺(tái)構(gòu)成如圖1所示。

圖1 大型儀器設(shè)備管理共享平臺(tái)的構(gòu)成

大型儀器設(shè)備管理系統(tǒng)功能如下：

(1) 用戶管理：支持管理員添加用戶及用戶基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，提供用戶信息列表，用戶注冊(cè)登錄；

(2) 預(yù)約管理：支持用戶預(yù)約使用儀器設(shè)備，管理員審核預(yù)約信息；

(3) 設(shè)備信息管理：建立儀器設(shè)備信息管理檔案庫，支持設(shè)備信息錄入；

(4) 統(tǒng)計(jì)查詢：支持多條件組合查詢，管理員可以統(tǒng)計(jì)儀器設(shè)備使用情況并形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表[9]。

2.2 信息化管理模式的優(yōu)勢(shì)

2.2.1 實(shí)現(xiàn)大型設(shè)備共享，提高設(shè)備利用率

在大型儀器設(shè)備的信息化管理模式下，可進(jìn)行儀器設(shè)備網(wǎng)上預(yù)約，實(shí)現(xiàn)大型儀器設(shè)備的共享。管理平臺(tái)系統(tǒng)隨時(shí)記錄顯示設(shè)備的預(yù)約使用情況，有效更新存儲(chǔ)信息，并通過終端監(jiān)測(cè)設(shè)備的使用狀況。大型儀器設(shè)備管理共享平臺(tái)對(duì)外提供共享設(shè)備信息、預(yù)約狀態(tài)、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等，不但便于管理人員對(duì)儀器設(shè)備的合理分配，還提高了設(shè)備的使用效率[10]。

2.2.2 提供準(zhǔn)確的設(shè)備支撐數(shù)據(jù)

通過網(wǎng)絡(luò)，大型儀器設(shè)備管理共享平臺(tái)能夠記錄設(shè)備運(yùn)行全過程狀態(tài)數(shù)據(jù)。系統(tǒng)預(yù)約功能還需要用戶填寫所做實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目的相關(guān)信息，例如實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目的服務(wù)方向?？梢钥闯?，管理共享平臺(tái)支持大型儀器設(shè)備統(tǒng)計(jì)上報(bào)使用情況所需的使用機(jī)時(shí)、培訓(xùn)人數(shù)、所承擔(dān)的實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)等數(shù)據(jù)，并且此數(shù)據(jù)為系統(tǒng)自動(dòng)記錄，不存在人的主觀因素的影響，確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，也減少了由人工記錄統(tǒng)計(jì)帶來的工作量。

2.2.3 規(guī)范檔案管理，方便查閱

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)路技術(shù)對(duì)大型儀器設(shè)備進(jìn)行檔案管理，管理人員可將大型儀器設(shè)備的相關(guān)技術(shù)檔案及購置計(jì)劃、論證報(bào)告、購買合同與驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等檔案以電子格式上傳到系統(tǒng)中保管；對(duì)于儀器設(shè)備維修維護(hù)信息，由系統(tǒng)生成記錄表，由管理人員填寫。大型設(shè)備建立電子檔案，使檔案管理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化。管理人員如需查閱大型儀器設(shè)備相關(guān)信息，可直接通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)調(diào)取查閱，既方便、又快捷。

2.3 信息化管理模式實(shí)施難點(diǎn)

大型儀器設(shè)備信息化管理共享平臺(tái)是結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息化的新型管理手段，這樣的管理需要機(jī)組人員的大力配合、共享資金支持、管理隊(duì)伍健全，這些需求也正是實(shí)施過程中的難點(diǎn)。

2.3.1 需要提高管理意識(shí)

高校中很多大型儀器設(shè)備的采購資金來源于教師的課題經(jīng)費(fèi)，有些課題組負(fù)責(zé)人更愿意將自己課題經(jīng)費(fèi)購買的儀器設(shè)備完全由自己支配使用，不愿接受大型儀器設(shè)備開放共享的管理方式。這將給大型儀器設(shè)備管理共享平臺(tái)的推進(jìn)工作帶來了一定的阻力。

2.3.2 需要合理的獲取與分配共享資金

為推進(jìn)大型儀器設(shè)備信息化管理的實(shí)施，應(yīng)制定激勵(lì)政策[11-12]。對(duì)于管理工作完成較好的設(shè)備管理人員，應(yīng)優(yōu)先為他們提供專業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)；對(duì)于加入共享管理的機(jī)組，可將有償使用所得費(fèi)用按一定比例作為共享基金，用于設(shè)備的維修維護(hù)。這些激勵(lì)政策均需要有資金支持，如何獲取、分配共享基金也是管理共享平臺(tái)推進(jìn)的主要難點(diǎn)。若將一部分有償使用收費(fèi)所得納入共享基金，那么收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的制定與管理、所得收入分配與使用也將是一個(gè)難點(diǎn)。

2.3.3 共享管理隊(duì)伍建設(shè)

完成信息化大型儀器設(shè)備管理共享平臺(tái)的建設(shè)工作，除了管理系統(tǒng)的前期開發(fā)設(shè)計(jì)工作外，后期系統(tǒng)的維護(hù)升級(jí)也是不可缺少的。為了更好地完成高校大型儀器設(shè)備的信息化管理與大型儀器設(shè)備共享工作，管理隊(duì)伍應(yīng)具有系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)的能力。另外，為了更好地使用、維護(hù)大型儀器設(shè)備，延長設(shè)備使用壽命。專業(yè)技術(shù)人員在共享平臺(tái)管理隊(duì)伍中是不可缺少的。但是，將具有專業(yè)技術(shù)的人員吸收到設(shè)備管理共享隊(duì)伍中，建設(shè)一支專業(yè)的管理隊(duì)伍，也是開展管理共享工作的難點(diǎn)。

3 結(jié)束語

在信息化管理手段不斷進(jìn)步的今天，作為高校設(shè)備管理人員，應(yīng)該突破傳統(tǒng)管理模式，實(shí)現(xiàn)大型儀器設(shè)備的信息化管理，并以大型儀器設(shè)備管理共享平臺(tái)為基礎(chǔ)，以充分發(fā)揮儀器設(shè)備使用效益、提高設(shè)備利用率、提升設(shè)備管理工作水平為目標(biāo)，推動(dòng)高校大型儀器設(shè)備管理水平的不斷提高。

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