■ 王 磊 員志新

淺議軍事代表對“獲證”組織質(zhì)量管理體系的監(jiān)督

■ 王 磊 員志新

本文討論了研究所獲得質(zhì)量管理體系認證注冊后應該進行的主要工作。提出了對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系有效性的保持和提高是獲證組織必須追求的目標，并對質(zhì)量管理體系的自我評價和持續(xù)改進以及軍事代表的監(jiān)督工作進行了探討。

引言

一般而言，組織通過質(zhì)量體系認證，只是組織GJB9001B企業(yè)在質(zhì)量管理體系建設的全過程中達到了一個階段性目標。GJB9001B所要求的只是企業(yè)質(zhì)量管理體系的一個基準，是達到規(guī)定要求、使顧客滿意的基本要求。而GJB9004則是指導企業(yè)建立一個更加全面、完整的質(zhì)量管理體系，進而向世界業(yè)績水平（即TQM）發(fā)展。因此，在按照GJB9001B建立質(zhì)量管理體系的基礎上，再運用GJB9004B標準以使組織獲得更好的業(yè)績是非常必要的，本文就獲證組織應進行的有關工作予以討論。

1.獲證組織要加強現(xiàn)有質(zhì)量管理體系有效性的保持和改進

每個獲證組織都會面臨獲證以后如何抓住良好開端繼續(xù)努力，以尋求更大的進步、更強的市場競爭能力，使其獲得更好的效益的問題。顯然，追求更好的業(yè)績應是每個獲證組織的目標和努力方向，而達到這個目標的有效途徑就是持續(xù)改進。通過對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進與完善，使其更加有效和高效，是每個獲證組織的一項長期任務。

質(zhì)量管理體系的有效性是指組織按照選定的標準建立并運行的質(zhì)量管理體系達到預期結果的程度。一般來說，質(zhì)量管理體系的預期結果是通過組織的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標確定的。質(zhì)量管理體系的有效性來源于過程結果的增值，即一個或一組相互關聯(lián)的過程的輸出結果相對于輸入資源的增值，過程增值的綜合結果也就是質(zhì)量管理體系的增值。

2.獲證組織要進行質(zhì)量管理體系的自我評定

自我評定是一種仔細認真的評價組織質(zhì)量管理體系有效性和效率以及成熟水平方面的判斷。自我評定通常由獲證組織的管理者實施。

自我評定的對象是過程，主要是針對標準的每個主條款，分為五個等級，對照自我評定的問題來評價質(zhì)量管理體系的完善程度，其五個等級具體內(nèi)容見表1。

自我評定有兩種方式，一種是以一個部門為基礎對整個或部分質(zhì)量管理體系進行自我評價，然后尋求改進的機會；另一種是由不同職能部門的人員組成小組對整個或部分質(zhì)量管理體系進行自我評定，隨后由小組成員共同進行評審和分析，最后再確定改進的優(yōu)先順序和實施指南。一般而言，前一種方式更適合于只有職能人員而無職能部門的小型活動，而后一種方式更適合于大型組織，以減少評價時間和改進措施的風險。

表1 質(zhì)量管理體系運作水平成熟度

3.進行質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進

持續(xù)改進是組織的一個永恒目標。GJB9004B就是著重于指導組織通過全面實施依據(jù)這個標準建立的質(zhì)量管理體系，并實現(xiàn)持續(xù)改進，從而提高組織的業(yè)績，確保相關方受益。

組織通過對體系、過程、產(chǎn)品的測量，識別改進的機會，從而實現(xiàn)改進。被改進的過程可以是大過程或者是它的子過程、子子過程，可以是具有創(chuàng)新性的重大過程，也可以是漸進性的較小過程。

3.1 持續(xù)改進的基本途徑

對過程進行持續(xù)改進通常分為突破性項目和漸進的持續(xù)改進兩種活動。

3.1.1 突破性項目的改進活動

突破性項目是指對現(xiàn)有過程進行修改和改進，或實施新過程，這些項目通常是由日常運作之外的跨職能的小組來實施。對現(xiàn)有過程的修改和改進一般是指原過程存在的問題很多，或者是問題解決一個又出現(xiàn)一個，其結果是效果不佳（如顧客不滿意）、效率低下，此時需要組織的管理者運用創(chuàng)造性的思維、采用水平對比或者新技術、新方法，從根本上對原有過程進行修改，包括改變過程流程等，甚至重新設計新過程。

3.1.2 漸進的持續(xù)改進活動

漸進的持續(xù)改進活動，一般是指對現(xiàn)有過程由現(xiàn)有的職能部門或崗位人員進行的一種漸進性的或者有著遞增式變化的較小的改進活動，這種活動基本上是無終止時限的持續(xù)進行的活動，是對原有過程不斷進行少量或輕微修改的日常的持續(xù)改進活動。

3.2 持續(xù)改進的活動

3.2.1 突破性項目的改進活動

突破性項目，通常包含對現(xiàn)有過程進行重大的再設計，一般進行6項活動。

（1）確定改進項目的目標和框架。確定改進的目標和框架是指導改進的重要前提，它能有助于參加人員明確該改進項目的努力方向和對組織帶來的收益，而且改進目標應讓有關員工都了解。

組織應選擇對產(chǎn)品、體系有重要影響的關鍵過程作為改進項目，并明確該項目的總體要求。

（2）對現(xiàn)有的過程進行分析并識別變更的機會。對需待改進的項目涉及的現(xiàn)有過程的分析，應著重于對過程的有效性、效率、適應性、及時性進行分析，以便作為改進策劃的輸入。

通過對現(xiàn)有過程的分析，有助于識別某個具體過程變更的機會，并發(fā)現(xiàn)是否存在著全新的過程或過程流程，以便于對過程進行修改或重建。

（3）確定并策劃過程改進。這項活動是明確需改進的具體過程，并策劃改進方案，包括對過程的再設計（重建），對過程的重建將涉及到定義新設計的過程，確定過程流程和過程測量方法、規(guī)定過程分析等。

（4）實施改進。對于重大戰(zhàn)略項目一般需要由跨部門、跨職能的橫向小組來實施，在實施改進項目時應培訓項目小組的成員，包括項目的目標、措施和方法等。在實施過程改進中應予以測量跟蹤，對于出現(xiàn)的問題，如顧客不滿意、成本增加、過程故障等，應及時進行過程的再改進。

（5）對過程的改進進行驗證和確認。在實施過程改進中應予以測量跟蹤，以驗證改進的結果是否達到所策劃的目標，確認改進活動的有效性。對于改進過程中出現(xiàn)的問題如顧客不滿意、成本增加、過程故障等，應及時更改改進方案或進行過程的再改進。

（6）對已完成的改進作出評價，包括總結經(jīng)驗。

上述6項活動充分體現(xiàn)了PDCA閉環(huán)管理原理。

3.2.2 漸進性持續(xù)改進活動

漸進性持續(xù)改進通常進行以下活動：

（1）組織的員工參加工作組提供漸進的持續(xù)改進的信息。這是由于組織內(nèi)的每個人員最有機會發(fā)現(xiàn)相關過程中存在的問題，從而能夠最準確和及時地提供改進的信息。并且直接參加該項改進的活動小組，參與過程改進。

（2）組織應對漸進的持續(xù)的過程改進活動進行控制，以便了解它們的效果。對現(xiàn)有過程進行較小的漸進的持續(xù)改進，涉及到組織內(nèi)的所有人員，對這種改進活動也應當進行控制，包括對改進活動提供必要的指導和幫助，了解改進的進展情況及其效果等。

（3）對參與改進的組織內(nèi)人員應授予相應的權限，并應當?shù)玫脚c改進有關的技術支持和必需的資源。獲得授權是全員參與的重要前提。參與漸進性改進活動的人員應當具有發(fā)現(xiàn)問題、報告問題和采取糾正措施的權利；獲得相關文件或信息的權利；獲得有助于改進的培訓機會和必要的資源等。

3.3 持續(xù)改進的步驟

持續(xù)改進通常包括8個步驟：

（1）提出改進對象、分析改進的原因。識別過程中存在的問題，選擇改進的區(qū)域，并分析改進的原因。

（2）評價目前的狀況、確定改進目標。評價現(xiàn)有過程的有效性和效率，收集數(shù)據(jù)并進行分析，以便發(fā)現(xiàn)哪類問題最常發(fā)生，選擇特定問題并確立改進目標。

（3）深入分析因素、驗證問題癥結。

（4）確定消除原因方法及防止再發(fā)生的辦法。尋求解決問題的可替代辦法，選擇并實施最佳的解決問題的辦法，即選擇并實施能消除產(chǎn)生問題的根本原因以及防止其再發(fā)生的解決辦法。

（5）驗證評價糾正措施效果。確認問題及其產(chǎn)生根源已經(jīng)消除或其影響已經(jīng)減少，解決辦法已產(chǎn)生了作用，就實現(xiàn)了改進的目標。

（6）實施新的解決辦法并規(guī)范化。用改進的過程代替老過程，可防止問題及其根本原因的再次發(fā)生。

（7）針對已完成的改進措施，評價過程的有效性和效率。對改進項目的有效性和效率作出評價，可考慮在組織的其它地方使用這種解決辦法。

（8）策劃遺留問題的解決辦法和進一步改進目標。

上述8個步驟是對PDCA工作原理的具體應用。

4．結束語

組織“獲證”后并不代表質(zhì)量管理體系已經(jīng)有效，必須進行：

（1）質(zhì)量管理體系的自我評價，以發(fā)現(xiàn)存在的不足。

（2）組織“獲證”后，按照GJB9004B的要求進行持續(xù)改進是使其質(zhì)量管理體系有效運行必須進行的工作，軍事代表應對其予以督促和監(jiān)督。

（3）TQM是追求質(zhì)量管理業(yè)績更高水平的方法，因此在進行質(zhì)量管理體系運行的過程中，應當運用PDCA方法，實施對質(zhì)量管理體系的完善和提高。

1.秦英孝，質(zhì)量管理與質(zhì)量管理體系[M].北京：解放軍出版社，2004.

2.GJB9001B，質(zhì)量管理體系要求[S]，2009.

王磊，海軍駐北京地區(qū)通信軍事代表室；員志新，空軍駐京津地區(qū)軍事代表室）