卞咸杰

摘 要：針對(duì)我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)和市場(chǎng)十分迅猛的發(fā)展勢(shì)頭，分析國(guó)內(nèi)研究電子郵件歸檔的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)，論述基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的電子郵件歸檔管理研究的意義、內(nèi)容、思路、方法以及電子郵件歸檔管理研究擬解決的關(guān)鍵問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)；數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)；電子郵件；歸檔

Abstract：For China's gaining momentum of Internet and data services market， the author tries to analyze the current situation and development trend of domestic research on e-mail archiving，discourse the significance content， ideas， methods of the research of e-mail archiving management based on the the Internet data services， and discusses the critical issues that e-mail archive management research intend to solve.

Key words：The internet；Data business；E-mail；The archive

在這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子郵件在全球得到了廣泛的應(yīng)用。借助于無(wú)所不在的網(wǎng)絡(luò)，電子郵件的“足跡”遍及各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域，遍及辦公機(jī)構(gòu)乃至社會(huì)的基本細(xì)胞——家庭與個(gè)人，成為高效、便捷的現(xiàn)代通信手段和新的文件形式。截至2013年6月，電子郵件用戶達(dá)24665萬(wàn)，占網(wǎng)民使用率的41.8%，手機(jī)郵件占手機(jī)網(wǎng)民的29.1%，比2012年12月增長(zhǎng)1.8%。[1]由此可見(jiàn)，電子郵件已成為電子政務(wù)、電子商務(wù)中必不可少的信息資源。從系統(tǒng)論的角度來(lái)看，電子郵件的管理固然要求有一個(gè)良好的電子郵件系統(tǒng)的內(nèi)部環(huán)境，但其外部環(huán)境（諸如社會(huì)環(huán)境、機(jī)構(gòu)環(huán)境）也是不可或缺的重要管理因素。“如何從大量郵件中快速搜索出所需的歷史郵件和附件，并安全高效地管理和利用郵件信息，是現(xiàn)階段電子郵件管理中亟待解決的問(wèn)題?！盵2]本文將從電子郵件的憑證價(jià)值寬泛性、電子郵件知識(shí)管理價(jià)值取向、電子郵件安全歸檔和電子郵件知識(shí)管理系統(tǒng)構(gòu)建等方面加強(qiáng)對(duì)基于文件管理的電子郵件進(jìn)行研究。

1 國(guó)內(nèi)研究電子郵件歸檔的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)

近年來(lái)，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)和市場(chǎng)的發(fā)展勢(shì)頭十分迅猛，SP/CP的興起、電子商務(wù)的理性發(fā)展、電子政務(wù)的推進(jìn)以及企業(yè)信息化的長(zhǎng)足發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用為電子郵件信息資源的開(kāi)發(fā)與利用提供了豐富的客戶群。國(guó)內(nèi)外關(guān)于電子郵件的研究文章也十分豐富，但對(duì)于電子郵件歸檔管理的研究成果很少。從中國(guó)知網(wǎng)上檢索的13篇文章中，剔除新聞報(bào)道和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)后，只有7篇學(xué)術(shù)論文研究電子郵件的歸檔問(wèn)題。而且這些非常有限的研究成果也沒(méi)有形成完整的理論體系。此外，山東大學(xué)武華維的碩士畢業(yè)論文《電子郵件的歸檔管理》只是從電子郵件的定義及其通信原理、電子郵件在組織機(jī)構(gòu)中的作用、電子郵件的價(jià)值和管理目標(biāo)、電子郵件的參考模型等方面來(lái)進(jìn)行研究，但對(duì)基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)把電子郵件歸檔與信息資源的開(kāi)發(fā)利用聯(lián)系起來(lái)尚未涉及。對(duì)基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的電子郵件歸檔管理加以研究目前在國(guó)內(nèi)還是空白，這種研究現(xiàn)狀對(duì)于正確解讀電子郵件歸檔之后的管理和信息資源開(kāi)發(fā)利用，客觀評(píng)價(jià)電子郵件的功能，特別是挖掘電子郵件歸檔后的情報(bào)價(jià)值、憑證價(jià)值和知識(shí)價(jià)值是極為不利的。

我國(guó)檔案行政主管部門非常重視電子郵件的歸檔問(wèn)題，國(guó)家檔案局于2005年就制定了檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 32-2005《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》。隨著辦公自動(dòng)化的深入發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的電子郵件歸檔在行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位應(yīng)用十分廣泛。檔案業(yè)務(wù)部門對(duì)電子郵件的歸檔也進(jìn)行了實(shí)踐，但對(duì)其理論研究并不活躍。如何實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代正確認(rèn)識(shí)電子郵件與歸檔管理關(guān)系問(wèn)題，這是電子郵件作為檔案管理首先需要解決的問(wèn)題，也是現(xiàn)代檔案管理中電子郵件信息資源開(kāi)發(fā)與利用所無(wú)法回避的問(wèn)題。

本項(xiàng)目基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)加以研究電子郵件的歸檔管理，進(jìn)一步豐富檔案信息資源的建設(shè)，適應(yīng)了檔案現(xiàn)代化建設(shè)的需要，也是檔案信息化、數(shù)字化發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2 基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的電子郵件歸檔管理研究的意義

經(jīng)過(guò)十多年的發(fā)展，中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)形成規(guī)模，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用走向多元化?；ヂ?lián)網(wǎng)越來(lái)越深刻地改變著人們的學(xué)習(xí)、工作以及生活方式，甚至影響著整個(gè)社會(huì)進(jìn)程?；谖募芾淼碾娮余]件歸檔可以用于有大量郵件流通的各政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位。通過(guò)電子郵件數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理和搜索等功能模塊，有助于更清晰有效地識(shí)別、提取和保存電子郵件中的各類重要信息，從而達(dá)到共享利用有用電子郵件信息的目的。能夠有效地利用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)資源，實(shí)現(xiàn)電子郵件信息共享，并以搜索的形式對(duì)外開(kāi)放，同時(shí)通過(guò)分析這些大量電子郵件，能夠得到豐富的信息，使電子郵件歸檔之后完成從數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)向信息管理與知識(shí)管理。因此，通過(guò)基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)，對(duì)電子郵件知識(shí)管理加以研究，開(kāi)發(fā)電子郵件信息資源，不僅有著重要的理論意義，而且有著一定實(shí)用價(jià)值。

3 基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的電子郵件歸檔管理研究的內(nèi)容

歸檔是傳統(tǒng)檔案學(xué)的特色研究領(lǐng)域，也是現(xiàn)代檔案工作的核心。電子郵件歸檔如一個(gè)關(guān)鍵的模塊，直接關(guān)系到其他環(huán)節(jié)工作的開(kāi)展，關(guān)系到電子郵件的存儲(chǔ)和效力的保障。目前，在我國(guó)電子文件歸檔的研究取得了很多成果，但電子郵件歸檔是個(gè)短項(xiàng)，尚無(wú)學(xué)者系統(tǒng)地進(jìn)行研究。本文擬從以下幾個(gè)方面進(jìn)行研究。

在電子郵件歸檔的管理環(huán)節(jié)上，重點(diǎn)研究電子郵件歸檔的優(yōu)化。對(duì)電子郵件數(shù)據(jù)進(jìn)行在線歸檔、分類管理、長(zhǎng)期保留并允許實(shí)時(shí)搜索和訪問(wèn)，主要是針對(duì)海量郵件數(shù)據(jù)的應(yīng)用，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的遷移和管理的技術(shù)。歸檔部門要最大限度地做到存儲(chǔ)優(yōu)化，正確區(qū)分電子郵件存儲(chǔ)備份與歸檔的差異，明確電子郵件歸檔的內(nèi)涵，通過(guò)技術(shù)手段和存儲(chǔ)安排做到電子郵件歸檔優(yōu)化。

在電子郵件歸檔的管理目標(biāo)上，重點(diǎn)研究電子郵件歸檔的真實(shí)性和完整性。維護(hù)電子郵件的真實(shí)性，使歸檔保存的電子郵件與傳統(tǒng)的檔案一樣，具有法律效力，是電子郵件歸檔的核心目標(biāo)之一。通過(guò)電子郵件本身、工作環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)傳輸路徑等方面加強(qiáng)電子郵件的防護(hù)，保證電子郵件在傳輸和遷移過(guò)程中沒(méi)有發(fā)生非法操作和損害。維護(hù)電子郵件的完整性，要研究從數(shù)量上，如何保證電子郵件的齊全完整，從質(zhì)量上，如何保證電子郵件的有機(jī)聯(lián)系。此外，既要加強(qiáng)對(duì)電子郵件歸檔的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)和元數(shù)據(jù)等個(gè)體的完整研究，又要加強(qiáng)對(duì)電子郵件原生次序的有機(jī)聯(lián)系整體的完整研究。

在電子郵件歸檔的信息安全上，通過(guò)研究電子郵件歸檔的技術(shù)手段、管理制度和安全法規(guī)，防范電子郵件歸檔中郵件炸彈、郵件病毒、信息篡改、數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題的發(fā)生?！盎ヂ?lián)網(wǎng)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)和工作機(jī)理的設(shè)計(jì)使得美國(guó)在網(wǎng)絡(luò)世界排在主導(dǎo)地位，也在通信領(lǐng)域擁有絕對(duì)優(yōu)勢(shì)?！盵3]盡管這樣，美國(guó)的電子郵件安全隱患仍有顯現(xiàn)。如，美國(guó)國(guó)家安全檔案局（National Security Archive）在2007年9月對(duì)總統(tǒng)執(zhí)行辦公室提出起訴，指控執(zhí)行辦公室丟失了2200萬(wàn)封白宮電子郵件。白宮最高技術(shù)官員承認(rèn)，“備份磁帶中有三個(gè)多月的數(shù)據(jù)已經(jīng)丟失了”。[4]因此，電子郵件歸檔的信息安全與電子郵件的真實(shí)性、完整性一樣，都是電子郵件歸檔的重點(diǎn)研究對(duì)象。要從電子郵件文本自身的安全防護(hù)、工作環(huán)境（存儲(chǔ)、處理）的安全防護(hù)、電子郵件傳輸路徑上的安全防護(hù)三方面著手，研究如何構(gòu)建電子郵件“多層安全防護(hù)體系”。

在電子郵件歸檔的知識(shí)管理上，電子郵件系統(tǒng)作為一種日益普及數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的交流手段，每天都承載著大量的數(shù)據(jù)交換。這些交換的數(shù)據(jù)中包含大量有用的信息與知識(shí)，鑒于目前電子郵件點(diǎn)對(duì)點(diǎn)交流的特點(diǎn)，這些信息、知識(shí)只能保存在通信的各方，不能得到充分的利用。對(duì)于政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，電子郵件作為日常內(nèi)部和外部交流的重要手段，很多重要的信息和知識(shí)都包含在電子郵件中，而這些信息和知識(shí)是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的寶貴財(cái)富，分散在個(gè)體不能共享，是一種資源的浪費(fèi)。為了能夠方便有效地收集和管理有用的郵件信息，加強(qiáng)電子郵件知識(shí)管理的研究，有利于提高電子郵件歸檔的效用。

在電子郵件歸檔的維護(hù)成本上，注重對(duì)成本效益的研究。隨著政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的持續(xù)開(kāi)展，電子郵件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)會(huì)不斷累加，大量的電子郵件數(shù)據(jù)保存在價(jià)格昂貴的主存儲(chǔ)設(shè)備中，造成硬件投資的不斷增加。這不僅會(huì)嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)程序運(yùn)行的效率，而且會(huì)造成許多政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位盲目地減少電子郵件數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)數(shù)量，縮短電子郵件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)周期。數(shù)字時(shí)代人們考慮電子郵件存儲(chǔ)成本的主要出發(fā)點(diǎn)已經(jīng)不再是物理空間，而是數(shù)據(jù)維護(hù)成本，要從電子郵件整體數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、系統(tǒng)效率的角度全面衡量，確保電子郵件歸檔的數(shù)據(jù)維護(hù)成本最優(yōu)化。因此，從電子郵件歸檔管理政策、歸檔策略的選擇、軟硬件配置、管理流程設(shè)計(jì)等方面研究，力求電子郵件歸檔的成本效益的最大化。

4 基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的電子郵件歸檔管理研究的思路、方法

文獻(xiàn)資料法：運(yùn)用全國(guó)學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)、中文科技網(wǎng)、讀秀學(xué)術(shù)檢索以及超星、方正、書(shū)生電子圖書(shū)等，查閱電子郵件歸檔管理理論研究發(fā)展過(guò)程，全面掌握電子郵件歸檔管理理論研究所取得的成果，并借鑒社會(huì)科學(xué)學(xué)科研究的成果。通過(guò)對(duì)掌握的電子郵件歸檔的文獻(xiàn)進(jìn)行創(chuàng)造性的思維加工，形成對(duì)電子郵件歸檔本身的科學(xué)認(rèn)識(shí)。在現(xiàn)有成果的研究基礎(chǔ)上，進(jìn)一步深化電子郵件歸檔的管理研究。

調(diào)查研究法：調(diào)查研究是科學(xué)研究中一個(gè)常用的方法，在描述性、解釋性和探索性的研究中都可以運(yùn)用調(diào)查研究的方法。它一般通過(guò)抽樣的基本步驟，多以個(gè)體為分析單位，通過(guò)問(wèn)卷、訪談等方法了解調(diào)查對(duì)象的有關(guān)資訊，加以分析來(lái)開(kāi)展研究。采用書(shū)面調(diào)查和訪問(wèn)調(diào)查，向我國(guó)檔案管理的專家、教授，較全面地了解基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的電子郵件知識(shí)歸檔研究現(xiàn)狀以及此文研究的建議。重點(diǎn)到大型企業(yè)了解和掌握電子郵件歸檔的現(xiàn)狀，實(shí)際考察其歸檔情況。

數(shù)理統(tǒng)計(jì)法：數(shù)理統(tǒng)計(jì)法是數(shù)學(xué)的一門分支學(xué)科。它以概率論為基礎(chǔ)運(yùn)用統(tǒng)計(jì)學(xué)的方法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、研究導(dǎo)出其概念規(guī)律性（即統(tǒng)計(jì)規(guī)律）。在調(diào)查統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上，借助系統(tǒng)分析、數(shù)理分析等方法，利用采集樣本的平均數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)差、標(biāo)準(zhǔn)誤、變異系數(shù)率、均方、檢驗(yàn)推斷、相關(guān)、回歸、聚類分析、判別分析、主成分分析、正交試驗(yàn)、模糊數(shù)學(xué)和灰色系統(tǒng)理論等對(duì)電子郵件歸檔實(shí)驗(yàn)所取得的數(shù)據(jù)和測(cè)量、調(diào)查所獲得的數(shù)據(jù)對(duì)電子郵件歸檔系統(tǒng)進(jìn)行定量性研究。

理論分析法：運(yùn)用社會(huì)科學(xué)研究常用的分析法，對(duì)電子郵件歸檔中各種本質(zhì)的和非本質(zhì)的現(xiàn)象進(jìn)行系統(tǒng)的分析研究。尤其是對(duì)電子郵件歸檔過(guò)程中完整性、安全性、可用性、真實(shí)性進(jìn)行分析研究，制定科學(xué)、合理、有效的電子郵件歸檔策略。

5 基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的電子郵件歸檔管理研究擬解決的關(guān)鍵問(wèn)題

面對(duì)文件管理陷入“電子郵件文山”，電子郵件的“身份”難以準(zhǔn)確鑒別，電子郵件的安全性令人擔(dān)憂，電子郵件的可靠性與真實(shí)性莫衷一是等困境，對(duì)電子郵件的歸檔管理研究擬解決的關(guān)鍵問(wèn)題表現(xiàn)在以下方面：

一是針對(duì)歸檔電子郵件作為證據(jù)認(rèn)定和采集上存在的障礙，將提出從郵件來(lái)源安全、郵件系統(tǒng)可靠、背景信息全面和郵件內(nèi)容真實(shí)等方面提供保障措施；

二是在分析傳統(tǒng)的電子郵件存儲(chǔ)與歸檔的分級(jí)方式有著數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的成本較高、分級(jí)過(guò)分依賴于訪問(wèn)率高低、相關(guān)信息具有后驗(yàn)性和不同廠商的數(shù)據(jù)訪問(wèn)難以自動(dòng)遷移等弊端基礎(chǔ)上，論述電子郵件分級(jí)存儲(chǔ)與歸檔中確保電子郵件的可用性、可控性、機(jī)密性、完整性和真實(shí)性等保障目標(biāo)。

三是電子郵件歸檔管理系統(tǒng)的模塊建立有一定的難度。這些模塊由郵件數(shù)據(jù)采集模塊、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理模塊和搜索模塊（搜索引擎及其客戶端搜索工具）組成。數(shù)據(jù)采集模塊通過(guò)分析郵件協(xié)議分析，獲取郵件相關(guān)數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)保存在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)（數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)）中。本項(xiàng)目擬建立數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理模塊郵件數(shù)據(jù)的表示模型，并對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，從技術(shù)層面構(gòu)建電子郵件歸檔管理系統(tǒng)。

四是歸檔電子郵件作為證據(jù)認(rèn)定和采集上有一定的障礙。歸檔電子郵件憑證價(jià)值寬泛性的前提條件是電子郵件的憑證價(jià)值必須具有客觀性、關(guān)聯(lián)性和合法性，其理論基礎(chǔ)是檔案學(xué)理論和法學(xué)理論。針對(duì)歸檔電子郵件作為證據(jù)認(rèn)定和采集上存在的障礙，項(xiàng)目組將提出從郵件來(lái)源安全、郵件系統(tǒng)可靠、背景信息全面和郵件內(nèi)容真實(shí)等方面提供保障措施。

總之，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和電子政務(wù)、電子商務(wù)的推動(dòng)，電子郵件越來(lái)越承擔(dān)起知識(shí)傳遞、信息管理的重要職責(zé)。因此，加強(qiáng)電子郵件歸檔的研究，要做到四個(gè)創(chuàng)新。一是研究理念創(chuàng)新，從電子郵件的信息管理延伸至知識(shí)管理是電子郵件研究理念的發(fā)展趨向，也是電子郵件在檔案管理中開(kāi)發(fā)電子郵件信息資源的新理念。二是研究體系創(chuàng)新，圍繞基于互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的電子郵件憑證價(jià)值的寬泛性、電子郵件安全歸檔、電子郵件知識(shí)價(jià)值取向等方面進(jìn)行系統(tǒng)理論研究，構(gòu)建基于文件管理的電子郵件歸檔理論體系。三是研究?jī)r(jià)值創(chuàng)新，進(jìn)一步充分拓展電子郵件歸檔的作用，體現(xiàn)電子郵件的情報(bào)價(jià)值、憑證價(jià)值、知識(shí)價(jià)值等，為電子郵件信息資源的開(kāi)發(fā)與利用提供理論依據(jù)。四是研究方法創(chuàng)新，融合其他交叉學(xué)科的研究方法，從不同的維度和視角對(duì)電子郵件歸檔進(jìn)行研究。

﹡鹽城師范學(xué)院2012年度校級(jí)教授、博士基金項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)為：12YSYJB0107）《基于文件管理的電子郵件歸檔研究》和鹽城師范學(xué)院教育科學(xué)研究項(xiàng)目《〈檔案管理學(xué)〉課程教學(xué)理論與實(shí)踐的結(jié)合》的階段性研究成果。

參考文獻(xiàn)：

[1]中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心.中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告（2013年7月）.[2013-08-20]http：//labs.chinamobile.com/report/view_96747.

[2]佘建新，陳慧.基于文件管理的公務(wù)電子郵件歸檔系統(tǒng)的構(gòu)建探索——四川省電力公司公務(wù)電子郵件歸檔系統(tǒng)案例研究[J].檔案學(xué)通訊，2010（2）：33～36.

[3]沈向軍.我國(guó)信息安全問(wèn)題的檢視與反思[N].光明日?qǐng)?bào)，2013-08-09（07）.

[4]楊雪嬌.美布什政府丟失電子郵件引發(fā)丑聞及訴訟[2013-12-20]http：//article.pchome.net/content-803053.html.

（作者單位：鹽城師范學(xué)院檔案館 來(lái)稿日期：2013-12-20）