石馨

醫(yī)院醫(yī)用耗材配送新模式探討

石馨

介紹了醫(yī)院物資管理的現(xiàn)狀，提出了新院區(qū)物資管理的新模式，從職責(zé)、工作程序、物資發(fā)放流程以及物資存放新要求的角度加以闡述，并指出這種新模式對于促進(jìn)申購計(jì)劃、采購管理及倉儲管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、合理化具有積極的意義。

醫(yī)用耗材；物資發(fā)放；工程外包；庫房管理

0 引言

北京積水潭醫(yī)院在新院區(qū)正式投入使用后，為進(jìn)一步提升醫(yī)院醫(yī)用耗材管理效益，按照“新院新辦法，老院老辦法”的思路，在新院區(qū)試行了各類物資集中配送制新模式，以期達(dá)到減少送貨車輛，確保送貨及時(shí)的目的；增加進(jìn)貨質(zhì)量檢查手續(xù)，確保物資及醫(yī)用耗材安全使用；減少供貨商隊(duì)伍數(shù)量，降低供貨商對賬錯(cuò)誤。應(yīng)用表明，該模式適用于醫(yī)院內(nèi)部，涉及總務(wù)、醫(yī)療器械、藥品等方面的物資發(fā)放[1]。

1 老院區(qū)醫(yī)療器械物資管理現(xiàn)狀

老院區(qū)醫(yī)療器械物資管理主要包括3個(gè)流程：錄入員錄入→庫管員接收發(fā)放物資→配送員下發(fā)物資。

（1）環(huán)節(jié)一：錄入員錄入。及時(shí)整理各科室住院部交回的蓋有住院處公章的領(lǐng)物條。同時(shí)，核實(shí)入庫前審核單據(jù)是否完整準(zhǔn)確。

（2）環(huán)節(jié)二：庫管員接收發(fā)放物資。認(rèn)真審查購物單據(jù)，核實(shí)品名、型號、數(shù)量、金額、批號、效期，要求準(zhǔn)確無誤，且供需雙方簽字后方可入庫。固定資產(chǎn)要做到及時(shí)粘貼標(biāo)簽、入賬，隨到隨時(shí)發(fā)放。每周保證2個(gè)半天不發(fā)放物資，以整理庫房，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，核對賬物，做下月采購計(jì)劃。保證對固定資產(chǎn)、低值易耗品、消耗品分賬管理，及時(shí)與庫房會計(jì)溝通，避免錯(cuò)賬、漏賬。

（3）環(huán)節(jié)三：配送員下發(fā)物資。主要負(fù)責(zé)一次性無菌物品的配送工作。要本著“服務(wù)臨床、方便臨床”的原則，提供優(yōu)質(zhì)物流配送。及時(shí)統(tǒng)計(jì)每個(gè)病房每天訂貨數(shù)量，準(zhǔn)確分揀，并認(rèn)真核對有效期、批號，確保物品包裝完好，及時(shí)下送。

2 新院區(qū)物資管理新模式的應(yīng)用

新院區(qū)的成立，面臨人員緊張、庫房面積狹小等問題，這就要求醫(yī)療物資的發(fā)放不能沿用舊模式，必須摸索一種更有效、更科學(xué)的配送新模式。其中的核心是引入第三方物流公司對醫(yī)療物資進(jìn)行統(tǒng)一管理配送。

2.1 第三方物流公司職責(zé)

第三方物流公司負(fù)責(zé)對《醫(yī)院物資庫存一覽表》中的物料種類及常規(guī)庫存量進(jìn)行更新。與醫(yī)院采購部門、器械部門進(jìn)行無縫對接，對醫(yī)院物資的接收、存儲及發(fā)放進(jìn)行第三方管理。負(fù)責(zé)物料到貨、使用過程中出現(xiàn)的質(zhì)量或其他異常情況的協(xié)調(diào)、處理工作。

2.2 工作程序

2.2.1 器械物資庫存

物流管理部根據(jù)院方行政物資使用量的多少以及出入頻繁程度，建立一定數(shù)量的經(jīng)常使用物料常規(guī)庫存，并向各使用部門公布《物料庫存一覽表》；同時(shí)，根據(jù)不同時(shí)期使用情況，對庫存物料類別與數(shù)量進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。

2.2.2 耗材物資到貨驗(yàn)收

做好到貨驗(yàn)收的準(zhǔn)備工作。倉庫物料管理員在

接到采購部門的《采購單》后，提前安排物料存放位置，便于收料的進(jìn)行。對常規(guī)物料要核單驗(yàn)收。

2.3 醫(yī)用耗材接收流程

物料到達(dá)倉庫后，第三方物流公司管理員根據(jù)《采購單》，驗(yàn)收物料規(guī)格、批號、有效期、數(shù)量、生產(chǎn)廠家等相關(guān)內(nèi)容是否與《采購單》相符。

（1）核對《送貨單》（供應(yīng)商隨貨提供）是否與所送物料一致，確認(rèn)一致后，倉庫才能接收；若與《采購單》不符，倉庫不予接收；無《采購單》、《送貨單》或與其不符的物料，倉庫管理員都不予接收；若數(shù)量（質(zhì)量）有短缺或包裝有破損的，應(yīng)在《送貨單》上注明。

（2）無法在倉庫環(huán)境下進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)單位體積較小、清點(diǎn)耗時(shí)較長的物料，應(yīng)以物料包裝上標(biāo)示的數(shù)量為準(zhǔn)。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺，當(dāng)事人應(yīng)及時(shí)填寫《物料異常通知單》，交至物料管理員處，并反饋給采購員，以作為供應(yīng)商給予合理補(bǔ)貨及考核供應(yīng)商的依據(jù)之一。

（3）確認(rèn)無誤后，物料管理員在《送貨單》上簽字，取回客戶聯(lián)。

（4）物料管理員要求送貨人員將物料卸至指定區(qū)域，并對貨物外包裝進(jìn)行擦拭清潔。物料放至相應(yīng)貨位后，填寫《物料卡》，制作《物料入庫單》或《物料收發(fā)單》，準(zhǔn)備下送臨床科室[2]。

2.4 物資發(fā)放流程

（1）醫(yī)院物資領(lǐng)用時(shí)由經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人授權(quán)的固定領(lǐng)料人領(lǐng)料；如某部門固定領(lǐng)料人臨時(shí)有事無法領(lǐng)用物料時(shí)，應(yīng)由該部門負(fù)責(zé)人臨時(shí)批準(zhǔn)的領(lǐng)料人領(lǐng)料。

（2）物料管理員根據(jù)每月各部門批準(zhǔn)的《物料申請單》為各部門配貨、發(fā)放[3]。

（3）如遇特殊情況，需領(lǐng)用超出《物料申請單》內(nèi)的物料時(shí)，應(yīng)填寫《物料領(lǐng)用申請單》且經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并于領(lǐng)料前2 h交至物流管理員處。

（4）物料管理員根據(jù)已核準(zhǔn)的《物料申請單》制作《物料出庫單》。經(jīng)物料領(lǐng)用人與物料管理員清點(diǎn)、核對無誤后，發(fā)料人、領(lǐng)料人在《物料出庫單》上簽字確認(rèn)。

（5）綜合雜品、辦公用品、IT耗材、備品備件、勞保用品的發(fā)放時(shí)間為每月10～20日；當(dāng)物品未能及時(shí)到貨時(shí)，物料管理員待物品到貨后通知領(lǐng)用部門領(lǐng)用。

2.5 物資保存的新要求

（1）醫(yī)院物資的儲存及保管。儲存區(qū)域及環(huán)境：常溫庫溫度：10～30℃。儲存條件：庫區(qū)平面規(guī)劃得當(dāng)，通道順暢，照明、防火、防水、防盜、防鼠、防蟲措施齊全，保證安全有效。儲存應(yīng)遵循三原則：防火、防水、防壓；定點(diǎn)、定位、定量；先進(jìn)先出。對危險(xiǎn)化學(xué)物品的管理必須遵守“三遠(yuǎn)離，一嚴(yán)禁”的原則，即“遠(yuǎn)離火源，遠(yuǎn)離電源，遠(yuǎn)離水源，嚴(yán)禁混合堆放”。危險(xiǎn)化學(xué)物品和易燃易爆品要進(jìn)入危險(xiǎn)品庫，并由專人保管。倉庫內(nèi)嚴(yán)禁煙火，嚴(yán)禁做與本職工作無關(guān)的事情。定期檢查電線絕緣是否良好。倉庫應(yīng)配備相應(yīng)的消防設(shè)施。倉庫管理員每天上、下午各一次（上午9：00、下午16：00，±10min）巡查倉庫，并填寫《溫濕度檢查記錄》。保管：倉庫管理員應(yīng)將倉庫內(nèi)儲存區(qū)域與貨架分布情形繪制《倉庫布局圖》掛于倉庫明顯處，當(dāng)物料存放區(qū)域有變更時(shí)，倉庫布局圖應(yīng)做相應(yīng)變更。定期清理倉庫呆滯料和不合格品。對倉庫內(nèi)儲存的接近有效期的物料，應(yīng)提前2個(gè)月以信息交流的方式通知申購部門。如發(fā)現(xiàn)物料變質(zhì)要書面呈報(bào)部門負(fù)責(zé)人，并及時(shí)做隔離處理。所有物料必須建立完整的賬目和報(bào)表。每月進(jìn)行庫存分析并出具《庫存分析報(bào)告》。所有物料應(yīng)建立《物料卡》，嚴(yán)格按照整理（seiri）、整頓（seition）、清掃（seiso）、清潔（shitsuke）、素養(yǎng)（shitsure）、安全（safety）和節(jié)約（save），即7S執(zhí)行。

（2）物料的搬運(yùn)及碼放。確認(rèn)物料數(shù)量、質(zhì)量后，應(yīng)將物料分類別、分批號放于貨盤上，用叉車放至指定貨架的貨位上。在搬運(yùn)物料時(shí)，嚴(yán)禁超高、超快、超量搬運(yùn)。下雨時(shí)，應(yīng)對搬運(yùn)的物料采取防淋措施。人力搬運(yùn)物料時(shí)，應(yīng)注意輕拿輕放，放置地面時(shí)應(yīng)平穩(wěn)。叉車搬運(yùn)物料時(shí)，應(yīng)注意安全，輕叉輕起，避免損壞物料。關(guān)于碼放物料所使用的貨盤應(yīng)遵循以下原則：物料上下疊放時(shí)要做到“上小下大，上輕下重”、交叉重疊；如果交叉重疊有困難時(shí)，碼放最高不能超過5層。物料嚴(yán)禁直接擺放在地上，應(yīng)放貨架或貨盤上進(jìn)行隔離，其要求為距地面和墻壁不小于10 cm、距頂棚不小于15 cm、距室內(nèi)進(jìn)出風(fēng)口不小于1m、相同物料批與批之間不小于5 cm、不同物料之間不小于15 cm。

3 幾點(diǎn)思考

引入工程外包模式的第三方介入管理醫(yī)用耗材新型模式的優(yōu)勢在于充分節(jié)約醫(yī)院人力物力成本，更科學(xué)、有效地管理醫(yī)用物資。由于保管醫(yī)用耗材的庫房場地均由第三方選址提供，在保存標(biāo)準(zhǔn)上由院方指定，由此有效地解決了醫(yī)院普遍存在的辦公用地緊張、空間狹小等諸多問題。在醫(yī)用耗材存放標(biāo)準(zhǔn)上也較舊院更高，在發(fā)放環(huán)節(jié)更加細(xì)化，更好地保障了醫(yī)院醫(yī)用耗材的管理供給。

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盡管如此，此種模式還存在以下4點(diǎn)不足：

（1）第三方管理醫(yī)用耗材的工作人員基本都是非醫(yī)學(xué)院校出身的庫管人員，對醫(yī)療衛(wèi)生方面的專業(yè)常識掌握得不夠全面、準(zhǔn)確，在業(yè)務(wù)熟悉度上也有欠缺，且與原來本院醫(yī)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平有一定差距。

（2）第三方管理人員的自我定位存在差異。由于是非本院職工，在身份的認(rèn)同感上明顯會有不同，這就會引起潛在的物資管理不細(xì)化以及一定的浪費(fèi)現(xiàn)象，在工作流程交接環(huán)節(jié)也會有不順暢的情況。

（3）第三方管理人員、工作人員流動(dòng)性相對較大，不利于內(nèi)部管理。

（4）由于引入工程外包屬新概念，要管理好傳統(tǒng)的物資耗材，就需要抓好從最初的招標(biāo)第三方到最后的人員選定、落實(shí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，周期較長，為這種模式的最終實(shí)施帶來一定程度的障礙。

4 結(jié)語

新模式的運(yùn)用有明顯的優(yōu)勢，也有不足，但通過加強(qiáng)管理、加強(qiáng)監(jiān)督、重點(diǎn)培訓(xùn)等方式還是可以有效地把優(yōu)勢發(fā)揮到最大，把不足減小到最低。這種模式可以在存在管理人員不足、場地不足等問題的醫(yī)院推廣應(yīng)用?？傊?，新的模式簡化了醫(yī)院處理繁雜的物資倉儲、病房下送等事務(wù)，解放了勞動(dòng)力，使醫(yī)院的有限資源得到了最優(yōu)分配。同時(shí)，也為獲取更大的經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮了巨大的作用。

[1] 譚丹華.淺談高值醫(yī)用耗材的科學(xué)管理[J].中國醫(yī)療器械信息，2009，15（4）：34-36.

[2] 高慧.重視醫(yī)學(xué)裝備質(zhì)量，加強(qiáng)劑量檢測手段[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2008，29（2）：46-47.

[3] 陳金雄，陳大鵬，徐榮，等.醫(yī)院物資條形碼全流程管理信息系統(tǒng)的研究與開發(fā)[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2009，30（10）：34.

（收稿：2013-09-06 修回：2013-12-20）

New Mode of Hospital Medical Consumables Distribution

SHIXin
(Departmentof Equipment,Beijing Jishuitan Hospital,Beijing 100035,China)

The present situation of hospital materials management is introduced,and some new mode for material management in the new hospital section are discussed from the aspects of the responsibility,working program,materials distribution flow,materials storage requirements and etc.It's pointed out the new mode contributes to promoting standardized and reasonable requisition,acquisition and inventory management.[Chinese Medical Equipment Journal，2014，35（5）：136-137，148]

medical consumables;material release;projectoutsourcing;warehousemanagement

R318.6；R179.39

A

1003-8868（2014）05-0136-03

10.7687/J.ISSN1003-8868.2014.05.136

石 馨（1978—），女，工程師，主要從事醫(yī)療設(shè)備監(jiān)管維護(hù)方面的研究工作，E-mail：yuanyuan7878787878@163.com。

100035北京，北京積水潭醫(yī)院器械科（石 馨）