肖永菊 莫曉龍

摘 要：所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案信息化是一個(gè)全新的課題，是社會信息化發(fā)展對檔案工作提出的必然要求，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟硬件和現(xiàn)代管理學(xué)知識飛速發(fā)展和普及應(yīng)用的當(dāng)今社會已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分。為此，該文就檔案信息化建設(shè)談?wù)剛€(gè)人的見解。

關(guān)鍵詞：檔案 信息化 建設(shè)

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（a）-0230-01

在信息化時(shí)代，檔案管理工作的對象、任務(wù)、性質(zhì)都發(fā)生了較大的變化，各項(xiàng)管理工作已日益向自動化、信息化方向發(fā)展，將信息化引入檔案管理已勢在必行?，F(xiàn)在大多數(shù)檔案部門的管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，這極不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在信息時(shí)代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代管理手段所替代。[1]利用計(jì)算機(jī)管理檔案，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞，不單單是為了取代手工操作，更主要的是用現(xiàn)代化管理手段改造傳統(tǒng)的管理體制，其目的是通過計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行收集、整理、歸檔、編目、利用、保管、檢索等。實(shí)行科學(xué)管理，提供有效服務(wù)，充分開發(fā)和利用檔案信息，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用，即做到儲存數(shù)字化、管理信息化、利用網(wǎng)絡(luò)化的檔案工作發(fā)展必然趨勢。

因此，加快檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代所需，是實(shí)現(xiàn)資源共享的必然要求。所以，檔案部門應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展的需要，以高性能檔案信息網(wǎng)為基礎(chǔ)，加快檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化增值服務(wù)，使其成為檔案信息輸出和社會采集信息的重要媒介和平臺，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，發(fā)揮檔案科研先導(dǎo)作用。

1 影響和制約檔案信息化建設(shè)的因素

（1）觀念落后，認(rèn)識不到位。

（2）經(jīng)費(fèi)不足，基礎(chǔ)設(shè)施不完善。

（3）檔案信息資源缺乏，內(nèi)容結(jié)構(gòu)單一。

（4）檔案信息化建設(shè)中缺少標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，信息建設(shè)孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。

（5）檔案館藏資源大多限于紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案缺泛質(zhì)和量。

（6）人才匱乏、人員不足。

2 檔案信息化建設(shè)建議及對策

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識是檔案信息化建設(shè)的前提

檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代化信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式進(jìn)行重新整合和定位。檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新模式要求利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案管理的自動化、運(yùn)用現(xiàn)代管理理念促進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化、憑借網(wǎng)絡(luò)技術(shù)促成檔案信息資源的整合與共享，這些都要依托于檔案信息化建設(shè)，[2]因此，需要我們檔案工作者轉(zhuǎn)變觀念，樹立現(xiàn)代意識，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.2 加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)工作，實(shí)現(xiàn)物質(zhì)保障

一是加強(qiáng)檔案管理信息化硬件的配置，建設(shè)能夠滿足文檔一體化、館藏?cái)?shù)字化、檔案信息管理、數(shù)據(jù)存儲遷移轉(zhuǎn)換及備份、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等功能所需的硬件設(shè)施設(shè)備建設(shè)，確保檔案信息化建設(shè)的運(yùn)行，并配置高速掃描儀、文件服務(wù)器、數(shù)據(jù)存儲器等。二是建立信息化建設(shè)硬件集成和穩(wěn)定、安全、可靠的局域網(wǎng)，解決檔案管理系統(tǒng)專門的終端接口和系統(tǒng)功能集成等問題。

2.3 加快檔案信息化資源的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源保障

一是加大電子、紙質(zhì)檔案的收集、整理、鑒定、歸檔。二是對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化利用現(xiàn)代信息技術(shù)，有選擇性的把一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片、聲像檔案數(shù)字化，并存儲到計(jì)算機(jī)中存儲設(shè)備中。三是廣開門路，從各方征集各類檔案、精品檔案，特色檔案資源進(jìn)行充實(shí)整合，制定檔案工作目標(biāo)，把檔案征集工作列入計(jì)劃中，規(guī)定完成的數(shù)量，豐富館藏內(nèi)容，改變館藏結(jié)構(gòu)為社會提供利用。四是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化產(chǎn)生的電子文件轉(zhuǎn)化而來的檔案進(jìn)行整合，監(jiān)督、指導(dǎo)。確保電子文件檔案的完整性、真實(shí)性、有效性、可讀性。五是對現(xiàn)有檔案資源空間布局和組合方式的調(diào)整，使檔案資源的布局更合理、結(jié)構(gòu)更優(yōu)化，更有利于保存、開發(fā)和利用。

2.4 檔案信息化建設(shè)中缺少標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重

加強(qiáng)建立健全檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系，實(shí)現(xiàn)資源共享。信息化建設(shè)一直以來，缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各自應(yīng)用系統(tǒng)之間信息不能互通、共享，產(chǎn)生大量的信息孤島，系統(tǒng)建設(shè)無序發(fā)展。因此，一方面需要檔案行政管理部門規(guī)范化服務(wù)內(nèi)容，制訂檔案電子信息采集、管理、存儲格式標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行細(xì)則，提出歸檔電子文件存儲要求，使之規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。[3]另一方面，需要加快建立與檔案信息建設(shè)相關(guān)法律法規(guī)體系，保障檔案信息化建設(shè)與政府電子政務(wù)無縫接軌、有機(jī)結(jié)合，消除法律法規(guī)上的盲區(qū)和誤區(qū)。

2.5 檔案館藏資源大多限于紙質(zhì)檔案，數(shù)字化檔案缺泛質(zhì)和量

加強(qiáng)電子文件歸檔管理體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)電子檔案資源整合。是檔案管理部門實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化或數(shù)字館建設(shè)的思想基礎(chǔ)和追逐目標(biāo)，核心是將來自各方面的電子文件（檔案）能夠通過網(wǎng)絡(luò)向校檔案館實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)或定時(shí)歸檔。根據(jù)檔案管理的要求，加強(qiáng)對本單位電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，開發(fā)統(tǒng)一的操作管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等檔案管理軟件系統(tǒng)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。檔案部門要加大對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化，嚴(yán)格把握質(zhì)和量。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，有選擇性的把一些傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片、聲像檔案數(shù)字化，并存儲到計(jì)算機(jī)中存儲設(shè)備中，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案檢索查尋不方便，保管利用都受到一定的限制，把這些檔案數(shù)字化后，可以極大提高檔案的利用效率。

2.6 加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)現(xiàn)人才保障

檔案信息化是知識密集、技術(shù)密集的系統(tǒng)工程?！芭囵B(yǎng)”的重點(diǎn)是在職在崗人員。要對在職在崗人員普遍開展檔案信息化知識和技能培訓(xùn)；“選拔”的重點(diǎn)是新人。有計(jì)劃地招收懂計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的人才，充實(shí)檔案干部隊(duì)伍，為促進(jìn)檔案信息化建設(shè)提供持久的骨干人才保障。

3 結(jié)語

檔案信息化是一個(gè)全新的課題，是社會信息化發(fā)展對檔案工作提出的必然要求，也是檔案工作由手工操作向現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變、由實(shí)體化管理向信息化管理發(fā)展的必然選擇，檔案部門和每個(gè)檔案工作者都必須積極參與推動檔案信息化建設(shè)之中，提高對加快檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識，抓住機(jī)遇，扎實(shí)工作，努力實(shí)踐，為加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)做出積極貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 李愛軍.檔案信息化的現(xiàn)狀及對策分析[J].銅陵學(xué)院學(xué)報(bào)，2006（2）：44-46.

[2] 雷亞旭.檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)》[J].實(shí)用醫(yī)技雜志，2006（7）：1200-1201.

[3] 馬海濤.高校檔案管理信息化建設(shè)探析[J].山東教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，23（4）：119-121.