張穎ZHANG Ying

（河北省桃林口水庫(kù)管理局，秦皇島 066000）

（Hebei Taolinkou Reservoir Administration Bureau，Qinhuangdao 066000，China）

0 引言

桃林口水庫(kù)是“八五”、“九五”期間水利部和河北省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，始建于1992年11月。從水庫(kù)立項(xiàng)審批、規(guī)劃設(shè)計(jì)、開(kāi)工建設(shè)，到如今穩(wěn)步發(fā)展，二十余年生成大量具有社會(huì)價(jià)值的檔案，數(shù)量多、范圍廣、關(guān)聯(lián)性強(qiáng)、復(fù)雜性強(qiáng)，恰似一條承載著水庫(kù)歷史發(fā)展的、環(huán)環(huán)相扣的記憶鏈。

1 檔案工作的重要性

對(duì)單位來(lái)講，檔案是行政管理的依據(jù)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的參考。他作為一種信息資源，包含了水庫(kù)歷史、工程建設(shè)、日常事務(wù)、職工信息等，是水庫(kù)建設(shè)發(fā)展的重要憑證和參考。如在工程建設(shè)方面，水庫(kù)大壩主體采用“金包銀”碾壓混凝土、壩肩邊坡采用“高邊坡劈坡噴錨”等先進(jìn)工藝，這類工程檔案不但對(duì)水庫(kù)目前的利用和維護(hù)有重要意義，也對(duì)其他地區(qū)興建同類工程具有很大的參考價(jià)值；在旅游開(kāi)發(fā)方面，水庫(kù)利用檔案資料建設(shè)展覽館，并做了多期景區(qū)宣傳片，充分彰顯水利行業(yè)的精神風(fēng)貌；在日常工作中，水庫(kù)實(shí)現(xiàn)水利發(fā)電、汛期科學(xué)調(diào)度，也離不開(kāi)檔案的合理利用。

對(duì)社會(huì)來(lái)講，檔案是歷史的真實(shí)記錄，是承載記憶的文化遺產(chǎn)。它既滿足當(dāng)代人利用參考需要，還保持了人類歷史的整體性和延續(xù)性，他的質(zhì)量和完整程度影響到整個(gè)記憶的留存。所以，做好檔案工作，使這種“記憶”盡可能完整、有序的延續(xù)下去至關(guān)重要。

2 加強(qiáng)檔案管理的幾點(diǎn)看法

2.1 建立健全制度并有效施行是規(guī)范做好檔案工作的首要保障 所謂無(wú)規(guī)矩不成方圓，檔案工作需要有一定的標(biāo)準(zhǔn)、形式。桃林口水庫(kù)為確保檔案資料的準(zhǔn)確、全面、規(guī)范，根據(jù)國(guó)家《檔案法》、《河北省檔案工作條例》，結(jié)合單位實(shí)際情況，制訂了《桃林口水庫(kù)檔案管理制度》，其中包括《綜合檔案管理制度》、《檔案交接制度》、《檔案借閱制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案庫(kù)房管理制度》、《檔案銷毀制度》。這些制度對(duì)檔案資料的收集整理、立卷歸檔、科學(xué)管理、合理利用做出了明確規(guī)定，極大的提高了檔案管理水平。為了確保這些檔案制度的有效實(shí)施，應(yīng)對(duì)文件的歸檔工作實(shí)施崗位責(zé)任制，把檔案工作納入處室年度目標(biāo)考核范圍，使檔案工作規(guī)范化、責(zé)任化，檔案管理上有組織、有準(zhǔn)則、有計(jì)劃、有經(jīng)費(fèi)，讓檔案制度落到實(shí)處。

2.2 加大宣傳力度是做好檔案工作的重要手段 檔案工作尤其是檔案收集工作，僅靠檔案員難以完成，他離不開(kāi)單位各部門、所有工作人員的支持。不少人認(rèn)為檔案收集不全的原因是領(lǐng)導(dǎo)不重視，各部門工作人員不重視。然究其根本原因，還是宣傳力度不夠。桃林口水庫(kù)作為重點(diǎn)水利工程，檔案具有數(shù)量大、種類多、內(nèi)容繁雜等特點(diǎn)。檔案的龐大性、復(fù)雜性使檔案難于管理，更難于收集齊全。零星檔案散落在經(jīng)辦人手中，如開(kāi)會(huì)帶回的材料，外單位通過(guò)電子郵箱等途徑直接傳給對(duì)口處室的文件等，這類資源的產(chǎn)生，檔案人員并不知情，無(wú)法有效監(jiān)督而造成資源不能歸檔，將嚴(yán)重影響檔案的完整性和利用價(jià)值。水庫(kù)采取加大宣傳力度的方式，廣泛宣傳檔案相關(guān)法律法規(guī)，張貼檔案類宣傳圖，組織學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，同時(shí)檔案人員也常與各處室人員溝通、協(xié)調(diào)，做好監(jiān)督工作。通過(guò)以上方式引起了全體工作人員重視，逐步使檔案收集工作從義務(wù)化向自覺(jué)化轉(zhuǎn)變，最終達(dá)到做好檔案工作的目的。

此外，向領(lǐng)導(dǎo)“宣傳”也是做好檔案工作的必要手段，甚至可以說(shuō)是必要前提。檔案人員應(yīng)主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)提供上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的檔案政策性文件，積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持，經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作開(kāi)展情況，從而引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視，把檔案工作納入年度考核范圍，從而使檔案工作在各個(gè)方面都得到支持。

2.3 良好的工作環(huán)境是做好檔案管理的必備條件 首先，檔案作為重要的信息資源，應(yīng)遵循保密原則。檔案室應(yīng)安裝防盜門和防盜護(hù)欄。其次，檔案大部分采用紙質(zhì)。紙質(zhì)檔案容易發(fā)霉、受潮，時(shí)間久了字跡易褪色、易粘到前頁(yè)，十分不易保管。為了使檔案保存長(zhǎng)久有效，檔案的保存環(huán)境便有著較高的要求，如檔案室需要配備檔案專用柜、空調(diào)、除濕機(jī)等，使檔案處于恒溫、恒濕、防光、防水、防火的環(huán)境。這些是檔案管理的硬件環(huán)境。而隨著計(jì)算機(jī)在各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案管理也應(yīng)順應(yīng)潮流，利用軟件達(dá)到高效管理工作。因此還應(yīng)增加計(jì)算機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備。通過(guò)操作檔案專用軟件，檔案人員可方便的進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、錄入、統(tǒng)計(jì)等工作，提高了檔案工作的效率，實(shí)現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理與利用。

2.4 建設(shè)高素質(zhì)檔案工作人員，提高檔案管理水平，是高效工作的有力途徑 隨著辦公管理的現(xiàn)代化，檔案人員應(yīng)不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，注重提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，條理準(zhǔn)確的對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、分類、整理、立卷、裝訂、編號(hào)等，使檔案的存放條目清楚、合理有序、管理規(guī)范。同時(shí)應(yīng)熟練操作計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，在歸檔整理中注意遵循檔案材料的形成規(guī)律，利用計(jì)算機(jī)檢索備注等方式，保持檔案之間的聯(lián)系，便于查找利用。此外，檔案人員還應(yīng)具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)謹(jǐn)自我工作作風(fēng)，嚴(yán)格遵守檔案的借閱、制度、庫(kù)房管理等制度，極力維護(hù)檔案的完整和安全。檔案保管工作做到不壞、不丟、不散、不亂，使檔案的保存達(dá)到完整、有序，不致因保管不當(dāng)使檔案損壞，不致因工作疏忽而使檔案丟失，不致因檔案的分散保管而不利于合理利用，要做到檔案整齊規(guī)范，檢索方便易查。

2.5 科學(xué)規(guī)劃，開(kāi)發(fā)新形式，最終達(dá)到高效利用的目的檔案工作的目的是利用檔案為其他工作服務(wù)。不能有效利用的檔案，也就失去了其原有價(jià)值。我們?cè)鰪?qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高檔案工作質(zhì)量，優(yōu)化檔案管理，目的就在于更好的利用。

隨著檔案量逐年上升，檔案利用率的提高和無(wú)紙化辦公的廣泛倡議，檔案工作高效利用也成為必然的研發(fā)課題，檔案電子化似乎也成為一個(gè)必然趨勢(shì)。然而，電子檔案也存在缺點(diǎn)：首先，電子檔案的數(shù)據(jù)容易丟失和修改，檔案的真實(shí)性不易確定。其次，電子檔案對(duì)計(jì)算機(jī)等設(shè)備過(guò)分依賴。為了彌補(bǔ)這些缺陷，紙質(zhì)和電子檔案雙套歸檔，互相依存，才是最穩(wěn)妥的儲(chǔ)存方式。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)則是桃林口水庫(kù)最新的開(kāi)發(fā)目標(biāo)：在電腦上創(chuàng)建檔案信息庫(kù)，針對(duì)工程檔案、旅游檔案等利用率較高的檔案，利用掃描儀把紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，在數(shù)據(jù)庫(kù)中實(shí)現(xiàn)全文檢索。這不但方便了檔案的查閱、利用，還可以減少紙質(zhì)檔案在利用、翻閱過(guò)程中造成磨損，從而逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、現(xiàn)代化，減輕管理人員的工作強(qiáng)度，提高檔案工作效率。

3 結(jié)語(yǔ)

在檔案管理工作中，只有使基礎(chǔ)工作達(dá)到規(guī)范化要求，才能確保今后檔案各項(xiàng)管理工作有序開(kāi)展，逐步由管理型轉(zhuǎn)化為科學(xué)利用型。隨著我國(guó)水利事業(yè)從工程水利向資源水利的轉(zhuǎn)變，桃林口水庫(kù)檔案管理應(yīng)在實(shí)踐中端正方向、開(kāi)拓創(chuàng)新，不斷推動(dòng)檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理和合理、高效利用，最終達(dá)到為檔案工作做貢獻(xiàn)、為水庫(kù)建設(shè)服務(wù)的目的。

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[2]郭輝.工程檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].北京檔案，2003(06).

[3]傅春妃.做好重點(diǎn)工程檔案管理的幾點(diǎn)體會(huì)——從杭州蕭山國(guó)際機(jī)場(chǎng)工程檔案管理談起[J].檔案學(xué)通訊，2002(05).