周微琳

（福建衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 福州 350101）

關(guān)于高職院校教學(xué)秘書工作內(nèi)涵、現(xiàn)狀及改進(jìn)的思考

周微琳

（福建衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 福州 350101）

高職院校教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成部分，是教學(xué)管理的直接執(zhí)行者，是教務(wù)管理部門與系（部）之間的橋梁和紐帶。在新時(shí)期，教學(xué)秘書工作應(yīng)不斷改進(jìn)，切實(shí)做到“理”重于“管”，“做”重于“說”，使管理成效進(jìn)一步提高。

高職院校；教學(xué)秘書；工作內(nèi)涵

隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展、教學(xué)改革的不斷深入以及辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高職院校人才培養(yǎng)模式也發(fā)生了重大變化，其中高職院校管理工作面臨著一系列新的問題和挑戰(zhàn)，教學(xué)管理成為學(xué)校管理的核心內(nèi)容，教學(xué)管理水平的高低直接影響到學(xué)校的教學(xué)和人才培養(yǎng)質(zhì)量，甚至影響到學(xué)校的生存和發(fā)展。為了提高教學(xué)管理水平，迫切需要建立一支高素質(zhì)、高水平的教學(xué)管理隊(duì)伍。教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成部分，在教學(xué)活動(dòng)中起著舉足輕重的作用。本文從教學(xué)秘書的工作內(nèi)涵、現(xiàn)狀及改進(jìn)3方面進(jìn)行探討。

1 教學(xué)秘書的工作內(nèi)涵

高職院校的教學(xué)秘書作為教學(xué)管理隊(duì)伍中的基層管理人員，既是學(xué)校的服務(wù)者，又是學(xué)校的管理者，是從事與教學(xué)密切相關(guān)的事務(wù)性工作的管理及處理人員，是聯(lián)系教與學(xué)的橋梁和紐帶，是師生間的潤滑劑，既兼管教學(xué)行政性事務(wù)工作，又有協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)、做好領(lǐng)導(dǎo)助手的職責(zé)[1]。可見，教學(xué)秘書既與行政秘書有著相同的功能，又具有其特定的內(nèi)涵，在教學(xué)整體工作中有著調(diào)度、協(xié)調(diào)、綜合加工的功能。為使教學(xué)工作有規(guī)律、有組織、高效率地運(yùn)轉(zhuǎn)，教學(xué)秘書從事著大量的基礎(chǔ)性工作，在教學(xué)管理中具有以下作用。

1.1 參謀服務(wù)作用

教學(xué)秘書的具體職責(zé)是為基層教學(xué)單位的日常教學(xué)工作服務(wù)，圍繞“為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)”這一中心，在教材征訂、教學(xué)任務(wù)安排、教師調(diào)課代課等一系列教學(xué)活動(dòng)中提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時(shí)，教學(xué)秘書收集的各類信息和資料可為年度教學(xué)計(jì)劃的制訂、各項(xiàng)教學(xué)管理制度的出臺(tái)提供依據(jù)，發(fā)揮參謀作用。

1.2 組織協(xié)調(diào)作用

在日常教學(xué)運(yùn)行中，教學(xué)管理呈動(dòng)態(tài)變化，情況紛繁復(fù)雜。教學(xué)秘書的工作面向教務(wù)主管部門、系領(lǐng)導(dǎo)、教研室、教師和學(xué)生，因此協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系顯得尤為重要。一是在二級(jí)管理模式下，教學(xué)秘書直接參與一線教學(xué)管理工作，因此要協(xié)調(diào)好與教務(wù)處的關(guān)系。二是教研室作為教學(xué)任務(wù)的具體承擔(dān)者，是教學(xué)秘書的工作對(duì)象，因此要協(xié)調(diào)好與教研室的關(guān)系。三是教學(xué)秘書既是學(xué)生群體的管理者，也是服務(wù)者，其工作目標(biāo)就是有效開展教學(xué)管理工作，為學(xué)生創(chuàng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。此外，教學(xué)秘書要按照系領(lǐng)導(dǎo)的要求，組織實(shí)施各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)。

1.3 監(jiān)督反饋?zhàn)饔?/p>

教學(xué)秘書在教學(xué)主管部門指導(dǎo)下，組織教學(xué)檢查，監(jiān)督各教學(xué)環(huán)節(jié)的落實(shí)情況。如督促教師上交教學(xué)計(jì)劃、學(xué)生成績等；教師對(duì)教學(xué)改革的建議，學(xué)生對(duì)教學(xué)活動(dòng)的意見和要求等也要通過教學(xué)秘書去反饋。教學(xué)秘書及時(shí)把信息反饋給教學(xué)主管部門，并對(duì)所掌握的情況進(jìn)行總結(jié)和研究，對(duì)教學(xué)管理、教學(xué)手段和教學(xué)方法提出合理的意見和建議，如理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)課時(shí)分配是否合理，教師教學(xué)重點(diǎn)是否符合專業(yè)需要等。

2 教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀

在高職院校教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書崗位特征決定了教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作最前沿的執(zhí)行者。教學(xué)秘書在組織一線教學(xué)、維護(hù)教學(xué)秩序、保證教學(xué)質(zhì)量、保障教學(xué)各項(xiàng)工作穩(wěn)步高效進(jìn)行的過程中起著舉足輕重的作用[2]。但是，目前仍存在一些因素制約著教學(xué)秘書崗位職能的充分發(fā)揮，影響著教學(xué)秘書個(gè)體的發(fā)展。

2.1 教學(xué)秘書在教學(xué)工作中的地位和作用未受到足夠重視

人們對(duì)教學(xué)秘書的工作存在偏見，對(duì)其崗位定級(jí)偏低，缺乏科學(xué)的評(píng)價(jià)體系和系統(tǒng)的指導(dǎo)與規(guī)范，缺乏有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制。同時(shí)教學(xué)秘書的學(xué)習(xí)交流機(jī)會(huì)較少，工作規(guī)程化程度低，盲目性、重復(fù)性工作較多，工作效率偏低，缺乏創(chuàng)新能力，以致許多教學(xué)秘書對(duì)自己的工作也缺乏正確認(rèn)識(shí)。

2.2 教學(xué)秘書科研能力薄弱，職稱晉升受阻

與一線教師、專業(yè)帶頭人相比，教學(xué)秘書參與科研項(xiàng)目的機(jī)會(huì)較少，他們雖然參與科研的愿望強(qiáng)烈，但由于缺乏指導(dǎo)，加之終日忙于具體事務(wù)，進(jìn)修、外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)不多，在進(jìn)行科研活動(dòng)時(shí)顯得心有余而力不足。然而科研能力是職稱評(píng)定的重要砝碼，教學(xué)秘書因科研能力薄弱導(dǎo)致職稱晉升受阻，嚴(yán)重影響了其工作積極性，制約著教學(xué)秘書隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高的。

2.3 職業(yè)倦怠阻礙教學(xué)秘書的專業(yè)發(fā)展及創(chuàng)新能力的提高

職業(yè)倦怠指因工作時(shí)間過長、壓力過大、強(qiáng)度過高導(dǎo)致的一種疲憊不堪的狀態(tài)。表現(xiàn)為教學(xué)秘書不能順利應(yīng)對(duì)工作壓力而出現(xiàn)極端反應(yīng)，伴隨著長期的壓力體驗(yàn)而產(chǎn)生情感、態(tài)度和行為的衰竭。教學(xué)秘書的工作既實(shí)實(shí)在在又繁重復(fù)雜，長期超負(fù)荷的工作極易導(dǎo)致心理焦慮，產(chǎn)生職業(yè)倦怠，缺少對(duì)職業(yè)的自豪感和職業(yè)發(fā)展目標(biāo)，自信心、進(jìn)取心和責(zé)任感不足，久而久之會(huì)形成人格缺陷，影響工作效率。

2.4 不能滿足新形勢的需求

我國高等教育正以空前的速度迅猛發(fā)展，從精英教育過渡到大眾教育，由此帶來了學(xué)生、教師、教育功能、教育觀念等多方面的變化，因此，必須重新審視教學(xué)管理工作，更好地滿足社會(huì)和學(xué)生的需要。當(dāng)前教學(xué)管理工作突出的特點(diǎn)是學(xué)生增多，工作量加大，教學(xué)事務(wù)繁忙，這就要求教學(xué)秘書必須充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，在工作中大膽實(shí)踐，積極思考，努力探索教學(xué)管理的新途徑和新方法，為教學(xué)改革出謀劃策，這樣才能緊跟教學(xué)發(fā)展的步伐，不斷提高自身素質(zhì)，樹立牢固的服務(wù)意識(shí)，使高職院校教學(xué)工作正常、有序地進(jìn)行[3]。

3 教學(xué)秘書工作的改進(jìn)

3.1 加強(qiáng)思想道德教育，提高教學(xué)秘書的服務(wù)意識(shí)

新時(shí)期高職院校教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)具備高度的政治覺悟、高尚的道德情操、高度的責(zé)任感、強(qiáng)烈的事業(yè)心和良好的心態(tài)。在實(shí)際工作中，要認(rèn)真貫徹落實(shí)黨的教育方針和相關(guān)政策，愛崗敬業(yè)，無私奉獻(xiàn)，全心全意為教育事業(yè)服務(wù)。因此，要加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書的思想道德教育，使其認(rèn)清自己所從事工作的重要性，明確教學(xué)秘書工作的服務(wù)宗旨，保持良好的心態(tài)，真正擔(dān)負(fù)起組織育人、管理育人、服務(wù)育人的重?fù)?dān)，出色地完成本職工作[4]。

3.2 引進(jìn)競爭機(jī)制，選聘優(yōu)秀人才，改善教學(xué)秘書隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)

學(xué)校人事管理部門應(yīng)重視教學(xué)秘書的選拔和培養(yǎng)，合理調(diào)整現(xiàn)有人員，大膽聘用新人，鼓勵(lì)管理經(jīng)驗(yàn)豐富、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、管理水平高、敢于開拓創(chuàng)新而又愛崗敬業(yè)的優(yōu)秀青年教師加入教學(xué)秘書隊(duì)伍，改善隊(duì)伍的知識(shí)結(jié)構(gòu)，切實(shí)把教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)納入學(xué)校整體建設(shè)規(guī)劃之中。

3.3 重視知識(shí)更新，提高教學(xué)秘書隊(duì)伍整體素質(zhì)

在信息爆炸的當(dāng)今時(shí)代，教學(xué)秘書的知識(shí)更新顯得極為重要，學(xué)校要加大投入，在政策和經(jīng)費(fèi)上適當(dāng)傾斜，多渠道、多形式地加強(qiáng)教學(xué)秘書的培養(yǎng)。如定期組織他們學(xué)習(xí)高等教育學(xué)、教育心理學(xué)、行政管理學(xué)、秘書學(xué)等相關(guān)知識(shí)，不斷提高其專業(yè)素質(zhì)和理論水平；組織參加校內(nèi)外教務(wù)管理研討會(huì)和經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)的管理思想，不斷提高管理水平；組織崗位培訓(xùn)，尤其是對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用和操作技能及教務(wù)管理系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以提高工作效率[5]。此外，還應(yīng)鼓勵(lì)教學(xué)秘書利用業(yè)余時(shí)間自學(xué)與工作相關(guān)的知識(shí)，提高認(rèn)知能力和管理水平。

3.4 多渠道解決教學(xué)秘書的后顧之憂，調(diào)動(dòng)其工作積極性

教學(xué)管理工作的開展需要多個(gè)部門的支持，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要主動(dòng)關(guān)心教學(xué)秘書的工作、學(xué)習(xí)和生活，建立健全激勵(lì)機(jī)制，通過各種渠道解決教學(xué)秘書的后顧之憂。同時(shí)，在教學(xué)管理活動(dòng)中，要充分肯定教學(xué)秘書的地位和作用，對(duì)責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、管理經(jīng)驗(yàn)豐富的教學(xué)秘書，要給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神激勵(lì)，激發(fā)其工作熱情，使其開拓進(jìn)取，大膽創(chuàng)新，為高等教育事業(yè)的改革和發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

綜上所述，通過對(duì)教學(xué)秘書的工作內(nèi)涵、現(xiàn)狀以及改進(jìn)3方面的探討，進(jìn)一步認(rèn)清教學(xué)秘書工作是教學(xué)管理的重要環(huán)節(jié)，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，吸引高層次人才到教學(xué)秘書崗位上來，保證教學(xué)秘書隊(duì)伍的穩(wěn)定性。同時(shí)，教學(xué)秘書也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，彌補(bǔ)自身能力的不足，在教學(xué)管理過程中切實(shí)做到“理”重于“管”，“做”重于“說”，使教學(xué)秘書工作由“經(jīng)驗(yàn)型”向“科研型”“創(chuàng)新型”轉(zhuǎn)變，充分開拓、發(fā)揮教學(xué)秘書的工作職能，進(jìn)一步提高管理成效。

[1]莊佩芳.高職院校教學(xué)秘書工作內(nèi)涵分析[J].天津職業(yè)院校聯(lián)合學(xué)報(bào)，2010，12（2）：84-86.

[2]孫惠娟.高職院校教學(xué)秘書工作探析[J].文教資料，2010，4（2）：234-235.

[3]王慧勤.高職院校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀與對(duì)策分析[J].包頭職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，10（2）：30-31.

[4]李春媚.關(guān)于高職院校教學(xué)秘書工作改進(jìn)的思考[J].湖南環(huán)境生物職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，15（3）：68-70.

[5]王淑娟.淺議高職院校教學(xué)秘書工作[J].今日科苑，2010（22）：207.

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1671-1246（2014）13-0026-02