于廣波

當(dāng)今，計算機應(yīng)用技術(shù)的廣泛使用，促使了檔案管理由紙質(zhì)管理向電子管理的轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)的普遍應(yīng)用也為檔案創(chuàng)新管理提供了很好的發(fā)展機遇。實現(xiàn)人事檔案的信息化管理以成為當(dāng)今社會信息化管理的必然要求。

傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案的管理手段已經(jīng)不能滿足當(dāng)今信息社會的要求，創(chuàng)新檔案管理方式，提高檔案使用效率已成為檔案管理的必然要求。利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的信息化管理是創(chuàng)新檔案管理工作的有效途徑。事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)積極利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)創(chuàng)新檔案管理方式，有效發(fā)揮檔案工作在信息社會中的重要作用

一、發(fā)揮信息技術(shù)在人事檔案創(chuàng)新管理中的作用。

人事檔案是個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄，是單位人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，對單位考察和識別干部選拔優(yōu)秀人才， 加強事業(yè)單位干部隊伍建設(shè)，促進生產(chǎn)、監(jiān)察、黨政管理的開展具有重大作用。利用計算機管理檔案，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯(lián)機檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，通過網(wǎng)絡(luò)進行信息傳遞，提高了檔案工作的效益。

二、如何實現(xiàn)人事檔案的創(chuàng)新管理

1、提高檔案管理的創(chuàng)新意識

人事檔案工作者應(yīng)不斷更新觀念，主動出擊，提高創(chuàng)新意識，在檔案的收集、管理、使用等各個環(huán)節(jié)注入創(chuàng)新意識，不斷挖掘檔案管理的新舉措、新方法。強化檔案管理的現(xiàn)代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識，網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案的意識，加快檔案由手工管理向計算機數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理的轉(zhuǎn)變。提高檔案人員計算機、網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用能力，在現(xiàn)代社會，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案的創(chuàng)新管理提供了廣闊的空間。檔案管理人員應(yīng)不斷加強信息技術(shù)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用，將檔案由傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代信息化管理方式轉(zhuǎn)變，給檔案使用部門提供更加方便、迅捷、準確、有效的服務(wù)。

2、增強檔案創(chuàng)新管理中的安全意識

檔案的創(chuàng)新管理中雖然提高了檔案的管理手段和方法，尤其是信息化的應(yīng)用為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但這也給檔案管理帶來一定的風(fēng)險，檔案人員必須提高安全意識。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//www.ems86.com總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來源比如在檔案信息化建設(shè)時，有些管理人員由于安全意識往往不夠，往往造成檔案信息的丟失和泄密，帶來巨大的損失。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎(chǔ)上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進行系統(tǒng)的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，既要克服求穩(wěn)怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。另外，由于電子檔案在耐久性和安全性等方面的問題目前沒有解決，它在一定的時間范圍內(nèi)還不能脫離紙質(zhì)檔案而獨立存在，紙質(zhì)檔案正好彌補了電子檔案的不足，因此，只有把這兩種管理方式相結(jié)合起來，才能夠提高檔案管理和利用現(xiàn)代化水平。實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，并通過計算機、互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)實時查閱、網(wǎng)上調(diào)閱等等。

3、提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)

提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)是提高人事檔案的創(chuàng)新管理的關(guān)鍵所在。在當(dāng)今的信息時代里，每位檔案人員應(yīng)不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。一是要加強專業(yè)知識學(xué)習(xí)，拓寬知識面。二是要學(xué)習(xí)計算機、人事檔案管理軟件等相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，達到掌握利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)創(chuàng)新管理檔案的能力。另外，要不斷加強檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，以使他們的具備較高政治覺悟，責(zé)任意識。提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，首先要提高對他們工作的重視，檔案的管理部門要為他們創(chuàng)造條件提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的條件，如組織有關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技術(shù)交流等活動。其次提高相應(yīng)的待遇。檔案管理工作是一項長期的枯燥乏味的工作，這就需要提高他們的待遇，調(diào)動他們創(chuàng)新檔案管理的主體意識，發(fā)揮自己的主觀能動性。

4、完善檔案創(chuàng)新管理的制度建設(shè)

國家《檔案法》等一系列法規(guī)文件對檔案的形成、收集、管理和利用等各個環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的規(guī)定，但法律法規(guī)都具有一定滯后性，隨著社會的快速發(fā)展，有些條款已不適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)實要求。這就需要檔案管理部門要根據(jù)實際工作需要，在符合國家法律法規(guī)的原則規(guī)定情況下，及時制定符合本單位檔案實際工制度措施。現(xiàn)代的信息技術(shù)已經(jīng)成為管理檔案的一種發(fā)展趨勢，完善這方面的制度措施可以促進檔案管理更加的科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化，可以很好的保護檔案管理工作。檔案管理的上級各組織、部門領(lǐng)導(dǎo)，要重視、熟悉、研究人事檔案工作，強化人事檔案管理意識，要根據(jù)本單位的發(fā)展對人事檔案工作的需求，及時研究、制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，建立健全人事檔案管理工作的各項規(guī)章制度，使人事檔案工作有章可循。

總之，人事檔案管理工作應(yīng)與時俱進，具有創(chuàng)新性。將現(xiàn)代信息管理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理建設(shè)中是時代的要求，各檔案管理部門應(yīng)具有現(xiàn)代化管理意識，在注重安全的前提下實現(xiàn)檔案管理方式的不斷創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化，制度化。讓檔案管理工作更好的服務(wù)于社會的現(xiàn)代化建設(shè)。