周玉香,智通海

(鹽城工學(xué)院 檔案館，江蘇 鹽城 224051)

數(shù)字檔案館的知識管理探析

周玉香,智通海

(鹽城工學(xué)院 檔案館，江蘇 鹽城 224051)

知識經(jīng)濟(jì)時代，知識管理作為現(xiàn)代管理理念與模式的重要創(chuàng)新，對數(shù)字檔案館的建設(shè)帶來了新的啟示。數(shù)字檔案館的知識管理同時強(qiáng)調(diào)檔案知識的管理與知識服務(wù)的價值，更加注重對人的管理，從而有力地拓展了數(shù)字檔案館的管理與服務(wù)功能，帶動了數(shù)字檔案館建設(shè)的又一次飛躍。

數(shù)字檔案館；知識管理

早在2001年，英國著名檔案與文件管理專家邁克爾·庫克在“21世紀(jì)的社會記憶——中國首屆檔案學(xué)博士論壇”國際學(xué)術(shù)研討會上指出：我們可以宣布自己已經(jīng)步入知識管理領(lǐng)域，知識管理也是整個檔案界未來的重要發(fā)展方向[1]。從此，知識管理作為知識經(jīng)濟(jì)時代現(xiàn)代管理理念與模式的重要創(chuàng)新，其價值不斷地凸顯，數(shù)字檔案館的知識管理日益成為檔案學(xué)界的一個全新的關(guān)注課題，知識管理理念的引入，將對數(shù)字檔案館的建設(shè)引發(fā)新的啟示。數(shù)字檔案館的知識管理同時強(qiáng)調(diào)檔案知識的管理與知識服務(wù)的價值，更加注重對人的管理，從而有力地拓展了數(shù)字檔案館的管理與服務(wù)功能，為數(shù)字檔案館的建設(shè)開辟了一個全新的境界，本文擬對此作些初步探討。

一、數(shù)字檔案館知識管理的內(nèi)涵

檔案記載了大量的信息和知識，是一種重要的信息和智力資源，具有信息和知識雙重屬性。當(dāng)檔案館形態(tài)發(fā)展到數(shù)字檔案館這一高級階段，數(shù)字檔案館不再是單純擁有或存取檔案信息的場所，而是組織檔案信息交流的中心，是知識經(jīng)濟(jì)時代社會的知識信息中心和重要的知識寶庫[2]。那么數(shù)字檔案館的知識管理，就是為了適應(yīng)這種發(fā)展，通過把對數(shù)字檔案資源的單一的信息管理，轉(zhuǎn)變?yōu)閷Π跀?shù)字檔案館里的信息、知識等各種要素進(jìn)行綜合管理，尤其注重對數(shù)字檔案知識和人力資源的管理，最終實現(xiàn)檔案知識信息功能與效益的最大化。簡單來說，數(shù)字檔案館的知識管理就是更加注重隱性知識的開發(fā)、人力資源的發(fā)掘和數(shù)字檔案利用服務(wù)的深化，為實現(xiàn)知識的共享和轉(zhuǎn)化提供新的途徑。

二、數(shù)字檔案館知識管理的意義

首先，知識經(jīng)濟(jì)時代要求檔案管理必須與時俱進(jìn)，擴(kuò)大知識的傳播與共享成為數(shù)字檔案館的最新職能。面對機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案館只有實施知識管理才能促進(jìn)其新的發(fā)展。數(shù)字檔案館的知識管理，是在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，借助于網(wǎng)絡(luò)和高科技設(shè)備等手段，檔案館開展知識資源的獲取、整合和開發(fā)利用等服務(wù)。它將一改傳統(tǒng)的檔案工作結(jié)構(gòu)，突破簡單的信息管理和信息利用模式，轉(zhuǎn)向知識管理和知識服務(wù)。

其次，數(shù)字檔案館實質(zhì)上是一種開放環(huán)境下面向用戶的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字資源體系，在這個體系里面既有整合的知識，又有參與知識整合的管理者，還有參與整個運作的知識管理模式，它一改簡單通過資源管理向用戶提供零散、淺層次的一次信息，轉(zhuǎn)向為用戶提供有序的、深層次的系統(tǒng)知識服務(wù)，這就構(gòu)成了一種新的知識型實體，而知識管理就是根源于這種體系并被創(chuàng)造出來促進(jìn)其本身發(fā)展的一種最佳模式，這早已在其它多種知識型組織中實踐過。

再次，傳統(tǒng)的數(shù)字檔案館建設(shè)已初顯成效、循序漸進(jìn)，但是又很難達(dá)到另一個新的高度，服務(wù)要深化、資源要共享的設(shè)想還是遙不可及。因此，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，迫切需要添加一種新的理念、新的元素，而知識管理作為一種全新的管理理念與模式，它的注入，將突破原先數(shù)字檔案館建設(shè)中固有的思維，給數(shù)字檔案館建設(shè)以重要啟示，帶動數(shù)字檔案館的建設(shè)上到一個新的水平，實現(xiàn)其生存發(fā)展的又一次飛躍。

三、數(shù)字檔案館知識管理的策略

1.加強(qiáng)對數(shù)字檔案館知識管理的認(rèn)知

知識經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展強(qiáng)烈要求檔案館服務(wù)層次的提升，真正發(fā)揮數(shù)字檔案館知識信息中心和知識寶庫的強(qiáng)大作用。面對這種機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何才能使知識更為有效地發(fā)揮作用，以滿足人們對知識更迫切、更復(fù)雜的需要成為檔案部門的首要任務(wù)，而數(shù)字檔案館只有積極實施知識管理的運作模式，通過對包括檔案信息在內(nèi)的所有知識資源進(jìn)行整合并提供利用才能達(dá)到預(yù)期效果。檔案部門在其必要性和緊迫性上必須統(tǒng)一思想、加強(qiáng)認(rèn)知、達(dá)成共識。

2.創(chuàng)新數(shù)字檔案館知識管理的工作機(jī)制

數(shù)字檔案館的建設(shè)，不僅意味著傳統(tǒng)意義上的完善，而且是對現(xiàn)有檔案管理體制、服務(wù)體系的全面優(yōu)化和深層次改革，建立與之相適應(yīng)的工作機(jī)制才能有效實施數(shù)字檔案館的知識管理。數(shù)字檔案館的知識管理應(yīng)強(qiáng)調(diào)知識資源管理、知識服務(wù)中人文因素的研究和運用，而不是僅僅強(qiáng)調(diào)技術(shù)。圍繞知識管理目標(biāo)確定工作機(jī)制：一是確保檔案管理人員能管理好檔案知識；二是通過對知識的整合利用，增強(qiáng)對用戶需求的快速反應(yīng)能力；三是開發(fā)新的知識產(chǎn)品，以滿足更深層次的知識服務(wù)，真正實現(xiàn)更大范圍的知識共享。

3.獲取和轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案館的隱性知識

知識經(jīng)濟(jì)時代，隱性知識是最關(guān)鍵、最具有競爭力的資源，是數(shù)字檔案館能否成功實施知識管理的前提條件之一，數(shù)字檔案館應(yīng)更加注重對隱性知識的收集、加工、提煉與服務(wù)。隱性知識主要是指檔案人員頭腦中所包含的直覺、知識、閱歷、情感等(如一些重要的傳統(tǒng)工藝、技術(shù)訣竅、專業(yè)知識和豐富經(jīng)驗等)，因此知識管理強(qiáng)調(diào)對隱性知識的管理，實際是注重對數(shù)字檔案館中人的有效管理，鼓勵其頭腦中隱性知識的轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新。數(shù)字檔案館的建設(shè)要求檔案人員能綜合運用各種資源，發(fā)揮其主觀能動性，突破傳統(tǒng)束縛，更新陳舊觀念，探索新的信息規(guī)律，以新的視角開發(fā)檔案信息資源，使其隱性知識得到更好地發(fā)揮、交流和增值并轉(zhuǎn)化。所以數(shù)字檔案館承擔(dān)著及時將隱性知識獲取出來并共享，轉(zhuǎn)化為社會記憶，縮短隱性知識顯性化周期的任務(wù)。

4.深化數(shù)字檔案館的知識服務(wù)

檔案館歷來把“為利用者服務(wù)”作為最高宗旨，但落實到行動上往往只是滿足于提供表面的“你查我找”等淺層次服務(wù)。進(jìn)入知識經(jīng)濟(jì)時代，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，數(shù)字檔案館的發(fā)展需要更加強(qiáng)勁的動力支持和更為有力的保障，尤其在數(shù)字檔案館中引入并推行知識管理后，只有把知識服務(wù)當(dāng)作數(shù)字檔案館的首要目標(biāo)和最高標(biāo)準(zhǔn)來追求，才能滿足用戶日益多樣化的知識需求。

數(shù)字檔案館的知識服務(wù)是一種面向知識創(chuàng)新、知識傳播與知識應(yīng)用的服務(wù)方式，是傳統(tǒng)的“檔案利用服務(wù)”的高級形式，服務(wù)的高知識含量是其優(yōu)于傳統(tǒng)檔案館的主要特征，因為知識服務(wù)“是在運用館藏檔案信息的同時，大量吸收并運用館外各種非檔案信息和檔案人員頭腦中的隱性知識”[3]。 從一定意義上看，數(shù)字檔案館的知識管理是通過整合館藏檔案信息等顯性知識，綜合檔案人員的隱性知識，依靠隱性知識與顯性知識的互動，發(fā)揮數(shù)字檔案館強(qiáng)大的知識庫作用，為利用者提供更為有效、更廣泛的深層次的知識服務(wù)，從而充分實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源價值。同時，數(shù)字檔案館在綜合利用顯性檔案信息與隱性知識的過程中，要注重以用戶的知識需求為導(dǎo)向，對檔案信息資源進(jìn)行深層組織，揭示并挖掘檔案信息資源的潛在價值，形成知識產(chǎn)品，提供知識與價值服務(wù)。

5.構(gòu)建“以人為本”的數(shù)字檔案館文化

人力資源是知識經(jīng)濟(jì)中最重要的資源，而智力資源又是人力資源管理中的焦點。數(shù)字檔案館注重對人的管理，關(guān)注人獲取和整合檔案的能力，對人的管理是數(shù)字檔案館知識管理的核心。只有充分調(diào)動檔案人員智力資源的發(fā)揮，才能真正提升數(shù)字檔案館的知識管理水平和知識服務(wù)能力。

首先，要重視檔案館員的作用。因為檔案館員是把檔案資源與利用需求對接起來的橋梁與紐帶，只有通過檔案館員的積極努力和對高知識含量信息產(chǎn)品的組織創(chuàng)造，才能滿足利用者的檔案信息需求，真正實現(xiàn)信息共享。因此，要積極為檔案館員提供有利于實現(xiàn)自我提高的良好環(huán)境，支持個性發(fā)展，促使其潛能和信心被最大限度地發(fā)揮出來，實現(xiàn)自我價值與社會價值的統(tǒng)一。

同時，知識管理以知識共享為目標(biāo)，通過知識的應(yīng)用來創(chuàng)新更多的知識，創(chuàng)造更多的效益，數(shù)字檔案館應(yīng)創(chuàng)造一種知識學(xué)習(xí)、交流與共享的氛圍，鼓勵每一位檔案人員能充分發(fā)揮潛能，樂意分享創(chuàng)造性的想法，勇于提出新的建議，通過相互間不斷地交流學(xué)習(xí)、吸收改進(jìn)，激發(fā)檔案集體的活力，最終達(dá)到群體知識結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，從而增強(qiáng)數(shù)字檔案館的整體知識管理水平，提高團(tuán)隊知識服務(wù)能力。

[1] 姜之茂.為了21世紀(jì)的社會記憶——中國首屆檔案學(xué)博士論壇學(xué)術(shù)觀點述要[J].北京檔案,2001(12):12-15.

[2] 唐艷芳,張冬梅.知識管理與數(shù)字檔案館[J].檔案學(xué)通訊,2003(3):88-90.

[3] 周毅.知識服務(wù):檔案管理部門的新目標(biāo)[J].中國檔案,2002(5):48-50.

(責(zé)任編輯：沈建新)

Discussion on the Knowledge Management of Digital Archives

ZHOU Yuxiang, ZHI Tonghai

(Archive, Yancheng Institute of Technology, Yancheng Jiangsu 224051, China)

With the coming of the knowledge economy era, knowledge management, as an important innovation of the modern management idea and model, caused a new enlightenment to the digital archives construction.The knowledge management of digital archives also emphasized the management of archives knowledge and the value of knowledge service, and paid more attention to the administration of people, thus has greatly expand the function of management and service of the digital archives, and has led the another leap in the construction of digital archives.

digital archives; knowledge management

2014-07-22

周玉香(1982-)，女，江蘇常州人，館員，研究方向：高校檔案管理。

G276

A

1671-5322(2014)04-0090-03