穆梅

摘 要：做好單位文書檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)檔案檔案管理水平的提升，推動(dòng)單位發(fā)展具有非常重要的作用。為了跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，我們有必要在過(guò)去的文書檔案管理工作上進(jìn)行改革與創(chuàng)新，結(jié)合單位發(fā)展的實(shí)際情況，科學(xué)地選擇工作方式，確保單位文書檔案管理工作順利開(kāi)展。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，就單位文書檔案管理工作面臨的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

1 單位文書檔案管理面臨的問(wèn)題

1.1 管理體制不健全

從我國(guó)文書檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)說(shuō)，普遍都存在管理體制落后，制度不完善的問(wèn)題。很多單位的文書檔案管理都無(wú)法分清楚“藏”與“用”之間的關(guān)系，通常都是重藏輕用，讓文書檔案管理工作失去了原有的價(jià)值。另外，很多時(shí)候在開(kāi)展文書檔案管理工作時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)往往重視抓大頭，其他細(xì)節(jié)部分的工作重視不夠，這些都在很大程度上造成了文書檔案管理工作的不規(guī)范、不具有實(shí)效性。

1.2 工作手段較落后

二十一世紀(jì)是信息時(shí)代，對(duì)于文書檔案管理工作的方法更是有了更新的要求，對(duì)單位文書檔案管理工作手段進(jìn)行改革和創(chuàng)新，就必須要與時(shí)代的發(fā)展相結(jié)合，進(jìn)一步提高單位文書檔案管理工作的實(shí)用性、共享性。但是從我國(guó)現(xiàn)階段文書檔案管理工作的實(shí)際情況而言，很大一部分單位僅僅為了順應(yīng)潮流而給檔案管理部門配置了計(jì)算機(jī)，但是在應(yīng)用上還存在很多問(wèn)題。比如說(shuō)部分單位僅僅利用計(jì)算機(jī)來(lái)保存電子檔案文件，編目和檢索服務(wù)都是在脫機(jī)狀態(tài)下進(jìn)行的，根本不能實(shí)現(xiàn)共享。

1.3 管理人員水平低

一些單位檔案部門的管理人員專業(yè)水平較低，很多時(shí)候文書檔案管理人員都是兼職的狀態(tài)，根本不能將所有的精力放在檔案工作上。另外，部分檔案管理人員對(duì)于文書檔案工作的重視不足，他們覺(jué)得文書檔案管理就是簡(jiǎn)單的收集和整理資料，是一項(xiàng)沒(méi)有技術(shù)含量的工作，因此也對(duì)其不重視，加之一些單位雖然安排了專人開(kāi)展文書檔案管理工作，但是單位的領(lǐng)導(dǎo)不給予重視，導(dǎo)致檔案管理部門工作質(zhì)量和工作效率逐漸下降。

2 做好單位文書檔案管理的對(duì)策

2.1 完善文書檔案管理體制

制度是一種強(qiáng)制性的對(duì)人們起約束作用的準(zhǔn)則，在開(kāi)展單位文書檔案管理的過(guò)程中，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的管理制度來(lái)執(zhí)行，同時(shí)還應(yīng)該對(duì)單位文書檔案管理制度進(jìn)行不斷的完善。檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者和單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要從我國(guó)檔案法出發(fā)，結(jié)合單位文書檔案管理工作的實(shí)際情況來(lái)制定與之相符合的單位檔案管理制度，對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范。把公文處理規(guī)定納入到單位規(guī)章制度手冊(cè)中去，同時(shí)還應(yīng)該組織文書檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，不斷增強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重視程度，從而進(jìn)一步的提升單位文書檔案管理工作的效率。文書檔案管理體制的完善和相關(guān)管理?xiàng)l例的制定能夠讓單位文書檔案管理工作有所依據(jù)，有章可循，有了制度上的保證，單位的檔案工作水平才能夠得到真正的提升。

2.2 不斷創(chuàng)新管理工作方式

一是應(yīng)該對(duì)文書檔案實(shí)施數(shù)字化的管理手段，文書檔案資料能夠在很大程度上促進(jìn)單位各項(xiàng)事業(yè)活動(dòng)的順利開(kāi)展，所以相關(guān)管理人員必須要確保文書檔案材料的完整性。實(shí)施數(shù)字化管理之后，我們把過(guò)去的紙質(zhì)檔案以電子檔案的狀態(tài)存放到建立的數(shù)據(jù)庫(kù)中，同時(shí)對(duì)這些信息進(jìn)行編號(hào)。這樣一來(lái)不僅能夠增強(qiáng)單位檔案信息的安全性，同時(shí)也能夠方便檔案使用者更快的查找和調(diào)取需要的檔案；二是過(guò)去檔案人員往往都負(fù)責(zé)不同的檔案內(nèi)容，在查取時(shí)很麻煩，因此我們應(yīng)對(duì)每一名檔案管理人員都建立相應(yīng)的資料庫(kù)，并且和他所負(fù)責(zé)的內(nèi)容關(guān)聯(lián)在一起，在查找時(shí)只要輸入管理人員的名字就能夠找出相應(yīng)的檔案內(nèi)容，這樣一來(lái)很好地縮短了工作流程，提升了工作效率。

2.3 提高管理人員專業(yè)水平

檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和檔案管理的基本制度是做好文書檔案管理工作的兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，文書檔案管理工作者的工作水平和專業(yè)素質(zhì)直接關(guān)系到單位文書檔案管理工作的質(zhì)量。第一，文書檔案管理人員必須要擁有較高的思想政治素質(zhì)，要有責(zé)任心和事業(yè)心；第二，文書檔案管理人員必須要有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。對(duì)于文書檔案的收集管理等工作相對(duì)來(lái)說(shuō)是比較枯燥的，這就要求管理人員應(yīng)該要擁有較高的思想認(rèn)識(shí)，要具有奉獻(xiàn)精神；第三，文書檔案管理人員必須要積極學(xué)習(xí)，不斷完善和充實(shí)自己，積極參加單位組織的培訓(xùn)活動(dòng)，尤其是對(duì)于電子檔案管理方面的知識(shí)要充分的掌握，更新自己的工作方法，創(chuàng)新工作理念，這樣才能夠做好新時(shí)期的文書檔案管理。

3 結(jié)語(yǔ)

文書檔案管理是單位各項(xiàng)管理工作中的重要組成部分，在單位的各項(xiàng)管理工作中起著非常重要的作用。我們必須要充分認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，通過(guò)科學(xué)合理的管理手段，才能夠更好的順應(yīng)文書檔案管理工作的新要求，進(jìn)一步的發(fā)揮出單位文書檔案資料信息的價(jià)值，從而服務(wù)于單位發(fā)展。

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