梅瓊

摘 要：高校檔案是高校重要的信息資源。高校檔案管理信息化是高校管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和重要組成部分。目前，我國高校檔案管理信息化還存在很多不足的地方。我們必須強(qiáng)化對其重要性的認(rèn)識，增加資金投入，培養(yǎng)人才，以加快我國高校檔案管理信息化的建設(shè)步伐。

關(guān)鍵詞：高校檔案；管理；信息化

當(dāng)今社會，隨著科技的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，人們的信息意識不斷增長。信息成為了勞動力、資本等之后越來越重要的生產(chǎn)要素。高校檔案是高等院校信息資源的基礎(chǔ)和重要組成部分。面對當(dāng)前我國高等院校改革和校務(wù)信息公開的大趨勢，高校檔案管理信息化勢在必行。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

高校檔案是指高等學(xué)校在從事教學(xué)、科研、管理和其他各項工作活動中直接形成的，對學(xué)校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄，是高校的重要信息資源，它全面反映了高等院校的辦學(xué)實力和教學(xué)水平，是維護(hù)高校真實面貌的重要工作，對高校的建設(shè)和發(fā)展起著重要的作用。 “實現(xiàn)檔案管理的信息化，是檔案管理工作現(xiàn)代化的核心?！睓n案管理信息化是指利用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計算機(jī)技術(shù)加工、整理檔案信息資料，以實現(xiàn)對檔案資料的科學(xué)，合理的開發(fā)和利用，提高檔案資料的社會共享度和利用率。所謂高校檔案信息化建設(shè)，是指為了使高校檔案資源得到最大程度的開發(fā)利用，大規(guī)模建設(shè)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對紙質(zhì)檔案、館藏重要檔案、照片、底片及音響資料等進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)。

高校檔案管理信息化建設(shè)是我國高校進(jìn)行“數(shù)字化校園”建設(shè)的一個重要組成部分，是逐步實現(xiàn)我國高校檔案資源數(shù)字化、信息化和管理規(guī)范化的重要途徑，是提高我國高校檔案資源利用率的有效方法。它的最終目標(biāo)就是實現(xiàn)我國高校館藏信息資源數(shù)字化，把高校檔案管理的工作重點(diǎn)從進(jìn)行檔案實體保管和利用轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲和向全校及社會提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，以達(dá)到高校檔案工作規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會化的最終目的。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理思想落后，管理意識淡薄

現(xiàn)代高等學(xué)校要實現(xiàn)高校信息資源的現(xiàn)代化就必須做好高校檔案管理的現(xiàn)代化。但目前，我國很多高校的部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的必要性和重要性缺乏充分的認(rèn)識，沒有戰(zhàn)略思維和全局觀念，還沒有意識到檔案管理在整個學(xué)校工作中的重要地位。此外，高校的一些檔案工作者也存有不思進(jìn)取、墨守陳規(guī)和等、靠、要的惰性。這些人由于在思想觀念上的認(rèn)識不足導(dǎo)致他們在行動上只求安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取。無論是高校的領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理的具體工作人員，由于他們對檔案管理認(rèn)識的欠缺，管理意識的淡薄，直接影響到高校檔案管理信息化的步伐。因此，我們要從檔案工作的實際情況出發(fā)，結(jié)合我國當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展形勢，執(zhí)行正確的檔案工作的方針、政策、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，對高校檔案工作者進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)，強(qiáng)化他們的管理意識，提高服務(wù)質(zhì)量。

2.2 資金不足，基礎(chǔ)實施建設(shè)落后

有些高校由于資金不足，檔案管理工作的信息化建設(shè)非常落后，往往不能滿足檔案管理的現(xiàn)實需要。所以，在我國高等院校的檔案管理中，由于缺乏信息化設(shè)備和相應(yīng)的管理手段，手工操作的現(xiàn)象在高校檔案管理中是很常見的。還有一些高校雖然有計算機(jī)設(shè)備，但在實際操作中仍然完全或大部分使用人工進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致現(xiàn)代化的管理設(shè)備成為了擺設(shè)。同時，有些高校檔案館雖然建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫，但相互之間缺乏合作，各自為政，沒有形成完整的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。

2.3 人員素質(zhì)較低，專業(yè)化程度不高

目前，一些高校雖已具備了進(jìn)行檔案管理信息化的基本條件，但由于現(xiàn)有的工作人員專業(yè)化素質(zhì)較低，對信息化技術(shù)普遍缺乏良好的掌握，這就給檔案信息化管理帶來了很大的問題。我國大部分高校目前還沒有形成一支素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊伍?，F(xiàn)代高校的檔案管理人員不僅要掌握現(xiàn)代的信息技術(shù)，而且還要熟悉檔案工作的專業(yè)認(rèn)識。部分檔案管理人員專業(yè)不對口，沒有經(jīng)過正規(guī)的信息化技術(shù)的訓(xùn)練，所掌握的信息化專業(yè)詞匯少，在實際工作中運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)解決檔案工作的能力也比較差；有的工作人員雖然專業(yè)對口，但學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)又不盡合理；有的檔案工作人員甚至幾乎從未接受過檔案管理專業(yè)的專門訓(xùn)練，對檔案管理及檔案信息化管理中的基本理論、知識和技能都缺乏認(rèn)識和了解，對檔案管理工作幾乎一無所知。

3 關(guān)于高校檔案管理信息化建設(shè)的建議

3.1 強(qiáng)化認(rèn)識，營造良好氛圍

在這個高度信息化的時代，面對高校改革和校務(wù)信息公開的趨勢，高校檔案信息化建設(shè)已是勢在必行。特別是由于目前高校中存在的對檔案管理的認(rèn)識上的不足和管理意識上的淡薄，我們必須強(qiáng)化學(xué)校的有關(guān)部門及檔案工作人員對檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識。要進(jìn)一步認(rèn)識到檔案管理在學(xué)校教學(xué)、科研、信息交流中發(fā)揮的不可替代的作用，大力宣傳，給檔案管理信息化營造一個良好的氛圍。各高校要根據(jù)自己的實際情況，明確任務(wù)，分清主次，與時俱進(jìn)，研究新情況，解決新問題，樹立新觀念，形成新認(rèn)識，按步驟，有計劃的加以建設(shè)。

3.2 增加資金投入，增強(qiáng)基礎(chǔ)實施建設(shè)

充足的經(jīng)費(fèi)是加快高校檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)保證。檔案信息化的基礎(chǔ)建設(shè)投入大、過程長、見效慢，我們要做好長期準(zhǔn)備。我們必須多方籌措資金，不僅要爭取國家的財政支持還要積極自籌，充分發(fā)揮自身的主觀能動性，解決目前建設(shè)資金匱乏的局面。首先，積極向各級政府和教育主管部門爭取經(jīng)費(fèi)，保障信息化建設(shè)有穩(wěn)定可靠的資金來源。其次，高校自身也要做好自己的財政安排，加大檔案管理信息化建設(shè)方面的資金投入，保證建設(shè)資金能按時到位。同時，檔案管理部門要合理使用建設(shè)資金，精心建設(shè)，為高校的廣大師生乃至社會提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

3.3 加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，提高從業(yè)人員素質(zhì)

檔案管理工作最終的主體是人。完善的信息化設(shè)備需要有專業(yè)化技能的工作人員來操作。因此，檔案工作人員的素質(zhì)將直接影響到檔案管理工作的實際成效，建立一支結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)優(yōu)良的檔案管理人才隊伍成為高校檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。一是直接培養(yǎng)檔案管理人才。充分利用高等院校自身的強(qiáng)大優(yōu)勢，加強(qiáng)與檔案管理信息化相關(guān)的學(xué)科建設(shè)，自己培養(yǎng)一批檔案管理的高級專門人才，加強(qiáng)我國檔案管理方面的人才儲備。二是提高在職檔案管理人員的綜合素質(zhì)。針對在職的檔案管理人員，為了優(yōu)化他們的知識結(jié)構(gòu)，提高他們的專業(yè)化技能，高校應(yīng)該通過在職教育、脫產(chǎn)培訓(xùn)、專題講座等幾種形式向他們普及信息化管理知識，提高他們的業(yè)務(wù)水平。三是加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)考核。高校檔案管理的主管部門應(yīng)定期考核檔案人員的實際操作技能，實行優(yōu)勝劣汰的競爭機(jī)制，并且將考核結(jié)果與職員的工資水平直接掛鉤。通過以上幾種方式激勵檔案人員不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，以滿足高校檔案管理信息化建設(shè)的需要。

綜上所述，高校檔案管理信息化化建設(shè)是一項長期、系統(tǒng)、艱巨的工程。目前，我國高校的檔案管理信息化建設(shè)面臨很多問題。面對全球信息化的浪潮，我們必須順應(yīng)形勢，增加資金投入，進(jìn)一步完善信息化基礎(chǔ)實施建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)化的人才，為我國高校檔案管理信息化的建設(shè)邁上新臺階而不斷努力。

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