向樺

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國(guó)逐漸進(jìn)入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)我國(guó)高校綜合檔案管理提出了新的要求，信息化是我國(guó)高校檔案管理工作的必然趨勢(shì)。提高高校檔案管理的效率、實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享、提高檔案的使用效率將會(huì)是現(xiàn)代化檔案建設(shè)的必然要求。該文分析了知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，我國(guó)高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出了解決我國(guó)高校檔案管理中存在問(wèn)題的對(duì)策。

一、我國(guó)高校檔案管理中存在的問(wèn)題

高校檔案管理人員管理意識(shí)不足。目前，部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，未能認(rèn)識(shí)到高校綜合檔案管理工作對(duì)教研活動(dòng)的影響，因此，對(duì)高校的檔案管理工作有所忽視。高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致檔案管理人員的工作散漫，工作效率低下。在檔案數(shù)據(jù)收集和整理工作中，缺乏系統(tǒng)性和完整性。整理進(jìn)度緩慢，導(dǎo)致高校檔案管理中出現(xiàn)信息不全、檔案積壓等問(wèn)題。另外，高校檔案管理人員的管理理念相對(duì)落后，這就導(dǎo)致高校綜合檔案管理工作不能很好地滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。在實(shí)際的檔案管理工作中，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用，造成了管理資源的浪費(fèi)。

檔案管理人員的素質(zhì)有待加強(qiáng)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作也逐漸呈現(xiàn)出知識(shí)化的特點(diǎn)。對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)也提出了更高的要求，知識(shí)經(jīng)濟(jì)下的高校綜合檔案管理工作，要求檔案管理人員具備計(jì)算機(jī)操作技能、信息管理能力、信息收集和文件整理的能力等。但是，就目前我國(guó)高校檔案管理人員的實(shí)際情況來(lái)看，管理人員普遍缺乏專(zhuān)業(yè)性，沒(méi)有受過(guò)系統(tǒng)的訓(xùn)練。這在一定程度上影響了高校檔案管理工作的效率，不利于高校綜合檔案管理工作的發(fā)展。因此，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)下，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才刻不容緩。

檔案信息利用不足。高校綜合檔案管理工作的重點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)檔案信息的綜合利用，但是，在實(shí)際工作中，高校對(duì)綜合檔案信息的開(kāi)發(fā)利用僅僅停留在表面，導(dǎo)致檔案信息資源的利用不足。高校的檔案資源無(wú)法滿足用戶的需求，也無(wú)法產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，這就導(dǎo)致了高校檔案管理中的資源浪費(fèi)。

檔案信息開(kāi)放性不足。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)檔案管理為主，檔案的開(kāi)發(fā)度較低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效共享，這在一定程度上制約了高校檔案管理工作的發(fā)展。高校檔案管理工作人員缺乏市場(chǎng)意識(shí)，管理人員的思想意識(shí)較為落后，導(dǎo)致高校的綜合檔案管理處于保密狀態(tài)。很多學(xué)生不了解檔案的查詢途徑，也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的利用。

二、解決我國(guó)高校檔案管理中存在問(wèn)題的對(duì)策

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，要解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題，就必須要在分析存在的問(wèn)題的基礎(chǔ)上，探討問(wèn)題解決的對(duì)策。

加強(qiáng)高校檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)包括了兩方面內(nèi)容，一是提高管理人員的業(yè)務(wù)技能，二是更新檔案管理人員的思想觀念。第一，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。加強(qiáng)高校檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，是高校綜合檔案管理工作健康發(fā)展的重要保證。在實(shí)際工作中，高校不僅要加強(qiáng)對(duì)原有檔案管理工作人員的教育，而且要注重創(chuàng)新型人才的引入。加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理人員管理技能的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容包括了現(xiàn)代化信息技術(shù)、檔案管理技術(shù)等，切實(shí)提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。該文原載于中國(guó)社會(huì)科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào)》雜志http：//www.ems86.com總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來(lái)源第二，更新檔案管理人員的思想觀念。受到傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，高校綜合檔案管理的開(kāi)放度普遍較低。

加上檔案管理工作人員對(duì)現(xiàn)代信息文明和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的了解較少，制約了我國(guó)高校檔案管理工作的發(fā)展。因此，要促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展，就必須要從管理理念入手。引導(dǎo)檔案管理人員樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，確保檔案管理人員的思想觀念跟上時(shí)代的步伐。高校領(lǐng)導(dǎo)更新理念，重視高校綜合檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)高校綜合檔案管理工作的改革。充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性。在具體的工作中，實(shí)現(xiàn)管理和服務(wù)方式的靈活化，增強(qiáng)工作人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，促進(jìn)高校檔案管理工作的健康發(fā)展。

加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用。加強(qiáng)現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用，包括了利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，完成高校檔案信息的收集、整理、分類(lèi)和保存等工作；通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的共享；加強(qiáng)高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。具體包括了檔案的電子化分類(lèi)、檔案的網(wǎng)絡(luò)化共享等。

第一，檔案的電子化分類(lèi)。高校校園網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和使用，為高校檔案電子化分類(lèi)的實(shí)現(xiàn)提供了現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，但是同時(shí)也增加高校檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。為了確保檔案信息的安全，高校都設(shè)置了用戶登錄系統(tǒng)。以信息的保密等級(jí)為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行不同程度的保密建設(shè)。在實(shí)際運(yùn)作過(guò)程中，根據(jù)用戶的身份，確定用戶的訪問(wèn)等級(jí)，在確保了信息安全的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息的分類(lèi)，方便了檔案信息的查詢和管理。

第二，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)實(shí)現(xiàn)高校綜合檔案的共享也具有重要意義。高校充分發(fā)揮校園網(wǎng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的作用，實(shí)現(xiàn)和校外網(wǎng)絡(luò)的連通。檔案管理人員可以在校內(nèi)網(wǎng)上發(fā)布教研信息，還可以提供電子郵件等服務(wù)。另外，通過(guò)檢索功能，還可以方便用戶對(duì)相關(guān)信息的查閱，提高信息查詢的效率，實(shí)現(xiàn)信息的共享。

加強(qiáng)檔案管理軟件開(kāi)發(fā)。在高校檔案管理工作中，為了能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，就必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)。加強(qiáng)軟件開(kāi)發(fā)的最終目的是要實(shí)現(xiàn)檔案管理中的文檔一體化，只要輸入一次信息，就能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息的反復(fù)利用，減少了檔案管理人員的工作量，提高了高校檔案管理工作的效率。另外，加強(qiáng)對(duì)管理軟件的開(kāi)發(fā)，還能夠?qū)⒁恍┘堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的集中化管理。信息的編輯加工和輸出利用是檔案一體化管理的基礎(chǔ)，包括了對(duì)文件目錄、文獻(xiàn)和參考資料等的編輯和利用。大多數(shù)高校在建立信息化檔案管理系統(tǒng)后，都會(huì)對(duì)原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，有效提高了檔案管理的速度。但是，我們也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，僅僅擁有這些功能的檔案管理軟件是不健全的。高校檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的研發(fā)，建立一個(gè)功能齊全，查詢快速，共享便捷的綜合檔案信息管理系統(tǒng)。

轉(zhuǎn)變檔案管理模式。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)和信息、人才、資金是三大戰(zhàn)略資源，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效管理逐漸得到了人們的重視。但是長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，人們對(duì)檔案管理工作的評(píng)價(jià)都以館藏?cái)?shù)量、利用情況等指標(biāo)為主。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，這種管理模式也曾經(jīng)發(fā)揮過(guò)重要作用，但隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，這種管理模式已經(jīng)逐漸無(wú)法滿足管理工作的需求。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，想要謀求檔案管理工作的健康發(fā)展，就必須要轉(zhuǎn)變檔案管理模式，從硬性管理轉(zhuǎn)向軟性管理，促進(jìn)高校檔案管理工作的健康發(fā)展，更好地發(fā)揮出高校檔案資源的價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，高校綜合檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)。目前，我國(guó)高校檔案管理工作中仍然存在許多問(wèn)題，明確管理中存在的問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)問(wèn)題的分析，而后提出解決的對(duì)策，促進(jìn)高校綜合檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。