陳嘉莉

（廣東文藝職業(yè)學(xué)院，廣東 廣州 511400）

檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。傳統(tǒng)檔案的主要載體是紙質(zhì)，隨著社會(huì)的發(fā)展出現(xiàn)了膠片和以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體。

傳統(tǒng)檔案中的紙質(zhì)檔案占有了很大的比重，紙張是用植物纖維組成的，而植物纖維容易在酸、強(qiáng)光、氧化劑、高溫和潮濕的環(huán)境下產(chǎn)生氧化和水解反應(yīng)，從而降低紙質(zhì)檔案的耐久性和強(qiáng)度。所以在保存紙質(zhì)檔案時(shí)，需要對(duì)存放環(huán)境做防光、防熱和防潮處理。環(huán)境中紫外線(xiàn)、可見(jiàn)光均和酸性物質(zhì)會(huì)對(duì)紙張引起化學(xué)反應(yīng)，使紙張發(fā)黃脆弱，檔案庫(kù)房要做好空氣過(guò)濾凈化措施、過(guò)濾紫外線(xiàn)和防光處理，同時(shí)使用不透明的無(wú)酸性或者堿性檔案盒存放紙質(zhì)檔案，從而降低紙張產(chǎn)生化學(xué)反應(yīng)的概率。紙張?jiān)诟邷丨h(huán)境下也會(huì)降低強(qiáng)度和耐力。紙張對(duì)環(huán)境的濕度也有要求：濕度太大，紙張則容易受潮軟化；濕度太小，紙質(zhì)又容易失去彈性。檔案庫(kù)房在建設(shè)時(shí)都要考慮如何保持庫(kù)房的溫度在20℃～25℃，相對(duì)濕度為45%～50%左右。因?yàn)楹οx(chóng)和霉菌也會(huì)侵蝕紙張，所以會(huì)在檔案庫(kù)房做防蟲(chóng)害和霉菌處理，不能在室內(nèi)放置綠植，對(duì)進(jìn)入人員也需要做相應(yīng)的控制。

膠片檔案老化的主要原因在于膠片基底的老化和感光層的氧化，在過(guò)高溫度的時(shí)候，膠片會(huì)變形，而過(guò)于潮濕時(shí)表面會(huì)產(chǎn)生霉菌。所以存放膠片檔案時(shí)是將其置于低溫、通風(fēng)的環(huán)境，通常環(huán)境溫度在2℃～18℃左右，相對(duì)濕度在30%～35%左右為佳，使用惰性耐火材料進(jìn)行存放。

此外，傳統(tǒng)檔案的擺放也有要求，紙質(zhì)檔案和膠片檔案都應(yīng)該平放，可以避免紙張的蜷曲；磁帶檔案則應(yīng)直立放置，避免重力關(guān)系造成磁帶偏向。

以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體的電子文件是依賴(lài)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。磁盤(pán)是以金屬材料或者玻璃作為盤(pán)基，然后用粘接劑將磁性介質(zhì)附于盤(pán)基上，表面再附著保護(hù)涂層，通過(guò)改寫(xiě)磁性物質(zhì)的排列順序和強(qiáng)度來(lái)達(dá)到存儲(chǔ)的目的。而光盤(pán)介質(zhì)是在碳酸鹽聚合物的基底層上附上金屬反射鍍膜層。電子文件的載體對(duì)熱、潮、塵、磁、光和振動(dòng)十分敏感，高溫和高濕將導(dǎo)致磁盤(pán)的粘接劑會(huì)失去粘性和發(fā)霉，造成磁性介質(zhì)的脫落等，盤(pán)基也可能受熱變形；而光盤(pán)的金屬反射鍍膜層則在潮濕和高溫的環(huán)境下容易氧化，從而造成資料的丟失。而低溫和濕度過(guò)低會(huì)使盤(pán)基脆弱，過(guò)于干燥會(huì)產(chǎn)生靜電，吸附空氣中的塵埃顆粒，從而導(dǎo)致讀取出錯(cuò)，資料缺損。根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中規(guī)定電子文件存放的環(huán)境溫度范圍：17℃-20℃；相對(duì)濕度范圍：35%-45%。通常上對(duì)溫濕度環(huán)境變化也有嚴(yán)格的控制，要求24小時(shí)內(nèi)溫度變化不得超過(guò)±3℃、相對(duì)濕度變化不得超過(guò)±5%。

磁盤(pán)和光盤(pán)都是高密度存儲(chǔ)器，金屬鍍膜層結(jié)構(gòu)精密敏感，受擠壓或盤(pán)面如果有劃傷都會(huì)損害資料的完整性，空氣中的塵埃也會(huì)引起磁盤(pán)和光盤(pán)表面的涂層受損，造成物理?yè)p害；塵粒中還含有霉菌等微生物，這些微生物如果吸附在載體表面，其分泌物中的酸性物質(zhì)和酶將會(huì)使電子載體受損，產(chǎn)生霉斑和菌斑，影響載體的壽命。為了避免載體過(guò)多接觸空氣中的塵粒，使用亞克力，純聚丙烯等化學(xué)性質(zhì)穩(wěn)定的材料制作的保護(hù)盒存放電子文件，庫(kù)房也不鋪設(shè)地毯，避免堆積塵粒。電子文件是依靠載體的磁性介質(zhì)記錄信息的，而當(dāng)磁性介質(zhì)受到外界磁場(chǎng)干擾容易改變載體中磁介質(zhì)的強(qiáng)度和排列方向，破壞記錄信息，也會(huì)引起退磁或消磁反應(yīng)從而造成資料丟失。電子文件可使用金屬柜子或者金屬箱子進(jìn)行保管貯存，可以對(duì)外界磁場(chǎng)進(jìn)行屏蔽。

磁帶檔案保存時(shí)則需要考慮的是如何防止外界磁場(chǎng)干擾，避免檔案消磁，同時(shí)濕度、光線(xiàn)和高溫也會(huì)引起磁帶材質(zhì)的老化、磁帶發(fā)霉、磁粉脫落和材料變形。通常磁帶檔案要求保存的環(huán)境在18℃～23℃，相對(duì)濕度為35%～50%，將磁帶檔案存放在絕緣盒子中放置于遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的位置。

傳統(tǒng)檔案形成后，載體和信息緊密的結(jié)合在一起，只要按照要求保管好，可以無(wú)障礙閱讀使用。但是電子文件受技術(shù)發(fā)展影響很大，因?yàn)殡娮訖n案記錄時(shí)所使用的編碼規(guī)則、壓縮算法、記錄格式和文件格式都可能隨時(shí)因?yàn)榧夹g(shù)發(fā)展而被淘汰，而且用來(lái)讀取這些電子文件的軟硬件環(huán)境也可能會(huì)逐漸消失，如果不采取適當(dāng)?shù)募夹g(shù)和管理措施，電子文件有可能會(huì)因?yàn)榧夹g(shù)失效而導(dǎo)致壽命終結(jié)。所以每年均應(yīng)對(duì)電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。

從紙質(zhì)檔案的誕生到現(xiàn)在已經(jīng)有上千年的歷史，只要保存管理得當(dāng)，紙質(zhì)的檔案的壽命可以達(dá)到上千年。而電子檔案的產(chǎn)生到現(xiàn)在也不過(guò)只有十幾年歷史，雖然還無(wú)法得知電子檔案到底可以保存多少年，但是通過(guò)對(duì)電子檔案的載體的物理性質(zhì)和老化試驗(yàn)分析，在良好的環(huán)境下，電子檔案可有近百年的壽命。

［1］GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范[S].

［2］DA/T15-95磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范[S].

［3］郭莉珠，主編.檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)教程[M].2版.北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社.

［4］所桂萍，主編.檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)[M].河南：河南人民出版社.

［5］李德萬(wàn).檔案保護(hù)技術(shù)綜述：以加拿大國(guó)家檔案館為例[J].光盤(pán)技術(shù)，2007(6)：8－10.

［6］管先海.檔案館數(shù)字檔案信息保存技術(shù)思考[J].檔案管理，2010(4)：30－32.