梁朝儀,劉伽伽,白玉

(長沙理工大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院,湖南長沙 410007)

信息化條件下修訂《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的思考

梁朝儀,劉伽伽,白玉

(長沙理工大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院,湖南長沙 410007)

財政部1996年頒發(fā)的《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》中,部分條款已嚴(yán)重滯后于信息化條件下會計基礎(chǔ)工作實務(wù)的現(xiàn)狀。文章從六個方面分析信息化條件下會計基礎(chǔ)工作的主要變化,包括：財務(wù)集約化管理的要求;前端業(yè)務(wù)部門的職責(zé);會計憑證與賬簿數(shù)量大幅增加情況下的打印問題;一鍵式會計報表對關(guān)聯(lián)交易處理的要求;會計監(jiān)督的范圍和方式;會計電子檔案的管理等,并根據(jù)這些變化提出了修訂《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》的政策性建議。

信息化;會計基礎(chǔ)工作;規(guī)范

《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》(以下簡稱“規(guī)范”)為規(guī)范信息化條件下的會計工作秩序,保證會計信息質(zhì)量,充分發(fā)揮會計監(jiān)督功能,為企業(yè)內(nèi)部控制提供堅實的保障,提高會計工作與財務(wù)管理水平,迫切需要對“規(guī)范”進(jìn)行修訂。

一、信息化條件下會計基礎(chǔ)工作的變化

信息化條件下,ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理與財務(wù)管理模塊緊密集成,實現(xiàn)了會計信息與業(yè)務(wù)信息的融合,形成了一體化財務(wù)會計工作平臺。會計基礎(chǔ)工作也由此產(chǎn)生了重大變化,主要表現(xiàn)在以下方面。

(一)財務(wù)集約化管理對會計基礎(chǔ)工作提出了新的要求

在多層級組織的集團(tuán)企業(yè),信息化實現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息與會計信息的高度集成,為充分發(fā)揮總部的控制職能創(chuàng)造了條件,其中財務(wù)集約化管理是實現(xiàn)總部控制職能的重要途徑[1]。對于會計基礎(chǔ)工作而言,財務(wù)集約化管理要求統(tǒng)一會計組織體系,要求在會計信息的生成過程中統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程、統(tǒng)一會計政策、統(tǒng)一會計科目、統(tǒng)一業(yè)務(wù)財務(wù)主數(shù)據(jù)編碼數(shù)據(jù)。

(二)前端業(yè)務(wù)部門在輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的同時發(fā)起了會計流程

信息化條件實現(xiàn)了物資采購、物資收發(fā)、資產(chǎn)管理、工程項目管理等業(yè)務(wù)與財務(wù)信息的一體化。會計業(yè)務(wù)處理流程按照事件驅(qū)動的原理來設(shè)計,業(yè)務(wù)部門錄入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的同時就發(fā)起了會計處理流程,數(shù)據(jù)錄入后自動生成集成會計憑證,前端業(yè)務(wù)部門客觀上承擔(dān)了會計原始信息的采集工作[2]。集成憑證生成后,業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將符合規(guī)范的業(yè)務(wù)票據(jù)傳遞到財務(wù)部門。因此,前端業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)信息錄入、票據(jù)收集與傳遞對會計工作效率和會計信息質(zhì)量將產(chǎn)生重要影響。

(三)會計憑證和明細(xì)賬數(shù)量大量增加

根據(jù)ERP的精細(xì)化管理思想,信息系統(tǒng)對于日常頻繁重復(fù)發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)都分別生成憑證,而不是匯總憑證[2]。對于一步或需要分步驟完成的業(yè)務(wù),如企業(yè)以銀行存款支付物資采購款業(yè)務(wù),一律被分解為收貨、發(fā)票校驗與付款等三個步驟進(jìn)行核算,系統(tǒng)自動生成的集成憑證數(shù)量大量增加。

財務(wù)信息系統(tǒng)中,統(tǒng)一按照底層會計科目設(shè)置三欄式明細(xì)賬,取消了多欄式明細(xì)賬,導(dǎo)致明細(xì)賬數(shù)量大大增加。以財務(wù)費(fèi)用為例,多欄式明細(xì)賬下只需要一本明細(xì)賬,下設(shè)利息收入、利息支出、匯兌凈損益、手續(xù)費(fèi)、貼現(xiàn)利息、現(xiàn)金折扣、未確認(rèn)融資費(fèi)用、其他、結(jié)轉(zhuǎn)財務(wù)費(fèi)用等9個子欄目,采用底層三欄式明細(xì)賬則需要打印9本明細(xì)賬。

(四)集團(tuán)會計報表由賬到表“一鍵式”生成

信息化條件下,企業(yè)通過一體化數(shù)據(jù)中心和財務(wù)管理模塊,實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)模塊源頭數(shù)據(jù)橫向集成、各層級數(shù)據(jù)中心縱向貫通。企業(yè)通過設(shè)置報表取數(shù)關(guān)系和合并抵銷規(guī)則,直接從數(shù)據(jù)中心實時提取賬務(wù)數(shù)據(jù),自動抵銷內(nèi)部交易數(shù)據(jù),實現(xiàn)集團(tuán)和各單位會計報表“一鍵式”生成,主要會計報表可以按照管理需要實時生成。報表數(shù)據(jù)可以直接穿透查詢到最底層憑證數(shù)據(jù),向前追溯至業(yè)務(wù)單據(jù);年度財務(wù)決算從單一的報表編制功能逐步向提升管理、創(chuàng)造價值等復(fù)合功能轉(zhuǎn)變;年度財務(wù)決算在線審核,決算編審效率大幅提升。

(五)會計監(jiān)督范圍和方式發(fā)生了改變

信息化條件下,業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)后,中間的數(shù)據(jù)處理都是根據(jù)系統(tǒng)的程序指令自動完成,直到“一鍵式”生成會計報表,系統(tǒng)中固化的會計政策、記賬規(guī)則、報表系統(tǒng)參數(shù)及取數(shù)關(guān)系的設(shè)定等因素直接影響會計信息質(zhì)量。因此,會計監(jiān)督范圍應(yīng)當(dāng)包括會計信息系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計和實施的全過程。

在監(jiān)督方式方面,會計監(jiān)督可以依托一體化信息平臺,建立財務(wù)稽核規(guī)則庫,對重要經(jīng)濟(jì)事項和重點業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實施財務(wù)在線稽核。并將財務(wù)稽核發(fā)現(xiàn)的共性、重大問題提煉形成關(guān)鍵監(jiān)測指標(biāo)納入財務(wù)風(fēng)險預(yù)警體系,實時在線監(jiān)控,形成現(xiàn)場稽核與在線稽核相結(jié)合的新模式,提高財務(wù)稽核工作效率,會計監(jiān)督重點由事后監(jiān)督向事中控制、事前預(yù)防轉(zhuǎn)移。

(六)電子檔案成為會計檔案的重要組成部分

會計電子檔案是指通過計算機(jī)硬盤、光盤等介質(zhì)存儲以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計信息,如會計憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)庫。由于儲存在物理介質(zhì)上的會計檔案信息和數(shù)據(jù)必須在特定的計算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)環(huán)境中才能夠讀取和利用,因此與會計電子檔案相關(guān)系統(tǒng)軟件,如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等,也屬于會計檔案管理的內(nèi)容。一般來說,信息管理部門負(fù)責(zé)會計電子檔案的歸檔和保管工作,對在線的數(shù)據(jù)通過系統(tǒng)實施歸檔,對歷史數(shù)據(jù)定期備份,并對信息系統(tǒng)維護(hù)、安全負(fù)責(zé)[3]。

二、修訂“規(guī)范”的政策性建議

(一)將財務(wù)信息系統(tǒng)中標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程與內(nèi)嵌規(guī)則的制定列入“規(guī)范”內(nèi)容

在信息化條件下,會計核算過程主要根據(jù)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程與內(nèi)置規(guī)則進(jìn)行,標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程與內(nèi)嵌規(guī)則的制定直接決定會計信息質(zhì)量的高低。在修訂“規(guī)范”過程中,有必要增加有關(guān)會計標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程、財務(wù)信息分類標(biāo)準(zhǔn)、財務(wù)信息編碼標(biāo)準(zhǔn)及財務(wù)與業(yè)務(wù)信息集成標(biāo)準(zhǔn)、財務(wù)主數(shù)據(jù)管理方面的內(nèi)容。要求企業(yè)按照安全性、實用性和整體性的原則,統(tǒng)一制定財務(wù)信息分類標(biāo)準(zhǔn)、財務(wù)信息編碼標(biāo)準(zhǔn)及財務(wù)與業(yè)務(wù)信息集成標(biāo)準(zhǔn)。建立統(tǒng)一財務(wù)主數(shù)據(jù)管理平臺,并建立財務(wù)主數(shù)據(jù)動態(tài)維護(hù)機(jī)制,按照統(tǒng)一的審批流程和權(quán)限,做好財務(wù)主數(shù)據(jù)維護(hù),確保財務(wù)主數(shù)據(jù)規(guī)范、統(tǒng)一與完整。

(二)明確前端業(yè)務(wù)部門在會計基礎(chǔ)工作中的相關(guān)職責(zé)

在信息化條件下,集成會計憑證由業(yè)務(wù)事件驅(qū)動產(chǎn)生的,只要業(yè)務(wù)流程按規(guī)范運(yùn)作,數(shù)據(jù)錄入正確,集成憑證就是正確的,因此ERP系統(tǒng)中集成憑證的質(zhì)量不只是依靠財務(wù)部門的審核來保證,而是需要由業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門共同負(fù)責(zé)審核業(yè)務(wù)的真實性。修訂“規(guī)范”過程中,應(yīng)具體規(guī)定業(yè)務(wù)部門在信息采集、憑證審核與傳遞方面的職責(zé):(1)業(yè)務(wù)完成后,及時收集業(yè)務(wù)單據(jù),對業(yè)務(wù)單據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性負(fù)責(zé);(2)及時錄入業(yè)務(wù)信息,對錄入信息與業(yè)務(wù)單據(jù)的一致性負(fù)責(zé);(3)在規(guī)定時間內(nèi)將作為記賬依據(jù)的所有單據(jù)提交到財務(wù)部門。

(三)對會計憑證與賬簿分類提出打印規(guī)定

會計憑證除了書面憑證外還有大量的憑證借助電子介質(zhì)形式存在。系統(tǒng)自動生成的原始憑證、集成憑證,在其確認(rèn)、審核、傳遞、保存等環(huán)節(jié),與紙質(zhì)憑證具有同樣真實、可靠、安全、完整的特點。打印出來的憑證來源于系統(tǒng)中的電子憑證,如全部打印,將浪費(fèi)大量資源。賬簿方面,取消多欄式明細(xì)賬也存在明細(xì)賬數(shù)量巨增、打印的浪費(fèi)問題。

我們認(rèn)為:《中華人民共和國電子簽名法》明確了電子簽名與手寫簽名和蓋章具有同等法律效力[4],ERP系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的在線查詢功能,在保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確及賬實相符前提下,以滿足存檔與審核的需要為優(yōu)先級,參考財政部《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》(征求意見稿)的有關(guān)要求以及會計基礎(chǔ)工作的特點,在修訂“規(guī)范”時可規(guī)定,企業(yè)內(nèi)部生成的原始憑證、記賬憑證和明細(xì)分類賬,同時滿足下列條件的,可以不輸出書面資料:(1)所記載的業(yè)務(wù)由企業(yè)信息系統(tǒng)自動生成,屬于本企業(yè)頻繁發(fā)生的日常業(yè)務(wù);(2)會計信息系統(tǒng)具有防止相關(guān)數(shù)據(jù)被篡改的有效機(jī)制;(3)企業(yè)對相關(guān)數(shù)據(jù)建立了電子備份制度,能有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響; (4)企業(yè)對電子備份建立了完善的索引體系,可及時在企業(yè)信息系統(tǒng)中查詢和輸出[2]。

(四)將合并范圍內(nèi)單位間關(guān)聯(lián)交易的記賬要求融入相關(guān)條款中

合并范圍內(nèi)單位之間發(fā)生關(guān)聯(lián)交易時,相關(guān)單位應(yīng)先通過往來類科目和對象進(jìn)行核算;對于不同類型的業(yè)務(wù)以及同一種業(yè)務(wù),收入或成本的確認(rèn)與收款或支付均不能反映在一張記賬憑證上;對于發(fā)生關(guān)聯(lián)交易沖銷或調(diào)減的,應(yīng)明確規(guī)范通過紅字在原業(yè)務(wù)發(fā)生方向進(jìn)行沖銷或調(diào)減;發(fā)生內(nèi)部關(guān)聯(lián)往來余額重分類調(diào)整的,關(guān)聯(lián)交易雙方應(yīng)同時進(jìn)行賬務(wù)處理;發(fā)生關(guān)聯(lián)交易,應(yīng)通過憑證協(xié)同和集團(tuán)對賬實現(xiàn)自動抵銷,為編制“一鍵式”報表奠定基礎(chǔ)。

(五)體現(xiàn)會計監(jiān)督范圍擴(kuò)展、方式更新的特點

會計監(jiān)督起點前移到會計信息系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計環(huán)節(jié),監(jiān)督內(nèi)容包括財務(wù)信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程及集成規(guī)則的制定與優(yōu)化、明確規(guī)定測試財務(wù)信息系統(tǒng)準(zhǔn)確與合法性程序和方法。監(jiān)督內(nèi)容還應(yīng)該向前端業(yè)務(wù)延伸,加強(qiáng)對前端業(yè)務(wù)信息質(zhì)量考核。修訂“規(guī)范”過程中,應(yīng)該充分體現(xiàn)會計監(jiān)督起點前移及范圍擴(kuò)展的現(xiàn)實,并對各環(huán)節(jié)的監(jiān)督職責(zé)、監(jiān)督流程、監(jiān)督方式、前端業(yè)務(wù)人員協(xié)助會計監(jiān)督的職責(zé)規(guī)定等方面寫入相關(guān)條款中。

在線會計監(jiān)督能充分發(fā)揮會計的事前、事中監(jiān)督職能,在多層級組織中可以提高會計監(jiān)督的穿透力,深化財務(wù)集約化管理。信息系統(tǒng)為會計系統(tǒng)運(yùn)行過程進(jìn)行實時在線監(jiān)督提供了條件,在修訂“規(guī)范”時應(yīng)提出在線會計監(jiān)督的要求。

(六)強(qiáng)化會計電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定

信息化條件下,各種會計資料以會計電子檔案文件形式存儲在計算機(jī)或者其他專用電子存儲介質(zhì)。電子介質(zhì)的易復(fù)制性和易更改性,對其進(jìn)行保密和監(jiān)控的難度加大,會計電子檔案還極易被通過網(wǎng)絡(luò)或者其他傳播方式侵入的電腦病毒感染,導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)崩潰,同時也加大了會計電子檔案被篡改、破壞和泄密的風(fēng)險。針對目前“規(guī)范”在會計電子檔案管理方面相對薄弱,在修訂“規(guī)范”過程中,可參考國家標(biāo)準(zhǔn)局頒發(fā)的《電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)》,及時將企業(yè)信息系統(tǒng)中的原始憑證影像、業(yè)務(wù)單據(jù)、記賬憑證、會計賬薄等整套會計檔案轉(zhuǎn)化為不依賴原龐大復(fù)雜系統(tǒng)的易讀形式,納入專門檔案管理機(jī)構(gòu)和專業(yè)檔案管理系統(tǒng)來進(jìn)行歸檔和保管[5]。根據(jù)會計電子檔案的數(shù)字化、便于查詢、統(tǒng)計分析和報表制作等特點,對其在復(fù)制、查閱、借出、歸還等各環(huán)節(jié)來進(jìn)行規(guī)范,確保會計檔案的安全與完整。

[1]盧平凡.試論財務(wù)集中管控模式下會計機(jī)構(gòu)及職能設(shè)置(系列三)[J].會計之友,2011(4):115-117.

[2]財政部.企業(yè)會計信息化工作規(guī)范(征求意見稿)[S].2012-12.

[3]王顥.信息化環(huán)境下會計檔案管理初議[J].會計之友,2012(9): 81-82.

[4]中華人民共和國電子簽名法[S].2004-8-28.

[5]孫紅雁.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理[J].商業(yè)會計,2012(19):124-126.

ReflectionsontheRevisionofTheSpecificationsofBasicAccountingWorkundertheConditionofInformationalization

LIUChao-yi,LIUQie-qie,BaiYu
(SchoolofEconomicsandManagement,ChangshaUniversityofScienceandTechnology, Changsha,Hunan410007,China)

InTheSpecificationsofBasicAccountingWorkissuedbyMinistryofFinancein1996,someofthetermshavealreadyseriouslylaggedbehindthecurrentstatusofthebasicaccountingworkundertheconditionofinformationalizationage.Thisarticleprovidesananalysisofthemajorchangesofthebasicaccountingworkinthenewerafromsixaspects,namely,requestofintensivefinancialmanagement,responsibilitiesofthefrontlineoperatingdepartment,theprintingissueundertheconditionofaccountingdocumentandgreatincreaseofaccountbooks,requirementofone-clickaccountingstatementforconnectedtransaction,scopeandmodeof accountingsupervision,andmanagementofaccountinge-record.Inaddition,policysuggestionsaremadefortherevisionofThe SpecificationsofBasicAccountingWorkunderthenewcircumstances.

informationalization;basicaccountingwork;specification

F232

A

1672-934X(2014)05-0090-03

2014-07-25

梁朝儀(1973-),男,湖南新化人,長沙理工大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院研究生,湖南省電力公司財務(wù)會計處處長。