呂顏冰

1 上海市徐匯區(qū)檔案局（館）雙檔案移交的實(shí)踐

上海市徐匯區(qū)檔案局（館）“雙檔案””移交是指將實(shí)體檔案和數(shù)字檔案同時(shí)移交檔案館。具體做法是移交單位要在區(qū)檔案館的指導(dǎo)和監(jiān)督下負(fù)責(zé)將移交的檔案通過外包公司或者其他形式（一般是外包形式）數(shù)字化，然后通過物理歸檔的介質(zhì)傳遞方式（通常有移動硬盤、光盤、優(yōu)盤）將數(shù)據(jù)移交給檔案開發(fā)科，數(shù)據(jù)拷貝到外網(wǎng)電腦上經(jīng)殺毒，技術(shù)人員將數(shù)據(jù)掛接到內(nèi)網(wǎng)的檔案信息管理系統(tǒng)的服務(wù)器上并導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫中，校對人員結(jié)合紙質(zhì)檔案目錄校對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，對于錯誤較多的則要求移交單位重新整理，最后數(shù)據(jù)核查無誤后，清查數(shù)據(jù)后填寫移交單，通過領(lǐng)導(dǎo)審核才能接收實(shí)體檔案入館。

由于移交檔案的立檔單位較多，需要接收的檔案數(shù)量與數(shù)據(jù)量很大，工作任務(wù)非常繁重。為了保證接收工作的高效、高質(zhì)，徐匯區(qū)檔案局（館）做了許多有效的工作：

首先，領(lǐng)導(dǎo)重視。徐匯區(qū)檔案局（館）領(lǐng)導(dǎo)非常重視“雙檔案”移交工作，局里領(lǐng)導(dǎo)一直關(guān)注數(shù)據(jù)掛接與檢查進(jìn)度和移交進(jìn)度。一些領(lǐng)導(dǎo)在下班后還堅(jiān)守崗位，等待一天的工作結(jié)束后檢查服務(wù)器上的數(shù)據(jù)，磁盤列陣的存儲量及剩余空間；2013年夏天上海40℃的高溫天氣較多，在這樣炎熱的環(huán)境下，局里幾位領(lǐng)導(dǎo)親臨各個(gè)移交單位指導(dǎo)檔案移交工作。

其次，前期指導(dǎo)。檔案館是按照一個(gè)單位數(shù)據(jù)檢查完后正式接收完畢后才通知下一個(gè)立檔單位移交的，如果錯誤較多就需要更多時(shí)間修改，這樣減慢了其他移交單位檔案的接收進(jìn)度。為此，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員多次強(qiáng)調(diào)實(shí)體檔案整理與檔案數(shù)字化的要求，以便減少檔案館工作人員的重復(fù)勞動。前期指導(dǎo)的效果很明顯：后來移交進(jìn)館的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)錯誤相比較早移交的數(shù)據(jù)錯誤明顯少了許多，工作進(jìn)度也快了，接收工作順利開展。

最后，嚴(yán)格把關(guān)。在數(shù)據(jù)檢查人員初步檢查更正后按照一定比例（大概20%）抽查，對不符合要求、錯誤較多的則立即返工或中途返工，要求數(shù)字化公司重新做數(shù)字檔案。這樣就大大提高了進(jìn)館的檔案質(zhì)量，減輕了數(shù)據(jù)校對工作人員的壓力，也給以后移交進(jìn)館的單位起到了標(biāo)桿示范作用。

2 雙檔案移交過程中存在的問題

2.1 檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與需求不銜接。數(shù)字檔案移交時(shí)需要將數(shù)據(jù)拷貝并掛接到檔案館的內(nèi)網(wǎng)上，檢查數(shù)據(jù)就要建設(shè)以檔案信息數(shù)據(jù)庫為依托的信息管理系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)一般是通過招投標(biāo)方式外包給有關(guān)軟件與數(shù)據(jù)公司，系統(tǒng)建設(shè)和維護(hù)工作則是以項(xiàng)目形式開展的，這樣就存在外包風(fēng)險(xiǎn)和項(xiàng)目管理。一方面，檔案人員缺乏信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的相關(guān)知識，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的前期不能清晰地表述需求，加上雙方缺乏有效的溝通，這導(dǎo)致后期每每遇到新情況就需要修改系統(tǒng)，加大了成本、造成資源浪費(fèi)。另一方面，檔案館與特定的外包公司形成了長期的合作和利益關(guān)系，由于“馬太效應(yīng)”和“路徑依賴”的存在，檔案館寧愿一直與同一家公司簽訂合同，即使該公司服務(wù)不盡如人意，也不愿意換一家公司。這導(dǎo)致設(shè)計(jì)出來的系統(tǒng)既不能滿足快捷獲取數(shù)據(jù)的需求，成本也不小。

2.2 技術(shù)不成熟與唯技術(shù)論的矛盾。數(shù)字檔案移交時(shí)會出現(xiàn)一些由于技術(shù)上的原因?qū)е碌牡托逝c不端正的工作態(tài)度。一方面，技術(shù)不成熟造成領(lǐng)導(dǎo)不信任不使用網(wǎng)絡(luò)途徑數(shù)據(jù)傳輸方式。物理歸檔方式可以采用在線傳輸也可以采用離線歸檔即采用存儲介質(zhì)拷貝。檔案館采取移動硬盤、光盤、優(yōu)盤拷貝數(shù)據(jù)不僅是因?yàn)閿?shù)據(jù)量比較大，通過在線傳輸?shù)臅r(shí)間比較長，而且網(wǎng)絡(luò)傳輸存在黑客截取信息的不安全因素。所以即使有了更為便捷的在線數(shù)據(jù)傳輸方式，領(lǐng)導(dǎo)也不愿意承擔(dān)數(shù)據(jù)被攔截或泄露的風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，唯技術(shù)論觀念的存在影響了正確的工作態(tài)度。唯技術(shù)論認(rèn)為技術(shù)可以解決一切問題，解決技術(shù)問題后大部分常規(guī)工作都可交由程序完成，而檔案工作人員的工作只是做數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析。這種觀點(diǎn)是十分有害的，要想改善工作狀況，必須從管理與隊(duì)伍建設(shè)著手，檔案工作人員必須認(rèn)清檔案工作的性質(zhì)和基本狀況，踏實(shí)做事。

2.3 接收的檔案量多但比例不協(xié)調(diào)。行政工作中產(chǎn)生的文書檔案占了絕大部分，而關(guān)于城市記憶或者社會記憶的檔案較少。這源于在鑒定時(shí)往往給予行政類檔案較高級別，而小看甚至不屑于那些不起眼的關(guān)于社會記憶檔案。目前，徐匯區(qū)檔案館內(nèi)網(wǎng)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中主要有文書檔案、電子檔案和專題檔案，文書檔案占了絕大部分，電子檔案進(jìn)館目前還沒有全面開展起來，專題檔案包括黨政機(jī)關(guān)、區(qū)里各個(gè)街道以及個(gè)別學(xué)校的干部檔案、知青檔案、獨(dú)生子女檔案、婚姻檔案等。這些分類在一定程度上是合理的，但是，就內(nèi)容上和保管年限上而言各個(gè)部分的比例還不協(xié)調(diào)。

2.4 風(fēng)險(xiǎn)管理和成本效益意識不足。沒有建立一套嚴(yán)格的、全面的檔案實(shí)體及檔案數(shù)字化的保密制度與風(fēng)險(xiǎn)控制制度，也缺乏嚴(yán)格執(zhí)行?？截悢?shù)據(jù)時(shí)有的存儲介質(zhì)沒有經(jīng)過殺毒就插入內(nèi)網(wǎng)的電腦；工作人員在核查數(shù)據(jù)時(shí)隨意交談有趣的檔案內(nèi)容，不夠嚴(yán)肅；掃描元數(shù)據(jù)不及時(shí)上交會導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露和原始憑證遺失；一些人員沒有注意與外包公司簽訂項(xiàng)目合同的截止日期，這會導(dǎo)致外包公司人員拖延時(shí)間，既耽誤了其他單位檔案進(jìn)館的時(shí)間，也增加了成本。另外，因?yàn)榍捌诘臋n案實(shí)體整理工作制度不嚴(yán)格、強(qiáng)調(diào)數(shù)量忽視質(zhì)量的指導(dǎo)思想導(dǎo)致檢查疏忽、錯誤較多、重復(fù)勞動、成本增加。實(shí)體檔案的質(zhì)量是數(shù)字檔案質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)，試想，在數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤的時(shí)候如果連實(shí)體都沒有整理好，那么，數(shù)字化的檔案到哪里去查證呢？如果在一開始就重視初次整理質(zhì)量，盡量減少錯誤，就不會因?yàn)椴灰?guī)范而重新返工，不僅加大了成本，拖延了任務(wù)完成時(shí)間，無形中也助長了移交單位的不滿情緒。

3 改進(jìn)意見與措施

3.1 建立項(xiàng)目管理與監(jiān)理小組。由于信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與維護(hù)是按照項(xiàng)目開展的，設(shè)置項(xiàng)目管理與監(jiān)理小組可以了解技術(shù)外包公司的工作情況及工作進(jìn)度、明確雙方簽訂的合同內(nèi)容、雙方責(zé)任及項(xiàng)目時(shí)間。通常，監(jiān)理應(yīng)該是獨(dú)立的第三方，但是考慮到資金與人員編制情況，這里的項(xiàng)目監(jiān)理小組成員可以由檔案局（館）的相關(guān)人員、外包公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成以及邀請其他區(qū)或者市里的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組成。這些專門小組人員不僅要具備行政管理知識，也要有具備技術(shù)知識的人員組成。確定人員構(gòu)成后，要制定明確的事前、事中、事后計(jì)劃與控制管理策略，必須嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)理職責(zé)。

3.2 制定完善的管理制度。管理的制度化與規(guī)范化可以減少不必要的重復(fù)勞動、提高工作效率，嚴(yán)密的管理組織與嚴(yán)格的管理制度能明確部門職責(zé)。檔案實(shí)體整理是數(shù)字檔案的前提，只有檔案實(shí)體整理實(shí)現(xiàn)了有序化、條理化、系統(tǒng)化，才能保證數(shù)字檔案的質(zhì)量。因此，要嚴(yán)格要求檔案實(shí)體整理質(zhì)量效果，檔案整理要減少粗心造成的重復(fù)勞動。這一方面會減少檔案人員的工作量，另一方面會降低移交單位的成本，因?yàn)殄e誤太多檔案部門會讓這些單位重新返工。另外，在檔案數(shù)字化時(shí)要嚴(yán)格尊重原有整理順序，不可輕易打亂次序。

3.3 創(chuàng)新工作機(jī)制。徐匯區(qū)檔案局（館）與上海師范大學(xué)檔案學(xué)系已有多年的學(xué)習(xí)與實(shí)習(xí)實(shí)踐的合作關(guān)系，今后還需要在“產(chǎn)學(xué)研”一條龍鏈條上繼續(xù)挖掘積極因素，推動資源整合上努力。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)在創(chuàng)新的同時(shí)，高校也要回歸服務(wù)社會的本職，應(yīng)依托和挖掘人才與智力資源，積極參與和推動社區(qū)的文化與社會事業(yè)發(fā)展。檔案局（館）與其將檔案業(yè)務(wù)工作外包給非檔案專業(yè)人員做，不如把機(jī)會給這些高校的學(xué)生，形成產(chǎn)學(xué)研合作基地。這樣一方面可以節(jié)約成本，加強(qiáng)與高校教師科研的合作關(guān)系，把檔案工作實(shí)踐中的難題拿出來與檔案專業(yè)理論扎實(shí)的老師進(jìn)行討論，這樣能使得工作更為科學(xué)，提高工作質(zhì)量，另一方面，也加強(qiáng)了學(xué)生對檔案工作的認(rèn)知，使理論與具體實(shí)踐相結(jié)合，及早感知檔案事業(yè)情況與自身的興趣所在，做好自身的職業(yè)規(guī)劃。

3.4 完善隊(duì)伍建設(shè)。人員、管理與技術(shù)是檔案工作的三個(gè)支撐因素，而人員是最具積極主動的因素。由于檔案部門的人員編制較少，數(shù)據(jù)校對工作部分一般采用外包形式，聘請外部人員協(xié)助做好工作。檔案部門人員一般不直接參與具體的數(shù)字化與校對工作，只是宏觀上給予指導(dǎo)和抽查結(jié)果、監(jiān)督與檢查、協(xié)調(diào)與溝通。面對數(shù)字檔案移交出現(xiàn)的新情況、新問題，對于檔案館的在編人員而言，一方面，要完善其知識結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)日常技術(shù)、安全的培訓(xùn)及其考核，加強(qiáng)與系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員的需求溝通。另一方面，要實(shí)現(xiàn)檔案工作人員觀念的轉(zhuǎn)變。要改變以行政利用為中心的觀念，樹立檔案信息資源作為社會記憶載體的宏觀意義的觀念。

3.5 改善檔案鑒定工作。檔案有三期鑒定論，即歸檔鑒定、進(jìn)館鑒定、館內(nèi)鑒定。其中館內(nèi)鑒定又包括用級鑒定和期滿鑒定。在接收檔案時(shí)屬于進(jìn)館鑒定階段。作為國家綜合性檔案館，接收范圍過小，種類單一，黨政機(jī)關(guān)的檔案占大多數(shù)，缺失關(guān)于普通老百姓具有社會記憶性質(zhì)有關(guān)活動的檔案，這種現(xiàn)實(shí)狀況與開放檔案為民生利用的初衷是大相徑庭的。進(jìn)館的接收鑒定要切實(shí)以豐富館藏種類、留存社會歷史變遷的存史作用為宗旨，平衡行政查考和公民個(gè)人檔案的比例，平衡各保管期限檔案的比例。

（作者單位：上海師范大學(xué)人文學(xué)院信息管理系 來稿日期：2013-12-16）