李洪梅

摘 要：文章從研究生檔案管理的現(xiàn)狀入手分析研究生檔案管理的社會性、系統(tǒng)性、綜合性、通用性和復(fù)雜性，在此基礎(chǔ)上分析研究生檔案管理存在的問題，并就研究生檔案管理提出建議和對策。

關(guān)鍵詞：研究生 檔案管理 現(xiàn)代化

近年來，我國研究生大規(guī)模擴(kuò)招，社會就業(yè)壓力突增，報考研究生人數(shù)越來越多，越來越多的人選擇深造，各個研究生培養(yǎng)單位的研究生規(guī)模不斷增加，無形當(dāng)中對研究生的檔案管理提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，研究生檔案管理手段現(xiàn)代化越來越被各研究生培養(yǎng)單位需求，同時，各個研究生培養(yǎng)單位也在不斷摸索檔案管理現(xiàn)代化之路。

一、研究生檔案管理的特點

1.研究生檔案管理的社會性。研究生教育的目的是培養(yǎng)人才，研究生來自社會，畢業(yè)后又要走向社會。研究生的檔案資料，反映著研究生的學(xué)業(yè)、學(xué)歷、思想政治素質(zhì)等方面情況。

2.研究生檔案管理的綜合性。除了學(xué)術(shù)教育，還有針對性的社會實踐活動。研究生檔案除了反映研究生個人信息，還包括實踐活動等各種綜合檔案。

3.研究生檔案管理的系統(tǒng)性。研究生檔案材料種類過多、數(shù)量大，能夠成為一個獨特的檔案管理系統(tǒng)。既有紙質(zhì)載體，又有音像材料和電子檔案材料。

4.研究生檔案管理的通用性。研究生教學(xué)檔案管理存在著共同的特點，某一專業(yè)的教學(xué)大綱、教學(xué)計劃和課程設(shè)置可在不同培養(yǎng)單位同時使用，還可以對其他專業(yè)起到一定的借鑒和指導(dǎo)作用。

5.研究生檔案管理的復(fù)雜性。由于研究生招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，研究生檔案越來越呈現(xiàn)出數(shù)量急劇增長、內(nèi)容逐漸豐富、類型日趨復(fù)雜、需求日益提高等現(xiàn)象，給研究生檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。

二、研究生檔案管理的現(xiàn)代化之路存在的問題分析

（一）學(xué)生檔案內(nèi)容不統(tǒng)一，規(guī)范性較差

1.研究生分為學(xué)術(shù)型和專業(yè)型兩類，研究生的檔案管理內(nèi)容側(cè)重點也應(yīng)有所不同。

2.研究生生源不同于本科生，既有應(yīng)屆的本科畢業(yè)生，也有著往屆畢業(yè)的在職人員。研究生來自不同學(xué)校，在其檔案最初記錄時期有著很大的差異性，檔案管理花費的成本更多。

3.研究生檔案中包括研究生的學(xué)籍、培養(yǎng)、學(xué)位、思想品德和實踐創(chuàng)新能力等信息，而這些信息同時涉及研究生培養(yǎng)單位的多個部門，很難做到及時歸檔、存儲。

（二）研究生檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

研究生檔案管理人員是檔案管理的主體，直接決定著研究生檔案管理的水平和績效。研究生檔案管理既具有服務(wù)性和科學(xué)性，同時也有著復(fù)雜性和煩瑣性。

（三）研究生檔案管理方式相對落后

目前大部分的檔案仍然是紙質(zhì)材料，一方面不利于保管，另一方面給檔案的查詢設(shè)置了障礙。

（四）研究生檔案管理的單向性

研究生檔案填寫由研究生管理部門完成，研究生檔案的交接也是直接通過調(diào)檔函進(jìn)行公對公的發(fā)送與接收，這就導(dǎo)致了研究生并不能完全了解其檔案里面的內(nèi)容和信息，與研究生緊密相關(guān)的個人檔案似乎與本人一點關(guān)系也沒有，透明度不夠，這一點是目前檔案管理過程中存在的通病。

三、研究生檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展建議

第一，統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，明確研究生檔案的內(nèi)容和范圍

研究生檔案是研究生未來走向工作崗位的人事檔案的基礎(chǔ)，國家相關(guān)部門應(yīng)該制定適合研究生使用的統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的檔案內(nèi)容，并進(jìn)行規(guī)范化管理。

第二，提高研究生檔案管理人員的綜合素質(zhì)

研究生檔案管理人員首先要有高度的責(zé)任感和職業(yè)道德修養(yǎng)。其次要提高檔案管理的業(yè)務(wù)水平，學(xué)會利用現(xiàn)代化科技知識應(yīng)用于檔案管理。

第三，完善研究生檔案管理體制

研究生檔案管理人員應(yīng)定期考核業(yè)務(wù)工作。檔案管理工作人員的調(diào)動不應(yīng)該過于頻繁，確需調(diào)動的工作人員，應(yīng)做好工作交接。還應(yīng)該定期讓研究生查看了解其檔案內(nèi)容，這樣可以防止一些不必要的失誤。

第四，充分利用辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案管理的信息化檔案管理

信息化也是檔案管理之路上的一個里程碑，是檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢。

由于我國特有的情況，導(dǎo)致我國研究生檔案管理還存在著巨大的地區(qū)差異。但是，檔案管理現(xiàn)代化是檔案發(fā)展的必然趨勢，隨著我國對檔案管理工作越來越重視，研究生檔案管理工作必將迎來一個新的時期，但是，不可否認(rèn)，研究生檔案管理現(xiàn)代化之路仍然任重道遠(yuǎn)，這就要求檔案管理人員在新時期要不斷利用新科技提升業(yè)務(wù)水平，提高自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

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