由寶劍

西安交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院財(cái)務(wù)科，陜西西安710061

淺議醫(yī)院幼兒園信息化建設(shè)與管理

由寶劍

西安交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院財(cái)務(wù)科，陜西西安710061

隨著信息化的快速發(fā)展，一些新技術(shù)新手段有必要引入到幼兒園的相關(guān)業(yè)務(wù)管理中，例如幼兒園學(xué)籍管理、財(cái)務(wù)管理等，借助信息化手段，可以提高幼兒園的管理水平，同時(shí)也能提升家長對幼兒管理的滿意度，解決諸多幼兒園管理難題。

幼兒園；信息化；財(cái)務(wù)管理；業(yè)務(wù)管理

隨著經(jīng)濟(jì)和社會的不斷發(fā)展，信息化手段的應(yīng)用也越來越普及，安卓、蘋果等智能信息系統(tǒng)的應(yīng)用將信息傳播提升到了一個(gè)新的階段，傳統(tǒng)的幼兒園管理在信息時(shí)代也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，改變方法，提升幼兒園自身管理水平以及社會滿意度。

1 幼兒園信息化管理的現(xiàn)狀

我園作為西安交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院附屬幼兒園，不僅承擔(dān)著西安交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院第一附屬醫(yī)院四千多名職工的子女入托教育，也承擔(dān)著附近居民少數(shù)幼兒的入托教育工作。但幼兒園的日常管理仍處于傳統(tǒng)階段，在幼兒的學(xué)籍管理、費(fèi)用計(jì)算、考勤管理、安全管理、財(cái)務(wù)管理等方面存在一定的問題。例如幼兒學(xué)藉資料管理困難，時(shí)常出現(xiàn)一定錯(cuò)誤。目前，通過人工對幼兒看園、入學(xué)、升班、調(diào)班、異動、復(fù)學(xué)、畢業(yè)等進(jìn)行跟蹤，容易產(chǎn)生錯(cuò)誤。再如幼兒園幼兒收費(fèi)管理也是一個(gè)難題，幼兒園既有醫(yī)院職工子女，又有附近居民子女，收費(fèi)存在一定區(qū)別，容易產(chǎn)生漏洞。又如幼兒請假退費(fèi)等人工統(tǒng)計(jì)易出錯(cuò)。針對幼兒費(fèi)用到期、未交學(xué)費(fèi)、未交清學(xué)費(fèi)的情況通過人工處理，也容易出錯(cuò)。

2 幼兒園信息化管理的作用

我們思考，能否運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，改變幼兒園的常規(guī)管理模式，為我園的業(yè)務(wù)管理打造一個(gè)新的平臺，更好的提升幼兒園管理水平，提升家長滿意度。因此，引入幼兒園管理信息系統(tǒng)是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。

使用幼兒園管理信息系統(tǒng)對幼兒園有什么好處呢？答案是通過信息化手段的引入可以將幼兒園的管理由傳統(tǒng)階段推進(jìn)到精細(xì)化階段，可以輕松管理各類數(shù)據(jù)和信息，幫助員工實(shí)現(xiàn)分工協(xié)作，整合和優(yōu)化幼兒園資源，方便上級檢查下級工作，方便園長查看各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，及時(shí)了解幼兒園日常運(yùn)營狀況，以便實(shí)現(xiàn)科學(xué)決策。

在實(shí)際應(yīng)用中還能達(dá)到以下效果：

①對于工作人員而言可以降低手工勞動強(qiáng)度，能讓各部門間實(shí)現(xiàn)信息共享、透明管理，能加強(qiáng)工作中的分工協(xié)作，提高工作效率。

②對于幼兒家長而言，家長能實(shí)時(shí)接收幼兒相關(guān)信息，更好地了解幼兒在園的學(xué)習(xí)、生活、班級最新動態(tài)等信息，能學(xué)習(xí)育兒保健知識，加強(qiáng)家-園溝通。

③對于管理人員可以反映幼兒園全面、準(zhǔn)確的運(yùn)營狀況數(shù)據(jù)報(bào)表，讓決策者及時(shí)了解幼兒園各部門工作的實(shí)際進(jìn)展和存在的問題，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行精準(zhǔn)、有效的科學(xué)決策，提升幼兒園的管理水平。

3 幼兒園信息化管理的建設(shè)及內(nèi)容

幼兒園引入信息化手段，首先是硬件建設(shè)，包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換機(jī)等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的采購；其次是管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。

3.1 硬件及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

幼兒園關(guān)鍵位置需要配備一定數(shù)量的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建采用以太局域網(wǎng)即可，具體如圖1。

圖1 幼兒園管理信息系統(tǒng)局域網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D

幼兒園管理信息系統(tǒng)可以采用以太局域網(wǎng)絡(luò)，便于搭建，易于維護(hù)，也能完全滿足工作需要，各客戶端（工作站）將信息集中存儲于中央服務(wù)器，以便實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集中統(tǒng)一管理，打破信息孤島。

3.2 管理信息系統(tǒng)建設(shè)

幼兒園引入信息化手段，在硬件建設(shè)的同時(shí)，管理信息系統(tǒng)的建設(shè)也尤為重要，我們認(rèn)為，由于幼兒園信息化建設(shè)較為落后，故宜采用簡便易用的信息系統(tǒng)，可以選擇B/S構(gòu)架的管理信息系統(tǒng)。

B/S（Browser/Server，瀏覽器/服務(wù)器）模式又稱B/S結(jié)構(gòu)。在這種結(jié)構(gòu)下，用戶的工作界面是通過IE瀏覽器或其他瀏覽器來實(shí)現(xiàn)的。B/S模式最大的好處是運(yùn)行維護(hù)比較簡便，能實(shí)現(xiàn)不同的人員，從不同的地點(diǎn)，以不同的接入方式（比如LAN,WAN,Internet/Intranet等）訪問和操作共同的數(shù)據(jù)；最大的缺點(diǎn)是對單位外網(wǎng)環(huán)境依賴性太強(qiáng)，由于各種原因引起單位外網(wǎng)中斷都會造成系統(tǒng)癱瘓。

確定了管理信息系統(tǒng)的構(gòu)架以后，接下來主要是依附于幼兒園管理內(nèi)容的相應(yīng)的管理模塊的建設(shè)。我們認(rèn)為一般應(yīng)包含以下內(nèi)容，如第一部分涉及幼兒管理的內(nèi)容：幼兒管理、幼兒考勤收費(fèi)管理（與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)對接）、教學(xué)管理、醫(yī)務(wù)管理、短信管理；第二部分財(cái)務(wù)管理：記帳管理、工資管理、資產(chǎn)管理；第三部分涉及園務(wù)管理的內(nèi)容：員工管理、考勤考核管理、后勤管理、車輛管理、辦公管理等三大模塊，具體如圖2。

以上是幼兒園管理信息系統(tǒng)的一些具體管理內(nèi)容，需要在軟件設(shè)計(jì)中體現(xiàn)，那么，我們應(yīng)用該系統(tǒng)都需要解決那些問題呢？下面舉例介紹。

第一，幼兒管理：我們期望解決幼兒看園、學(xué)籍、班級個(gè)人信息、畢業(yè)升級等管理，手工狀態(tài)下，實(shí)現(xiàn)這些功能，需要大量人工，且不易實(shí)現(xiàn)，通過信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫管理，就可以輕松實(shí)現(xiàn)。

幼兒考勤收費(fèi)管理：以往幼兒考勤經(jīng)由班級教師通過手工管理，存在錯(cuò)漏狀況，通過應(yīng)用信息化管理，借助打卡等手段，該類信息不但準(zhǔn)確，而且通過預(yù)先設(shè)置好的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)及類別，能迅速計(jì)算出每一名幼兒當(dāng)月的收費(fèi)情況。

圖2 幼兒園管理信息系統(tǒng)功能模塊圖

短信管理：通過短信平臺實(shí)現(xiàn)生日祝福、催費(fèi)提示、通知群發(fā)的功能，加強(qiáng)家園溝通，提高家長滿意度；能針對幼兒家長，幼兒園員工等進(jìn)行通知公告的短信群發(fā)。幼兒園也可以根據(jù)需要自定義短信類型，建立短信庫，方便短信資源的利用；短信功能依附于幼兒園管理業(yè)務(wù)流程，如幼兒生日時(shí)發(fā)送祝福短信；幼兒應(yīng)繳學(xué)費(fèi)時(shí)，及時(shí)催繳；自動生成園長園務(wù)日志，以上這些都能自動生成短信內(nèi)容，從而達(dá)到準(zhǔn)確有效交流的目的。

第二，財(cái)務(wù)管理：如何為幼兒園的財(cái)務(wù)記賬和財(cái)務(wù)分析提供一套簡單、有效的管理方法也是該管理信息系統(tǒng)需要解決的問題。因大部分幼兒園沒有專業(yè)的會計(jì)，對銀行帳的進(jìn)出等不能進(jìn)行有效、規(guī)范的管理；通過該系統(tǒng)我們可以自定義收入、支出項(xiàng)目，對幼兒園費(fèi)用憑證進(jìn)行有效的管理；對支出項(xiàng)目分類統(tǒng)計(jì)，月伙食費(fèi)用分類統(tǒng)計(jì)，月收入、支出、毛利等統(tǒng)計(jì)，能讓決策者及時(shí)、準(zhǔn)確的了解幼兒園的常規(guī)開支、贏利情況，從而為幼兒園開源節(jié)流、減少開支、降低成本、改進(jìn)管理提供依據(jù)。

資產(chǎn)管理：為了維護(hù)幼兒園日常運(yùn)營，對固定資產(chǎn)、低值易耗品等進(jìn)行有效的管理是非常必要的，該系統(tǒng)能對低值易耗品、固定資產(chǎn)的進(jìn)、出、存，進(jìn)行有效的管理；建立班級易耗品月領(lǐng)用金額表，班級易耗品月領(lǐng)用數(shù)量統(tǒng)計(jì)表，提高幼兒園員工節(jié)約意識，降低運(yùn)營成本。

第三，園務(wù)管理：如何加強(qiáng)對員工的管理，通過決策工具，及時(shí)、準(zhǔn)確的了解幼兒園在當(dāng)前問題的現(xiàn)狀，是哪些人、哪些部門、哪些地方有問題，從而找到幼兒園管理漏洞的根源也是該系統(tǒng)需要解決的問題？我們可以用平衡計(jì)分卡的先進(jìn)管理思想，為幼兒園建立一套完整的考核體系，包括班級周、月考核，員工周、月績效考核，員工期、年綜合考核，以實(shí)現(xiàn)幼兒園在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，哪些人、哪些部門、哪些地方有問題在考核統(tǒng)計(jì)報(bào)表中一目了然，從而幫助園長找到當(dāng)前問題的根源，為改進(jìn)管理提供依據(jù)。

其他如有效的管理幼兒考勤、排餐、看病用藥、體檢護(hù)理等信息，快速生成每周食譜、科學(xué)、準(zhǔn)確的記錄幼兒體檢、看病、用藥記錄，對幼兒疾病類型、班級患病率等信息；再如對車輛的油耗信息進(jìn)行登記、匯總統(tǒng)計(jì)；再如對日常工作中各種文檔、多媒體資料進(jìn)行有效的管理，對教學(xué)圖書資源的有效管理，對日常教學(xué)、管理工作中的各類電子文檔，資源等的有效管理等，都是該信息系統(tǒng)需要解決的問題。

4 結(jié)語

幼兒園信息化建設(shè)可以將幼兒園管理水平提升到一個(gè)新的層次，而不囿于常規(guī)管理，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)幼兒園管理的快速、科學(xué)、準(zhǔn)確。

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1672-5654（2014）10（a）-0059-02

2014-07-10）

由寶劍（1976-），男，遼寧丹東人，經(jīng)濟(jì)學(xué)碩士，研究方向：醫(yī)院及其下屬單位財(cái)務(wù)管理工作。