汪東

摘 要：隨著社會快速的發(fā)展，檔案信息化管理工作是檔案管理事業(yè)的未來趨勢，能夠提升服務社會的能力和水平。一些檔案部門在近些年大力的發(fā)展檔案管理信息化建設，希望能夠同步于社會的發(fā)展需求。特別是一些計算機管理應用較多的單位管理工作，在這些管理活動中，電子文件的優(yōu)點得到了大家的認可，也有取代紙質文件的趨勢，那么怎么樣提升信息化檔案管理建設速度，就是關鍵。該文就目前的檔案管理發(fā)展和信息化建設情況進行了探討分析，根據(jù)筆者的經(jīng)驗對建設信息化檔案管理提出了一些建議，希望能夠讓該項事業(yè)的發(fā)展起到一定的幫助。

關鍵詞：檔案 管理 信息化 建設

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（a）-0231-01

隨著社會快速的發(fā)展，檔案信息化管理工作是檔案管理事業(yè)的未來趨勢，能夠提升服務社會的能力和水平。一些檔案部門在近些年大力的發(fā)展檔案管理信息化建設，希望能夠同步于社會的發(fā)展需求。特別是一些計算機管理應用較多的單位管理工作，在這些管理活動中，電子文件的優(yōu)點得到了大家的認可，也有取代紙質文件的趨勢，那么怎么樣提升信息化檔案管理建設速度，就是關鍵。

1 當前的檔案管理信息狀態(tài)

因為現(xiàn)代技術的廣泛應用，辦公實現(xiàn)了自動化和無紙化，檔案的形式也有了較大的不同，像是一些文件的起草、簽發(fā)、歸檔都可以通過計算機以及通訊線路完成，因此，這樣的檔案形式就需要是能夠進行機讀的檔案形式，這樣的檔案利用和以往的紙質檔案利用存在較大的差異性。這些差異性說明檔案工作人員所面對的檔案既有紙質的也有機讀的。將檔案信息為有需要的群體和組織進行提供是檔案工作的職責，可是在提供這些檔案信息的時候，應該要保證檔案的真實性和有效性，那么讓機讀的檔案符合這些要求，是我們檔案工作者需要考慮的問題，而且，檔案信息電子化是檔案利用的必然發(fā)展方向。

2 加強檔案管理信息化建設

2.1 建立網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)

建立檔案數(shù)量化應用平臺。為檔案的利用提供渠道，建立內部服務網(wǎng)以及公眾服務網(wǎng)，讓這些網(wǎng)的作用得以發(fā)揮，讓其可以為檔案工作的宣傳和服務提供幫助。加速檔案文件信息標準建設，積極的準備各項硬件設施，提供硬件保障，加強研究檔案管理軟件設計，為檔案信息的交換和資源共享提供條件和基礎，通過一系列的策略來確保這些檔案資源的真實性和安全性。

2.2 加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關鍵

（1）電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

（2）電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網(wǎng)絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門之間相互協(xié)作，形成互補，讓電子文件歸檔可以成為有機的整體，提高電子檔案的質量。

（3）完善電子檔案歸檔工作的技術處理。電子檔案這種新型的檔案形式必然會涉及到電子檔案歸檔這個內容，檔案工作人員應該要對目前的文件工作進行研究，接收和處理大量的電子文件，為這些電子文件的原始信息進行保護，對其來源和去向了解清楚。借助技術手段來將歸檔的電子文件標注為“只讀性”文件，禁止文件的修改，對文件的原始性給予保障，讓其可以發(fā)揮出紙質文件的作用。

（4）處理好電子檔案的存儲問題。電子檔案都是以電子材料來作為存儲介質，一般都是可以保存非常長的時間的。從這些載體中取出信息是不需要接觸的，因此，不會磨損。電子文件的介質通過密封保存，不會受到外界環(huán)境的干擾，可是因為電子文件載體的發(fā)展比較快，讀取設備的更新也比較快，需要定期的進行文件轉換和復制，避免信息的無法使用和失效。

3 檔案管理信息化建設應采取的措施

3.1 做好歸檔工作，提升管理水平

依照檔案管理的需求，為不同載體檔案進行處理和轉換，讓其能夠在不同的讀取設備上都能夠使用，讓電子文件的價值得到保留，實現(xiàn)電子文件的真實性、完整性和有效性。使用先進電子文件管理技術，提供科學的管理方法，讓電子管理水平得到提升，滿足電子文件應用的需求。

3.2 建立高水平的檔案管理隊伍，提升管理人員的水平

檔案管理人員需要從以往的雜業(yè)特點進行轉化，提升其專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理現(xiàn)代化管理工序比較有序，人在管理過程中的決定性因素比較大，因此，需要對檔案管理隊伍進行建設，提升檔案管理隊伍的整體水平。檔案管理領域目前比較少有復合型人才，一般都是專精于計算機或檔案管理的，因此，對于兩者兼會的人才比較渴求；為檔案管理隊伍提升提供條件，提供一些崗位來讓檔案人員進行學習，豐富他們的知識面，提供工作指導；建立良好的競爭機制，調動管理人員的積極性，人都有惰性，需要通過管理機制的設置和崗位調配來激發(fā)他們的積極性，發(fā)揮出每個檔案管理人員的作用。

3.3 引入現(xiàn)代化管理模式，實現(xiàn)資源共享，將傳統(tǒng)的管理進行革新

檔案管理工作都是圍繞信息進行的，為部門提供熱點信息和有用信息是我們工作的方向。目前的信息技術發(fā)展比較快，傳統(tǒng)的管理模式不能夠滿足信息的需求，無法達到資源共享的目的，因此，需要借助新技術來實現(xiàn)這一目標。在信息化社會到來的時候，網(wǎng)絡化管理檔案以及實現(xiàn)數(shù)字化檔案都是檔案管理的重要方向。在開展現(xiàn)代化檔案管理工作的時候，要做好管理軟件的選擇工作，讓檔案信息的兼容性更強。