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        淺析醫(yī)院人事檔案管理

        2014-03-20 19:22:31慧,吳
        衛(wèi)生職業(yè)教育 2014年23期
        關(guān)鍵詞:管理工作檔案管理信息化

        鄭 慧,吳 瑋

        (甘肅省中醫(yī)院,甘肅 蘭州 730050)

        淺析醫(yī)院人事檔案管理

        鄭 慧,吳 瑋

        (甘肅省中醫(yī)院,甘肅 蘭州 730050)

        人事檔案管理水平與醫(yī)院整體管理水平有直接關(guān)系,對醫(yī)院長遠(yuǎn)、健康發(fā)展具有重大意義,是醫(yī)院管理中的重要環(huán)節(jié)之一,但目前醫(yī)院人事檔案管理水平較為落后。本文通過對醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀的探討,提出人事檔案管理應(yīng)在思想認(rèn)識、制度建設(shè)、信息化建設(shè)、人員配置等方面進行優(yōu)化,以適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院快速發(fā)展的趨勢。

        醫(yī)院;人事檔案;管理

        醫(yī)院人事檔案是以個人為單位,記錄和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn),在人才引進和管理過程中形成的,以備查閱的文字性材料[1]。其形成過程是醫(yī)院人才體系建立過程的映射。對醫(yī)院來說,要想準(zhǔn)確把握發(fā)展契機,提升醫(yī)院發(fā)展?jié)摿Γ仨毤訌娽t(yī)院人事檔案管理。

        1 目前醫(yī)院人事檔案管理工作的不足

        1.1 檔案資料的真實性和完整性有待考證

        人事檔案是一種文字性記載,對個人身份、經(jīng)歷等方面做了詳盡的記錄,與個人工資待遇、組織關(guān)系緊密聯(lián)系,具有法律效應(yīng),是記載人生軌跡的重要憑證[2]。在記錄檔案過程中,因為涉及的信息大部分是過往資料,一方面填寫過程中由于書寫錯誤或不規(guī)范等原因造成信息不準(zhǔn)確,另一方面信息收集過程中由于時間差異導(dǎo)致信息不完整,使人事檔案的真實性和可靠性下降[3]。

        1.2 檔案管理制度滯后,與醫(yī)院發(fā)展不協(xié)調(diào)

        現(xiàn)行人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是1991年修訂的中共中央組織部和國家檔案局頒發(fā)的《干部檔案工作條例》和1996年頒布的《流動人員人事檔案暫行規(guī)定》,其內(nèi)容相應(yīng)保留著當(dāng)時經(jīng)濟體制的一些特點,缺乏應(yīng)有的發(fā)展活力[4]。另外,人事制度改革步伐較為緩慢,不能很好地適應(yīng)經(jīng)濟體制改革的要求,而醫(yī)院人事檔案管理改革步伐較之更為緩慢。

        在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的今天,社會醫(yī)療衛(wèi)生人才需求量不斷增大,人才流動性也逐漸增強,合理的人才流動不僅有利于醫(yī)院人才儲備的更新,還有利于醫(yī)院的快速健康發(fā)展。但由于醫(yī)院人事檔案管理制度較為落后,檔案管理未納入考核標(biāo)準(zhǔn),管理考核機制不健全,這在一定程度上制約著人事檔案管理工作的開展,影響著醫(yī)院整體管理水平的提高。

        1.3 檔案管理手段陳舊,信息化程度較低

        人事檔案可以記載每個人的成長經(jīng)歷和思想發(fā)展,展現(xiàn)個人家庭情況和專業(yè)情況等,是個人信息的存儲庫。因其內(nèi)容涉及個人隱私,因此檔案管理需要專人專管,單獨存放[5]。此外,檔案信息收集時間相對較長,管理工作量較大。在此背景下,利用計算機管理醫(yī)院人事檔案成為一種趨勢[6]。但醫(yī)院人事檔案管理信息化水平普遍較低,傳統(tǒng)手工錄入與整理信息現(xiàn)象仍普遍存在,缺少完善的管理軟件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,這不僅不利于檔案管理的信息化進程,不利于管理水平的提高,還易出現(xiàn)錯誤,降低了檔案的真實性。另外,各個單位、地區(qū)使用的檔案管理軟件版本不一,軟件之間兼容性較差,使得數(shù)據(jù)無法匯總,信息資源不能共享,造成資源浪費嚴(yán)重。

        2 對策

        2.1 轉(zhuǎn)變思想觀念,優(yōu)化檔案管理措施

        在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天,醫(yī)院檔案管理水平較以往有了很大程度的提高。但索引目錄和檢索案卷目錄仍為檔案管理的主要方法。隨著人們對檔案管理認(rèn)識的不斷提高,電子儲存與檢索、現(xiàn)代化檔案管理已被越來越多的人所接納。故首先應(yīng)提高醫(yī)院管理者對檔案管理的認(rèn)識,明確檔案管理的重要性,從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部到具體檔案管理人員要跟上時代步伐,更新管理理念。其次,各級領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)深刻領(lǐng)悟相關(guān)文件精神,進一步加強對人事檔案管理工作的指導(dǎo),突破傳統(tǒng)管理模式,立足于人事檔案資源的開發(fā)與利用,充分發(fā)揮人事檔案管理工作的優(yōu)勢[7],加大宣傳力度和資金投入,為人事檔案的現(xiàn)代化、信息化創(chuàng)造條件。

        2.2 建立健全醫(yī)院人事檔案管理制度

        管理制度是人事檔案管理工作順利進行的重要依據(jù),能保證人事檔案管理工作的正常開展。制度建設(shè)既要適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制下的人事制度改革新形勢、醫(yī)改新政策,又要遵循人事檔案工作自身的發(fā)展規(guī)律,正如趙紅[1]提出的,實行人事檔案的社會化管理體制,制定《醫(yī)院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》,使檔案管理制度更加完善和行之有效。

        2.3 加快推進醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)

        人事檔案現(xiàn)代化、信息化管理是一個系統(tǒng)工程,包括檔案信息資源的有序整理、信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息技術(shù)的應(yīng)用、檔案信息與其他各類信息的綜合集成管理、檔案資源開發(fā)利用的信息化等多方面內(nèi)容[4]。人事檔案現(xiàn)代化、信息化管理是醫(yī)院管理工作發(fā)展的必然趨勢。在人事檔案管理信息化進程中,需要將計算機作為輔助工具,利用計算機、掃描儀等多種現(xiàn)代化儀器對人事檔案信息進行錄入,并把圖片、視頻等音像資料變成數(shù)據(jù)資料,使書面檔案和數(shù)據(jù)檔案并存,方便查詢[3]。

        信息化檔案管理作為一種有效的現(xiàn)代化人事檔案管理方式,不僅在醫(yī)院人事檔案資料利用上,還在醫(yī)院檔案工作人員工作效率與質(zhì)量上發(fā)揮了不可忽視的作用。實施醫(yī)院人事檔案信息化管理,不僅能夠有效解決傳統(tǒng)手工檔案管理模式中存在的不足,還保證了醫(yī)院人事檔案管理的真實性、合理性與實效性,在促進醫(yī)院合理、快速發(fā)展中具有重要意義[8,9]。

        2.4 加快醫(yī)院人事檔案管理隊伍建設(shè)

        強化醫(yī)院人事檔案管理工作,就要從強化檔案管理工作人員的管理意識、業(yè)務(wù)能力、創(chuàng)新思維等方面下工夫[10]。首先,在檔案管理者選擇上要以人為本,挑選具有良好綜合素質(zhì)、有一定現(xiàn)代科技知識水平、有較強獲取信息能力的高等院校畢業(yè)生,為人事檔案管理工作添磚加瓦[4];其次,對檔案管理者進行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)、宣傳教育,提高其認(rèn)識和工作水平[11,12];最后,加強檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè),提高其檔案信息保密意識。

        總之,人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容之一,醫(yī)院在加快硬件設(shè)施建設(shè)的同時應(yīng)加強對人事檔案管理的重視程度,在檔案工作改革、“三化”(現(xiàn)代化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化)建設(shè)和法制建設(shè)方面做出調(diào)整和改變[13],最大程度實現(xiàn)檔案資源共享,充分發(fā)揮其優(yōu)勢,以滿足新形勢下醫(yī)院改革發(fā)展需求。

        [1]趙紅.淺談醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及規(guī)劃[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品,2012(1):250.

        [2]朱靜.人事檔案管理現(xiàn)狀及應(yīng)對措施之我見[J].管理學(xué)家,2011(12):405.

        [3]韓雪.淺析新形勢下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(17):50-51.

        [4]魏麗珍.芻議醫(yī)院人事檔案管理存在的問題與對策[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2012,12(2):124-125.

        [5]王萍,李詠梅.醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品,2009(14):256.

        [6]趙忠云,康平.淺談人事檔案的計算機管理與利用[J].衛(wèi)生職業(yè)教育,2003,21(3):9.

        [7]譚子文.學(xué)校人事檔案管理存在問題與建議[J].衛(wèi)生職業(yè)教育,2012,30(3):36-37.

        [8]劉小瑕.淺議醫(yī)院人事檔案實施信息化管理的優(yōu)勢[J].人力資源管理,2014(4):206-207.

        [9]李晏菊.醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)研究[J].現(xiàn)代企業(yè)教育,2012(1):167-168.

        [10]王麗麗.醫(yī)院人事檔案管理模式創(chuàng)新探究[J].管理學(xué)家,2012(14):626.

        [11]羅江玉.醫(yī)院人事檔案管理存在的問題與對策[J].中國管理信息化,2011,14(15):89-90.

        [12]張衛(wèi).醫(yī)院人事檔案管理工作的調(diào)查分析及改進策略[J].黑龍江檔案,2013(5):96.

        [13]劉琴.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].檔案學(xué)研究,2011(5):20-23.

        R197.322

        A

        1671-1246(2014)23-0131-02

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