王 玲

北京市科學(xué)技術(shù)研究院

從某種角度來說，實驗室建設(shè)關(guān)系到國家競爭力的發(fā)展。黨的十八大提出“實施創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略”，科研是推動發(fā)展的關(guān)鍵力量，是創(chuàng)新的必要條件，而實驗室的建設(shè)則是科研工作的重要保障?？蒲袡C構(gòu)的大部分科研工作是在實驗室中完成的，實驗室儀器設(shè)備即成為不可或缺的工具。如何充分發(fā)揮實驗室儀器設(shè)備在科技創(chuàng)新中的有效作用,使之真正成為提升科研院所自主創(chuàng)新能力與其發(fā)展建設(shè)中的基礎(chǔ)條件，除設(shè)立專門的職能部門和制定規(guī)范的管理規(guī)程以外，與其有效的資產(chǎn)管理模式密切相關(guān)。

目前對實驗室設(shè)備的信息化管理水平還比較低,導(dǎo)致利用率低、甚至閑置等資源浪費問題。管理方式多采用將任務(wù)分成小塊，落實到個人并能隨時查詢設(shè)備的當(dāng)前情況和歷史情況，這種方式對設(shè)備的可靠性分析有直接作用。廣大一線科研管理人員對設(shè)備的管理已經(jīng)做了大量的工作，積累了一些數(shù)據(jù)。隨著時間的推移，數(shù)據(jù)量越來越大，如何對這些數(shù)據(jù)進行存儲、分析、查找將成為一個不得不解決的問題。

科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展把人類社會推向了一個嶄新的IT時代。信息對社會經(jīng)濟發(fā)展起著巨大的推動作用，信息技術(shù)、材料和能源被稱為現(xiàn)代社會的三大支柱。隨著信息作為一種資源來管理的需求日益加強，信息研究領(lǐng)域出現(xiàn)了一種新的管理思想和模式——信息管理。所謂信息管理是指為了滿足管理需要而進行的信息產(chǎn)生、識別、遴選、收集、加工、傳遞、存儲、檢索、輸出等工作的總稱。它包括從信息產(chǎn)生到喪失應(yīng)用價值為止的整個信息壽命周期的全部工作。

實驗室設(shè)備管理是對設(shè)備壽命周期全過程的管理，包括設(shè)備的選型、采購、入庫、使用、維護、修理以及更新改造等全過程。設(shè)備運動過程可分為兩種狀態(tài)，設(shè)備的物資運動形態(tài)和資金運動形態(tài)。設(shè)備的物資運動形態(tài)，是指從選購、驗收，經(jīng)使用、維護、修理、更新、改造直至報廢退出的全過程，對這個過程的管理稱之為設(shè)備的技術(shù)管理；設(shè)備的資金運動形態(tài)，包括設(shè)備的最初投資、價值、數(shù)量、運行費用、折舊、收益以及更新改造措施等，對這個過程的管理稱為設(shè)備的經(jīng)濟管理。設(shè)備的技術(shù)管理與經(jīng)濟管理是有機聯(lián)系、相互統(tǒng)一的。

1 實驗室設(shè)備管理存在的問題

隨著國家各級財政對科技創(chuàng)新投資力度的不斷遞增，每年投入了大量資金為研究院所和各級重點實驗室購置了各種儀器設(shè)備。以增強科研機構(gòu)和各級實驗室的基礎(chǔ)條件，為克服某些領(lǐng)域的技術(shù)瓶頸或?qū)崿F(xiàn)集成創(chuàng)新、掌握核心技術(shù)、提高產(chǎn)業(yè)的整體技術(shù)水平、優(yōu)化資源配置提供一個巨大的推進力，對促進產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟社會發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變產(chǎn)生了極其重要的推動作用。與此同時，科研院所傳統(tǒng)的實驗室設(shè)備管理也暴露出一些問題。

（1）設(shè)備的開放程度較低。

儀器設(shè)備都分散于各個研究院所和各級實驗室，多數(shù)儀器不對外開放，部分對外開放的儀器由于信息的滯后性和使用者信息獲取渠道暢通性的限制，使用率也比較低。儀器使用的復(fù)雜性及系統(tǒng)培訓(xùn)的缺失也制約了儀器的開放程度。

（2）實驗室設(shè)備使用中的問題。

各實驗室儀器設(shè)備得不到充分有效的利用，有的是由于科研人員不能實時了解儀器設(shè)備和平臺的信息狀態(tài)，儀器設(shè)備的機時分配不合理。有的是實驗室中的儀器設(shè)備數(shù)量多、專業(yè)性強，管理人員的相關(guān)培訓(xùn)不到位、重視程度不夠。有的是專業(yè)技術(shù)人員對新購的儀器設(shè)備功能特點的掌握不夠迅速，儀器功能不能充分發(fā)揮，影響了設(shè)備特別是大型儀器設(shè)備的正常運行和利用率，甚至還有處于長期閑置狀態(tài)的儀器設(shè)備。

(二)新會計制度的適用范圍發(fā)生變化。新會計制度適用各級各類行政單位和事業(yè)單位(特別說明的除外)，舊會計制度則分為行政單位會計制度和事業(yè)單位會計制度。

（3）制度不明、賬目不清。

缺乏先進管理理念的應(yīng)用，設(shè)備信息的統(tǒng)計準(zhǔn)確度不高。許多研究所在儀器設(shè)備管理方面沒有系統(tǒng)地建立健全有關(guān)的規(guī)章制度，或者是相關(guān)制度沒有能夠及時隨著研究所發(fā)展擴張和新購置的儀器設(shè)備管理工作的特點變化而及時更新。有的，雖然制定了制度但沒有得到切實執(zhí)行。成立多年的研究所對各項儀器設(shè)備的定期盤點、核對工作不夠徹底，使得儀器設(shè)備固定資產(chǎn)存在一些臺帳與實際不相符的問題。

2 信息管理的基本理論

（1）信息管理的層次理論。

信息管理一般分為戰(zhàn)略計劃層、管理控制層、運行控制層和業(yè)務(wù)處理層四個層次。由于各層管理者職責(zé)不同，因而不同層次管理所需的信息在內(nèi)容、來源、精度、時效性及使用頻率上均有不同。一般而言，戰(zhàn)略計劃層所需信息內(nèi)容全面、來源廣泛，但要求少而精，多為經(jīng)過復(fù)雜加工處理的綜合信息。管理控制層和運行控制層處于中間層次，承擔(dān)信息加工處理的絕大部分任務(wù)，起著承上啟下的作用，因而要求信息流內(nèi)容全面、精確而且及時，主要是大量來自企業(yè)內(nèi)部及外部的原始信息。業(yè)務(wù)處理層是管理的最底層，主要職責(zé)是日常工作的事中(現(xiàn)場)協(xié)調(diào)控制，以確保工作的連續(xù)性和有效性，它所要求的信息必須詳盡、及時、準(zhǔn)確、連續(xù)，主要是來自戰(zhàn)略計劃層、管理控制層、運行控制層的各種指令性信息、指導(dǎo)性信息及本部門作業(yè)環(huán)節(jié)的原始記錄信息。

信息管理層次理論認為，各類信息應(yīng)按其不同作用和管理要求在不同管理層間合理分流，避免信息的無效傳遞。比如。具體的作業(yè)記錄一般不應(yīng)該提供給總經(jīng)理，他所需要的應(yīng)是經(jīng)過統(tǒng)計分析形成的綜合報表。而由作業(yè)記錄產(chǎn)生綜合報表的信息加工工作應(yīng)由管理控制層和運行控制層完成。

這個理論對信息的處理是單項線性的，對于單一系統(tǒng)來說比較實用，但是，信息共享存在一定的局限性。

（2）信息管理的反饋控制理論。

信息管理反饋控制理論認為，管理過程就是從信息輸入到輸出，經(jīng)過反饋和修正，形成新的信息輸入的不斷循環(huán)過程，每次循環(huán)的延續(xù)時間就是管理周期。延續(xù)時間的長短則反映了管理工作效率的高低。因此，要縮短管理周期、提高管理效率，不僅要保證信息正向傳遞渠道的暢通，而且要確保信息反饋控制功能的實現(xiàn)。為此，在設(shè)置信息傳輸渠道時，要充分注意到信息雙向流的特性，確保信息反饋渠道的通暢，明確正向信息接收方的反饋職責(zé)，并加強信息傳遞與反饋職責(zé)的考核。

（3）信息管理的流速時效理論。

信息流伴隨物流而產(chǎn)生，信息流對物流起著控制作用。而且工作的連續(xù)性的特征要求對物流進行實時控制。這就在客觀上要求信息流與物流在時間上同步，否則，將可能由于時效性的喪失而導(dǎo)致信息流對物流失去控制作用。然而，實踐中要完全做到這一點是不可能的，即使在最完善的管理條件下，信息流和物流相比仍然是滯后的，這是因為信息流是物流的客觀反映。只有物流的啟動，才有后繼信息流的形成。而且，物流始終是不停頓的，而信息加工處理則需要時間，尤其在手工處理信息的情況下，信息流和物流間一般存在明顯的時間差。鑒于此，信息管理的流速時效理論認為，信息管理的目的并不是要完全消除事實上不可能消除的信息流與物流之間的時間差，而是要盡一切可能加快信息流速，使這種客觀存在的時間差盡可能縮短。具體來說，就是要從管理體制、組織機構(gòu)、人員素質(zhì)、信息管理手段、工具、方法等多方面作出最大的努力，以縮短信息收集、加工、傳遞、存儲、檢索、輸出等環(huán)節(jié)的時間，促使信息更快、更準(zhǔn)、更高效地流動。

流速時效性理論保證了信息的快速、準(zhǔn)確和高效。但同樣無法實現(xiàn)信息共享。

3 市科研院的特點

北京市科學(xué)技術(shù)研究院擁有30個直屬單位，其中應(yīng)用技術(shù)開發(fā)型研究所8家：北京市電加工研究所、北京市計算中心、北京市營養(yǎng)源研究所、北京自動測試技術(shù)研究所、北京實驗動物研究中心、北京市新技術(shù)應(yīng)用研究所、北京市太陽能研究所、北京市射線應(yīng)用研究中心；公益型研究所10家：北京市勞動保護科學(xué)研究所、北京市理化分析測試中心、輕工業(yè)環(huán)境保護研究所、中國輕工業(yè)清潔生產(chǎn)中心、北京市科學(xué)技術(shù)情報研究所、北京科技經(jīng)濟信息聯(lián)合中心、北京城市系統(tǒng)工程研究中心、北京決策咨詢中心、北京科學(xué)學(xué)研究中心、北京市輻射中心；科普場館3家：北京天文館、北京自然博物館、北京麋鹿生態(tài)實驗中心；科技服務(wù)機構(gòu)9家：北京科學(xué)技術(shù)出版社、北京國際科技服務(wù)中心、北京對外科學(xué)技術(shù)交流中心、北京科學(xué)技術(shù)研究院研修中心、北京市科學(xué)器材公司、北京科力新技術(shù)發(fā)展總公司、北京北科創(chuàng)業(yè)投資有限公司、北京北科永豐科技發(fā)展有限公司、北京燕科物業(yè)管理有限公司。

2007年，市科研院被正式列入市財政一級預(yù)算單位，科技投入與科技創(chuàng)新水平大幅度提升。財政項目經(jīng)費總投入累計達到10多億元，新增大型儀器設(shè)備近400臺（套），集聚資金、條件、人才、基地等創(chuàng)新要素，不斷加強科技條件平臺建設(shè)，進一步夯實持續(xù)創(chuàng)新的基礎(chǔ)。按照國家和北京市中長期發(fā)展規(guī)劃綱要的要求，抓緊實施科技創(chuàng)新工程，全院已形成2個國家級工程技術(shù)研究中心、15個北京市重點實驗室（工程技術(shù)研究中心）、16個院級重點實驗室組成的多層級、廣覆蓋的科技創(chuàng)新體系。

如何管理好院里不同類型研究所及科技服務(wù)機構(gòu)的儀器設(shè)備，并實現(xiàn)共享。是市科研院科研管理工作中面臨的問題之一。針對這樣的問題結(jié)合以上的信息管理理論筆者提出了全息的儀器管理理念。

4 全息儀器管理

全息，是反映物體在空間存在時的整個情況的全部信息。全息儀器管理就是對所有儀器壽命全過程中產(chǎn)生的信息集中存儲的管理理念。比如實驗室設(shè)備選型、使用、維護修理以及設(shè)備的最初投資、價值數(shù)量、運行費用、折舊、收益等等。

實驗室儀器的全息管理包括三大部分：儀器相關(guān)數(shù)據(jù)的收集、儀器信息的管理、信息的運用，如圖1。

圖1 儀器管理過程

對實驗室儀器信息的管理采取一種全息的管理模式，需要建立一個全息模型。全息的模型就是建立一個關(guān)于儀器的全方位的立體的信息庫，如圖2。

圖2 一臺儀器的全息信息模型

圖2是以一臺儀器為例建立的一個全息模型。對所有的儀器均建立一個這樣的模型，各個儀器模型之間的數(shù)據(jù)信息可以流動，整個研究院的信息模型就是一個立體的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，相關(guān)信息之間均可以進行流動。依托這個全息模型可以建立三個平臺：管理者平臺、應(yīng)用者平臺和擁有者平臺，如圖3。

圖3 全息模型儀器管理框架

在實際應(yīng)用過程中全息信息庫、管理者、應(yīng)用者和擁有者有著怎樣的關(guān)系？舉一個簡單的例子來說明。例如有一個儀器的使用需求從應(yīng)用者發(fā)出后，信息如何在三個平臺之間流動，如圖4。

圖4 全息模型信息流動示意

5 結(jié)束語

全息信息實驗室儀器設(shè)備管理模式是科研院所驗室儀器設(shè)備建設(shè)與管理的有效方式。這種新的模式有助于改善與加強實驗室儀器設(shè)備的管理，提升研究院所實驗室設(shè)備及運行的管理水平，進而有利于提高科研管理工作效率、實現(xiàn)科技資源共享，更好的為科技創(chuàng)新提供服務(wù)。

當(dāng)然，需要強調(diào)的是，對于實驗室儀器設(shè)備實行全息化管理，如果只是簡單地采用計算機技術(shù)，而缺乏符合本單位具體情況的管理方法和相應(yīng)的專業(yè)人員，其作用發(fā)揮是要打折扣的。理想的狀態(tài)是基礎(chǔ)管理和信息化相互結(jié)合、相互促進。信息化可以把全息管理模式標(biāo)準(zhǔn)化，從而促進管理科學(xué)化。因此，對實驗室設(shè)備實施全息化管理，首先應(yīng)該加強基礎(chǔ)管理工作，就是要知道管什么、管到哪兒、如何管，才能使全息化管理模式提高實驗室儀器設(shè)備的使用效率與效用。