任建明

淺析財務管理系統(tǒng)實施過程中的成本分析和控制

任建明

企業(yè)在準備啟用財務管理系統(tǒng)之前，必須理智地進行投資決策分析。筆者對財務管理系統(tǒng)實施過程中的可控成本和不可控成本進行分析，設計出一個簡單的成本控制管理表格，企業(yè)可以有重點地對容易成本失控的地方加以控制。針對J企業(yè)的案例，筆者又做了一些改進，提出實施財務管理系統(tǒng)的成本控制的建議。

財務管理；系統(tǒng)；成本控制

對于企業(yè)決策者而言，實施財務管理系統(tǒng)不僅僅是購買一套軟件，需要投入巨大的資金、人力、物力，投入時間長、風險大。企業(yè)在準備啟用財務管理系統(tǒng)之前，必須理智地進行投資決策分析,才能投資購置或更新系統(tǒng)，并能更好地實施與應用財務管理系統(tǒng)。

一、財務管理系統(tǒng)的成本分析

依據(jù)系統(tǒng)生命周期階段理論，可以將系統(tǒng)實施成本分成開發(fā)成本和運行、維護成本兩大類。開發(fā)成本包括系統(tǒng)分析設計、代碼編寫、系統(tǒng)測試、硬件購買和人員培訓等；而運行維護成本則包括運行費用，管理費用和維護費用等。

1.咨詢費用。任何單位在實施管理系統(tǒng)前，其自身的業(yè)務流程一定有需要進行整頓和改革的地方，如果企業(yè)有些根本的弊端沒有解決，則實施系統(tǒng)后，也無法滿足其需求。因此有必要組成一個由外部專家、咨詢機構(gòu)和企業(yè)自身的業(yè)務行家組成的咨詢團隊，便于從專業(yè)的角度，對其現(xiàn)有流程進行優(yōu)化甚至重組，對系統(tǒng)的實施進行評估和決策。

2.軟、硬件的購買。企業(yè)在前期對供應商的選擇上，由于信息不對稱和投入資金過少，未能找到能結(jié)合企業(yè)行業(yè)特征來開發(fā)的軟件供應商，無形中加重了軟件成本。

3.數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化費用。通常企業(yè)在采用新系統(tǒng)前，都已經(jīng)存在老系統(tǒng)中或者人工處理的大量數(shù)據(jù)，如何將這些數(shù)據(jù)經(jīng)過處理轉(zhuǎn)化，載入到新系統(tǒng)中去，則是一個不容易預先判定的費用支出。

4.數(shù)據(jù)分析費用。財務管理系統(tǒng)在建成后，往往會生成大量的數(shù)據(jù)，而系統(tǒng)自帶的數(shù)據(jù)分析機制往往有其局限性，分析的功能都有一定限度。因此，在對系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)進行分析上，需要一定的資金，用來支付數(shù)據(jù)分析機制的建立，相關人員的人工費用等。

5.員工培訓費用。信息系統(tǒng)的建立，都意味著相關操作員工作方式和風格的改變，而操作較復雜的財務管理系統(tǒng)，更需要對員工進行足夠的培訓，這樣，才能盡量避免因人為因素，導致系統(tǒng)運行不穩(wěn)定，給企業(yè)效益造成不必要的安全隱患。

6.系統(tǒng)維護費用。財務管理系統(tǒng)的建立，使企業(yè)的業(yè)務流程對信息系統(tǒng)的依賴性也加強了，所以，在系統(tǒng)運行的后期維護顯得至關重要。在這一費用細節(jié)上進行細致的預算和控制，非常必要。

二、系統(tǒng)實施成本的可控性分析

企業(yè)要在其希望實現(xiàn)的成本目標的基礎上，盡量將成本最小化，就必須仔細地對各項成本進行分析和控制。本文提出財務管理系統(tǒng)成本可控性的分析方法，是從企業(yè)的角度出發(fā)，分析哪些是系統(tǒng)實施可以控制的成本，哪些是無法控制或無法完全控制的不可控成本，并相應的采取措施。此時，企業(yè)成為財務管理系統(tǒng)實施的責任成本中心。凡是責任中心能控制的各種耗費均稱為“可控成本”，企業(yè)可以將可控成本盡量控制在一定的范圍。將上文闡述的系統(tǒng)實施成本的可控性進行分析，如表1所示。

表1 系統(tǒng)實施成本可控性分析及控制措施

加強對財務管理系統(tǒng)實施可控成本的管理，可以從以下幾方面著手：

1.在引入系統(tǒng)前，先對自身業(yè)務流程、管理體制和單位信息處理機制進行整改，可以減少系統(tǒng)建設時系統(tǒng)需求費用，同時縮短系統(tǒng)的建設周期。事實上，很多企業(yè)在平時不注意對自身的優(yōu)化，上信息化項目也是盲目地隨大流，而外部單位不可能在較短的時間內(nèi)去理清其現(xiàn)存的問題，同時，調(diào)研期的延長也加大了系統(tǒng)實施的成本。因此，企業(yè)應該預先對自己的核心業(yè)務和基礎信息處理狀況進行整改，上新財務系統(tǒng)的過程，也是優(yōu)化、改善工作流程的過程。

2.在購買硬件的時候，應該充分考慮財務管理系統(tǒng)軟件的需求，選擇必要的、合適的硬件。

3.系統(tǒng)建設中，應該安排企業(yè)內(nèi)部的適當人員，參與到系統(tǒng)實施中去。這樣，在系統(tǒng)實施完畢后，自身人員不僅知道如何去操作軟件的功能模塊，還能知曉每個功能模塊的基本設計原理。在運行維護階段，一般的問題不必要請系統(tǒng)實施單位來解決，減少了財務管理系統(tǒng)的維護耗費。

系統(tǒng)實施過程中還存在自身無法控制或無法完全控制的不可控成本，包括財務管理系統(tǒng)的設計，代碼編寫以及系統(tǒng)運行不穩(wěn)定所可能造成的損失。企業(yè)在實施系統(tǒng)時的不可控成本恰好是系統(tǒng)供應商的可控成本。從自身位的角度出發(fā)，在管理不可控成本的時候，必須與系統(tǒng)供應商之間發(fā)生利益的博弈。為了盡量減少不可控成本，首先必須選擇一個合適的利益博弈對象，也就是需要一個信譽相對高、實施能力比較強，對自身目標需求有較好預期滿足度的技術(shù)實施單位。一個好的軟件供應商，能夠利用其豐富的行業(yè)經(jīng)驗和強大的技術(shù)實現(xiàn)能力，在保證滿足客戶功能需求的基礎上，以較短的產(chǎn)品實施周期，較低的系統(tǒng)分析和代碼編寫等人工費用，建成穩(wěn)健的系統(tǒng)，大大減少了系統(tǒng)運行中出現(xiàn)錯誤甚至崩潰的可能性。

三、系統(tǒng)實施中的隱性成本

成本控制中有例外管理的原則，即成本控制要將注意力集中在那些導致預算超支的超乎常情的成本項上。財務管理系統(tǒng)實施中存在如下隱性成本：數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換費用和培訓費用。通常，企業(yè)或者是系統(tǒng)供應商在做成本預算的時候，很少會充分重視在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和員工培訓方面的費用。而實際上，在整理基礎數(shù)據(jù)時，會發(fā)現(xiàn)存在許多問題，如數(shù)據(jù)不完整，部門自身基礎數(shù)據(jù)缺乏，數(shù)據(jù)處理混亂。因此，要從組織結(jié)構(gòu)入手，去理清數(shù)據(jù)處理思路，整理財務管理系統(tǒng)所必需的基礎數(shù)據(jù)，并將其轉(zhuǎn)換載入到新系統(tǒng)中去。

此外，大型財務管理系統(tǒng)在建成后，對操作人員的素質(zhì)有相當?shù)囊?，對系統(tǒng)操作不當，都有可能引起系統(tǒng)出錯甚至崩潰，給正常的業(yè)務運作造成了隱患。因此，對員工的培訓必須引起充分的重視。對于J企業(yè)而言，從一開始決定更新財務系統(tǒng)，就由原先負責財務系統(tǒng)維護的科室牽頭，負責財務系統(tǒng)更新的全部工作，包括前期的調(diào)研、實施中與開發(fā)商的溝通和后期的系統(tǒng)維護。在這次財務系統(tǒng)更新中，J企業(yè)的信息科的人員全程參與，與供應商多次溝通，不僅知道如何去操作軟件的功能模塊，還能知曉每個功能模塊的基本設計原理。在運行維護階段，一般的問題不必要請供應商來解決，也節(jié)約了系統(tǒng)的維護支出。另外，對不同的業(yè)務科室進行培訓，針對從事不同業(yè)務、使用不同模塊的人員進行有針對性的培訓，也有利于系統(tǒng)的順利實施。

成本預算中，必須充分考慮系統(tǒng)實施中存在的隱性成本。如果沒有加入隱性成本，勢必會低估實際成本，影響成本預算評估，造成企業(yè)對實施成本過高的不滿，降低了對系統(tǒng)實施的信心。

四、成本預算和控制表格的應用——以J企業(yè)為例

1.成本預算和控制表格的說明。表2中實施項目是按照財務管理系統(tǒng)實施的時間先后安排的，事業(yè)單位在實施過程中按照實際實施情況填寫第二行“實施時間”，并與“預計時間”相對比，及時調(diào)整系統(tǒng)實施進度。其次，各實施項目中，可控與非可控成本可以用不同格式表示（表格中可控成本項目用加粗表示），可控成本應制定詳細附表，如員工培訓費用項目應按事業(yè)單位各部門員工制定詳細的費用明細表，才能更好的控制財務管理系統(tǒng)實施過程的可控成本。

表2 系統(tǒng)實施過程中成本預算和控制表格

綜上所述，企業(yè)在準備啟用財務管理系統(tǒng)之前，必須理智地進行成本計劃的制定，在財務管理系統(tǒng)實施過程中嚴格執(zhí)行成本計劃，才能做好企業(yè)啟用財務管理系統(tǒng)的成本控制。

2.從J企業(yè)案例看表格的應用

（1）案例介紹。J企業(yè)目前使用的財務軟件是從2002年開始啟用的，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)日益龐大，且原軟件開發(fā)公司已解散，后期研發(fā)和服務已無保障。期間頒布了新的會計制度，會計核算的內(nèi)容發(fā)生了較大變化，有必要開發(fā)一套通用化、標準化、制度化的財務系統(tǒng)應用軟件,以確保事業(yè)單位預算收支數(shù)據(jù)的準確、有效,為管理決策提供正確的信息依據(jù)。2012年以來，J企業(yè)開始在同類單位開展調(diào)研，由本單位原先負責財務系統(tǒng)維護的科室牽頭，了解國內(nèi)同類型單位財務信息系統(tǒng)使用的現(xiàn)狀，以期更新目前的財務軟件。

2012年底，正式簽約采用S單位的財務管理系統(tǒng)，軟件及系統(tǒng)服務總計在200萬人民幣左右；系統(tǒng)硬件購置計算機10臺，投資約50萬人民幣；還有調(diào)研經(jīng)費15萬元。綜上所述，J單位財務系統(tǒng)更新總預算265萬元，如表3所示。

表3 J單位財務系統(tǒng)更新中的成本預算和控制

（2）對J企業(yè)實施財務管理系統(tǒng)過程中的成本控制表格的建議。筆者認為，如此估計財務管理系統(tǒng)實施的成本是遠遠不夠的，系統(tǒng)實施過程中的不少成本費用項目，包括前期的系統(tǒng)需求分析、員工培訓費用、系統(tǒng)維護費用都未列入項目預算中去。筆者建議在制定的實施日程表基礎上加以改進，加入項目“費用估算”和“實際費用”項目（如表4所示），來協(xié)助財務管理系統(tǒng)實施過程中的成本預算和控制工作。

企業(yè)實施財務管理系統(tǒng)就是要提高資源利用率，縮短生產(chǎn)周期，提高財務信息的準確性，以更好地支持決策。那么實施財務管理系統(tǒng)過程中的成本控制工作有無成效，是財務管理系統(tǒng)能否成功上馬的重要因素，必須重視系統(tǒng)實施過程中的成本控制，才能使其實施系統(tǒng)的決策更加科學,并使得財務管理系統(tǒng)在提高企業(yè)經(jīng)濟效益的過程中,發(fā)揮更好的作用。

表4 J單位財務系統(tǒng)實施日程及費用表

[1]裘麗婭.試論我國事業(yè)單位實施系統(tǒng)中存在的問題與對策.技術(shù)經(jīng)濟，2004年第12期.

[2]喻金龍，劉險峰.系統(tǒng)系統(tǒng)實施成本可控性研究.事業(yè)單位天地，2005年第3期.

[3]張顯悅.ERP系統(tǒng)的實施風險及其防范.森林工程，2006年第6期.

（作者單位：大同煤礦集團有限公司倉儲分公司）