武立

摘 要：隨著經(jīng)濟和信息社會的迅猛發(fā)展，檔案管理信息化必將是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)檔案作為一種重要的信息資源，對企業(yè)的生存和發(fā)展具有難以估量的價值，加快企業(yè)檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，運用網(wǎng)絡(luò)管理和信息化的技術(shù)，對檔案資源進行數(shù)字化管理和提供利用，使企業(yè)檔案更好地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化技術(shù)；應(yīng)用

引言

辦公無紙化及辦公自動化的出現(xiàn)，使得生成檔案的方式發(fā)生了翻天覆地的變化，比如文件的催辦、簽發(fā)、歸檔以及起草等運作過程在通訊線路、計算機中進行，因而檔案前身的主要形態(tài)就必須是機讀文件，由此檔案便開始以機讀的形式存在。與利用紙質(zhì)載體檔案的方式相比，現(xiàn)代化的檔案利用方式有著突出的優(yōu)越性，該變化表明檔案工作者勢必會面臨越來越多的機讀形式的檔案。近些年以來，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)以及信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理隨之得以變革，富有現(xiàn)代化氣息的信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到了檔案管理工作中，不僅簡化了檔案管理環(huán)節(jié)，而且大大的提高了檔案管理效率。由此可見，加強信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，有著非常重要的意義。

1 企業(yè)檔案信息化管

企業(yè)檔案信息化就是指企業(yè)在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)作為基本平臺，對檔案信息資源進行處置、管理和開發(fā)，實現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)，經(jīng)營和管理提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的過程。企業(yè)檔案的信息化可以實現(xiàn)通過計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時、準確地向企業(yè)管理者和各業(yè)務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù)，真正意義上實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務(wù)。

2 推進企業(yè)檔案管理信息化的必要性

2.1 適應(yīng)社會發(fā)展的需要

隨著信息化成為當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的主題，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展需求，信息時代下對于檔案信息的時效性、高價值性要求越來越大，這就要求我們檔案管理工作者利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對實現(xiàn)檔案資源共享，加強企業(yè)檔案信息管理的信息化建設(shè)。

2.2 提升檔案管理水平的需要

檔案管理具有特殊性，其保存周期長、對保存環(huán)境要求高，普通的人工查閱檔案管理的辦法不僅效率低，而且對檔案的損害較大，這就有必要運用高科技的科學技術(shù)，通過信息化管理提高管理工作效率，實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。

2.3 確保企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要

檔案管理信息化不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且在減輕工作人員勞動強度的同時，也大大提高了工作效率，通過計算機快速高效地處理檔案資料，使檔案資源得到更加充分的開發(fā)和利用。

3 在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢

檔案信息電子化具體指的是以室（館）藏檔案資料為物質(zhì)對象，使用計算機不同層次的加工、篩選和收集檔案文獻，使其能夠切實的轉(zhuǎn)變成計算機軟件形式的二次文獻信息，以此供人們加以利用的一個過程。在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的主要優(yōu)勢包括：（1）能夠把現(xiàn)有計算機信息技術(shù)的潛能充分的利用和發(fā)揮出來，有助于利用率的提高。目前，絕大部分的基層檔案室（館）應(yīng)用信息技術(shù)單一，開發(fā)功能過于簡單，甚至有些只限于文件打字儲存或者檔案著錄，利用效率偏低，嚴重的浪費了時間、財力和人力，使得現(xiàn)代化設(shè)備無法發(fā)揮出應(yīng)有的作用。（2）加工二次文獻的時間大大縮短，檔案信息的時效性明顯提高。選題、選材、編輯和出版是手工加工信息的主要工作模式，此類“慢出細活”的方式，也就是從形成文件資料至“二次文獻信息”開發(fā)的時間相對較長，使得信息失效，對檔案信息的應(yīng)用價值帶來負面性影響。而在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，則編者可以直接對機讀形式的檔案信息加以利用，借助于計算機功能將加工信息的工作程序完成，以此把二次文獻快捷地出版出來。（3）在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)一次投入、多次產(chǎn)出，有助于擺脫加工信息受經(jīng)費束縛的不良局面。

4 信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

4.1 信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的重要作用

信息技術(shù)包括計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與通訊技術(shù)，它是以計算機科學為基礎(chǔ)，主要是處理信息所采用的各種技術(shù)。信息技術(shù)的應(yīng)用使企業(yè)檔案管理呈現(xiàn)了嶄新的發(fā)展前景。這主要體現(xiàn)在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。計算機網(wǎng)絡(luò)將多個獨立的檔案管理對象實體，納入到一個統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，將它們有機地聯(lián)系在一起，并將它們轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)檔案信息，形成信息檔案一體化的管理體系。它不僅改變檔案的使用模式，也改變檔案管理人員的傳統(tǒng)工作模式，開啟檔案管理進入數(shù)字化的時代。除此之外，信息技術(shù)使檔案管理更加規(guī)范化和將檔案服務(wù)產(chǎn)業(yè)化。

4.2 提高企業(yè)檔案管理信息技術(shù)的具體措施

在今天的經(jīng)濟市場環(huán)境下，科學技術(shù)就是第一生產(chǎn)力，信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用顯得尤為重要。如何把信息技術(shù)更好地引用到企業(yè)檔案管理中去，是企業(yè)提高管理水平重要方式，為企業(yè)在市場上增強自身競爭力、贏得更好發(fā)展地位有重要的作用。那企業(yè)如何應(yīng)用信息技術(shù)在檔案管理呢？這是每個現(xiàn)代企業(yè)都不應(yīng)忽視的問題。

4.2.1 企業(yè)管理者的重視和推動

企業(yè)管理者，尤其是管理者中的領(lǐng)導者，是企業(yè)對策決定的關(guān)鍵，因此，他們是否認識到信息技術(shù)對檔案管理的重要作用，直接決定企業(yè)是否能夠在此投入財力與物力。只有領(lǐng)導者重視并支持這一技術(shù)，才會在資金、人才和設(shè)備等方面給予適當?shù)耐度?。這是企業(yè)檔案管理使用信息技術(shù)的前提條件。

4.2.2 加強建設(shè)信息化的基礎(chǔ)設(shè)施

信息化技術(shù)是建立在計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)之上，因此，企業(yè)要購買性能良好的計算機與最適合本企業(yè)檔案管理的軟件來作為軟硬件設(shè)施。這些軟硬件設(shè)施是建設(shè)企業(yè)檔案管理信息化基礎(chǔ)的基本條件，也是檔案信息資源開發(fā)利用的最佳技術(shù)保障。

4.2.3 強調(diào)檔案信息資源的建設(shè)

現(xiàn)代社會的信息能得到廣泛的傳播與共享，原因就是信息的數(shù)字化。所謂的數(shù)字化就是指把所有的信息都用“0”和“1”這兩個數(shù)字表示。檔案信息的數(shù)字化使檔案能夠擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)庫房式管理方式，數(shù)據(jù)庫不再是一個物化的庫房，而更多地像是一個人的大腦。首先是利用掃描儀、計算機把紙質(zhì)的檔案數(shù)字化，建立一個融合檔案管理與辦公自動化為一體的全文數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)，以便查找管理和利用。其次是建立一個層次統(tǒng)一、規(guī)范性、服務(wù)性、開發(fā)性、能適應(yīng)檔案信息資源共享要求的檔案目錄數(shù)據(jù)庫。這些數(shù)據(jù)庫的建立是實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化的最好的途徑。

4.2.4 培養(yǎng)和引進檔案信息化人才

科技是第一生產(chǎn)力，而科技的發(fā)展依賴人才。企業(yè)想要把信息技術(shù)更好地應(yīng)用在企業(yè)檔案管理工作中，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。檔案管理是一項應(yīng)用性很強的工作，不斷加強檔案人員的教育培養(yǎng)，使他們掌握最新技能與知識應(yīng)用到自己的工作中去是提高檔案管理信息化的重要舉措。同時，企業(yè)也應(yīng)與時俱進，引進熟悉計算機運用以及現(xiàn)代化辦公室設(shè)備各種電子文件的操作的現(xiàn)代高技術(shù)人才。

5 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作既能體現(xiàn)企業(yè)的管理水平，又是展示文明風貌的重要窗口。所以，檔案管理應(yīng)當充分的發(fā)揮出其最大作用，體現(xiàn)最大價值，而信息技術(shù)的應(yīng)用實現(xiàn)了檔案管理效率最大化和質(zhì)量最佳的效果，它不僅為檔案的保存和利用提供了有力的保證，更為檔案作用的發(fā)揮以及檔案價值的實現(xiàn)提供了堅實的基礎(chǔ)。因此，我們應(yīng)當高度重視檔案管理工作，積極的采取科學有效的措施，強化檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用，以此提高檔案管理的綜合效率及水平。

參考文獻

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